Sie wissen, dass in Ihrem Unternehmen Zeit verloren geht. Was Sie nicht wissen: wo genau, wie viel, und was es kosten würde, das abzustellen. Genau das erarbeiten wir gemeinsam — in einem Workshop, den ich persönlich als Geschäftsführer und Entwickler durchführe. Am Ende halten Sie ein Dokument in der Hand, das Ihre Abläufe, Ihre Systeme und Ihre realistischen Einsparungen in Stunden und Euro beschreibt.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
In fast jedem Unternehmen gibt es Aufgaben, die niemand je bewertet hat. Der Meister, der freitags eine Stunde Stundenzettel abtippt. Die Bürokraft, die dieselben Kundendaten in drei Systeme einträgt. Der Geschäftsführer, der Angebote selbst schreibt, weil es sonst niemand richtig macht. Das alles läuft — und weil es läuft, fällt es nicht auf.
Sichtbar wird es erst in der Summe: Eine Aufgabe, die täglich 20 Minuten kostet, bindet im Jahr rund 80 Arbeitsstunden. Bei einem Vollkostensatz von 55 Euro sind das über 4.000 Euro — für einen einzigen Handgriff, den niemand in der BWA findet. Zehn solcher Handgriffe ergeben eine halbe Personalstelle, die keinen Umsatz erzeugt.
Der eigentliche Schaden ist aber nicht das Geld. Es sind die Abende und Wochenenden, an denen Berichte nachgeschrieben werden. Es ist die Reklamation, bei der die Dokumentation fehlt. Es ist die Führungskraft, die im Tagesgeschäft feststeckt, statt das Unternehmen zu entwickeln. Und es ist die Erfahrung, dass sich diese Probleme durch mehr Personal nicht lösen lassen, sondern vervielfachen.
Der übliche Umgang damit ist, irgendwann irgendeine Software zu kaufen. Das löst manchmal etwas und erzeugt oft ein neues Silo. Was fehlt, ist die Grundlage: eine nüchterne Bestandsaufnahme, was tatsächlich passiert, was es kostet und was sich davon lohnt zu ändern.
Der Workshop endet nicht mit einem Gespräch und einem guten Gefühl, sondern mit einem Dokument. Es beschreibt Ihr Unternehmen so, wie es heute arbeitet, und daneben den Zustand, der realistisch erreichbar ist — mit Aufwand, Nutzen und Reihenfolge. Sie können damit intern entscheiden, mit Ihrem Steuerberater sprechen, Angebote vergleichen oder es einfach liegen lassen. Es gehört Ihnen.
Das Dokument ist so geschrieben, dass es auch jemand versteht, der nicht in der IT arbeitet. Keine Architekturdiagramme, keine Produktnamen als Selbstzweck — sondern Ihre Abläufe in Ihrer Sprache, mit Zahlen daneben.
Wir gehen Ihr Unternehmen bereichsweise durch und klären für jeden Bereich dieselben Fragen: Welche Aufgaben fallen an? Wie werden sie heute gelöst? Wer macht sie? Wie oft, wie lange, mit welchem Werkzeug? Und wo bricht der Ablauf, wenn jemand krank ist oder das Volumen steigt?
E-Mail, Telefon, Chat, interne Abstimmung, Erreichbarkeit, Zuständigkeiten, Vertretungsregeln.
Ablagestruktur, lokale Laufwerke oder Cloud, Versionen, Zugriffsrechte, Auffindbarkeit, Archivierung.
Kundenverwaltung, Angebote, Auftragsabwicklung, Nachverfolgung, Wiedervorlagen, Historie.
Berichte, Protokolle, Nachweise, Stunden, Aufmaße, Fotodokumentation — alles, was aus dem Betrieb ins System muss.
Planung, Disposition, Materialfluss, Übergaben zwischen Abteilungen, Rückmeldungen aus der Fläche.
Buchhaltungsvorbereitung, Rechnungsläufe, Personalthemen, wiederkehrende Pflichtaufgaben.
Welche Kennzahlen Sie brauchen, welche Sie bekommen, wie viel Handarbeit dazwischen liegt.
Eingesetzte Programme und Lizenzen, Geräte im Einsatz, Netzabdeckung vor Ort, Datenschutz und Zugriffsschutz.
Nicht jeder Bereich ist bei jedem Unternehmen gleich wichtig. Wir gewichten nach Ihrem Geschäftsmodell und gehen dort in die Tiefe, wo die größten Beträge liegen.
Manche Aufgaben existieren nur, weil ein anderer Prozess unsauber läuft. Wird die Ursache behoben, verschwindet die Folgearbeit mit.
Wiederkehrende, regelbasierte Vorgänge mit klarer Datenlage laufen ohne Menschen — Übertragungen, Benachrichtigungen, Dokumentenerzeugung, Auswertungen.
Wo Automatisierung nicht trägt, senken Auswahl statt Eingabe, Vorbelegung, Textbausteine, Scan- und Spracheingabe den Aufwand oft um ein Vielfaches.
