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Ob Wohngruppe, ambulante Assistenz, Tagesstätte oder Werkstatt — Ihre Fachkräfte halten täglich fest, was war, und mehrere Stellen wollen es später in ihrer eigenen Form sehen.
Ist diese Dokumentation nicht so gebaut, wie bei Ihnen gearbeitet wird, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Stunden, die abends am Schreibtisch entstehen, mit Geld, das eine unvollständige Aufstellung kostet, mit Fachkräften, die ihre Arbeit zweimal beschreiben, mit Fristen in Köpfen und mit Wochen vor jeder Prüfung.
Was fehlt, ist keine weitere Fachanwendung, sondern eine Erfassung, die den Alltag einmal aufnimmt — in Ihrem Bogen und Ihrer Gliederung. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie; ein einzelner Bogen ist ein tragfähiger Anfang.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Tausende umgesetzte Projekte, darunter diakonische Träger, Einrichtungen der Jugendhilfe und eine Sozialbehörde. Vertraulichkeit ist Standard.
Was im Dienst entsteht, landet zuerst im Buch und später im Bericht, im Nachweis und in einer Aufstellung. Die Folge: bezahlte Arbeitszeit für denselben Sachverhalt, mehrfach.
Das Bundesland gibt das Instrument vor, der Kostenträger die Gliederung, die Aufsicht das Raster. Die Folge: dieselbe Person in mehreren Fassungen beschrieben, jede von Hand.
Die Übergabe läuft im Gespräch, die Absprache am Telefon. Die Folge: Später fehlt der Beleg für etwas, das alle getan haben.
Belehrungen, Nachweise, Pläne und Verläufe liegen in Ordnern, auf Laufwerken, in Programmen und Büchern. Die Folge: Wochen, um zusammenzutragen, was längst da war.
Und dann der Preis, den keine Entgeltverhandlung abbildet. In den meisten Häusern weiß eine Leitungskraft, wo jeder Nachweis liegt, welche Frist läuft und was der Kostenträger zuletzt verlangt hat. Sie kann nicht ausfallen, ohne dass etwas liegen bleibt, und nicht wechseln, ohne dass Wissen mitgeht. Verantwortung, die an einem Menschen hängt, ist kein Vorteil.
Nichts davon entsteht, weil bei Ihnen jemand seine Arbeit nicht versteht. Die Dokumentation ist fachlich geboten und rechtlich verlangt — angegriffen wird nur, dass dieselbe Angabe mehrfach geschrieben wird.
Eine Beobachtung wird dort festgehalten, wo sie entsteht: im Gruppendienst, in der Wohnung der leistungsberechtigten Person, unterwegs. Von da an ist sie überall dieselbe — im Verlauf, im Bericht, im Leistungsnachweis, in der Unterlage für die Aufsicht.
Keine Einrichtung arbeitet wie die nächste, und kein Kostenträger verlangt dasselbe. Genau deshalb ist der Bogen der Knackpunkt. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Alltag sozialer Einrichtungen spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Aufnahme und Prüfordner festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Gruppendienst, Bezugsbetreuung, Leitung, Verwaltung und Qualitätsentwicklung. Jeder sieht, was zu seiner Rolle gehört; besonders geschützte Angaben sehen nur die, die sie brauchen. Gebaut auf Ihr Konzept, nicht auf einen Durchschnitt.
Ihre Fachsoftware für Verwaltung und Abrechnung kann bleiben, wo sie ist. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — bis zur kompletten Software für Ihre Einrichtung, mit Stammdaten, Mitarbeiterverwaltung, Terminplanung und Auswertungen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich, etwa den Wochenbogen, genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Umstellung, sondern eine Frage: Welche Aufschreibung kostet Ihre Fachkräfte am meisten Zeit nach Dienstschluss? Damit fängt man an. Ein Bogen, der führt, rechnet und unterschrieben wird, ist ein Nutzen für sich. Danach kommen Verlauf, Bericht, Nachweis. Zwischen dem einen Bogen und der ganzen Anwendung liegt nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Weg zum Ganzen nicht.
Hier liegt die Achse dieses Zweigs: Vier Stellen geben gleichzeitig vor, wie dokumentiert wird. Das Bundesland bestimmt das Instrument zur Bedarfsermittlung, der Kostenträger die Gliederung des Berichts, die Aufsicht das Prüfraster, Ihr Konzept die Fachsprache. Ein bundesweit tätiger Träger führt deshalb ein Dutzend Fassungen derselben Sache.
Ergebnis: Mehrere Fassungen, aber nur eine Erfassung dahinter.
Stammdaten, Kranken- und Pflegekasse, Rentenversicherung, Grundsicherung und der zuständige Kostenträger mit je eigener Nummer, rechtliche Vertretung mit Wirkungskreis, Diagnosen, Medikation, Hilfsmittel. Dazu Vertrag, Einwilligungen und Schweigepflichtentbindung im selben Zug, mit Unterschrift der Person und ihrer Vertretung.
Ergebnis: Die Stammdaten werden einmal erhoben und danach nie wieder abgeschrieben.
