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Ob Stadtkurier, Direktfahrt über Land, feste Tagestour oder Spezialtransport für Labor und Apotheke: Bei Ihnen entsteht der Umsatz in vielen kleinen Vorgängen, und jeder muss belegt sein.
Ist dieser Belegweg nicht auf Ihren Betrieb zugeschnitten, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Arbeitszeit, die im Nachtragen verschwindet, mit Leistung, die niemand bestätigt hat, mit Fahrten, die unbezahlt bleiben, mit Abenden voller Nacharbeit und mit Auftraggebern, die warten.
Sie brauchen kein System, das Ihnen seinen Beleg vorschreibt, sondern eines, das Ihren abbildet: Ihre Felder, Ihre Reihenfolge, Ihre Auftraggeber. Ein einzelner Beleg ist ein vollwertiger Anfang.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Tausende umgesetzte Projekte, darunter mobile Anwendungen für temperaturgeführte Transporte. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Sie entsteht in Sekunden, an der Tür, im Regen. Fehlt sie oder ist sie unleserlich, ist die Fahrt gefahren und die Rechnung nicht stellbar.
Wartezeit, Etage, Fehlfahrt, Mehrwegbehälter: alles Positionen, alles unterwegs, alles ohne Formular. Die Folge: Marge, die Sie verschenken.
Einer nimmt an, einer notiert, einer scannt, einer tippt nach. Die Folge: bezahlte Zeit ohne einen Meter Strecke.
Aufträge stehen im System, Kontrollen daneben in Ordnern — bei fremden Fahrern nicht einmal das. Die Folge: Nachweise, die fehlen, wenn jemand fragt.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer disponiert, kennt jeden Auftraggeber, jede Adresse, jeden Fahrer und jede Ausnahme — nimmt Aufträge an, während das nächste Telefon klingelt, und sortiert abends die Belege. Ein Betrieb, der an einem Kopf hängt, ist keine Freiheit, sondern eine Fessel.
Keins davon entsteht, weil Ihre Fahrer ihre Arbeit nicht könnten. Jedes entsteht, weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist. Das lässt sich abstellen.
Eine Angabe entsteht dort, wo sie anfällt, und hängt von da an am Vorgang: am Auftraggeber, am Auftrag, an der Sendung. Was an der Tür bestätigt wurde, ist in der Abrechnung dieselbe Angabe — und beim Auftraggeber, bevor er nachfragt.
Wie groß das ausfällt, entscheidet der Umfang, nicht die Kategorie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Auftragsannahme und Gutschrift festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Zentrale, Abrechnung, die Fahrer draußen und auf Wunsch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe.
Bedient wird sie einhändig, im Stehen, mit großen Flächen und Auswahl statt Tastatur, auch ohne Empfang im Treppenhaus. Das ist keine Bequemlichkeit: Wer bei jedem Stopp zwanzig Sekunden hat und wechselnde Fahrer einsetzt, braucht eine Maske, die ohne Schulung führt. Disposition, Kundenverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — bis zur kompletten Unternehmenssoftware, in der auch Angebote und Rechnungen laufen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Wie viel von Ihrem Ablauf soll hinein? Ein Ablieferbeleg mit Uhrzeit, Foto, Vorbehalt und Unterschrift trägt sich allein. Der Wartezeitnachweis ist der nächste Schritt, die Strecke von der Annahme bis zur Gutschrift das Ziel. Zwischen Formular und Anwendung liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Beleg an und halten den Weg zur ganzen Kette offen.
Tourenplanung und Ortung gibt es fertig zu kaufen — den Beleg, der Ihre Leistung festhält, nicht. Deshalb hängt hier alles an der Kette aus Auftraggeber, Auftrag, Sendung und Übergabe. Am Auftraggeber stehen Kostenstelle, Preisliste, Zuschlagsregeln, Belegzuschnitt und Meldeweg; an der Sendung alles, was später abgerechnet oder bestritten wird.
Ergebnis: Der Nachweis wächst neben Ihrer Disposition, nicht gegen sie.
Der Auftrag kommt per Telefon, Mail, Portal oder Nachricht — und landet in derselben Maske: Auftraggeber, Kostenstelle, Abhol- und Zustelladresse mit Ansprechpartner, Etage und Zugangshinweis, Zeitfenster, Packstücke, Gewicht, Maße, Sonderanforderungen wie Kühlung oder Nachnahme. Daraus entsteht der Preis aus hinterlegter Fahrzeugklasse und Entfernung.
Ergebnis: Der Zettel neben dem Telefon ist nicht länger der einzige Auftragsbeweis.
Die Tagesübersicht zeigt, welcher Fahrer wo ist, was offen ist und welches Zeitfenster gleich kippt. Zugewiesen wird auf das Gerät im Fahrzeug, mit Reihenfolge der Stopps, Ansprechpartner und Zugangshinweis. Wird umgeplant, sieht der Fahrer die Änderung, ohne dass jemand anruft — und der alte Stand verschwindet, statt als zweite Wahrheit weiterzuleben.
