Ob Reinigung, Facility, Winterdienst, Schädlingsbekämpfung oder Grünpflege — Ihre Leute arbeiten dort, wo weder Sie noch Ihr Auftraggeber sind.
Ohne eine Lösung, die zu Ihrem Ablauf passt, zahlt der Betrieb dauerhaft drauf: mit Arbeitszeit fürs zweite Erfassen, mit Leistung, die nie auf einer Rechnung landet, mit Wochenenden voller Zettel, mit Frust bei Leuten, die im Objekt raten müssen, und mit Auftraggebern, die nachfragen.
Sie brauchen keine weitere Branchenlösung, sondern eine, die Ihr Objektgeschäft und Ihre Nachweise so abbildet, wie Sie es vereinbart haben. Wie viel hineinkommt, bestimmen Sie — ein Nachweis genügt als Anfang.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Reinigungs- und Grünpflegebetriebe. Fester Ansprechpartner, Festpreis, bis zu drei Korrekturschleifen.
Ob im Objekt jemand war und was erledigt wurde, kommt mit dem Papier zurück. Die Folge: Sie antworten, bevor Sie es wissen.
Erbrachte Arbeit verschwindet mit dem Zettel, der nie ankommt. Die Folge: Ihr Wort gegen eine Beschwerde.
Sonderaufträge werden zwischendurch bestellt und nirgends notiert. Die Folge: Umsatz, den Sie verschenkt haben.
telefonisch, per Mail, nebenbei beim Verwalter. Die Folge: eine Anfahrt umsonst, ein Einsatz ohne Material.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Was in welchem Objekt vereinbart ist, wer welchen Schlüssel hat und welchen Nachweis wer erwartet, weiß eine Person — abends noch am Telefon. Ein Betrieb, der an diesem Kopf hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Nichts davon entsteht, weil Ihre Leute ihre Arbeit nicht können, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist.
Die Angabe entsteht im Objekt und ist von da an überall dieselbe — im Nachweis, im Bericht, in der Rechnung. Niemand tippt sie ab.
Wie groß das ausfällt, hängt daran, wie viel hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was Betriebe dieser Branche bei uns bauen lassen:
Für Objektstammblatt, Objektbericht und Qualitätskontrolle gibt es keine Vorlage. Wer Anlagen baut und prüft, statt Objekte zu betreuen, findet seinen Ablauf bei der Gebäudetechnik.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Büro, Disposition, Objektleitung, die Leute im Objekt, auf Wunsch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut auf Ihren Ablauf, nicht auf einen allgemeinen.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen sie — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt. Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Der Einstieg ist keine Systemumstellung, sondern eine Frage: Welcher Beleg geht bei Ihnen am häufigsten durch die Hände? Ein Leistungsnachweis, der gegen das Leistungsverzeichnis prüft und unterschrieben wird, trägt sich allein. Danach kommen Begehung, Mängelmeldung und Objektbericht dazu, zuletzt die Objektverwaltung.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Beleg an und halten die Tür zur ganzen Strecke offen.
In den meisten Programmen trägt der Auftrag; bei Ihnen ist er nur die Klammer. Getragen wird alles vom Objekt und von dem, was dort vereinbart wurde. Deshalb hängen Plan, Einsatz, Nachweis, Begehung und Rechnung an der Kette Kunde, Objekt, Leistungsposition. Das Leistungsverzeichnis ist dabei die Liste, gegen die vor Ort abgehakt wird.
Ergebnis: Jede Rechnungsposition führt auf das zurück, was vereinbart war.
Vor dem Preis steht die Aufnahme: Flächen, Räume, Beläge, Anlagen, Grün- und Räumflächen, Zugänglichkeit, Befallsrisiko, Fotos. Daraus entsteht das Leistungsverzeichnis mit Positionen, Mengen und Häufigkeit — dieselbe Liste, die später die Einsätze steuert und an der jeder Nachweis gemessen wird.
Ergebnis: Sie kalkulieren auf dem, was jemand tatsächlich gesehen hat.
Was beim Start geklärt wird, entscheidet später über jeden Einsatz: Zugänge, Schlüssel und Codes, Alarm, Ansprechpartner, erlaubte Zeitfenster, Lagerraum, dazu der festgehaltene Zustand am ersten Tag. Jeder ausgegebene Schlüssel bekommt Empfänger, Datum und Unterschrift und bleibt auffindbar, auch wenn jemand den Betrieb verlässt.
Ergebnis: Niemand steht vor einer Tür, die er nicht aufbekommt.
Geplant wird vom Objekt aus, nicht von der Person: Welche Leistung ist wann fällig, wer übernimmt sie, wer springt ein. Feste Rhythmen, Touren und Routen laufen im Kalender mit; witterungsabhängige Einsätze und Bereitschaftszeiten werden daneben geführt, weil sie nicht planbar sind und trotzdem belegt werden müssen.
