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Ob Neubau, Sanierung oder Bestand, ob großes Büro oder freier Bauleiter: Sie führen nicht aus, Sie stellen fest — und Sie haften für das, was Sie feststellen.
Ist Ihre Dokumentation nicht auf Ihr Büro zugeschnitten, bezahlen Sie das jede Woche: mit Zeit, die in der zweiten und dritten Erfassung verschwindet, mit Abenden im Büro, mit Stunden, die kein Honorar deckt, mit Rückfragen, mit Fristen, die niemandem auffallen — und mit Haftung, die bei Ihnen bleibt.
Sie brauchen kein weiteres Programm mit fremdem Ablauf, sondern eine Lösung, die Ihre Dokumentation so führt, wie Ihre Auftraggeber sie verlangen. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einziges Protokoll ist ein vollwertiger Anfang.
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Tausende umgesetzte Projekte am Bau — ausführend wie überwachend. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Was Sie sehen, wird gemerkt und am Abend rekonstruiert — aus Zetteln, Fotos und Kringeln im Plan. Die Folge: eine Dokumentation, die so viel wert ist, wie die Gegenseite sie angreifen kann.
Ein Vorfall landet im Tagebuch, im Protokoll und in der Mängelliste, dreimal anders formuliert. Die Folge: bezahlte Zeit, die keine einzige zusätzliche Feststellung erzeugt.
Fristen und Zusagen stehen in Spalten, die niemand pflegt. Die Folge: verstrichene Fristen, die Sie selbst bezahlen.
Bauherr, Planer und Gewerke fragen nach, weil sie ihn nirgends sehen. Die Folge: zerstückelte Tage und zu späte Entscheidungen.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Morgens um sieben auf dem Bau, abends um acht am Schreibtisch — und das ganze Projekt steckt in einem einzigen Kopf: Ihrem. Ein Büro, das ohne diese Person nicht weiterläuft, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand seinen Beruf nicht beherrscht. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist.
Eine Angabe wird dort aufgenommen, wo sie zum ersten Mal wahr ist — auf dem Bau, im Moment der Feststellung. Von da an ist sie überall dieselbe.
Wie weit das reicht, hängt daran, wie viel von Ihrer Dokumentation hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was Sie führen — vom Baubeginn bis zum Fristende:
Eines fehlt bewusst: Den Bautagesbericht führt die ausführende Firma für ihr Gewerk — das Bautagebuch führen Sie über alle Gewerke hinweg. Gleicher Bautag, zwei Papiere, zwei Interessenlagen.
Formilo baut die Teile, die in den meisten Büros fehlen: die Datenerfassung im Tagesgeschäft, vom Projektstart bis zur Schlussdokumentation. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihre Bauüberwachung in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — das Büro, die Bauleiter draußen, die Fachbauleiter und auf Wunsch der Bauherr und die ausführenden Firmen. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut auf Ihren Ablauf und auf die Formblätter, nach denen Sie beauftragt sind.
Ausschreibung, Honorarabrechnung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile und bauen die Anwendung Schritt für Schritt zur kompletten Unternehmenssoftware aus, bis hin zu Angeboten und Rechnungen. Und wo ein einzelnes Blatt reicht, entsteht ein tastaturfreies Formular in unserem FormularCenter, dessen Daten trotzdem zentral liegen.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Welches Blatt schreiben Sie am häufigsten? Ein Baubesprechungsprotokoll, das die offenen Punkte der Vorwoche mitbringt und beim Abschluss als fertiges PDF an den Verteiler geht, ist für sich genommen schon ein Gewinn. Danach kommen Rundgang, Bautagebuch, Mängel und Abnahme dazu. Dazwischen liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Rest nicht.
Ein Bauleitungsbüro arbeitet selten nach seiner eigenen Vorlage allein: Bauherr, Kommune oder Konzern geben Protokollstruktur, Nummernkreise, Gewerkeschlüssel und Berichtslayout vor. Eine fertige Plattform liefert ihr Bautagebuch, nicht dieses. Wir drehen es um — das Formblatt Ihres Auftraggebers wird zur Maske, tastaturfrei für den Rundgang, und am Ende steht genau das PDF, das er erwartet.