Ergebnis: Whiteboard und Zuruf sind nicht mehr das Gedächtnis Ihrer Zentrale.
Abfahrtkontrolle, Führerscheinkontrolle und Fahrzeugübergabe mit Vorschadenfoto hängen am selben Fahrzeug wie der Auftrag. Direkt daneben das Tageskontrollblatt: vier große Kacheln für Lenken, Arbeit, Pause und Ruhe, Zeitstempel beim Tippen, Kilometerstand als einziges echtes Eingabefeld, Summenprüfung auf volle vierundzwanzig Stunden.
Ergebnis: Das Blatt ist am Ende der Schicht fertig, nicht abends am Küchentisch.
Der Beleg, den fast niemand erzeugt — und der über jeden späteren Schaden entscheidet. Erfasst werden Uhrzeit, tatsächliche Anzahl und Art der Packstücke, Zustand der Verpackung per Auswahl, Foto bei Auffälligkeiten, Plomben- oder Behälternummer, Name des Übergebenden und dessen Unterschrift. Weicht etwas vom Auftrag ab, steht es hier und nicht in einer Erinnerung.
Ergebnis: Sie haben einen Ausgangszustand statt einer Behauptung.
Ein Kringel auf einem Display beweist wenig. Deshalb führt die Maske in drei Schritten: Empfängername in Druckschrift, Anzahl der Packstücke, Uhrzeit — und dann der Vorbehalt als Auswahl statt als Häkchen: Verpackung beschädigt, Anzahl weicht ab, Annahme verweigert, an eine andere Person übergeben. Dazu Foto, Standort und Unterschrift.
Ergebnis: Der Nachweis sagt, an wen und in welchem Zustand — nicht nur, dass gescannt wurde.
Nicht jede Fahrt endet mit einer Unterschrift, und auch das ist eine Leistung. Erfasst werden Zeitpunkt des Versuchs, Grund des Scheiterns per Auswahl, ob benachrichtigt wurde, der vereinbarte zweite Termin, die Rückführung ins Fahrzeug oder Depot und die Rückgabe an den Auftraggeber mit Gegenzeichnung. Der Auftraggeber erfährt es sofort statt am Folgetag.
Ergebnis: Auch die Fehlfahrt ist belegt — und damit abrechenbar.
Hier liegt das Geld, das am häufigsten verloren geht. Die Wartezeit läuft über eine große Start- und Stopp-Fläche mit Zeitstempel und Gegenzeichnung, die Etage steht als Auswahl bereit, Sperrgut, zweite Person, Nacht und Wochenende als Kacheln. Jede gesetzte Kachel wird zur Rechnungsposition, mit Uhrzeit und Bezug zur Sendung.
Ergebnis: Wartezeit ist mit Uhrzeit und Gegenzeichnung belegt, statt aus dem Gedächtnis geschätzt.
Ihre Auftraggeber sind unterschiedlich weit, und das bleibt so. Die Klinik will die Datei in ihrem Format, die Apothekenkette ihre Referenznummer auf dem Beleg, der Industriekunde seine Pflichtfelder, die Behörde ein unterschriebenes Blatt. Hinterlegt wird das einmal je Kunde; der Fahrer sieht nur die Maske, die zu diesem Stopp gehört.
Ergebnis: Papier und Datei laufen nebeneinander, ohne doppelte Arbeit.
Wenn Sie Proben, Arzneimittel oder Blutkonserven fahren, ist der Nachweis der eigentliche Auftrag. Erfasst werden der vereinbarte Temperaturkorridor, Tiefst- und Höchstwert über die Fahrt, die Zeit zwischen Abnahme und Ablieferung, die Plombennummer und die Übergabe an eine namentlich benannte Person statt an den Empfang. Dazu das Behälterkonto je Kunde.
Ergebnis: Der Nachweis, für den Ihr Auftraggeber Sie bezahlt, entsteht automatisch mit.
Fremde Fahrer bringen einen zweiten Verwaltungsstrang mit, den keine Dispositionssoftware vorsieht. In der Akte liegen Unternehmerbescheinigung, Versicherungsnachweise, Führerschein und Fahrzeugdaten — jeweils mit Gültigkeitsdatum und Hinweis vor Ablauf. Aus denselben Daten wie die Kundenrechnung entsteht die Gutschrift je Tour, samt Abzügen.
Ergebnis: Eine abgelaufene Bescheinigung meldet sich, bevor jemand danach fragt.
Nicht mit dem Tag, an dem der Beleg im Büro ankommt.
Erfasstes wird weiterverwendet statt abgetippt oder nachgescannt.
Eine Erfassung, mehrere Ausgaben.
Die Maske führt durch den Stopp, statt Einarbeitung zu verlangen.