Ergebnis: Die Disposition sieht morgens, welches Objekt heute unbesetzt bliebe.
Mittel, Verbrauchsmaterial, Streugut, Pflanzgut, Köder und Maschinen werden dort erfasst, wo sie herausgehen und wo sie eingesetzt werden — mit Objekt, Menge und Datum. Teure Geräte bekommen Ausgabe, Rückgabe und Standort. Was an einem Objekt verbraucht wird, steht am Objekt und nicht in einer Liste, die jemand am Monatsende zusammenschreibt.
Ergebnis: Sie sehen je Objekt, was es verbraucht, statt es zu schätzen.
Hier liegt die Besonderheit dieser Branche: Erfasst wird von Menschen ohne Schreibtisch, oft in Teilzeit, häufig wechselnd und nicht alle mit derselben Sprache — im Keller, in der Tiefgarage, früh morgens, ohne Netz. Also wird angetippt, angekreuzt, fotografiert und unterschrieben statt geschrieben: Anmeldung am Objekt, Positionen, Abweichung mit Grund, Foto.
Ergebnis: Es wird erfasst, weil es leichter ist als der Zettel.
Der Nachweis entsteht nicht abends aus der Erinnerung, sondern im Objekt aus dem, was abgehakt wurde: Zeitraum, Leistungspositionen, Mengen, Beteiligte, Fotos, Unterschrift des Verantwortlichen vor Ort. Was nicht erbracht wurde, steht mit Grund darin, statt einfach zu fehlen. Aus derselben Erfassung entsteht die interne Fassung und die für den Auftraggeber.
Ergebnis: Der Nachweis ist fertig, bevor jemand das Objekt verlässt.
Die Leistung, die nicht im Leistungsverzeichnis steht, geht am häufigsten verloren: die Sonderreinigung nach dem Wasserschaden, der zusätzliche Streugang, der Rückschnitt, den der Verwalter zwischendurch bestellt. Erfasst wird sie im selben Vorgang, mit Auslöser, Besteller, Aufwand und Foto.
Ergebnis: Was zusätzlich bestellt wurde, steht auch zusätzlich auf der Rechnung.
Die Objektleitung bewertet beim Durchgehen, statt hinterher zu beschreiben: Bereiche und Positionen stehen vorbereitet, jede bekommt ein Urteil, bei Abweichung ein Foto und einen Kommentar. Daraus entsteht am selben Tag ein Protokoll — für die eigene Nacharbeit und für den Auftraggeber. Über mehrere Begehungen wird sichtbar, welches Objekt Aufmerksamkeit braucht.
Ergebnis: Qualität wird eine Kurve über Monate statt ein Gefühl.
Was Nutzer, Verwaltung oder Auftraggeber melden, landet in einem Eingang statt in fünf Postfächern: Objekt, Bereich, Meldung, Foto, Eingangszeitpunkt, Zuständiger, Frist. Daraus entsteht ein Auftrag in der Einsatzplanung, und der Melder bekommt seine Rückmeldung, ohne dass jemand daran denken muss.
Ergebnis: Eine Beschwerde endet mit einer Antwort statt mit einem Anruf beim Chef.
Ihr Auftraggeber sieht die Arbeit nicht — er sieht den Bericht. Deshalb entsteht aus denselben Daten ein lesbares Dokument in seiner Form: Zeitraum, erbrachte Leistungen gegen das Leistungsverzeichnis, Abweichungen mit Grund, Begehungsergebnisse, offene Mängel, Fotos. Auf Wunsch mit eigenem Zugang je Objekt.
Ergebnis: Wer den Nachweis führt, wird nicht nur über den Preis verglichen.
Grundleistung nach Vereinbarung, Zusatz und Regie aus den erfassten Zeilen, Nachträge mit Beleg: Die Rechnung entsteht aus dem Nachweis, nicht daneben. Danach steht da, was vorher niemand wusste — welches Objekt trägt und welches seit zwei Jahren mehr Aufwand braucht als kalkuliert.
Ergebnis: Sie gehen mit Zahlen in die Verhandlung statt mit einem Bauchgefühl.
Der Stand entsteht im Objekt, nicht im Rücklauf von Papier.
Die Besichtigung ist die Kalkulationsgrundlage.
Zusatz und Regie entstehen im Vorgang.
Die Maske führt durch den Einsatz statt Vorwissen zu verlangen.
Er hat den Bericht, bevor er anruft.
Die Abwicklung trägt fünfzig Objekte wie zwanzig.
