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Ob Anlagenbau, Service, Wartungsvertrag oder Lüftungshygiene — Ihr Geschäft hängt daran, dass alles, was an der Anlage passiert, danach belegbar ist.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht auf Ihren Ablauf zugeschnitten, zahlen Sie jeden Monat dafür: mit Arbeitszeit für Angaben, die zweimal geschrieben werden, mit Umsatz, der zwischen Einsatz und Angebot liegen bleibt, mit Abenden für die Nacherfassung und mit Kunden, die nachhaken.
Sie brauchen keine weitere fertige Lösung, sondern eine, die Ihren Bestand und Ihre Nachweise so führt, wie Ihr Betrieb arbeitet. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — anfangen dürfen Sie mit einem einzigen Dokument.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Wartungs- und Hygieneprotokolle für Kälte-, Klima- und Lüftungstechnikbetriebe.
Protokoll, Nachweis, Betreibereintrag, Bericht, Stunden, Material. Die Folge: Sie bezahlen ungefragte Schreibarbeit.
Wo ein Nachweis verlangt ist, zählt das Blatt über der Arbeit. Die Folge: Leistung, für die Sie im Zweifel geradestehen.
Ob daraus Umsatz wird, hängt daran, ob jemand das Blatt liest. Die Folge: die margenstärkste Arbeit bleibt liegen.
Hunderte Anlagen, jede mit eigenen Terminen. Die Folge: Sie erinnern den Kunden nicht, und dann erinnert ihn jemand anders.
Und der Posten, der in keiner Kalkulation auftaucht. Wer disponiert, in die Bereitschaft springt und danach nacherfasst, ist meist der Einzige, der die Vorgeschichte jeder Anlage kennt. Ein Betrieb, dessen Gedächtnis in einem Kopf sitzt, ist kein Vermögen, sondern ein Risiko.
Nichts davon entsteht, weil jemand sein Handwerk nicht kann, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt oder nicht mehr auffindbar ist.
Nicht Ihr Betrieb passt sich einem Programm an, sondern die Lösung Ihrem Ablauf. Jede Angabe entsteht dort, wo gearbeitet wird, und bleibt dieselbe — im Nachweis, im Bericht, auf der Rechnung.
Wie groß das ausfällt, entscheiden Sie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was wir für Kälte-, Klima- und Lüftungstechnikbetriebe gebaut haben — fast alles auf der Vorlage des Betriebs, für ortsfeste Anlagen.
Für die interessantesten gibt es gar keine Vorlage: den Prüfumfang, den ein Industriekunde vorschreibt, und das Protokoll für eine Anlagenart, die es nur bei Ihnen gibt. Auch die bauen wir.
Formilo baut die Teile, die in den meisten Betrieben fehlen: die Datenerfassung im Tagesgeschäft, von der Fälligkeit bis zum unterschriebenen Nachweis. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Anlagenbestand, Ihre Termine und Ihre Einsätze an einer Stelle, an der Disposition, Innendienst, Techniker und auf Wunsch die Betreiber gleichzeitig arbeiten.
Kundenverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile und bauen die Anwendung Schritt für Schritt zur kompletten Unternehmenssoftware aus, bis hin zu Angeboten und Rechnungen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter, etwa ein Nachweis mit Rechenlogik und Wiedervorlage. In den Nachbargewerken der Gebäudetechnik gilt dieselbe Logik — bei Sanitär- und Heizungsbetrieben wie in der Elektrotechnik.
Kein Projekt beginnt mit einer Systemeinführung, sondern mit der Frage, welcher Teil Ihres Tagesgeschäfts Sie am meisten kostet. Oft ist das ein einziges Dokument: ein Dichtheitsnachweis, der seinen nächsten Termin selbst ausrechnet. Danach die Wartungsstrecke, dann der ganze Bestand. Zwischen Formular und Anwendung liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen klein an, ohne sich den Weg zu verbauen.
Sie betreuen denselben Bestand über Jahre. Arbeit entsteht meist nicht, weil jemand anruft, sondern weil ein Termin heranrückt — und an einer einzigen Anlage laufen davon mehrere nebeneinander: Dichtheitskontrolle am Kältemittelkreis, Prüfung des Leckagewarners, wiederkehrende Prüfung als Druckanlage, Hygieneinspektion der Lüftung, energetische Inspektion.
Ergebnis: Fünf Takte, sichtbar in einer Ansicht.
Drei Ebenen, die man nicht vermischen darf: Betreiber, Objekt und die einzelne Anlage. Getrennt hinterlegt sind Ansprechpartner, Aufstellungsort und Zugang auf der einen, Hersteller, Typ, Seriennummer und Leistung auf der anderen Seite. Je Kältekreis kommen Kältemittel und Füllmenge dazu — daraus errechnet die Maske Klimawirkung und Prüfintervall.
Ergebnis: Das Intervall wird gerechnet, nicht gepflegt.
