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Ob Mietverwaltung, WEG-Verwaltung oder beides: Sie führen Gebäude, die anderen gehören — und schulden für jeden Schritt Rechenschaft.
Solange Ihr Tagesgeschäft nicht Ihren eigenen Abläufen folgt, zahlen Sie täglich dafür: mit Arbeitszeit, die in der zweiten Erfassung derselben Angaben verschwindet; mit Geld, das am Jahresende niemand vermisst; mit Abenden am Schreibtisch; mit Unterbrechungen, die jede Stunde zerteilen; und mit Eigentümern und Mietern, die länger auf Antwort warten, als nötig wäre.
Sie brauchen kein Programm, das Ihnen seine Reihenfolge vorgibt, sondern eine Lösung, die Ihre gewachsenen Bögen so lässt, wie sie sind. Wie viel daraus wird, bestimmen Sie: Ein einzelner Bogen ist ein vollwertiger Anfang.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Formularsätze für Immobilienunternehmen. Konzeption und Entwicklung im eigenen Haus, ein fester Ansprechpartner vom Erstgespräch bis zum Ausbau.
Der Rundgang findet den Mangel, der Bogen wandert in den Ordner, und niemand macht daraus einen Auftrag mit Frist. Die Folge: Derselbe Punkt steht nächstes Jahr wieder im Protokoll — nur teurer.
Von der Bewerbung bis zu jedem Antrag werden Name, Einheit und Mieternummer erneut erfasst. Die Folge: bezahlte Stunden ohne ein einziges neues Ergebnis.
Zählerstand, Wohnungszustand, der geräumte Zuweg im Januar: Zustände, die am nächsten Tag verschwunden sind. Die Folge: Sie zahlen, obwohl Sie richtig gehandelt haben.
Prüfberichte und Nachweise kommen von der ausführenden Seite so herein, wie es der Absender gewohnt ist. Die Folge: eine Fristenübersicht, die veraltet, während sie entsteht.
Und dann der Preis, der auf keiner Abrechnung steht. Welcher Beschluss vor sechs Jahren gefasst wurde und welcher Handwerker an welchem Haus ohne Rückfrage arbeiten darf, steht in einem einzigen Kopf. Wer so unentbehrlich ist, kann nicht krank werden und seinen Bestand auch nicht übergeben.
Keins dieser Probleme hat mit fachlichem Können zu tun. Jedes hat damit zu tun, dass eine Angabe zu spät kommt, beim Falschen landet oder nicht mehr auffindbar ist — und das lässt sich abstellen.
Das Mietverhältnis läuft ereignisgetrieben, das Jahr der Gemeinschaft im festen Takt, der Objektbetrieb ununterbrochen. Alle drei betreffen dieselben Häuser und dieselben Einheiten — und brauchen deshalb keine drei Ablagen, sondern eine gemeinsame Stelle.
Wie groß das ausfällt, entscheidet allein, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Begehung und Beschluss-Sammlung festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuell programmierte Webanwendung in der Cloud: Verwaltung, Buchhaltung, Hausmeister, die Kollegin im Außentermin und auf Wunsch auch Beirat und Eigentümer arbeiten gleichzeitig darin. Jeder bekommt die Sicht seiner Rolle, der Stand gilt für alle. Gebaut wird sie auf die Art, wie Ihr Büro seinen Bestand führt — nicht auf einen Durchschnitt.
Ihre Verwaltungssoftware für Abrechnung und Stammdaten kann bleiben, wo sie ist: Dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — bis zur kompletten Unternehmenssoftware, in der auch Angebote, Rechnungen und die Kundenverwaltung laufen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen klar umrissenen Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Es beginnt nicht mit einer Einführung, sondern mit der Frage, welcher Vorgang in Ihrem Büro am häufigsten stockt. Genau dort setzt das Projekt an. Ein Begehungsbogen, der Fotos aufnimmt und am Ende eine Mängelliste mit Fristen ausgibt, trägt sich bereits allein. Mieteranliegen, Objektstamm und die Kette bis zur Abrechnung folgen, wenn Sie es wollen.
