Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Zusammenarbeit zwischen der Formilo GmbH und ihren Auftraggebern im Bereich digitaler Formulare und damit verbundener Leistungen.
1. Geltungsbereich und Vertragsgrundlagen
1.1 Geltung der AGB
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Formilo GmbH (Formilo) und ihren Auftraggebern über die angebotenen Leistungen im Bereich digitaler Formulare. Abweichende Bedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn Formilo ihrer Geltung ausdrücklich zustimmt.
1.2 Zukünftige Verträge
Die AGB gelten in ihrer jeweils aktuellen Fassung auch für künftige Verträge mit demselben Auftraggeber, sofern bei Vertragsschluss auf ihre Geltung hingewiesen wurde.
1.3 Rangfolge der Regelungen
Vorrangig gelten individuelle Vereinbarungen (Angebot, Leistungsbeschreibung, Pflichtenheft). Ergänzend gelten diese AGB. Bei Widersprüchen geht die individuelle Vereinbarung den AGB vor.
2. Vertragsgegenstand und Leistungen
2.1 Art der Leistungen
Formilo erbringt Leistungen zur Konzeption, Gestaltung und technischen Umsetzung digitaler Formulare sowie damit verbundene Dienstleistungen (z. B. Beratung, Anpassungen, Support). Art und Umfang ergeben sich aus Angebot und Leistungsbeschreibung.
2.2 Standard- und Individualleistungen
Formilo bietet sowohl standardisierte Produkte (vorgefertigte Formulare) als auch individuell entwickelte Lösungen an. Bei Standardprodukten schuldet Formilo die Bereitstellung in der beschriebenen Form; individuelle Anpassungen bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.
2.3 Keine Rechtsberatung
Formilo erbringt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die inhaltliche und rechtliche Zulässigkeit der vom Auftraggeber vorgegebenen Inhalte und Prozesse bleibt dieser selbst verantwortlich.
3. Vertragsschluss
3.1 Angebote und Anfrage
Angebote von Formilo sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden. Grundlage sind die Anforderungen des Auftraggebers, insbesondere Briefings und Leistungsbeschreibungen.
3.2 Auftragserteilung
Die Auftragserteilung durch den Auftraggeber (z. B. per E-Mail oder Online-Bestellung) gilt als Angebot zum Abschluss eines Vertrages auf Basis des jeweiligen Angebots von Formilo und dieser AGB.
3.3 Annahme des Auftrags
Der Vertrag kommt zustande durch ausdrückliche Auftragsbestätigung, Rechnungsstellung oder Beginn der Leistungserbringung durch Formilo. Automatische Eingangsbestätigungen gelten noch nicht als Annahme.
4. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
4.1 Informationen und Materialien
Der Auftraggeber stellt alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen und Unterlagen (z. B. Texte, Daten, Logos, vorhandene Formulare) rechtzeitig, vollständig und in geeigneter Form zur Verfügung und informiert Formilo über relevante Änderungen.
4.2 Rechte an gelieferten Inhalten
Der Auftraggeber sichert zu, zur Verwendung aller von ihm bereitgestellten Inhalte berechtigt zu sein und stellt Formilo von Ansprüchen Dritter frei, die aus deren vertragsgemäßer Nutzung entstehen.
4.3 Freigaben und Ansprechpartner
Der Auftraggeber benennt eine zuständige Kontaktperson und erteilt erforderliche Freigaben und Rückmeldungen innerhalb angemessener Fristen, damit vereinbarte Termine eingehalten werden können.
4.4 Folgen unzureichender Mitwirkung
Unterbleiben Mitwirkungen oder erfolgen sie verspätet, verlängern sich vereinbarte Fristen angemessen. Mehraufwand, der dadurch entsteht, kann gesondert nach den vereinbarten Sätzen berechnet werden.
5. Termine, Fristen und höhere Gewalt
5.1 Leistungsfristen
Termine und Fristen sind nur verbindlich, wenn sie ausdrücklich als solche vereinbart wurden. Gerät Formilo in Verzug, hat der Auftraggeber zunächst eine angemessene Nachfrist zur Leistungserbringung zu setzen.
5.2 Verzögerungen durch den Auftraggeber
Verzögern sich Leistungen aufgrund fehlender oder verspäteter Mitwirkung des Auftraggebers, verschieben sich vereinbarte Termine entsprechend; hierdurch entstehender Mehraufwand kann gesondert berechnet werden.