Ergebnis: Sie liefern in der Form, in der Sie beauftragt wurden.
Jede Angabe gehört dorthin, wo sie entstanden ist: an das Bauvorhaben, an den Bauabschnitt, an das Bauteil mit Geschoss und Achse, an das verantwortliche Gewerk. Im Tiefbau heißt die dritte Ebene Station, im Hochbau Geschoss — die Namen bekommen Sie, die Ordnung bleibt gleich. Ein Foto ohne diese Zuordnung ist ein Bild; mit ihr stärkt es Ihren Nachweis.
Ergebnis: Nichts muss abgelegt werden, weil nichts am falschen Platz entsteht.
Zum Bauvorhaben gehören Bauherr, Planer und Gewerke mit Ansprechpartnern und Vollmachten — und die Frage, wer Anzeigen überhaupt entgegennehmen darf. Baubeginnanzeige, Fachbauleitererklärung und die Benennung der Fachbauleiter entstehen aus denselben Stammdaten. Bauzeiten- und Bauablaufplan liegen daneben, sichtbar für alle statt als Anhang in einer alten Mail.
Ergebnis: Alle arbeiten gegen denselben Terminstand.
Hier bricht die Kette heute: Auf dem Rundgang wird nicht erfasst, sondern gemerkt. Stattdessen führt eine tastaturfreie Maske durch den Bau — anwesende Firmen mit Mannstärke, Geräte, Lieferungen, Leistungsstand mit Ortsbezug, Witterung, besondere Vorkommnisse, erteilte Anweisungen. Foto und Markierung entstehen an der Stelle, an der Sie stehen, im Keller auch ohne Netz.
Ergebnis: Festgestellt wird, wenn Sie es sehen, nicht wenn Sie es erinnern.
Aus demselben Rundgang entsteht der Eintrag, ohne dass etwas zweimal geschrieben wird: Wetter, Firmen und Mannstärke, Geräteeinsatz, Leistungsstand, besondere Vorkommnisse, Unfälle, Planänderungen, Anweisungen, Fotos. Das Raster folgt dem, was Ihr Auftraggeber sehen will. Mit dem Abschluss wird der Bautag zu einem abgeschlossenen PDF mit Datum — das stärkt später Ihre Nachweise.
Ergebnis: Das Tagebuch entsteht auf dem Bau, nicht aus dem Gedächtnis.
Aus derselben Aufnahme wird der Mangelvorgang: Ort und Zeitpunkt, Bauteil, verantwortliches Gewerk, Ansprechpartner, Foto mit Markierung, vorgeschlagene Maßnahme und die Frist zur Beseitigung. Die Mängelrüge geht mit dokumentiertem Versand an die Firma und liegt gleichzeitig am Bauteil. Textbausteine tragen Ihre Formulierungen, feste Passagen bleiben gesperrt.
Ergebnis: Aus einer Feststellung wird ein nachverfolgbarer Vorgang.
Hier verliert die Bauleitung heute am meisten: Rückmeldung, Nachweisfoto und Freigabe entstehen an drei verschiedenen Orten, und die Spalte mit dem Häkchen pflegt niemand. Hier hat jeder Mangel einen Status, eine Frist und einen Verantwortlichen; läuft die Frist ab, meldet sie sich von selbst. Erledigt ist er erst mit Nachweisfoto und Ihrer Freigabe.
Ergebnis: Fristen melden sich, bevor sie unbemerkt verstreichen.
Das Protokoll wird nicht nach der Sitzung nachgebaut, sondern in ihr geführt: Teilnehmer und Anwesenheit, Tagesordnung, Beschlüsse, und zu jeder Aufgabe ein Verantwortlicher mit Termin. Die offenen Punkte der letzten Besprechung stehen automatisch wieder oben. Beim Abschluss geht das fertige PDF an den Verteiler, noch aus dem Baucontainer.
