Ob Heizung, Lüftung, Klima, Kälte, Sanitär, Elektro, Aufzug oder Netz — was Sie einbauen, bleibt stehen, wenn Ihre Leute längst wieder weg sind.
Ist Ihr Tagesgeschäft nicht auf Ihren Ablauf zugeschnitten, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Arbeitszeit, die in der zweiten Erfassung verschwindet, mit Leistung, die auf keiner Rechnung landet, mit Abenden im Büro, mit Rückfragen und mit Kunden, die warten.
Sie brauchen kein weiteres Programm, das Ihnen seinen Ablauf vorgibt, sondern eine Lösung, die Ihren abbildet. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein Dokument reicht als Anfang.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte, die Gebäudetechnik darunter die größte Gruppe: 107 Formularaufträge aus 30 Betrieben.
Aufgenommen wird am Aggregat, erfasst Tage später im Büro. Die Folge: bezahlte Zeit, die kein Kunde bestellt hat.
Den Stand kennt nur, wer gerade daran arbeitet. Die Folge: Unterbrechungen drinnen, Wartezeit beim Kunden.
Zusatzarbeit, Material aus dem Fahrzeug, Wartezeit — unterwegs hält das niemand fest. Die Folge: verschenkter Umsatz.
Ihr Auftraggeber legt es dem Prüfer vor — wenn er es findet. Die Folge: ein Nachweis, der keiner ist.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Welche Anlage wann fällig ist und was 2011 eingestellt wurde, steht in einem Kopf und in einer Tabelle, die nur einer versteht. Ein Betrieb, der an dieser Person hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins davon entsteht, weil Ihre Techniker ihr Handwerk nicht können, sondern weil eine Information einmal geschrieben und nie wieder gefunden wurde.
Eine Angabe entsteht dort, wo gearbeitet wird — und ist von da an überall dieselbe: im Nachweis, in der Abrechnung, in der Historie.
Wie groß das ausfällt, hängt daran, wie viel hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was Betriebe dieser Branche bei uns bauen lassen:
Für Anlagenbuch, Anlagenhistorie und Brandschutzklappenprüfung gibt es keine brauchbare Vorlage — jeder Betrieb führt sie anders.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Büro, Disposition, Servicetechniker und auf Wunsch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut auf Ihren Ablauf, nicht auf einen allgemeinen.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt. Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind: dort gibt es gute Standardlösungen. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Frage: Welches Dokument füllen Ihre Leute am häufigsten aus? Damit fängt man an. Ein Wartungsprotokoll, das rechnet und unterschrieben werden kann, ist ein Nutzen für sich. Danach kommen Protokollkette, Wartungsstrecke, Anlagenverwaltung. Dazwischen liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen klein an und verbauen sich den Weg zur ganzen Kette nicht.
In den meisten Programmen ist der Auftrag die Hauptsache. In Ihrem Geschäft ist er die falsche Achse: Der Auftrag endet, die Anlage bleibt zwanzig Jahre. Deshalb hängt alles an der Kette Objekt, Anlage, Prüfpunkt, Vorgang. Eine Lüftungsanlage, ein Verteiler, eine Kälteanlage, ein Aufzug: jeder bekommt seine Historie.
Ergebnis: Alles zu einer Anlage steht an einer Stelle statt in acht Ordnern.
Sie betreuen nicht ein Gebäude, sondern achtzig fremde. Zu jedem gehört, was keine Kundenkartei kennt: Wer schließt auf, wo hängt der Schlüssel, welche Hausordnung gilt, in welchem Zeitfenster darf jemand in eine Mietwohnung, wer darf überhaupt beauftragen. Das steht am Objekt und geht mit auf das Gerät, statt in einem Anruf am Vorabend.
Ergebnis: Der Techniker steht nicht vor einer verschlossenen Tür.
Drei baugleiche Geräte auf einem Dach sind ohne Kennung drei Rätsel. Am Anlagenstamm hängen Typ, Hersteller, Fabriknummer, Baujahr, Leistungsdaten, Füllmenge, Einbauort und das Foto vom Typenschild — dazu eine Kennung, die am Gerät klebt und die Maske direkt öffnet. Aufgenommen wird das einmal, von dem, der ohnehin davorsteht.
Ergebnis: Jeder Messwert landet an der Anlage, zu der er gehört.
Der Neubauauftrag kommt über die Ausschreibung, die Sanierung über Bauherrn oder Hausverwaltung, die Störung über den Notruf. Drei Rhythmen, eine Maske: Anrufer, Objekt, Anlage, Anliegen, Dringlichkeit, Erreichbarkeit, Zugang, Notdienst ja oder nein. Was am Telefon gesagt wurde, steht damit im Vorgang und nicht auf einem Notizblatt.
