Ob Neubau, Sanierung, Wartung oder Notdienst — Ihr Geschäft hängt daran, dass die richtigen Angaben rechtzeitig an der richtigen Stelle sind.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht passend digitalisiert, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Arbeitszeit, die in Mehrfacheingaben verschwindet, mit Geld, das nie auf einer Rechnung stand, mit Stress, der abends nicht aufhört, mit vermeidbaren Rückfragen und mit Kunden, die auf Antworten warten.
Sie brauchen keine weitere Standardlösung, sondern eine, die Ihr Tagesgeschäft so abbildet, wie Ihr Betrieb tatsächlich arbeitet. Wie viel davon hineinkommt, entscheiden Sie — anfangen dürfen Sie mit einem Teilbereich.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Tausende umgesetzte Projekte, viele davon Haustechnik. Fester Ansprechpartner, Festpreis, bis zu drei Korrekturschleifen.
Was draußen entsteht, wird drinnen noch einmal erfasst. Die Folge: bezahlte Arbeitszeit ohne einen Meter Leistung.
Alle anderen rufen an. Die Folge: Unterbrechungen für die, die produktiv wären, und vertröstete Kunden.
Was unterwegs niemand festhält, taucht in keiner Position auf. Die Folge: Umsatz, den Sie erarbeitet und verschenkt haben.
Was regelmäßig anstünde, meldet sich nicht von selbst. Die Folge: entgangener Ertrag, den niemand vermisst.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer den Betrieb zusammenhält, kalkuliert, disponiert und arbeitet abends nach — und ist der Einzige, der alles im Kopf hat. Ein Betrieb, der ohne diese Person nicht läuft, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand sein Handwerk nicht kann. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist. Das lässt sich abstellen.
Nicht Ihr Betrieb passt sich einer Software an, sondern die Lösung Ihrem Ablauf. Eine Angabe wird dort erfasst, wo sie entsteht — und ist von da an überall dieselbe.
Wie groß das ausfällt, entscheidet allein, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer einzigen Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — das Büro, die Disposition, die Leute draußen und auf Wunsch auch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe, erreichbar von jedem Gerät. Gebaut wird sie auf Ihren Ablauf, nicht auf einen allgemeinen.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung dort, wo es sinnvoll ist — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich schon genügt. Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben ohnehin, wo sie sind: dort gibt es gute Standardlösungen. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Am Anfang steht keine Softwareeinführung, sondern eine Frage: Wie viel von Ihrem Ablauf soll hinein? Ein einzelnes Druckprobenprotokoll mit Rechenlogik und Unterschrift ist ein sinnvoller Start. Die Wartungsstrecke ist der nächste Schritt, die vollständige Anlagenverwaltung das Ziel. Dazwischen liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Dokument an und halten die Tür zur ganzen Kette offen.
In den meisten Programmen ist der Auftrag die Hauptsache. In Ihrem Geschäft ist es die Anlage: Sie steht dreißig Jahre im Keller, überlebt mehrere Besitzer und sammelt in dieser Zeit Protokolle, Messwerte, Mängel und Wartungen. Deshalb hängt bei uns alles an der Kette Objekt, Anlage, Baugruppe, Prüfpunkt. Jedes Dokument findet darüber seinen Platz.
Ergebnis: Die Historie einer Anlage steht an einer Stelle, nicht in acht Ordnern.
Der Kunde ist nicht das Objekt, und das Objekt ist nicht die Anlage. Hinterlegt werden Rechnungsempfänger und Ausführungsort getrennt, dazu Ansprechpartner vor Ort, Zugang, Schlüssel und Hausverwaltung. An der Anlage hängen Typ, Hersteller, Seriennummer, Baujahr, Leistungsdaten, Inbetriebnahme, Garantiefrist und das Foto vom Typenschild.
Ergebnis: Der Monteur weiß vor der Abfahrt, was ihn erwartet und wie er hineinkommt.
Drei Einstiege, ein Vorgang. Der Anruf am Morgen, die Störungsmeldung des Betreibers und der Wartungsabruf aus dem eigenen Bestand landen in derselben Maske: Anrufer, Objekt, Anlage, Anliegen, Dringlichkeit, Notdienst ja oder nein. Was am Telefon gesagt wurde, steht damit im Auftrag und nicht auf einem Notizblatt.
Ergebnis: Der Monteur fährt mit dem, was der Kunde gesagt hat.
Der Meister nimmt im Heizraum auf, was da ist: Kesseltyp, Baujahr, Leistung, Schornstein, vorhandene Verteilung, Rohrmaterial und Dimension, Heizflächen, Wasserhärte, Platzverhältnisse, Zugänglichkeit, Fotos. Die Kalkulation greift auf dieselben Zeilen zu, das Angebot entsteht daraus statt daneben.
