Ob Krippe, Kindergarten, Hort oder Trägerverbund — Ihr Haus ist klein, die Zahl der Stellen, denen es etwas belegen muss, ist es nicht.
Ist dieses Papierwesen nicht auf Ihr Haus zugeschnitten, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Leitungszeit nach Feierabend, mit Fachkräften, die Zettel einsammeln statt in der Gruppe zu stehen, mit Angaben, die dreimal neu entstehen, mit Geld, das an einer handgerechneten Stundensumme hängt, und mit Eltern, die viermal erinnert werden.
Sie brauchen keine weitere Anwendung, die Ihnen ihren Ablauf vorgibt, sondern eine Erfassung, die Ihr Haus abbildet: Ihre Verträge, Ihre Bögen, Ihre Vorgaben. Ein einzelner Vordruck ist ein vollwertiger Anfang.
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Tausende umgesetzte Projekte, darunter der Vertrags- und Änderungssatz einer Kinderbetreuungsorganisation. Fester Ansprechpartner, Festpreis.
Was Sie hinausgeben, kommt spät, unvollständig oder gar nicht zurück. Die Folge: wochenlanges Erinnern, und die Grundlage fehlt trotzdem.
Betreuungszeit je Tag, Woche und Monat ist Aufsichtsnachweis, Rechnung und Meldung zugleich — und entsteht handschriftlich. Die Folge: Was in der Kladde fehlt, fehlt im Geld.
Beobachtet wird zwischen zwei Kindern, aufgeschrieben wird später aus dem Gedächtnis. Die Folge: Arbeitszeit, die niemand beauftragt hat.
Führungszeugnis, Belehrungen, Masernschutz, Vorsorgeuntersuchung, Vertragsfrist: fünf Intervalle, fünf Ordner. Die Folge: Abgelaufenes fällt auf, wenn jemand danach fragt.
Und dann der Preis, der nirgends als Position auftaucht. Ihre Leitung steht vormittags in der Gruppe und sitzt abends über dem, was von außen hereinkommt. In einer Erhebung unter Kita-Leitungen in Rheinland-Pfalz (2017) fiel die Verwaltungsarbeit zu 57 Prozent außerhalb der Arbeitszeit an. Ein Haus, dessen Gedächtnis in einem Kopf liegt, ist verwundbar.
Nichts davon liegt daran, dass bei Ihnen jemand schlecht arbeitet, sondern daran, dass eine Angabe dort entsteht, wo sie niemand braucht, und dort fehlt, wo sie gebraucht wird.
Alles, was Sie über ein Kind und seine Familie aufschreiben, sind im Kern dieselben dreißig Angaben — Sie schreiben sie nur an siebzehn Stellen auf. Entsteht eine Angabe dort, wo sie zuerst bekannt ist, steht sie in jedem Blatt, das folgt.
Wie groß das ausfällt, entscheiden Sie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Kita-Jahr in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Leitung, Gruppen, Küche, Trägerverwaltung und auf Wunsch die Eltern über einen Link. Jeder sieht seinen Ausschnitt, und alle denselben Stand. Gebaut wird sie auf den Ablauf Ihrer Einrichtung, nicht auf einen allgemeinen.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDF-Dokumente und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt. Buchhaltung und Kontaktverwaltung bleiben, wo sie sind, ebenso das Meldeverfahren Ihrer Kommune. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel dazwischen.
Am Anfang steht keine Systemumstellung, sondern die Frage, welches Blatt bei Ihnen am häufigsten über den Tisch geht. Ein einziger Vordruck, der führt, rechnet und unterschrieben wird, ist für sich eine Entlastung. Die Aufnahmestrecke dahinter ist der zweite Schritt, das ganze Kita-Jahr das Ziel. Dazwischen liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen klein an, ohne sich den Rest zu verbauen.
In den meisten Programmen ist der einzelne Vorgang die Hauptsache. Bei Ihnen ist es das Kind: Es bleibt drei bis sechs Jahre, wechselt die Gruppe, ändert seine Zeiten und erzeugt dabei immer dieselben Unterlagen. Deshalb hängt hier alles an der Kette Träger, Einrichtung, Gruppe, Kind, Kita-Jahr. Jedes Blatt findet darüber seinen Platz.
Ergebnis: Die Akte eines Kindes ist vollständig, ohne dass jemand sie zusammensucht.
Anfragen kommen über das Vormerkportal Ihrer Kommune, über Ihre Website, am Telefon und an der Tür. Vier Wege, eine Liste: Kind, Geburtsdatum, Wunschmonat, Umfang, Geschwisterkind, Erreichbarkeit. Ihre Vergabekriterien liegen als Punktwerte hinterlegt und ergeben die Rangfolge, statt in einer Tabelle gerechnet zu werden.
Ergebnis: Die Vergabe bleibt nachvollziehbar, wenn eine Familie nachfragt.