Ergebnis: Nichts fällt mehr zwischen zwei Protokolle.
Sie zeigen nicht an, Sie bekommen angezeigt. Deshalb braucht Ihre Seite kein Absenderformular, sondern eine Eingangs- und Weiterleitungsdokumentation: Eingangsdatum, Ursache, betroffene Leistung, Folgen für den Bauzeitenplan, Ihre Bewertung, Weiterleitung an den Bauherrn, Antwort. Bedenken und Behinderung bleiben getrennt, weil sie Verschiedenes bedeuten.
Ergebnis: Monate später ist nachvollziehbar festgehalten, was wann einging.
Was Sie auf der Baustelle abzeichnen, kennen Sie im Moment der Unterschrift bisher nur aus dem Zettel. Hier liegt daneben Ihr eigener Bautagebucheintrag desselben Tages: welche Firma mit wie vielen Leuten da war, welches Gerät lief. Gemessen wird zu zweit am Bauwerk, mit Positionsnummer, Maßketten, Skizze und Foto; der Prüfvermerk hält fest, was gekürzt wurde und warum.
Ergebnis: Sie prüfen gegen das, was Sie selbst gesehen haben.
Kein Vorbehalt ist etwas wert, den jemand am nächsten Tag nachträgt. Deshalb läuft das Abnahmeprotokoll auf dem Gerät: Bauvorhaben und Gewerk, Teilnehmer, Feststellungen der Begehung, vorbehaltene Mängel mit Frist, Restleistungen, der Vorbehalt von Vertragsstrafen, Zählerstände — und die Entscheidung: abgenommen, unter Vorbehalt oder verweigert. Unterschrieben wird vor Ort.
Ergebnis: Das Protokoll ist fertig, bevor alle das Haus verlassen.
Mit der Abnahme entsteht die Zeile in der Verjährungsfristenliste von selbst, je Gewerk, mit Termin für die Nachbegehung. Das Projekt ist abgerechnet und Ihre Leute sind längst auf der nächsten Baustelle — die Fristen melden sich trotzdem. Und die Schlussdokumentation muss nicht aus elf Monaten Ordnern, Postfächern und Handygalerien zusammengesucht werden.
Ergebnis: Der teuerste Tag des Projekts entfällt.
Mit Datum, Ort, Gewerk und Foto, nicht aus der Erinnerung.
Ein Vorfall wird einmal aufgenommen und erscheint in Tagebuch, Protokoll und Mangelvorgang.
Offene Punkte und Fristen stehen auf einer Liste, die sich selbst füllt.
Sie liefern ihr Datenmodell; Ihre Auftraggeber verlangen ihres.
Er sieht ihn, soweit Sie ihn freigeben.
Die Dokumentation wächst mit, ohne zusätzliche Bürokraft.
Und das fällt weg: dreimal dasselbe tippen, Protokolle nachbauen, Fotos zuordnen, Mängellisten nachhalten, Fristen pflegen, die Schlussdokumentation zusammensuchen. Das Bautagebuch bleibt ein Tagesdokument — je Bautag abgeschlossen und nicht nachträglich überschrieben. Das stärkt Ihre Nachweise.
Was in keiner Auswertung auftaucht:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte — rechnen Sie im Erstgespräch mit Ihren eigenen. Diese Kosten stehen in keiner Bilanz; sie zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Ausschreibung, Honorarabrechnung und Buchhaltung gibt es gute Standardprogramme, weil diese Bereiche in fast jedem Büro gleich aussehen. Die Bauüberwachung selbst sieht nirgends gleich aus. Wer wann was feststellt und für wen, ist bei Ihnen anders als beim Büro zwei Straßen weiter — und oft ist die Vorlage nicht einmal Ihre, sondern die Ihres Auftraggebers.