Jeder Wiederholungstakt bekommt seinen eigenen Plan, mit eigenem Intervall, eigenem Vorlauf und eigener Anforderung an den, der ihn erledigen darf. Der Plan zieht den letzten tatsächlichen Termin aus der Historie statt aus einem Feld, das jemand nachpflegen müsste. Wurde später geprüft, verschiebt sich der nächste Termin mit.
Ergebnis: Kein Takt hängt mehr an einem Gedächtnis.
Zwei Übersichten steuern den Monat: fällig und noch kein Termin, überfällig ohne Termin. Dazu eine dritte, die Umsatz bringt: Anlagen ohne Vertrag, deren Termin trotzdem näher rückt. Erinnerungen laufen als Kaskade an die Kontaktperson des Betreibers, jede Nachricht wird protokolliert. Läuft eine Sachkunde aus, meldet sich die Liste vorher.
Ergebnis: Aus der Fälligkeitsliste wird eine Auftragsliste.
Der Plan sagt, welche Anlage dran ist. Die Disposition sagt, wer sie anfassen darf. Beides steht nebeneinander: Techniker mit gültiger Sachkunde für genau diesen Stoff, Hygienequalifikation für die Lüftungsseite, Fahrzeug, Prüfgeräte mit gültigem Kalibrierstand, mitzuführendes Kältemittel und die Ersatzteile, die die Historie erwarten lässt.
Ergebnis: Der Techniker fährt nicht zweimal und nicht umsonst.
Auf einem Dach stehen zwölf Außengeräte, und sie sehen alle gleich aus. Der Aufkleber am Schaltschrank wird gescannt, und damit ist die richtige Anlage geöffnet: Kältemittel, Füllmenge, Schema, Sicherheitsdatenblatt, letzte Protokolle, offene Mängel, Messwerte vom letzten Mal. Auch ohne Empfang, im Technikraum wie in der Kühlzelle.
Ergebnis: Der Nachweis gehört zu der Anlage, an der gearbeitet wurde.
Split, Multi-Split, VRF, Kaltwassersatz, Wärmepumpe, Brandschutzklappe, RLT-Anlage: Jede Anlagenart hat andere Prüfpunkte, deshalb liegen in vielen Betrieben neun Protokolle nebeneinander. Hier verzweigt sich eine Strecke und zeigt nur die Felder dieses Geräts — Verdichter, Verdampfer, Filtertrockner, Ventile, Rohrleitung, je mit Urteil.
Ergebnis: Ändert sich eine Vorgabe, ändern Sie eine Stelle statt neun Dateien.
Verdampfungsdruck, Sauggastemperatur, Überhitzung, Verflüssigungsdruck, Stromaufnahme, Hoch- und Niederdruckschalter: jeder Wert direkt neben dem Wert vom letzten Einsatz. Ein Einzelwert sagt wenig, die Reihe sagt alles — sie zeigt die Verschmutzung, den schleichenden Verlust und den Verdichter, der mehr zieht als im Vorjahr.
Ergebnis: Sie sehen den Trend, bevor der Kunde den Ausfall sieht.
Prüfverfahren, Prüfdruck, Prüfdauer und das Ergebnis in drei Stufen: dicht, undichte Stelle beseitigt, Instandsetzung erforderlich. Daran hängen die drei Handgriffe, die sonst untergehen: Plakette angebracht, Anlagenbuch eingetragen, Ausfertigung an der Anlage und beim Betreiber. Name und Zertifikatsnummer stehen automatisch darauf, ebenso der Folgetermin.
Ergebnis: Der Nachweis zeigt weiter, statt im Ordner zu enden.
Die zweite Welt an denselben Objekten: Luftmengen gegen Sollwert, Differenzdrücke, Kanalmaße, Wärmerückgewinnung, Brandschutzklappen, Revisionsöffnungen. Jeder Filter führt Typ, Maß, Anfangs- und Enddruckdifferenz und den nächsten Wechsel. Zur Reinigung gehören Bilder vorher und nachher — bei Hygiene ist das Bild der Nachweis.
Ergebnis: Der Hygienebericht entsteht während der Arbeit, nicht danach.
Nachgefüllt, zurückgewonnen, zur Entsorgung entnommen: jede Bewegung mit Menge, Flaschennummer und Anlage. Der Bestand im Fahrzeug und im Lager schreibt sich daraus fort, ebenso die Bilanz des Betriebs. Erfasst statt geschätzt — und weil die Menge an der Anlage hängt, verschiebt eine Nachfüllung im selben Zug deren Prüfintervall.
Ergebnis: Die Jahresbilanz ist kein Rekonstruktionsprojekt mehr.
Aus einer Erfassung entstehen Wartungsprotokoll, Dichtheitsnachweis, Anlagenbucheintrag, Servicebericht, Stundenzettel und Materialbeleg — dieselben Kopfdaten, einmal geschrieben. Der Betreiber unterschreibt auf dem Gerät und erhält seine Fassung in seinem Layout. Jedes „mangelhaft" wird mit Foto und Frist zur Position.