5.3 Höhere Gewalt
Bei Ereignissen höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, behördlichen Anordnungen, großflächigen Ausfällen von Infrastruktur), die die Vertragserfüllung erheblich erschweren oder unmöglich machen, ruhen die Leistungspflichten für die Dauer der Störung; Fristen verlängern sich angemessen. Dauert die Störung längere Zeit an, können beide Parteien den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen.
6. Leistungsänderungen (Change Requests)
6.1 Änderungswünsche
Änderungswünsche des Auftraggebers nach Vertragsschluss sind Formilo in Textform mitzuteilen. Formilo prüft, ob und zu welchen Konditionen die Änderung umsetzbar ist.
6.2 Auswirkungen auf Termine und Vergütung
Führt ein Änderungswunsch zu Mehr- oder Minderaufwand, werden die Änderungen, ihre Auswirkungen auf Termine und die zusätzliche Vergütung in einem ergänzenden Angebot festgehalten. Die Umsetzung erfolgt erst nach Zustimmung des Auftraggebers.
6.3 Ablehnung von Änderungen
Formilo kann Änderungswünsche ablehnen, wenn sie technisch nicht sinnvoll, nur mit unverhältnismäßigem Aufwand realisierbar oder mit berechtigten Interessen von Formilo unvereinbar sind. In diesem Fall bleibt der ursprüngliche Leistungsumfang bestehen.
7. Abnahme
7.1 Abnahmeverfahren
Bei werkvertraglichen Leistungen zeigt Formilo dem Auftraggeber die Fertigstellung an und stellt die Ergebnisse zur Prüfung bereit. Für die Prüfung steht dem Auftraggeber die in Ziffer 7.2 genannte Frist zur Verfügung.
7.2 Abnahmeerklärung und fiktive Abnahme
Der Auftraggeber erklärt die Abnahme oder meldet wesentliche Mängel in Textform. Für Prüfung und Rückmeldung stehen ihm ab der Fertigstellungsanzeige sechs Wochen zur Verfügung; auf begründete Anfrage – etwa wegen Urlaubszeiten, interner Freigabeprozesse oder Tests im laufenden Betrieb – verlängert Formilo diese Frist angemessen. Meldet sich der Auftraggeber innerhalb dieser sechs Wochen nicht und nutzt er die Leistung gleichzeitig produktiv, gilt sie als abgenommen, soweit keine wesentlichen Mängel vorliegen. Formilo weist in der Fertigstellungsanzeige in Textform auf die Frist und diese Folge hin.
7.3 Teilabnahmen
Für in sich abgeschlossene Teile der Leistung (z. B. einzelne Formulare oder Module) können Teilabnahmen vereinbart werden. Für diese gelten die vorstehenden Regelungen entsprechend.
8. Nutzungsrechte, Urheberrechte und Eigentum
8.1 Umfang der Nutzungsrechte
Mit vollständiger Bezahlung überträgt Formilo dem Auftraggeber die ausschließlichen, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungsrechte an den für ihn erstellten Arbeitsergebnissen. Laufende Lizenz- oder Nutzungsgebühren entstehen dafür nicht. Der Auftraggeber darf die Ergebnisse für beliebige eigene Zwecke nutzen, auch in verbundenen Unternehmen und über den ursprünglichen Anlass des Auftrags hinaus. Nicht erfasst sind allgemeine, wiederverwendbare Bestandteile (z. B. Bibliotheken, Frameworks, generische Bausteine und Verfahren), die Formilo bereits vor dem Auftrag entwickelt hat oder unabhängig davon entwickelt: hieran erhält der Auftraggeber ein einfaches, unbefristetes und unentgeltliches Nutzungsrecht im Rahmen der gelieferten Leistung, während Formilo diese Bestandteile weiterhin frei verwenden darf. Bis zur vollständigen Bezahlung ist die Nutzung widerruflich gestattet.
8.2 Bearbeitung und Weitergabe
Der Auftraggeber darf die von Formilo erstellten Leistungen selbst bearbeiten, anpassen und weiterentwickeln und hierfür auch Dritte einsetzen. Für eigenständig bearbeitete Fassungen übernimmt Formilo keine Gewährleistung und keine Haftung; Mängelansprüche entfallen, soweit der Mangel auf einer Bearbeitung durch den Auftraggeber oder durch von ihm eingesetzte Dritte beruht. Fehlersuche, Anpassung und Wiederherstellung eines funktionsfähigen Stands nach einer solchen Bearbeitung sind nicht Bestandteil der vereinbarten Leistung und werden nach Aufwand vergütet. Der Auftraggeber ist für die Sicherung des ihm übergebenen Ausgangsstands selbst verantwortlich. Die Übertragung der Leistungen auf Rechtsnachfolger oder verbundene Unternehmen ist zulässig; die Weitergabe an Dritte zum Zweck des eigenständigen Vertriebs oder der Vermarktung als eigenes Produkt bedarf der vorherigen Zustimmung von Formilo.
