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Mängel erfasst, wer gerade auf der Leiter steht.
Und zwar mit einer Hand, während der Kunde schon weiterzeigt.
Was mit klammen Fingern zwischen zwei Räumen notiert wird, kommt lückenhaft an: „Tür schleift“ ohne Raum und Etage, Fotos irgendwo im Diensthandy, keine Frist, keine Unterschrift – und abends alles aus dem Gedächtnis nachgetragen.
Eine individuell entwickelte digitale Mängelerfassung nimmt jeden Mangel per Antippen und Diktat auf, verortet ihn und fragt, was fehlt. Auf Wunsch geht sie vom Objekt aus direkt an Innendienst und den Betrieb, der nachbessert.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Ein Feld für Mangelort und Frist hat jeder Vordruck. Entscheidend ist, wie viel Ihre Mängelerfassung dem Monteur am Bauteil abnimmt: Schreiben, Suchen, Nachfragen – auf Papier undenkbar.
Offen oder erledigt – jede Position trägt Frist und Zuständigen, und der Innendienst sieht auf einen Blick, was hängt.
Aus „Flügel klemmt, links oben“ formt die KI eine saubere Mangelbeschreibung, die auch der Kollege versteht, der nachbessert.
Den Mangel einsprechen, den Blick weiter am Fensterrahmen – die Mängelerfassung schreibt mit, kein Handschuh muss runter.
Wiederkehrende Mangelbeschreibungen und Lösungsvorschläge per Auswahl statt Tippen – die Bausteine pflegt Ihr Büro selbst.
Kunde oder Hausverwaltung zeichnen die Mängelerfassung direkt auf dem Gerät ab – mit Datum, ohne Ausdruck und ohne Scan.
Tiefgarage, Technikraum, Rohbau: Die Mängelerfassung speichert jede Position auf dem Gerät und sendet sie bei Empfang nach.
Vor der Abfahrt haben Kunde, Hausverwaltung oder Bauleitung die unterschriebene Mängelerfassung als PDF – die Basis, nicht das Ziel.
Mangel, Frist und „zu beseitigen durch“ laufen per Schnittstelle in Ihr ERP oder Ihre Bausoftware – dort wird daraus der Nachbesserungsauftrag.
Jede Mängelerfassung liegt samt Fotos als PDF im DMS, abgelegt unter Kommissionsnummer und Objekt – auffindbar, solange die Gewährleistung läuft.
Jede Position fließt in Ihre zentrale Datenbasis: Welche Mangelart an welchem Bauteil wie oft auftritt, wird auswertbar – auch für KI.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) stehen Kunde, Adresse und Auftragsnummer schon drin, bevor der Monteur losfährt.
Ihre Monteure sollen kein Formular ausprobieren, das am Objekt hakt. Sie bekommen die fertige Mängelerfassung vom Spezialisten für Erfassung vor Ort – ob Fensterbau, Objektservice oder Kommune. Dass sie draußen genutzt wird, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir spielen eine Begehung mit Ihnen durch und bauen die Mängelerfassung so, wie Ihre Monteure arbeiten.
Bis zu drei Korrekturschleifen, bevor Ihre Monteure starten.
Nach Fertigstellung gehört die Mängelerfassung vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihre Monteure, Objekte und Mangelarten kennt.
Wir sichten Ihre bisherige Mängelerfassung, gehen eine typische Begehung mit Ihnen durch und ordnen Funktionen und Aufwand ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrem Auftrag entsteht der erste Entwurf mit Ihren Mangelarten und Fotofeldern.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht die Mängelerfassung an Ihre Monteure – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Wer Mängel erfasst, dokumentiert am selben Objekt meist noch mehr: Leistungen, Übergaben, Wartung. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir dieses ganze Thema rund um die Mängelerfassung – von der Aufnahme vor Ort bis ins Büro.
Eine Hausverwaltung erfasst Rückschnitt und Verstopfung, ein Fensterbauer klemmende Flügel – das passt kaum in einen Standardbaukasten.
Mängelanzeige, Servicebericht und Fotodokumentation setzen wir als eigenständige Dokumente um – auf Wunsch samt Software für die Abläufe danach.
Wir zeigen, welche Angaben der Monteur am Objekt erfassen muss und welche der Innendienst ergänzt, statt Kästchen abzutippen.
Ja. Ob Durchschreibblock, Excel-Liste oder PDF – Ihr bisheriges Formular ist der Ausgangspunkt. Bewährte Felder bleiben, der Rest wird für den Einsatz am Objekt neu gedacht.
Nicht unbedingt. Fertige Apps bringen ihre eigenen Felder, Abläufe und Lizenzen mit. Wir bauen Ihre Erfassung nach Ihren Mangelarten und Ihrem Ablauf, nutzbar auf Tablet und Smartphone.
Im Kopf Datum, Objekt, Adresse und Auftraggeber, je Position Ort, Beschreibung, Foto, Frist und wer beseitigt. Dazu ein Block, der später die erledigte Beseitigung festhält.
Mindestens so lange, wie Mängelansprüche verjähren können: bei Bauwerken fünf Jahre ab Abnahme nach BGB, vier bei vereinbarter VOB/B. Im Einzelfall klärt das Ihre Rechtsberatung.
Ja. Ein Link genügt: Sie erfassen Mängel im Browser des eigenen Smartphones, ohne Konto. Was sie sehen und ausfüllen, legt Ihr Innendienst je Objekt fest.
Je nach Wunsch im FormularCenter oder auf Ihren eigenen Servern. Einsehen kann sie nur, wem Sie es erlauben – wichtig, wenn auf Fotos Personen oder Klingelschilder zu sehen sind.
Die Mängelerfassung entsteht dort, wo ein Mangel auffällt: bei der Abnahme, bei einer Nachbegehung, bei Inspektion oder Bestandsaufnahme und laufend während der Bauphase. Ausgefüllt wird sie von Monteur, Servicetechniker, Bauleiter oder Objektbetreuer, oft gemeinsam mit dem Kunden – auf dem Block, als PDF oder mobil auf dem Tablet; welche Form passt, hängt auch von den Vorteilen und Grenzen von PDF-Formularen ab.
Im Ablauf steht sie am Anfang. Aus ihr gehen die nächsten Schritte hervor: die Aufforderung zur Beseitigung, die Nachbesserung und zuletzt der Nachweis darüber, die Mängelfreimeldung. Viele Betriebe führen Mangel und Beseitigung deshalb im selben Formular, mit eigenem Block für Datum und ausführende Person.
Anders als die Baumängelanzeige oder die Mängelrüge, mit denen ein Mangel gegenüber dem Auftragnehmer förmlich geltend gemacht wird, bleibt sie ein internes Arbeitsdokument. Verbreitet ist sie im Fenster- und Türenbau, im Objektservice, im Innenausbau, in SHK, Elektro- und Sicherheitstechnik sowie bei Kommunen.
Steht die Schlussabnahme an und die Hälfte der Mängel existiert nur als Notiz, beginnt die Diskussion. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Mängelerfassung künftig aussieht, was möglich ist und was sie ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihr jetziges Formular, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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