Ergebnis: Das Aufmaß wird nicht abgetippt, sondern weiterverwendet.
Die Tagesplanung zeigt, wer wo ist, welches Fahrzeug welches Material geladen hat und welches Zeitfenster beim Kunden gilt. Zieht eine Störung einen Monteur aus einem Projekt, bleibt sichtbar, was dort angefangen und nicht beendet wurde. Zugangsdaten und Schlüsselvermerk gehen mit auf das Gerät.
Ergebnis: Nicht nur der Monteur weiß, wo er gestern aufgehört hat.
Bestellt wird aus der Position, nicht aus dem Gedächtnis: Artikel, Menge, Liefertermin, Baustellenanlieferung, Rückgabe. Was der Monteur aus dem Fahrzeuglager verbaut, erfasst er dort, wo er es verbaut — sonst steht es auf keiner Rechnung. Presswerkzeug, Kamerasystem und Spülgerät bekommen Ausgabe, Rückgabe und Auftragszuordnung.
Ergebnis: Verbautes Material wird abgerechnet, teure Geräte bleiben auffindbar.
Ihr Arbeitszettel, nicht unserer: Ausführungsort und Rechnungsempfänger getrennt, Fahrzeit, Arbeitszeit und Wartezeit je Monteur einzeln, Material mit Artikelnummer und Menge, erbrachte Leistungen, Zusatzarbeiten, Restarbeiten. Dazu Ihre Klausel, zwei Unterschriften auf dem Display und das Feld für den erteilten Restarbeitsauftrag.
Ergebnis: Was gearbeitet wurde, steht vollständig auf der Rechnung.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Gewerks. Prüfmedium, Anlage und Norm bestimmen die Felder: Wasser, Druckluft oder filtriertes Wasser, Trinkwasser, Heizung oder Gas. Statt fünf Vordrucken gibt es eine Strecke, die die richtigen Felder einblendet, Wasserzugabe und Vorfüllzeit rechnet und Istwert gegen Sollwert prüft. Zwei Unterschriften, gegengezeichnet am Rohr.
Ergebnis: Ändert sich eine Norm, ändern Sie eine Stelle statt fünf Dateien.
Einstellwerte, Heizkurve, Vorlauf und Rücklauf, Volumenströme, Drücke, Stromaufnahme, Luftmengen, Funktionstest. Direkt daran die Einweisung: wer eingewiesen wurde, welche Unterlagen übergeben und welche Funktionen erklärt wurden, mit Unterschrift. Die Abnahme hält Vorbehalte, Mängel mit Frist, Restleistungen und Zählerstände fest.
Ergebnis: Bei einem späteren Bedienfehler steht nicht Aussage gegen Aussage.
Bauherr, Behörde, Förderstelle, Energieberater, Schornsteinfeger: Sie schulden Erklärungen, die keine Handwerkersoftware kennt. Fachunternehmererklärung, Errichterbescheinigung und Fachbauleitererklärung entstehen aus den Daten, die ohnehin im Vorgang stehen. Die Formulierungen liegen als Textbausteine mit gesperrten Platzhaltern und werden je Vorgang versioniert.
Ergebnis: Ändert sich die Rechtslage, pflegen Sie das einmal.
Die Fälligkeit entsteht dreistufig: Objekt, Plan, Termin. Der nächste Termin leitet sich aus dem letzten Termin der Historie ab, nicht aus einem Feld, das jemand pflegen muss. Erinnerungen laufen als Kaskade an die hinterlegte Kontaktperson, jede Nachricht wird protokolliert. Zwei Übersichten steuern den Tag: fällig ohne Termin, überfällig ohne Termin.
Ergebnis: Der Wartungsumsatz verschwindet nicht mehr lautlos.
Jedes „nicht in Ordnung" im Wartungsprotokoll wird zur Position statt zur Randnotiz: mit Foto, Dringlichkeit, Zuständigem und Frist. Aus der Position entsteht auf Knopfdruck ein Angebot, noch am selben Tag, mit den Werten aus der Wartung. Was nicht beauftragt wird, bleibt in der Wiedervorlage stehen, bis jemand entschieden hat.
Ergebnis: Der Weg von der Dokumentation zum Umsatz ist gebaut.
Regieleistungen, Material, Fahrtkosten, Zuschläge und Abschläge laufen aus den erfassten Zeilen in die Rechnung, mit automatischer Summenbildung statt Taschenrechner. Danach steht die Nachkalkulation da: Was hat dieses Projekt getragen, was dieser Wartungsvertrag, welcher Monteur war auf welcher Anlage wie lange.
Ergebnis: Sie rechnen Ihre Marge, statt sie zu schätzen.
Weil die Aufnahme beim Kunden schon die Kalkulationsgrundlage ist.
Jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch verwendet.
Offene Vorgänge und Fälligkeiten stehen auf einer Liste, die sich füllt.
Am Vorgang, mit Datum und Unterschrift.
Auslastung und Rückstand entstehen aus der Arbeit selbst.
Die Abwicklung wächst mit, ohne dass jemand nachsteuern muss.
Und das fällt weg: dieselben Angaben abtippen, Unterlagen suchen, ähnliche Vordrucke einzeln pflegen, Bestandslisten nachführen, Termine von Hand anrufen. Der unterschriebene Ausdruck bleibt — die Anwendung erzeugt ihn vollständig.
Die Posten, die in keiner Bilanz stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch. Diese Kosten zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Betrieb gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Wie ein Auftrag durch Ihren Betrieb läuft und worauf der Nächste wartet, ist bei Ihnen anders als beim Nachbarn im selben Gewerk.
Wie weit das geht, zeigt unser Bestand: Ein einziger Betrieb führt fünf Druckprobenprotokolle, weil Prüfmedium, Anlage und Norm auseinandergehen. Im selben Bestand liegen dreiundfünfzig Wartungsdokumente.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende der Betrieb der Software an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Ja, der Normalfall. Sie führt vom Auftrag zur Rechnung — Ihre Prüf- und Nachweisdokumente kennt sie nicht.
Nein, eine Strecke. Prüfmedium und Anlage steuern, welche Felder erscheinen.
Ja. Erfasst wird offline, bedient per Auswahl statt Tastatur.
Ein gedrucktes Formular friert den Stand ein. Ein zentral gepflegtes ändern Sie einmal — für alle.
Nein. Unterschrift auf dem Display, PDF sofort zum Kunden — der Beleg bleibt.
Wir übernehmen ihn samt der Spalten, die sich bewährt haben.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren und ohne Vertragsbindung.
Beides steht vor der Beauftragung fest: Festpreis und Termin statt Schätzung.
Im Sanitär- und Heizungsbau entstehen Dokumente nicht aus Ordnungsliebe. Sie halten Zustände fest, die kurz darauf unsichtbar werden, belegen gegenüber Dritten, was ausgeführt wurde, und tragen das Gedächtnis einer Anlage über Jahrzehnte. Ein Anlass steht dabei im Kalender: Bis zum 30. September 2027 müssen ältere Heizungsanlagen geprüft sein.
Prüfmedium, Prüfdruck, Prüfdauer und Ergebnis werden an der offenen Leitung festgehalten und gegengezeichnet. Danach ist sie zugeputzt.
Das Spülprotokoll hält Verfahren und Abschnitte fest. Beim Desinfizieren kommen Mittel, Konzentration und Einwirkzeit dazu.
Entnahmestelle, Zeitpunkt und Laborbefund gehören zusammen. Fehlt die Zuordnung, lässt sich ein Befund später nicht mehr deuten.
Der kontrollierte Hochlauf der Anlage wird mit Datum, Temperatur und Dauer mitgeschrieben — nachvollziehbar auch Jahre später, wenn jemand nachfragt.
Einstellwerte, Heizkurve, Vorlauf und Rücklauf, Volumenströme, Drücke: der Zustand bei Übergabe und die Grundlage jeder Fehlersuche.
Wer eingewiesen wurde, welche Unterlagen übergeben und welche Funktionen erklärt wurden. Bei einem Bedienfehler entscheidet dieses Blatt.
Vorbehalte, Mängel mit Frist, Restleistungen, Zählerstände. Mit der Abnahme beginnt die Gewährleistung — das Datum zählt.
Fachunternehmererklärung, Errichterbescheinigung und Fachbauleitererklärung gehen an Bauherren, Behörden oder Förderstellen — in wechselnden Fassungen.
Sie legen Umfang, Turnus und Zuständigkeit fest und machen aus einer eingebauten Anlage ein wiederkehrendes Geschäft.
Gastherme, Brennwertkessel, Wärmepumpe, Speicher, Solaranlage, Lüftung: Jeder Typ hat eigene Prüfpunkte. Ein Sammelformular bildet keinen ab.
Typenschild, Baujahr, Einstellwerte, Reparaturen und Wartungen an einem Ort — das Gedächtnis der Anlage über alle Monteure hinweg.
Befund, Ursache, Foto, ergriffene Maßnahme. Ein sauber dokumentierter Schaden entscheidet darüber, wer ihn am Ende bezahlt.
Fahrt-, Arbeits- und Wartezeit, verbautes Material, Zusatzarbeiten. Was hier nicht steht, steht nicht auf der Rechnung.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: den Arbeitszettel, zwei Protokolle, die Excel-Datei mit dem Anlagenbestand. Daran zeigen wir konkret, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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