Ergebnis: Ihre Leute fahren mit dem, was der Kunde wirklich gesagt hat.
Bestand und Mengen stehen erst fest, wenn jemand im Schacht steht. Erfasst wird dort: vorhandene Anlage, Zustand, Platzverhältnisse, Zugänglichkeit — daneben Leitungswege, Rohrlängen, Kanalmeter, Stückzahlen, Durchbrüche. Zeilen lassen sich erweitern, zur Skizze gehört das Foto, zum Foto die Markierung an der Stelle, die nicht passt.
Ergebnis: Das Aufmaß wird nicht abgetippt, sondern weiterverwendet.
Das Tagesdokument heißt in jedem Betrieb anders: Rapport, Regiezettel, Arbeitsbericht, Tagesbericht. Der Inhalt ist derselbe: Arbeits-, Fahrt- und Wartezeit je Mann, Zuschläge für Not- und Wochenenddienst, verbautes Material mit Artikelnummer, Regieleistung, Behinderungen. Summen rechnet die Maske, Namen kommen aus Ihren eigenen Listen.
Ergebnis: Was gearbeitet wurde, steht vollständig auf der Rechnung.
Ein Protokoll für eine Lüftungsanlage hat andere Zeilen als eines für eine Kälteanlage oder eine Verteilung. Statt sieben Vordrucken gibt es eine Strecke, die nach Anlagentyp und Prüfart einblendet, was gebraucht wird: Sollwert, Istwert, Toleranz, Urteil. Unterschrieben wird auf dem Gerät, vom Techniker und vom Beauftragten vor Ort.
Ergebnis: Ändert sich eine Vorgabe, ändern Sie eine Stelle statt sieben Dateien.
Die drei Termine, an denen ein Projekt endgültig aus der Hand geht. Festgehalten werden Einstellwerte, Parameter, Messergebnisse und Seriennummern; direkt daran, wer eingewiesen wurde und welche Unterlagen übergeben wurden; zuletzt Vorbehalte, Restleistungen und Mängel mit Frist. Alles aus denselben Daten, alles am selben Objekt.
Ergebnis: Bei einem Bedienfehler steht nicht Aussage gegen Aussage.
Das wertvollste Feld eines Protokolls ist die Zeile, in der etwas nicht in Ordnung ist — und die steht heute unter Bemerkungen und wird nie wieder gelesen. Bei uns wird daraus ein Mangel mit Foto, Dringlichkeit, Zuständigem und Frist, aus dem noch am selben Tag ein Angebot entsteht. Was niemand beauftragt, bleibt in der Wiedervorlage stehen.
Ergebnis: Umsatz, den Sie gefunden haben, bleibt nicht liegen.
Die Fälligkeit entsteht dreistufig: Objekt, Plan, Termin. Der nächste Termin leitet sich aus dem letzten durchgeführten Termin der Historie ab — nicht aus einer Spalte, die jemand pflegen muss und die beim Jahreswechsel leer anfängt. Erinnerungen laufen als Kaskade an die Kontaktperson, jede Nachricht wird protokolliert.
Ergebnis: Zwei Listen steuern den Tag: fällig ohne Termin, überfällig ohne Termin.
Hier liegt die Besonderheit dieser Branche: Was Sie schreiben, muss ein anderer vorlegen — der Betreiber dem Prüfer, der Arbeitgeber der Berufsgenossenschaft. Also entsteht kein Systemauszug, sondern ein lesbares Dokument mit Anlagenkennung, Messwerten, Urteil, Unterschrift und Historie. Auf Wunsch mit eigenem Zugang für Ihren Auftraggeber.
Ergebnis: Wer die Historie führt, ist nicht austauschbar.
Erfasste Zeiten, Material, Fahrtkosten, Zuschläge und Regieleistungen laufen in die Rechnung, statt vorher noch einmal zusammengesucht zu werden. Danach steht da, was vorher niemand wusste: Was hat dieses Objekt getragen, was dieser Wartungsvertrag, und an welcher Anlage verbrauchen Sie jedes Jahr mehr Stunden als kalkuliert.
Ergebnis: Sie rechnen Ihre Marge, statt sie zu schätzen.
Die Aufnahme im Technikraum ist schon die Kalkulationsgrundlage.
Was einmal erfasst ist, wird nur noch verwendet.
Am Objekt, mit Datum, Messwert und Unterschrift.
Der Wartungsstrang hängt nicht an einem Gedächtnis.