Das Instrument, mit dem in Ihrem Bundesland der Bedarf ermittelt wird, heißt anderswo anders und ist anders gebaut — mehrteilig, mit eigenen Lebensbereichen, teils mit eigener Rechenlogik. Wir bauen genau diese Fassung, vorbelegt mit dem, was ohnehin bei Ihnen steht, samt Zielen je Lebensbereich, Umfang und Überprüfungstermin.
Ergebnis: Sie liefern zu, ohne dasselbe zweimal zu beschreiben.
Im Gruppenbüro, im Flur, in der Wohnung der leistungsberechtigten Person: Datum und Handzeichen setzt das System, Person und Ziel werden ausgewählt, Einschätzungen laufen über Skalen statt Fließtext. Wo längere Beschreibungen nötig sind, geht Sprache statt Tippen. Erfasst wird auch ohne Netz.
Ergebnis: Der Eintrag entsteht im Dienst, nicht nach dem Dienst.
Früh-, Spät- und Nachtdienst geben heute mündlich weiter, was wichtig ist — und genau das ist später nicht auffindbar. Hier steht die Übergabe als kurze, strukturierte Notiz am richtigen Vorgang: was heute war, was morgen ansteht, wer was übernimmt, was offen bleibt. Wer den Dienst beginnt, sieht seine Liste, ohne zu fragen.
Ergebnis: Nichts hängt mehr daran, wer gerade Dienst hatte.
Belegungstage, Abwesenheit mit Grund, Heimfahrten, Krankenhaus, dazu die einzelnen Leistungen mit Datum, Dauer und Inhalt — und, wo verlangt, mit Unterschrift der leistungsberechtigten Person auf dem Gerät. Weil eine Person oft mehreren Kostenträgern zugeordnet ist, fällt aus derselben Erfassung je Träger der richtige Nachweis.
Ergebnis: Kein Abwesenheitstag verschiebt still die Abrechnung.
Zum Ende des Bewilligungszeitraums werden die Einträge nach Ziel und Lebensbereich gefiltert und als Entwurf vorgelegt — in der Gliederung, die dieser Kostenträger verlangt. Die Bezugsbetreuung schreibt daran weiter, statt ein halbes Jahr noch einmal zu lesen. Danach die Fortschreibung mit Verweis auf den Plan davor.
Ergebnis: Der Bericht wird formuliert, nicht rekonstruiert.
Das Verfahren, das heute als Ablaufdiagramm an der Bürotür hängt, wird zum Formular, das führt: Ersteinschätzung, kollegialer Austausch, Fachberatung durch die insoweit erfahrene Fachkraft, Gespräche, Einschätzung, gegebenenfalls Meldung, Schutz- und Hilfekonzept. Jeder Schritt mit Datum, Beteiligten und Freigabe, jede Verzweigung sichtbar.
Ergebnis: Jeder Schritt ist festgehalten und liegt an einer Stelle.
Unfall, Vorfall, unerlaubtes Entfernen, Polizeieinsatz: Aufgenommen wird sofort aus dem Dienst heraus — Hergang, Beteiligte, Sofortmaßnahmen, wer wann informiert wurde. Die Leitung erfährt es im selben Moment, die Meldung an die Aufsicht ist vorbereitet, und die Aufarbeitung hängt am selben Vorgang statt in einer zweiten Ablage.
Ergebnis: Die Meldung ist schnell vorbereitet, und jeder Zeitpunkt ist festgehalten.
Auszahlung an die leistungsberechtigte Person, Quittung, Buchung auf Sachkonto und Kostenstelle — und darüber dieselbe Kette wie auf dem Papierbeleg: sachlich richtig, rechnerisch richtig, angewiesen. Jede Stufe einzeln, mit Name und Datum. Der Kontostand je Person ist jederzeit sichtbar, Belege hängen am richtigen Monat.
Ergebnis: Die Geldverwaltung ist nachvollziehbar, ohne jemanden zu bevormunden.
Belehrungen, Führungszeugnisse mit Wiedervorlagefrist, Fortbildungsnachweise, Fachkraftquote, Konzepte, Pläne und Verläufe liegen an einer Stelle — sortiert nach Person und Prüfkriterium. Was fehlt oder abläuft, steht auf einer Liste, nicht in einem Kopf. Kommt die Aufsicht, ist schnell beisammen, was sie sehen will.
Ergebnis: Die Prüfung findet vor, was ohnehin da ist.
Was einmal festgehalten ist, wird danach verwendet.
Statt aus einem halben Jahr Rückschau vor der Frist.
Am Vorgang, mit Datum, Handzeichen und Zuordnung.
Fortschreibung, Wiedervorlage, Ablauf eines Nachweises — sichtbar, bevor es eng wird.
Auch an jemanden, der Wochen nicht da war.
Und ist am nächsten Tag Zeit für die Menschen, für die Sie da sind.
Und das fällt weg: Einträge abtippen, Stammdaten übertragen, Ordner für die Prüfung zusammenstellen, Abwesenheiten nachmelden, Fristen von Hand nachhalten. Das Gruppenbuch darf bleiben — es hat sich als gemeinsamer Ort bewährt.