Das längste Dokument Ihres Jahres steht am Anfang: Kind, beide Personensorgeberechtigten getrennt, Sorgerecht, Erreichbarkeit, Bankverbindung. Die Betreuungszeiten trägt man je Wochentag von und bis ein — Stundenumfang, Wochen- und Monatssumme rechnen sich selbst, samt Beitragsstufe und Geschwisterregelung. Genau diese Rechenlogik haben wir bereits gebaut.
Ergebnis: Die Summe wird gerechnet, nicht nachgerechnet.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Hauses: Ihre wichtigsten Angaben entstehen nicht bei Ihnen, sondern abends am Küchentisch, auf einem privaten Handy, oft in einer anderen Erstsprache. Deshalb wird geführt statt abgefragt, Schritt für Schritt und ohne Fachwort. Der Rücklauf steht als Stand auf einem Bildschirm: abgegeben, unvollständig, offen.
Ergebnis: Die Strichliste am Gruppenbrett entfällt.
Eine Fotoerlaubnis ist kein Kreuz. Portfolio des eigenen Kindes, Aushang im Haus, Website, Presse, Bilder anderer Kinder: fünf Fragen, fünf Antworten, jede einzeln widerrufbar. Dasselbe gilt für Ausflug, Schwimmbad, Mitfahrt und Sonnenschutz. Die Maske klärt vorher das Sorgerecht und holt zwei Unterschriften, wo zwei nötig sind.
Ergebnis: Sie sehen je Kind, was gilt und seit wann.
Das am häufigsten selbst gebaute Dokument der Kita ist eine Tabelle auf einem Klemmbrett. Hier ist es eine kurze Tageszeile: Anwesenheitsdauer, Trennungsversuch, Reaktion des Kindes, Beteiligung der Bezugsperson, Trinken, Essen, Schlaf, Absprache für morgen. Die Phasen gibt das Modell vor, nach dem Ihr Haus arbeitet.
Ergebnis: Der fachliche Verlauf ist belegt, nicht erinnert.
Der wichtigste Datenpunkt Ihres Tages entsteht im Stehen, mit einem Kind an der Hand, zwischen sieben und neun. Was länger als fünf Sekunden dauert, wird dort nicht gemacht. Also kennt die Maske die Gruppe schon: ein Tipp für die Ankunft, ein Tipp für die Abholung, die abholende Person aus der hinterlegten Liste, jede Abweichung mit Vermerk.
Ergebnis: Aufsichtsnachweis, Monatsstunden und Belegung entstehen in einem Handgriff.
Die Krankmeldung kommt heute über den informellsten Kanal, den es gibt: einen Anruf vor acht, den niemand protokolliert, oder eine private Nachricht. Hier kommt sie mit Zeitstempel herein und wirkt sofort auf Anwesenheit und Essenszahl. Sonderkost und Allergene hängen am Kind, nicht an einem Aushang in der Küche.
Ergebnis: Eine Zahl statt zweier, die nie übereinstimmten.
Beobachtet wird im Raum, geschrieben wird sonst später. Deshalb ist diese Maske tastaturfrei: auswählen, antippen, diktieren, Foto dazu, Zuordnung zu Kind und Kompetenzbereich. Abgebildet wird der Bogen, den Ihr Träger, Ihr Konzept oder Ihr Bundesland vorgibt — niemals ein Raster von uns. Daraus entstehen Protokoll und Übergabebogen.
Ergebnis: Viermal dieselbe Arbeit wird einmal getan.
Betreuungszeit erhöhen, Buchungszeit der Mittagsbetreuung ändern, Laufzeit anpassen, Ersatzbetreuung beantragen, Vertrag beenden: Für jeden Vorgang gibt es heute ein eigenes Blatt, das sämtliche Stammdaten wiederholt. Hier kommt es vorausgefüllt heraus, geändert wird nur das Geänderte, Beitrag und Stundensumme rechnen sich neu.
Ergebnis: Bestätigen statt abschreiben.
Genau die Vorgänge, bei denen Vollständigkeit keine Frage der Ordnung ist, laufen heute über ein Textdokument auf dem Netzlaufwerk. Unfallmeldung, Verbandbuch und die Meldung besonderer Vorkommnisse führt die Maske durch, mit Zeitstempel je Schritt. Einschätzung, Fachberatung und Meldung ans Jugendamt greifen auf denselben Datensatz zu.
Ergebnis: Der Verfahrensstand steht im Vorgang, nicht im Diagramm an der Wand.
Führungszeugnis, Belehrungen zu Aufsicht, Schweigepflicht, Infektionsschutz und Lebensmitteln, Masernschutz, Erste Hilfe: jede mit eigenem Intervall, alle in einer Liste, die sagt, wer wann wieder dran ist. Dieselbe Anwendung stellt zum Stichtag zusammen, was Kommune, Land und Träger sehen wollen.
Ergebnis: Der Nachweis entsteht mit der Arbeit, nicht in der Woche davor.
Was heute nachmittags liegen bleibt, entsteht nebenbei.
Die Abfrage geht vorausgefüllt hinaus und wird nur bestätigt.
Erinnert wird nur, bei wem wirklich etwas fehlt.
Sie entsteht am selben Tag im Gruppenraum, nicht abends.