Ergebnis: Sie binden sich an den ersten Nutzen, nicht an einen Endausbau.
Üblich ist, dass der einzelne Vorgang die Hauptsache ist. Bei Ihnen ist er der kürzeste Teil: Mandate laufen aus, Mieter ziehen um, die Wohnung bleibt zwei Jahrzehnte dieselbe. Getragen wird deshalb vom Objekt über das Gebäude und die Einheit bis zum einzelnen Vorgang. Adresse, Flächen, Zähler, Schlüssel, Miteigentumsanteil und Ansprechpartner entstehen genau einmal.
Ergebnis: Miete, Gemeinschaft und Objektbetrieb teilen sich einen Bestand.
An jedem Objekt hängt, was keine Adressliste kennt: Verwaltungsart, Beirat, Hausmeister, Zugangsregelung, Fundort des Schlüssels und die Grenze, bis zu der ohne Rückfrage beauftragt werden darf. Bei Gemeinschaften kommt die teuerste Frage des Bestands dazu — gehört dieser Mangel zum Sonder- oder zum Gemeinschaftseigentum. Sie wird hinterlegt statt jedes Mal neu diskutiert.
Ergebnis: Wer zum Termin fährt, muss vorher niemanden anrufen.
Dach, Fassade, Fenster, Hauseingang, Treppenhaus, Keller, Außenanlagen: je Prüfpunkt ein Status — nicht geprüft, Mangel, in Ordnung —, je Bereich die erforderliche Maßnahme, die Umsetzungsfrist und das Foto direkt am Befund. Am Ende steht kein abgelegtes Blatt, sondern eine Mängelliste je Objekt, in der jeder Eintrag einen Zuständigen und ein Datum trägt.
Ergebnis: Der Rundgang endet in einer Aufgabe statt in einem Ordner.
Zuwege, Treppenhausbeleuchtung, Räumung im Winter, Spielplatz, Bäume: ein Gang, je Punkt ein Häkchen, ein Foto und ein Kürzel mit Zeitstempel. Dasselbe gilt für die Kontrolle des Dienstleisters, dem Sie diese Arbeiten übertragen haben — auch sie ist ein Nachweis. Nach einem Sturz im Treppenhaus wird nicht gefragt, ob geräumt wurde, sondern ob es festgehalten ist.
Ergebnis: Der Nachweis existiert, bevor jemand ihn verlangt.
Heute kommen Meldungen per Telefon, per E-Mail, über den Hausmeister und als Zettel im Briefkasten und landen in vier verschiedenen Ablagen. Stattdessen ein Formular je Anliegen, das Objekt, Einheit, Melder, Ort des Mangels, Foto und Dringlichkeit mitnimmt — ausfüllbar auch von jemandem, der keinen Zugang zu Ihrem System hat.
Ergebnis: Sie führen eine Mängelliste je Objekt statt eines Postfachs.
Der Instandhaltungsauftrag entsteht aus der Meldung heraus, samt Fotos, Zugangsregelung, Ansprechpartner vor Ort und Kostenrahmen — nicht als Beschreibung, die jemand neu formuliert. Nach der Ausführung steht die Abnahme an derselben Stelle: erbracht ja oder nein, Restmängel, Freigabe, Zuordnung zum Verteilerschlüssel.
Ergebnis: In der Jahresabrechnung steht keine Position, zu der niemand mehr etwas weiß.
Aufzug, Heizung, Trinkwasser, Rauchwarnmelder, Brandschutz, Lüftung: Die Berichte kommen von zehn Firmen in zehn Formaten und landen in ebenso vielen Postfächern. Hier hängt jeder Bericht an seiner Anlage, mit Prüfdatum, Befund und nächster Fälligkeit. Zwei Übersichten steuern den Monat: fällig und noch kein Termin, überfällig ohne Termin.
Ergebnis: Die Fristenübersicht je Objekt entsteht, statt gebaut zu werden.