Was abläuft, meldet sich vorher — auch beim fremden Fahrer.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Belege sortieren und nachscannen, Uhrzeiten nachtragen, Zuschläge aus dem Gedächtnis rekonstruieren, Bescheinigungen in Mailanhängen suchen, telefonisch Auskunft geben. Der unterschriebene Durchschlag darf bleiben — manche Auftraggeber wollen ihn, und die Anwendung erzeugt ihn.
Die Posten, die in keiner Bilanz stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es mit Ihnen durch.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche fast überall gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Hier kommt hinzu, dass Ihre Auftraggeber mitschreiben, wie ein Nachweis auszusehen hat — und sich untereinander nicht einig sind.
Beim wichtigsten Dokument Ihres Gewerbes gibt es deshalb gar keinen Standard: Der Ablieferbeleg ist kein einheitlicher Vordruck, sondern in jedem Betrieb und für jeden Auftraggeber ein anderer. Genau deshalb behandeln ihn die fertigen Systeme als Häkchen — Unterschrift, Foto, fertig. Wie ein Auftraggeber seine eigenen Pflichtfelder oder seinen Vorbehaltskatalog hineinbekommt, beschreibt keines davon.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür — oft die Ihrer Kunden. Sonst passt sich am Ende der Betrieb der Software an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Daneben: Sie plant Touren und verfolgt Sendungen — Ihren eigenen Beleg kennt sie nur als Häkchen.
Nein, der Zuschnitt wird je Kunde hinterlegt.
Ja. Erfasst wird offline und übertragen, sobald wieder Empfang da ist.
Nur wenn es Arbeit abnimmt: große Flächen, Auswahl statt Tippen, Foto statt Beschreibung.
Über einen Zugang mit eigener Akte — Fristen laufen mit, die Gutschrift entsteht aus denselben Daten.
Ja, es hängt an Fahrer und Fahrzeug und wird über Zeitkacheln geführt.
Nein, ein Link genügt — sie sehen nur ihre eigenen Sendungen.
Ja: Unterschrift auf dem Display, PDF an den Auftraggeber, Ausdruck auf Wunsch.
Im Gegenteil: dieselben Felder, dieselbe Reihenfolge, nur ohne Abschreiben.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenz- oder Nutzergebühren. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis; größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme.
Im Kurierdienst entsteht ein Dokument nicht aus Ordnungsliebe. Es hält einen Vorgang fest, der Sekunden dauert und danach nicht mehr überprüfbar ist: was übergeben wurde, an wen, wann und in welchem Zustand. Anders als in der Spedition, wo ein Frachtbrief die Sendung begleitet, bleibt hier ein einziger Beleg — und er entsteht an der Tür.
Auftraggeber, Adressen mit Ansprechpartner und Etage, Zeitfenster, Packstücke. Hier wird zugesagt, was später zu belegen ist.
Uhrzeit, Anzahl, Zustand der Verpackung, Name und Unterschrift des Übergebenden. Ohne diesen Ausgangspunkt lässt sich kein Schaden zuordnen.
Uhrzeit, Empfängername in Druckschrift, Anzahl, Unterschrift. Das einzige Dokument, das die erbrachte Leistung beweist.
Eine konkrete Beschreibung der Fehlmenge oder Beschädigung trägt weiter als ein pauschaler Vermerk — und entscheidet, wer zahlt.
Zeitpunkt des Versuchs, Grund, Benachrichtigung, zweiter Termin, Rückgabe an den Auftraggeber mit Gegenzeichnung.
Beschreibung, Fotos, Zeitpunkt, Gewicht und Wertangabe. Was hier fehlt, fehlt in der Regulierung.
Von- und Bis-Uhrzeit, Etage, Sperrgut, zweite Person, Fehlfahrt — gegengezeichnet, sonst nicht durchsetzbar.
Grundpreis, Kilometer, Zuschläge und Nachnahmen je Einzelsendung, gebündelt je Auftraggeber.
Beginn und Ende von Lenkzeit, Arbeit, Bereitschaft und Ruhe, Kilometerstände, Unterschrift. Bei Fahrzeugen ohne Fahrtenschreiber der einzige Zeitnachweis — und der Betrieb steht dafür gerade.
Beleuchtung, Reifen, Bremsen, Ladungssicherung, Prüfdatum und Prüfer. Wer Fahrzeuge hält, muss beides belegen können.
Unternehmerbescheinigung, Versicherungsnachweise, Freistellungsbescheinigung, Eintrag im Anbieterverzeichnis — dazu die Gutschrift je Tour mit Abzügen.
Vereinbarter Korridor, Tiefst- und Höchstwert, Zeit zwischen Abnahme und Übergabe, benannte empfangende Person. Daran hängt der Auftrag des Labors.
Bringen Sie mit, was heute im Umlauf ist: einen Ablieferbeleg, ein Tageskontrollblatt, die Zuschlagsliste des letzten Monats. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich lohnt — auch neben den anderen Zweigen dieser Branche. Kostenlos und unverbindlich.
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