8.3 Arbeitsunterlagen und Quellmaterialien
Die Herausgabe von Quellcode, Projektdateien und Skripten kann vereinbart werden; Formilo stellt sie auf Wunsch des Auftraggebers bereit und hält Umfang, Zeitpunkt und eine etwaige zusätzliche Vergütung im Angebot fest. Ohne eine solche Vereinbarung verbleiben interne Arbeitsunterlagen, Zwischenstände und Entwürfe bei Formilo. Für herausgegebene Quellen gilt Ziffer 8.2 entsprechend: Gewährleistung und Haftung entfallen, soweit ein Mangel auf einer eigenen Bearbeitung beruht.
8.4 Referenznutzung
Formilo darf den Auftraggeber unter Nennung von Namen und Logo als Referenz nennen und die erbrachten Leistungen in üblicher Weise zu Präsentationszwecken verwenden, soweit keine berechtigten Geheimhaltungsinteressen entgegenstehen.
9. Vergütung, Preise und Zahlungsbedingungen
9.1 Vergütung und Preise
Die Vergütung ergibt sich aus Angebot oder Einzelvertrag und versteht sich, sofern nicht anders angegeben, als Nettovergütung zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Vorarbeiten, Entwürfe und Konzeptleistungen können gesondert vergütet werden.
9.2 Fälligkeit und Zahlungsverzug
Rechnungen sind, sofern nichts anderes vereinbart ist, innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug kann Formilo Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe verlangen und weitere Leistungen bis zum Ausgleich offener Beträge zurückhalten.
9.3 Nebenkosten und Mehraufwand
Notwendige Auslagen und Fremdkosten (z. B. Lizenzen, Drittleistungen) werden nach vorheriger Abstimmung zusätzlich berechnet. Mehraufwand, der durch nachträgliche Änderungswünsche oder fehlende Mitwirkung entsteht, wird nach den vereinbarten Sätzen abgerechnet.
9.4 Aufrechnung und Zurückbehaltung
Der Auftraggeber kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nur für Ansprüche aus demselben Vertragsverhältnis.
10. Stornierung, Kündigung und Projektabbruch
10.1 Ordentliche Kündigung laufender Leistungen
Bei laufenden Leistungen (z. B. Wartung, Support) können beide Parteien den Vertrag zum Ende der vereinbarten Laufzeit mit einer Frist von einem Monat in Textform kündigen, sofern nichts anderes vereinbart ist.
10.2 Projektabbruch durch den Auftraggeber
Kündigt der Auftraggeber einen auf die Herstellung eines Werkes gerichteten Vertrag vorzeitig, vergütet er Formilo die bis dahin erbrachten Leistungen sowie den nachweislich angefallenen Aufwand. Gesetzliche Regelungen zur freien Kündigung beim Werkvertrag bleiben unberührt.
10.3 Kündigung aus wichtigem Grund
Beide Parteien können den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Frist kündigen, wenn ihnen die Fortsetzung des Vertrages unzumutbar ist (z. B. bei schwerwiegender Pflichtverletzung oder Zahlungsverzug trotz Fristsetzung).
11. Mängelansprüche (Gewährleistung)
11.1 Nacherfüllung
Bei Mängeln der werkvertraglichen Leistungen hat der Auftraggeber zunächst Anspruch auf Nacherfüllung. Formilo kann den Mangel nach eigener Wahl beseitigen oder die Leistung neu erbringen; der Auftraggeber setzt hierfür eine angemessene Frist.
11.2 Weitere Rechte
Schlägt die Nacherfüllung fehl oder wird sie verweigert, kann der Auftraggeber die Vergütung mindern oder – bei wesentlichen Mängeln – vom Vertrag zurücktreten; Schadenersatz richtet sich nach der Haftungsregelung dieser AGB.
11.3 Verjährung
Gegenüber Unternehmern verjähren Mängelansprüche aus werkvertraglichen Leistungen in zwei Jahren ab Abnahme; gegenüber Verbrauchern gelten die gesetzlichen Fristen. Für eigenständig bearbeitete Fassungen gilt Ziffer 8.2.