Aus vielen Projekten wissen wir: Zwei von drei beginnen mit einer Vorlage, die der Kunde selbst mitbringt — hinter jeder steht ein anderer Ablauf. Und es lohnt sich: Ein Verhandlungsprotokoll kostete vorher zweieinhalb Stunden, danach fünfzehn bis dreißig Minuten.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende nicht das Programm dem Büro an, sondern umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Genau dafür sind wir da: sein Raster, seine Nummernkreise, sein Layout.
Nein, eine Strecke: Auftraggeber und Projektart steuern Felder und Ausgabe.
Ja, offline und ohne Tastatur. Übertragen wird, sobald Verbindung besteht.
Müssen Sie nicht: Auf Wunsch läuft alles auf Ihrem eigenen Server.
Nein, ein Link genügt. Ihre Meldungen liegen danach am Bauvorhaben.
In der Regel nicht: Wir binden sie an, und sie bleiben, wo sie sich bewährt haben. Auf Wunsch lösen wir auch diese Teile schrittweise ab.
Ja, als deren Dokument. Ihre Rolle bleibt die Bauüberwachung.
Beide: die Planung beim Architekturbüro, das Tragwerk beim Statiker.
Teilweise: Fremde Gewerke aus Auftragnehmersicht stehen beim Generalbau, die verkaufte Stunde beim Ingenieurbüro.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Formulare und klar abgegrenzte Bausteine bieten wir vorab zum Festpreis an; bei größeren Vorhaben folgt nach der Anforderungsaufnahme ein Festangebot oder eine Abrechnung nach Stunden.
Die Bauleitung dokumentiert nicht, was sie baut, sondern was sie feststellt. Was auf einer Baustelle geschieht, ist wenige Tage später hinter Putz, unter Erde oder im Beton verschwunden und lässt sich danach nur noch belegen, nicht mehr zeigen. Diese Papiere entscheiden später, wer einen Nachtrag durchsetzt, wer einen Mangel bezahlt und wessen Bauzeit verlängert wird.
Es hält je Bautag fest, wer mit wie vielen Leuten da war, welches Gerät lief und was vorgefallen ist — über alle Gewerke hinweg, aus Sicht des Auftraggebers.
Ein Foto belegt nur etwas, wenn Zeitpunkt, Bauteil und Gewerk daran hängen. Ohne Zuordnung ist es Monate später nicht mehr deutbar.
Es hält Beschlüsse fest und weist jede Aufgabe einem Verantwortlichen mit Termin zu. Was hier nicht steht, gilt kommende Woche als nicht besprochen.
Die Fortschreibung der unerledigten Zusagen — der einzige Ort, an dem sichtbar wird, was seit Wochen nicht vorangeht.
Die ausführende Firma meldet, dass sie nicht weiterarbeiten kann. Die Bauleitung nimmt entgegen, bewertet die Bauzeitfolge und leitet weiter.
Sie sagt etwas anderes: Es ließe sich weiterarbeiten, aber die Firma hält es für falsch. Ein mündlicher Hinweis trägt im Nachhinein nicht.
Ort, Bauteil, Gewerk, Maßnahme und Frist machen aus einer Beobachtung einen Vorgang. Ohne Frist und Adressat bleibt sie eine Notiz.
Sie werden auf der Baustelle gegengezeichnet. Was dort abgezeichnet wird, sollte zum Tagebucheintrag desselben Tages passen.
Die Mengen werden möglichst zu zweit am Bauwerk festgestellt. Wer allein oder zu spät misst, misst gegen sich.
Geänderte Leistungen setzen eine Anordnung voraus. Der Prüfvermerk hält fest, was anerkannt, gekürzt oder abgelehnt wurde — und warum.
Der wichtigste Stichtag des Projekts. Vorbehaltene Mängel, Restleistungen und der Vorbehalt von Vertragsstrafen müssen im Termin drinstehen.
Nach der Abnahme laufen die Fristen weiter, auch wenn alle längst woanders bauen. Ohne geführte Liste haftet die Bauleitung.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: ein Besprechungsprotokoll, die Mängelliste, Ihr Bautagebuch, das Formblatt Ihres größten Auftraggebers. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich am schnellsten lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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