Und das fällt weg: Zettel einsammeln und abtippen, Nachweise je Auftraggeber zusammenkopieren, Fotos aus privaten Telefonen suchen, nachhalten, wer welchen Schlüssel hat. Die Unterschrift vor Ort bleibt — mehrere Kunden bestehen darauf.
Diese Positionen tauchen in keiner Ihrer Auswertungen auf:
Jedes Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein.
Kundenverwaltung und Buchhaltung sind in fast jedem Betrieb gleich gebaut; dafür gibt es gute Standardlösungen. Die Abwicklung im Objekt sieht nirgends gleich aus. Der Markt bedient Plan, Zeit und Rechnung und lässt die Nachweisseite dort liegen, wo der Vertrag erfüllt wird.
Wie weit das geht, zeigt unser Bestand: Ein einziger Reinigungskunde führt sieben Kontrolllisten über sechsunddreißig Seiten — für ein einziges Werk. Dazu geben Ihre Auftraggeber die Form vor: Klinik, Industrie, Wohnungsverwaltung und öffentliche Hand wollen dieselbe Leistung in vier Nachweisen.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich der Betrieb der Software an. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Nutzergebühren.
Dafür ist es gebaut: antippen statt tippen, auf Wunsch zweisprachig.
Nein, eine Erfassung. Der Empfänger bestimmt die Ausgabe.
Dann wird offline erfasst und später übertragen.
Nein. Die Lösung gehört Ihnen, ohne Nutzergebühren.
Auf Wunsch, über einen Zugang je Objekt.
Gerade dann. Auslösung, Bereitschaft und Einsatz sind belegt.
Ja, der Normalfall. Sie bleibt, wir bauen die Nachweisseite.
Im Gegenteil, sie sind die beste Grundlage.
Über Schnittstelle oder Export in der Form, die Ihre Systeme brauchen.
Beides steht vorher fest: Festpreis und Termin statt Schätzung.
Fünf verschiedene Tage unter einer Klammer:
Leistung, die man nur bemerkt, wenn sie fehlt.
dauerhaft im Objekt, mit Anlagen und Fristen.
das Wetter löst aus, die Uhrzeit ist der Beweis.
Monitoring, Befall, lückenlose Nachweise.
Pflegegang, Vegetation, Aufmaß — und die Baumkontrolle.
Hier wird nicht aus Ordnungsliebe dokumentiert. Ihre Leistung verschwindet in dem Moment, in dem sie gelingt: Ein Objekt, das sauber, geräumt, gepflegt und befallsfrei ist, sieht aus wie eines, an dem nie jemand war. Was Sie erbracht haben, existiert für den Auftraggeber nur, soweit es festgehalten ist.
Das Leitdokument der Branche. Es beschreibt je Bereich, was zu leisten ist, in welcher Menge und wie oft — Kalkulationsgrundlage und Prüfmaßstab.
Flächen, Räume, Beläge, Anlagen, Grün- und Räumflächen, Zugänglichkeit. Ohne diese Identität lässt sich weder Einsatz noch Verbrauch zuordnen.
Es hält den Zustand am ersten Tag fest, dazu Zugänge und Vereinbarungen. Später ist es die einzige Beschreibung des Ausgangszustands.
Wer hat welchen Schlüssel, seit wann, für welches Objekt. Jede Ausgabe und Rückgabe wird quittiert — ein verlorener Schlüssel wird sonst teuer.
Er legt fest, wer wann in welches Objekt geht. Bei witterungsabhängigen Einsätzen tritt Bereitschaft an die Stelle des Rhythmus.
Objekt, Zeitraum, erbrachte Positionen, Mengen oder Stunden, Abweichungen, Freigabe vor Ort. Ohne ihn wird keine Rechnung anerkannt.
Datum, Objekt, Beteiligte, bewertete Bereiche, Mängel, Maßnahmen, Unterschriften. Über die Zeit ergibt das eine Qualitätslinie.
Eingang, Bereich, Sachverhalt, Foto, Zuständiger, Frist, Rückmeldung. Eine Beschwerde ohne dokumentierte Bearbeitung kommt ein zweites Mal.
Der vertraglich geschuldete Beleg gegenüber dem Auftraggeber. Er fasst Zeitraum, Leistung, Abweichung und offene Punkte in der Form zusammen, die er erwartet.
Was eingesetzt wurde, in welcher Menge, an welchem Objekt. Er begründet Zusatzkosten und ist zugleich der Verwendungsbeleg.
Alles, was außerhalb der Vereinbarung bestellt wurde, mit Auslöser, Besteller, Aufwand und Foto. Was hier fehlt, wird nicht bezahlt, auch wenn es gemacht wurde.
Bringen Sie mit, was im Umlauf ist: ein Leistungsverzeichnis, den Nachweis, den ein Auftraggeber verlangt, die Schlüsselliste. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt.
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