Auslastung und Rückstand entstehen aus der Arbeit.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Zettel sortieren, Protokolle abtippen, Fristenlisten pflegen, Fotos von privaten Telefonen zusammensuchen, Nachweisen hinterhertelefonieren. Der Durchschreibeblock darf bleiben — mehrere Kunden bestellen ihn bewusst weiter.
Was in keiner Auswertung steht:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Betrieb gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Es gibt sie in zwei Sorten, die einander nicht kennen: Das Handwerkerprogramm führt vom Angebot zur Rechnung, der Wartungsplaner von der Frist zum Termin. Dazwischen liegt Ihr Protokoll — auf Papier.
Wie weit das geht, zeigt unser Bestand: Von 64 neu gebauten Formularen dieser Branche entstanden 63 auf der Vorlage des Betriebs. Ein einziger Kunde führt sieben Fassungen desselben Prüfvorgangs, weil Prüfmedium und Leitungsart die Felder bestimmen.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende der Betrieb der Software an. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Genau dazwischen. Beide bleiben, wir bauen die Strecke, die heute auf Papier liegt.
Der ist für den Betreiber gebaut: ein Gebäude, dreißig Anlagen. Ihr Fall ist der umgekehrte.
Weil Sie sonst nur noch hochladen. Wer die Historie führt, bleibt der, den man fragt.
Nein, eine Strecke. Anlagentyp und Prüfart steuern die Felder.
Dann wird offline erfasst, über Auswahl statt Tastatur, auch mit Handschuhen.
Auf Wunsch, über einen Zugang je Objekt.
Im Gegenteil, sie sind die beste Grundlage — dieselben Felder, nur ohne Abschreiben.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Festpreis und Termin stehen vorher fest.
Jedes Gewerk misst anderes und weist anderes nach. Deshalb hat jedes seine eigene Seite:
Trinkwasser, Heizung, Gas — die Druckprobe entscheidet.
Verteilung und Betriebsmittel — jede Prüfung eine Messreihe.
jede Anlage führt ihr eigenes Buch.
errichten, anmelden, nachweisen — beim Netzbetreiber.
montieren, weil ein anderer verkauft hat.
Netze bauen und einmessen — näher am Tiefbau.
messen und überwachen an Feuerungsanlagen.
In der Gebäudetechnik entstehen Dokumente nicht aus Ordnungsliebe. Was eingebaut wird, verschwindet hinter Verkleidungen und bleibt dort zwei Jahrzehnte. Wer später wissen will, was dort steht und wann es geprüft wurde, hat nur diese Papiere.
Das Leitdokument der Branche. Es hält je Anlagengruppe fest, was geprüft, gemessen, gereinigt und getauscht wurde — und belegt den eingehaltenen Turnus.
Vier Angaben tragen es: Sollwert, Istwert, Toleranz, Urteil. Ohne sie ist eine Messung eine Erinnerung, mit ihnen ein Nachweis mit Unterschrift.
Sie werden am Objekt geführt und über Jahre fortgeschrieben. Jeder Eintrag knüpft an den vorherigen an — eine Lücke ist später nicht zu schließen.
Typ, Hersteller, Fabriknummer, Baujahr, Leistungsdaten, Einbauort. Es gibt der Anlage die Identität, ohne die sich kein Messwert zuordnen lässt.
Es entsteht genau einmal je Anlage und hält die Einstellwerte des ersten Tages fest — zwanzig Jahre später die Grundlage jeder Fehlersuche.
Wer eingewiesen wurde, welche Unterlagen übergeben und welche Funktionen erklärt wurden. Bei einem späteren Bedienfehler entscheidet dieses Blatt.
Die Bestätigung des ausführenden Betriebs gegenüber Bauherr, Behörde, Netzbetreiber oder Fördergeber — je Empfänger anders.
Vorbehalte, Restleistungen, Mängel mit Frist, Zählerstände. Mit der Abnahme beginnt die Gewährleistung — jedes Datum zählt.
Sie legen Umfang, Turnus, Reaktionszeit und Zuständigkeit fest und machen aus einer Anlage ein Geschäft, das jedes Jahr wiederkommt.
Befund, Ursache, Foto, Dringlichkeit, Frist, Zuständiger. Ein Befund ohne diese Angaben erzeugt keinen Folgeauftrag, sondern eine Zeile unter Bemerkungen.
Der Notdienststrang. Festgehalten werden Meldezeitpunkt, Ursache, Sofortmaßnahme, Ausfallzeit und Wiederinbetriebnahme.
Die Abrechnungsseite. Arbeits-, Fahrt- und Wartezeit, verbautes Material, Leitungswege und Mengen, die erst vor Ort feststehen.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: den Rapport, zwei Protokolle, die Tabelle mit den Fristen. Daran zeigen wir, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt.
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