Vorgänge, bei denen Fehler erst spät auffallen, brauchen Prüfregeln, Pflichtangaben, Vier-Augen-Schritte oder Plausibilitätskontrollen an der Quelle.
Viele Aufgaben bleiben bei teuren Fachkräften oder der Geschäftsführung, weil sie Erfahrung erfordern. Wird die Erfahrung in die Software verlagert, kann jemand anderes die Aufgabe übernehmen.
Wir schauen gezielt, welche Vorgänge nur deshalb beim Inhaber liegen, weil Transparenz oder Kontrolle fehlen — und was nötig wäre, damit er sie loslassen kann.
Ein mittelständischer Handwerksbetrieb mit 30 Mitarbeitenden. Die Monteure schreiben ihre Rapportzettel auf Papier, geben sie freitags ab, im Büro werden sie abgetippt und den Aufträgen zugeordnet. Fehlende Angaben kommen als Rückfrage zurück.
30 Zettel pro Woche, im Schnitt 6 Minuten je Zettel — 3 Stunden pro Woche, 138 Stunden im Jahr.
Etwa jeder fünfte Zettel ist unvollständig, je Fall 10 Minuten auf beiden Seiten — 104 Stunden im Jahr.
Leistungen, die wegen fehlender Nachweise nicht in Rechnung gestellt werden, liegen erfahrungsgemäß im niedrigen einstelligen Prozentbereich des Regieumsatzes.
242 Stunden bei einem Vollkostensatz von 55 Euro sind rund 13.300 Euro im Jahr — vor dem nicht abgerechneten Umsatz und vor dem Ärger. Eine digitale Erfassung, die auf dem Handy in zwei Minuten ausgefüllt ist, Pflichtangaben erzwingt und die Daten direkt der Auftragsnummer zuordnet, entfernt den Großteil davon dauerhaft.
Genau diese Rechnung stellen wir im Workshop für Ihre Vorgänge auf — mit Ihren Zahlen, Ihren Stundensätzen und Ihren Mengen. Ohne solche Zahlen ist jede Digitalisierungsentscheidung ein Bauchgefühl.
Ein Workshop, der am Ende zufällig immer zu einem Softwareprojekt führt, ist kein Workshop, sondern ein Verkaufsgespräch mit Umweg. Deshalb gilt eine feste Regel: Wo es eine gute fertige Lösung gibt, empfehlen wir die fertige Lösung — auch dann, wenn wir daran nichts verdienen.
Das hat einen sachlichen Grund. Hinter etablierter Standardsoftware steht ein Hersteller, der sie pflegt, absichert und weiterentwickelt. Diese Kraft kann kein Unternehmen für jede Teilaufgabe selbst aufbringen, und wir auch nicht. Für Buchhaltung, Warenwirtschaft, Projektsteuerung oder Dateiablage ist der Markt gut versorgt.
Individuell wird es dort, wo Standardsoftware regelmäßig scheitert: bei der operativen Datenerfassung. Berichte, Protokolle, Nachweise und Anträge sind in jedem Unternehmen anders — andere Begriffe, andere Pflichtangaben, andere Ausnahmen, andere Auftraggeberanforderungen. Genau an dieser Stelle entstehen die Zettelwirtschaft, die Doppelerfassung und die Abendarbeit. Und genau dort lohnt sich eine maßgeschneiderte Lösung fast immer.
Im Ergebnis besteht Ihr Zielbild deshalb meist aus drei Teilen: Systeme, die bleiben. Fertige Software, die ergänzt wird. Und einige wenige individuelle Bausteine plus Schnittstellen, die das Ganze zusammenhalten. Wer diese Bausteine baut, entscheiden Sie später — wir sind eine Option, keine Bedingung.
Der Workshop ist kein Termin, sondern eine kurze Serie. Zwischen den Terminen arbeite ich Ihre Angaben auf, damit wir uns beim nächsten Mal nicht wiederholen, sondern vertiefen. Je nach Unternehmensgröße liegen zwischen dem ersten Gespräch und dem fertigen Dokument zwei bis fünf Wochen.
Die Termine finden in der Regel online statt — das spart beiden Seiten Reisezeit und lässt sich leichter in kurzen Blöcken planen. Wenn Ort, Umfang und Terminlage es hergeben, kommen wir für die Erhebung auch zu Ihnen; für Betriebe mit viel Fläche, Werkstatt oder Lager ist das oft der schnellere Weg, weil man die Abläufe sieht, statt sie beschreiben zu lassen.
Ihr Zeitaufwand liegt insgesamt bei rund vier bis acht Stunden, verteilt über mehrere Termine. Sinnvoll ist, dass neben der Geschäftsführung eine Person aus der Verwaltung und eine aus dem operativen Bereich dabei sind — die drei Perspektiven weichen erfahrungsgemäß deutlich voneinander ab, und genau in diesen Abweichungen stecken die interessanten Punkte.
Sie schildern in wenigen Sätzen, worum es geht. Wir klären in einem kurzen Telefonat, ob der Workshop zu Ihrer Situation passt, und stimmen die Termine ab.