Der Stand eines Kindes steht im Vorgang, nicht in einem Kopf.
Die Strecke wächst mit, die Leitungsstunden nicht.
Und das fällt weg: Stammdaten übertragen, Wochenstunden addieren, Anwesenheit abtippen, Essenszahlen doppelt erheben, Fragebögen auszählen. Das unterschriebene Blatt für die Kindakte bleibt — es kommt nur vollständig heraus.
Die Posten, die in keiner Abrechnung als Zeile auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es als Kostenstelle erscheint. Beispielwerte — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein. Bemerkbar macht sich das nur als ein Jahr, das anstrengender war als nötig.
Für Buchhaltung und Kontaktverwaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche über Einrichtungen hinweg fast gleich aussehen. Die Abwicklung Ihres Kita-Jahres sieht nirgends gleich aus. Der Markt für Kinderbetreuung ist entlang der Kommunikation gebaut — Verträge, Belehrungen und Meldebögen kommen darin nicht vor.
Ein bundesweit einheitliches Produkt kann es nicht geben, weil es die einheitliche Kita nicht gibt: Das Land setzt den Rahmen, der Träger schreibt die Verträge, das Jugendamt bestimmt den Meldeweg. Für eine einzige Kinderbetreuungsorganisation haben wir sieben Vordrucke gebaut — bei sechs war die Grundlage die Vorlage des Kunden.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein, aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Dass Kitas ihre Bögen ohnehin selbst bauen, ist belegt: In einer Befragung von 153 Kita-Leitungen aus Niedersachsen und Hamburg (2020) setzten 17 Prozent eigens entwickelte Programme ein. Sonst passt sich am Ende Ihr Haus der Lösung an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren, keine Laufzeit.
Nein, das ist der Normalfall. Nachricht und Termin kann sie. Ihre Verträge, Änderungsformulare und Meldebögen nicht.
Dann bleibt er, wie er ist: Ihre Felder, Ihre Reihenfolge. Geändert wird nur, wie er auszufüllen ist.
Nein. Ein Link genügt, auf dem Handy, ohne Anmeldung — auf Wunsch mehrsprachig.
Deshalb wird dort angetippt statt getippt: große Flächen, hinterlegte Namen, offline.
Dann steuert eine Strecke die Unterschiede, statt dass Sie Varianten pflegen.
Das bleibt so. Wir sorgen dafür, dass die Zahlen vollständig und in der verlangten Form vorliegen.
Vertraulichkeit ist Standard, jede Einwilligung wird einzeln erteilt und ist widerrufbar.
Es gehört Ihnen, ohne Lizenzkosten. Festpreis und Termin stehen vorher fest.
Hier wird nicht dokumentiert, weil jemand Ordnung liebt. Es werden Angaben über Kinder erhoben, die Ihrem Haus anvertraut sind — bei Menschen, die nicht zum Haus gehören, in einem Moment, in dem die Hände voll sind. Deshalb sind Unterschrift, Sorgerecht, Einwilligung und Frist hier die Substanz.
Umfang je Wochentag, Summe je Woche und Monat, Beitragsstufe, Verpflegung. Diese Summe ist die Abrechnungsgrundlage.
Wer ein Kind abholen darf, wer nicht und ab wann. Ein Blatt, auf das es selten ankommt — dann aber vollständig.
Gestaffelt nach Portfolio, Aushang, Website und Presse, einzeln erteilt und widerrufen. Entscheidend ist die Fassung von damals.
Bei jeder Neuaufnahme werden die Sorgeberechtigten über ihre Mitteilungspflichten belehrt und quittieren den Empfang.
Beides wird vor der Aufnahme vorgelegt und mit Datum festgehalten — bei Kindern wie Beschäftigten.
Dauer, Trennungsversuch, Reaktion und Absprache je Tag. Der Abschluss ist ein Datum, an dem vielerorts der Beitrag beginnt.
Der Wert, der Aufsichtsnachweis, Abrechnung und Belegungsstatistik zugleich trägt — zweimal täglich an der Tür.
Unverträglichkeit, Sonderkost, Dosierung, Vollmacht. In Küche, Gruppe und auf dem Ausflug zugleich richtig.
Der fachliche Kern. Festgehalten wird ein Stand, der erklären muss, warum so gefördert wurde.
Wahrnehmung, kollegiale Einschätzung, Fachberatung, Meldung ans Jugendamt — vier Blätter, ein Fall.
Der seltenste und wichtigste Fall. Hier zählen Zeitpunkt, Vollständigkeit und Empfänger.
Entwicklungs- und Sprachstand wandern weiter — aber nur mit Einwilligung, wieder ein eigenes Blatt.
Bringen Sie mit, womit Sie heute arbeiten: den Betreuungsvertrag, das Änderungsformular mit vier Unterschriften, den Bogen, der nach den Sommerferien hinausgeht. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich lohnt.
Schulen, Bildungsträger und soziale Einrichtungen arbeiten anders; der Überblick steht unter Bildungseinrichtungen.
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