12. Haftung
12.1 Grundsatz
Formilo haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
12.2 Einfache Fahrlässigkeit
Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Formilo nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten); die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
12.3 Datenverlust und Mitverschulden
Bei Datenverlust haftet Formilo nur für den Aufwand, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Auftraggeber zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre. Ein Mitverschulden des Auftraggebers wird angemessen berücksichtigt.
13. Schutzrechte Dritter und Freistellung
13.1 Schutzrechte an Leistungen von Formilo
Formilo erbringt seine Leistungen so, dass bei vertragsgemäßer Nutzung keine Rechte Dritter verletzt werden, soweit Formilo die betreffenden Bestandteile eigenständig erstellt hat.
13.2 Vorgehen bei behaupteten Rechtsverletzungen
Werden gegenüber dem Auftraggeber Ansprüche wegen der Nutzung der Leistungen von Formilo geltend gemacht, informiert der Auftraggeber Formilo unverzüglich. Formilo kann nach eigener Wahl ein Nutzungsrecht verschaffen, die Leistung anpassen oder ersetzen oder, gegen Rückzahlung der Vergütung abzüglich Nutzungsentschädigung, zurücknehmen.
13.3 Inhalte des Auftraggebers
Für vom Auftraggeber bereitgestellte Inhalte (z. B. Texte, Logos, Daten) trägt dieser die alleinige Verantwortung. Er stellt Formilo von allen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer Verletzung von Schutzrechten durch diese Inhalte entstehen, und übernimmt die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung.
14. Geheimhaltung und Datenschutz
14.1 Vertrauliche Informationen
Beide Parteien behandeln Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie sonstige als vertraulich gekennzeichnete oder erkennbare Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und nutzen sie nur zur Durchführung des Vertrages.
14.2 Weitergabe an Dritte
Vertrauliche Informationen dürfen nur an Personen weitergegeben werden, die sie zur Vertragserfüllung benötigen und ihrerseits zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung besteht auch nach Vertragsende fort.
14.3 Datenschutz
Formilo verarbeitet personenbezogene Daten gemäß DSGVO und BDSG. Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung von Formilo. Soweit Formilo personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
15. Vertragslaufzeit bei Wartung, Support und Hosting
15.1 Laufzeit und Verlängerung
Verträge über laufende Leistungen (z. B. Wartung, Support, Hosting) werden, sofern nicht anders vereinbart, mit einer Laufzeit von zwölf Monaten geschlossen. Sie verlängern sich jeweils automatisch um weitere zwölf Monate, wenn sie nicht mit einer Frist von einem Monat zum Laufzeitende in Textform gekündigt werden.
15.2 Leistungsumfang
Art und Umfang der laufenden Leistungen, etwa Reaktionszeiten, Supportkanäle oder Verfügbarkeit, ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder einem gesonderten Service Level Agreement (SLA).
15.3 Entgeltanpassung
Bei wesentlich geänderten Kosten (z. B. für Personal oder Drittleistungen) kann Formilo die Entgelte angemessen anpassen und dies mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitteilen. Erhöht sich das Entgelt um mehr als 10 % innerhalb von zwölf Monaten, steht dem Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht zu.
16. Verbraucherstreitbeilegung
16.1 Hinweis nach VSBG
Formilo ist weder verpflichtet noch bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle im Sinne des Verbraucherstreitbeilegungsgesetzes teilzunehmen.
16.2 Online-Streitbeilegung
Die frühere Online-Streitbeilegungsplattform (OS-Plattform) der EU wurde eingestellt; ein Hinweis hierauf erfolgt daher nicht mehr. Bestehende Informationspflichten zu alternativen Streitbeilegungsstellen bleiben unberührt.
17. Schlussbestimmungen
17.1 Anwendbares Recht
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Gegenüber Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur, soweit hierdurch nicht der Schutz zwingender Bestimmungen des Staates ihres gewöhnlichen Aufenthalts entzogen wird.
17.2 Gerichtsstand
Ist der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen oder hat er keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland, ist Gerichtsstand der Sitz von Formilo. Formilo bleibt berechtigt, den Auftraggeber an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.
17.3 Form von Erklärungen
Rechtserhebliche Erklärungen im Zusammenhang mit dem Vertrag (z. B. Fristsetzungen, Mängelanzeigen, Kündigungen) sollen aus Beweisgründen in Textform erfolgen.
17.4 Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen
Sollten einzelne Regelungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Regelung tritt die gesetzliche Regelung.