Die Raumliste entsteht aus der Einheit, nicht aus einem starren Papierraster: je Raum Wände, Decken, Fenster, Türen, Heizkörper, Bodenbelag und Zimmerschlüssel, jede Zeile mit Foto am Befund. Schlüssel- und Zählertabelle wachsen um so viele Zeilen, wie gebraucht werden. Beim Auszug steht das Einzugsprotokoll derselben Wohnung daneben.
Ergebnis: Schaden oder Abnutzung wird verglichen, nicht erinnert.
Untervermietung, Tierhaltung, Namensänderung, Schlüsselbestellung, Beschwerde, Kündigungseingang: heute sechs Briefvordrucke mit Druck-, Post- und Scanrunde für jeweils fünf Felder. Stattdessen eine Strecke, die nach dem Anliegen die passenden Felder zeigt, vom Büro mit Objekt, Einheit und Mieternummer vorbefüllt und als Link verschickt wird.
Ergebnis: Aus einer Papierrunde wird ein Vorgang mit Entscheidung.
Anwesenheit und Vertretung, Vollmachten, Stimmanteile nach Köpfen oder Miteigentumsanteilen, wie Ihre Gemeinschaft es regelt: Die Liste wird aus der Gemeinschaft erzeugt und im Saal abgehakt. Je Tagesordnungspunkt werden Ja, Nein und Enthaltung erfasst, das Verhältnis rechnet die Maske. Weil die Verkündung zur Versammlung gehört, muss das Ergebnis dort stehen, nicht am nächsten Morgen.
Ergebnis: Sie verkünden ein gerechnetes Ergebnis, kein geschätztes.
Die Niederschrift ist nicht die Beschluss-Sammlung: Das eine hält die Versammlung fest, das andere führt jeden verkündeten Beschluss fortlaufend nummeriert und datiert über Jahrzehnte fort, mit Vermerk, wenn er angefochten oder aufgehoben wird. Beide entstehen aus derselben Erfassung. Wirtschaftsplan, Abrechnung und Bericht greifen auf dieselben Zahlen zu.
Ergebnis: Beim Verwalterwechsel ist der Bestand geordnet, nicht rekonstruiert.
Was auffällt, bekommt sofort einen Zuständigen und eine Frist.
Wer nach Objekt, Einheit oder Beschluss fragt, bekommt die Antwort im Gespräch.
Wer ohne Konto und ohne Ausdruck antworten kann, antwortet — mit Anlage und Unterschrift.
Weil er dort entstand, wo der Zustand war, und seitdem am Objekt hängt.
Offene Mängel, fällige Prüfungen und liegen gebliebene Anliegen ergeben sich von selbst.
Die Abwicklung wächst mit dem Bestand, die Belegschaft nicht.
Und das entfällt: Bögen nachtragen, Handyfotos dem Befund zuordnen, Prüftermine aus zehn Postfächern zusammensuchen, Briefvordrucke drucken und einscannen, den Stand durchtelefonieren. Der Aushang im Hausflur bleibt — er erreicht auch die, die keine App öffnen.
Posten, die in keiner Auswertung erscheinen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte — überschreiben Sie sie im Erstgespräch mit Ihren eigenen Zahlen.
Für Stammdaten, Buchhaltung und Abrechnung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jeder Verwaltung gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Wie ein Mangel bei Ihnen zur Beauftragung wird und worauf der Nächste wartet, ist bei Ihnen anders als im Büro nebenan.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: Eine einzige Verwaltung hat acht Formulare bei uns bauen lassen — von der Tierhaltung bis zum Lastschriftmandat —, alle acht auf ihrer eigenen Vorlage, weil jedes ihren eigenen Ablauf abbildet. Ihr Lärmprotokoll führt die Zeugenunterschrift in jeder Zeile mit; neun vorgedruckte Zeilen sind entweder zu viele oder zu wenige, nie genau richtig.
Ob dieser Weg objektiv der beste ist, muss niemand entscheiden: Es ist Ihrer, und Sie haben Gründe dafür. Sonst richtet sich am Ende nicht das Programm nach Ihrem Büro, sondern Ihr Büro nach dem Programm. Mit der Abnahme geht alles in Ihr Eigentum über — unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren.