Die Posten, die in keiner Entgeltverhandlung auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es in einer Auswertung erscheint. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch. Sichtbar wird es nur als Belastung, die alle spüren.
Für Verwaltung, Abrechnung und Dienstplanung gibt es gute Fachlösungen — sie sehen über Träger hinweg ähnlich aus. Die fachliche Dokumentation sieht nirgends gleich aus. Sie ist Ausdruck Ihres Konzepts und zugleich von außen vorgegeben: vom Bundesland, vom Kostenträger, von der Aufsicht. Alle vier zugleich bildet keine Standardmaske ab.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: für einen Träger eine fortlaufende Dokumentation über 57 Seiten mit Wochenbögen und einer Jahresauswertung, die sich selbst rechnet; für eine Aufsichtsbehörde ein Erhebungsbogen über 37 Seiten; ein Landes-Planungsinstrument mit den Abschnitten A bis N. Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben fachliche Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrer Einrichtung an, sondern Ihre Einrichtung der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren. Wo Verwaltungskosten über verhandelte Entgeltsätze zurückverdient werden müssen, ist das kein Preisargument, sondern ein struktureller Unterschied. Wie andere Häuser der öffentlichen Hand das lösen, zeigt die Branchenübersicht.
Ja, der Normalfall: Sie führt Stammdaten und Abrechnung und wird angebunden. Auf Wunsch lösen wir auch diese Teile schrittweise ab.
Dann werden es mehrere Fassungen mit einer Erfassung dahinter.
Dann bekommt jede Gliederung ihre Ausgabe aus denselben Einträgen.
Deshalb wird angetippt statt geschrieben; die Schulung dauert eine Dienstbesprechung.
Erfasst wird offline und später synchronisiert.
Rollen und Sichtbarkeiten werden fein geschnitten, auf Wunsch mit Betrieb in Ihrer Umgebung.
Ihre Vorgaben dazu nehmen wir von Anfang an auf; die Bewertung bleibt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Dann liegt geordnet vor, was Sie festgehalten haben, sortiert nach Person und Kriterium.
Dafür gibt es die Seite für gemeinnützige Träger.
Das beschreibt die Seite für Vereine und Verbände.
Es gehört Ihnen, ohne Lizenzkosten.
Das hängt vom Umfang ab. Angebot und Unterlagen richten wir nach Ihrem Beschaffungsweg und Ihren Gremien aus: klar abgegrenzte Leistungen zum Festpreis, größere Vorhaben nach Anforderungsaufnahme als Festangebot, Modul für Modul.
Hier wird nicht dokumentiert, weil jemand Ordnung liebt, sondern weil jede Entscheidung nachvollziehbar bleiben muss — gegenüber der Person selbst, ihrer rechtlichen Vertretung, dem Kostenträger und der Aufsicht. Die Dokumentation schützt beide Seiten: die Menschen, um die es geht, und die Fachkräfte.
Eine Person hängt gleichzeitig an mehreren Trägern und Kassen, je mit eigener Nummer. Diese Zuordnung entscheidet, wer welche Leistung bezahlt.
Wer für welchen Bereich entscheiden darf, gehört an den Anfang der Akte — sonst fehlt jeder Unterschrift die Grundlage.
Zweckbezogen, benannt und widerruflich. Ohne sie fließt zwischen Einrichtung, Arzt, Schule und Amt nichts.
Sie erhebt Beeinträchtigungen, Ressourcen und Wünsche über die Lebensbereiche hinweg. Das Instrument dafür ist Landessache und sieht überall anders aus.
Ziele, Leistungen, Umfang, Zuständigkeiten, Überprüfungstermin. Er wird nicht neu gemacht, sondern fortgeschrieben — mit Bezug auf den Plan davor.
Der laufende Alltag mit Blick auf die vereinbarten Ziele — Grundlage für alles, was später nach außen geht.
Belegungstage, Heimfahrten, Krankenhaus. Jeder Tag verändert die Abrechnung und ist zu melden.
Datum, Dauer und Inhalt je Leistung, häufig gegengezeichnet. Was hier fehlt, wird nicht vergütet.
Hergang, Beteiligte, Sofortmaßnahmen, Information der Aufsicht. Zu melden ist unverzüglich, und das Datum zählt.
Einschätzung, Fachberatung durch eine insoweit erfahrene Fachkraft, Gespräche, gegebenenfalls Meldung, Schutzkonzept — lückenlos.
Qualifikationen, Fachkraftquote, Fortbildungen, Führungszeugnisse mit Wiedervorlage, Belehrungen zu Aufsicht und Schweigepflicht.
Angemeldet oder unangemeldet, mit Stichprobe einzelner Personen. Geprüft wird, ob auffindbar und nachvollziehbar ist, was verlangt war.
Eingangsverfahren, Berufsbildungs- und Arbeitsbereich bringen eigene Nachweise mit — Beschäftigung und Teilhabe in einem.
Bringen Sie mit, womit Sie heute arbeiten: einen Wochenbogen, die Berichtsgliederung eines Kostenträgers, die Liste mit den Fristen. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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