Ein bis zwei Termine, in denen wir Ihre Bereiche systematisch durchgehen. Hilfreich, aber keine Voraussetzung: bestehende Formulare, Screenshots, Auswertungen oder eine Liste der eingesetzten Programme.
Ich strukturiere die Aufnahme, rechne Aufwände hoch, prüfe Lösungswege und markiere die Punkte, die noch unklar sind. Diese Arbeit findet ohne Sie statt.
Ein weiterer Termin für die offenen Punkte, Zahlen und Sonderfälle. Häufig kommen hier die Themen auf den Tisch, die im ersten Durchgang niemand erwähnt hat.
Ich stelle Ihnen die Empfehlungen vor, wir gehen die Kalkulationen gemeinsam durch, und Sie erhalten das Dokument.
Den Workshop führe ich persönlich durch: Mehmet Bayram, Gründer und Geschäftsführer der Formilo GmbH — und zugleich der technische Kopf des Unternehmens. Diese Doppelrolle ist der eigentliche Grund, warum das Format funktioniert.
Reine IT-Beratung kennt die Technik, aber selten den Betrieb. Reine Unternehmensberatung kennt den Betrieb, aber selten, was heute technisch in welchem Aufwand machbar ist — und schlägt deshalb entweder zu wenig oder das Falsche vor. Ich sitze auf beiden Seiten: Ich weiß, wie sich ein Prozess anfühlt, wenn man ihn selbst monatelang gemacht hat, und ich weiß, was er in Entwicklungstagen kostet, wenn man ihn ablösen will.
Eigene Erfahrung mit Führung, Wachstum, Personal und Liquidität — nicht nur mit Projekten.
Von der interaktiven PDF-Vorlage über Schnittstellen bis zur individuellen React-Software; getragen von fünf spezialisierten Teams.
Lösungen für tausende Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, quer durch Bau, Handwerk, Industrie, Mittelstand und Behörden.
NDA auf Wunsch als Standard, vor dem ersten inhaltlichen Termin.
Über viele Jahre habe ich in meinem eigenen Unternehmen fast jede operative Aufgabe selbst erledigt — Fulfillment, Buchhaltungsvorbereitung, Personalverwaltung, Angebote, Support, Einkauf. Nicht, weil es klug war, sondern weil es die Umstände verlangten. Der Nutzen daraus: Ich erkenne innerhalb weniger Minuten, welche Aufgabe in Ihrem Unternehmen nur deshalb so viel Zeit frisst, weil sie einmal so angefangen wurde.
Nein. Der Workshop hat eine feste Struktur und ein festes Ergebnis: das schriftliche Dokument. Ob und mit wem Sie daraus etwas umsetzen, ist eine spätere und völlig getrennte Entscheidung.
Nein. Es gibt keine Vertragsbindung, keine Mindestabnahme und keine versteckten Kosten. Sie können den Workshop jederzeit abbrechen.
Insgesamt etwa vier bis acht Stunden, verteilt auf mehrere Termine über zwei bis fünf Wochen. Die Aufbereitung dazwischen läuft ohne Ihre Beteiligung.
Wir unterzeichnen auf Wunsch vor dem ersten inhaltlichen Termin eine Geheimhaltungsvereinbarung. Wir brauchen keine Zugänge zu Ihren Systemen und keine Echtdaten — es genügt, wie die Abläufe funktionieren.
Im Gegenteil. Excel-Listen, Papierzettel und WhatsApp-Gruppen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Je unbearbeiteter die Ausgangslage, desto größer sind die Beträge, die sich heben lassen.
Standard sind Online-Termine. Präsenz ist möglich und je nach Ort, Umfang und Terminlage auch sinnvoll — insbesondere, wenn Werkstatt, Lager oder Baustellenabläufe eine Rolle spielen.
Wenn Sie möchten. Ein Teil der Empfehlungen betrifft ohnehin fertige Software anderer Anbieter. Für individuelle Bausteine erstellen wir auf Wunsch ein Festpreisangebot — ohne Automatismus.
In der Regel innerhalb von zwei bis drei Wochen. Da ich die Workshops persönlich durchführe, ist die Zahl der parallel laufenden Termine begrenzt.
Schildern Sie uns in wenigen Sätzen, was Ihr Unternehmen macht und wo es aus Ihrer Sicht klemmt. Wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag, klären in einem kurzen Telefonat, ob der Workshop zu Ihrer Situation passt, und stimmen die ersten Termine ab. Danach haben Sie in wenigen Wochen schwarz auf weiß, was Ihre Abläufe kosten und was sich daran ändern lässt.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Und falls Sie gar keinen Workshop brauchen, sondern nur eine einzelne Aufgabe gelöst haben wollen: Dafür gibt es das kostenlose Erstgespräch — kürzer, konkreter, genauso unverbindlich.
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um unsere Website optimal für Sie zu gestalten, ihre Nutzung zu analysieren und Ihnen relevante Inhalte anzuzeigen. Mit „Alle akzeptieren“ stimmen Sie dem zu. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufbar. Details in unserer Datenschutzerklärung.