Ergebnis: Was Sie gefunden haben, wird angeboten statt abgeheftet.
Jede Anlage meldet ihren Termin selbst — aus Pflicht wird planbarer Umsatz.
Jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch verwendet.
Sie hängen an der richtigen Anlage und sind Jahre später auffindbar.
Historie, Schema und offene Mängel sind vor Ort da.
Wer wissen will, wie weit ein Einsatz ist, ruft niemanden an.
Eine auf Ihren Ablauf gebaute Lösung trägt nichts Fremdes mit.
Und das fällt weg: Zettel nacherfassen, Kopfdaten mehrfach schreiben, jede Protokollvariante einzeln nachziehen, Termine von Hand anrufen, Historien im Ordner suchen. Die unterschriebene Ausfertigung für den Betreiber bleibt — die Anwendung erzeugt sie vollständig.
Die Posten, die in keiner Bilanz stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Betrieb gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus, auch nicht beim Kollegen im selben Gewerk.
Wie weit das geht, sehen wir in unseren Projekten immer wieder: Ein einziger Betrieb führt neun Wartungsprotokolle, weil jede Anlagenart andere Prüfpunkte hat; ein Lüftungsprotokoll von dort hat elf Seiten mit 608 Feldern. Dazu kommt: Gedrucktes friert den Stand ein, an dem es gestaltet wurde — uns begegnen Vordrucke, die sich auf Regelungen berufen, die es nicht mehr gibt.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich der Betrieb der Software an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Ja, der Normalfall. Sie führt vom Auftrag zur Rechnung; Ihre Nachweise kennt sie nicht.
Ja, aus Kältemittel und Füllmenge — bei jeder Nachfüllung neu.
Nein, eine Strecke. Die Anlagenart steuert, welche Prüfpunkte erscheinen.
Ja — offline, per Auswahl, Ampel und Spracheingabe.
Der Techniker füllt eine Strecke aus; die Ausgabe entsteht je Kunde anders.
Deren Kältekreis gehört hierher, die Heizungsseite zu den Sanitär- und Heizungsbetrieben.
Das folgt der Logik von Montage- und Installationsbetrieben: zwei Empfänger, zwei Dokumente.
Sie geben uns die neue Fassung, wir ändern eine Stelle.
Ihnen, ab der Abnahme unbeschränkt nutzbar — ohne Lizenzgebühren.
In diesem Gewerk entstehen Dokumente nicht aus Ordnungsliebe. Sie halten Zustände fest, die man einer geschlossenen Anlage nicht ansieht, und tragen deren Gedächtnis über viele Techniker und Jahre — mit mehreren Wiederholungstakten am selben Gerät.
Hersteller, Typ, Seriennummer, Leistung, Kältemittel und Füllmenge je Kreis. Ohne eindeutige Kennzeichnung ist jeder Nachweis unsicher.
Festigkeits- und Dichtheitsprüfung vor der Erstbefüllung, Evakuierung, Einstellwerte, erste Messwerte. Der Nullpunkt jeder späteren Wartung.
Luftmengen gegen Sollwert, Differenzdrücke, Kanalmaße, Regelungsdaten. Erst sie macht aus einer montierten Anlage eine funktionierende.
Verfahren, Prüfdruck, Prüfdauer, Ergebnis, Plakette, nächster Termin. Wo der Nachweis fehlt, gilt die Prüfung als nicht erfolgt.
Die fortlaufende Historie mit Datum, Mengen, Ergebnis und beidseitiger Unterschrift. Verlangt ist die Aufzeichnung, nicht ein bestimmtes Heft.
Nachgefüllte, zurückgewonnene und entsorgte Mengen je Anlage und Flasche. Daraus entsteht die Bilanz des Betriebs.
Sie legen Umfang, Turnus und Zuständigkeit fest und machen aus einer errichteten Anlage ein wiederkehrendes Geschäft.
Split, Multi-Split, VRF, Kaltwassersatz, Wärmepumpe, Lüftung. Jede Bauart hat eigene Prüfpunkte; ein Sammelformular bildet keine sauber ab.
Zustand der luftführenden Teile, Filterwechsel mit Maßen und Druckdifferenzen, Reinigung mit Bildern vorher und nachher.
Messstelle, Messgerät, Kalibrierfaktor, Istwert, Sollwert, Abweichung. Ein Wert ohne Angabe, wo gemessen wurde, lässt sich später nicht deuten.
Erklärungen an Bauherren, Betreiber und Behörden über das, was eingebaut und geprüft wurde — je Empfänger anders.
Qualifikation und Auffrischung Ihrer Techniker, Unterweisung zum Kältemittel. Diese Termine hängen am Personal, nicht an der Anlage.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: zwei Wartungsprotokolle, einen Prüfnachweis und die Liste mit Ihren Terminen. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich am schnellsten rechnet. Kostenlos und unverbindlich.
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