Davor und daneben. Im Regelfall bleibt sie und bekommt eine Schnittstelle; wollen Sie sie später ablösen, geht auch das — schrittweise.
Die arbeiten mit ihrer Checkliste. Ihre Prüfpunkte und Zustandsstufen sind Ihre.
Ja, sie sind die beste Grundlage, die es gibt — nur ohne Abschreiben.
Ja: Vollmachten, Miteigentumsanteile, Auszählung im Saal — und daraus Niederschrift und Eintrag für die Beschluss-Sammlung.
Dann wird offline erfasst, per Auswahl statt Tastatur.
Nein. Ein Link genügt, vorbefüllt mit Objekt und Einheit, ohne Anmeldung und ohne App.
Wo Sie es wollen, auch auf Ihrem eigenen Server. Wir arbeiten unter Verschwiegenheit.
Wenn Sie wollen, mit eigener Sicht je Gemeinschaft und ohne Zugriff auf alles Übrige.
Sie gehört Ihnen, gebührenfrei. Vor der Beauftragung wissen Sie, woran Sie sind: Festpreis für klar abgegrenzte Teile, sonst Festangebot oder Stundenbasis.
Eine Verwaltung stellt fast nichts her. Sie stellt fest: einen Zustand, einen Mangel, eine Mehrheit, eine Übergabe. Und weil sie über fremdes Eigentum entscheidet, muss sie belegen können, dass sie es festgestellt hat. Seit Oktober 2024 kann eine Eigentümerversammlung zudem per Beschluss rein virtuell stattfinden.
Der turnusmäßige Rundgang durch Dach, Fassade, Treppenhaus, Keller und Außenanlagen — je Prüfpunkt Status, Maßnahme und Frist, in Wort und Bild.
Zuwege, Beleuchtung, Räumdienst, Spielgeräte, Bäume. Er belegt, dass hingesehen wurde — gebraucht wird er erst, wenn es zu spät ist, ihn zu erstellen.
Fast überall wird der Mangel festgehalten, fast nirgends seine Behebung. Erst die zweite Unterschrift schließt den Vorgang nachweisbar ab.
Zustand je Raum, Zählerstände, Schlüssel, Mängel mit Frist, Unterschrift beider Seiten. Was hier nicht steht, gilt später als nicht dagewesen.
Derselbe Termin, andere Folge: Der Ist-Zustand wird gegen das Einzugsprotokoll gehalten — der Unterschied zwischen Abnutzung und Schaden.
Einheit, Zählernummer, Stand und das Foto als Beleg. Ohne die Zuordnung lässt sich ein Wert ein Jahr später nicht mehr verteidigen.
Untervermietung, Tierhaltung, Namensänderung, Schlüsselbestellung: Massengeschäft mit gleichen Kopfdaten und einer Entscheidung, die belegt gehört.
Datum, Beginn, Ende, Beschreibung und Zeugen je Vorfall. Die Zahl der Zeilen steht vorher nie fest — dass jede belegt sein muss, schon.
Sie entscheiden über die Wirksamkeit der ganzen Versammlung. Die Anträge selbst stammen aus Angeboten, Befunden und Anliegen.
Wer anwesend ist, wer vertreten wird und mit welchem Anteil abgestimmt wird — gezählt wird nach Köpfen oder Anteilen, je nach Regelung der Gemeinschaft.
Sie hält unverzüglich fest, was beschlossen wurde, und wird von mehreren unterschrieben — aus Notizen, die beim Moderieren entstanden.
Ein eigenes Dokument neben der Niederschrift, fortlaufend nummeriert und datiert, über Jahrzehnte geführt. Beim Verwalterwechsel wird zuerst danach gefragt.
Bringen Sie mit, was täglich umläuft: den Begehungsbogen, das Übergabeprotokoll, zwei Mieteranträge. Daran zeigen wir, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt — kostenlos und unverbindlich. Wer auch vermittelt, findet das Maklergeschäft hier.
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