Ob Neubau, Umbau oder Bauen im Bestand, ob reine Planung oder Planung samt Objektüberwachung — Sie verantworten, was andere ausführen.
Ist die Arbeit dazwischen nicht auf Ihr Büro zugeschnitten, zahlen Sie dafür jede Woche: mit Planungszeit, die in der zweiten Erfassung verschwindet, mit Leistung, die keine Rechnung erreicht, mit Abenden im Büro, mit Rückfragen, die Ihre Leute aus der Arbeit reißen — und mit Nachweisen, die fehlen, wenn es darauf ankommt.
Sie brauchen kein weiteres Programm mit fremdem Ablauf, sondern eine Lösung, die Ihr Büro abbildet, wie es arbeitet. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einziges Blatt ist ein vollwertiger Anfang.
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Tausende umgesetzte Projekte, Bau und Planung darin die größte Gruppe. Fester Ansprechpartner, Festpreis.
Was im Termin notiert wird, wird danach noch einmal erfasst. Die Folge: Planungszeit wird Schreibarbeit.
Was aus dem Gedächtnis nachgetragen wird, verliert an Genauigkeit; was niemand nachträgt, hat es nie gegeben. Die Folge: Ihr Wort gegen eine Akte.
Zwischenabstimmungen und Behördenwege laufen nebenher. Die Folge: Honorar, das Sie verschenkt haben.
Jede Auskunft kostet einen Anruf, jede Frist hängt an einem zweiten System. Die Folge: verpasste Termine.
Und dann der Preis, der auf keiner Honorarrechnung steht. Vormittags der Ortstermin, abends die Protokolle, am Wochenende die Abrechnung. Sie sind der Einzige, der weiß, was wo zugesagt wurde. Ein Büro, das ohne diese Person nicht läuft, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins entsteht, weil jemand seine Arbeit nicht könnte. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist.
Eine Angabe wird dort aufgenommen, wo sie zum ersten Mal wahr ist — im Termin, auf dem Rundgang, beim Messen — und ist danach überall dieselbe: im Protokoll, in der Prüfung, in der Abrechnung.
Wie weit das reicht, hängt daran, wie viel hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was in Planungsbüros anfällt — von der Aufnahme bis zur letzten Begehung:
Beispiele zeigen wir zum Bautagebuch, Aufmaßblatt und Abnahmeprotokoll. Für die wichtigsten gibt es keine Vorlage — jedes Büro baut sein eigenes Blatt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer einzigen Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — das Büro, die Projektleitung, die Kollegen im Termin und auf Wunsch Fachplaner, Firmen und Bauherrschaft. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt. Zeichenprogramme, Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben: dafür gibt es gute Standardlösungen. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Frage: Welches Blatt schreibt Ihr Büro jede Woche? Ein Begehungsprotokoll, das Feststellungen, Fotos und Fristen aufnimmt und versandfertig herauskommt, ist für sich schon ein Gewinn. Danach kommen Bautagebuch, Mängel und Aufmaß dazu, später die ganze Projektakte. Zwischen Formular und Anwendung liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Rest nicht.
In den meisten Programmen trägt der Auftrag. In Ihrem Büro trägt das Projekt — darunter die Leistungsphase, darunter Bauteil, Geschoss oder Raum, ganz unten der einzelne Vorgang. Jede Feststellung, jedes Foto, jede Frist und jede Stunde hängt an genau einer Stelle dieser Kette. Beteiligte kommen einmal hinein: Bauherrschaft, Fachplaner, ausführende Firmen.
Ergebnis: Jahre später ist nachvollziehbar, an welchem Bauteil was festgestellt wurde.
Beim Bauen im Bestand beginnt die Arbeit mit Messen: Raum für Raum, Maße, Höhen, Aufbauten, Schäden, Fotos. Die Maske führt durch das Gebäude statt durch ein leeres Blatt — Geschoss, Raum, Bauteil, dann Ihre Felder. Aus denselben Zeilen entstehen Raumbuch und Flächenaufstellung, und die Stunden laufen von Beginn an auf einen eigenen Vorgang.
Ergebnis: Die Bestandsaufnahme ist abrechenbar, weil sie als eigene Leistung geführt wird.
Bauantrag und Bauvorlagen bestehen zum größten Teil aus Angaben, die längst im Projekt stehen: Bauherrschaft, Grundstück, Objektdaten, Beteiligte, Flächen und Maße. Die Maske stellt sie zusammen, meldet Lücken und legt Vollmacht und Anlagen mit ab. Das Portal des Landes bleibt, wo es ist — wir ersetzen kein staatliches Verfahren.
Ergebnis: Die Einreichung ist Übertragen statt Zusammensuchen.
Welcher Plan ist der gültige, und wer hat welchen Stand? Die Planlaufliste führt Planart, Index, Datum, Freigabe und Empfänger — und den Versand gleich mit, sodass jede Herausgabe ihren Nachweis hat. Ein überholter Stand wird gesperrt, nicht gelöscht. Fachplaner und Firmen sehen genau das, was sie betrifft.
Ergebnis: Wird nach altem Plan gebaut, ist belegbar, wer wann welchen Stand hatte.
Die Mengen kommen aus der Planung, die Kostenberechnung ist die Messlatte. Angebote laufen gegen dieselben Positionen ein, der Preisspiegel entsteht daraus statt daneben — Position für Position, mit der Abweichung zur eigenen Berechnung. Bietergespräche werden im Termin protokolliert, der Vergabevorschlag zieht seine Zahlen aus dem Spiegel.
Ergebnis: Ihr Vorschlag an die Bauherrschaft ist begründet, nicht nur ausgerechnet.
Ihr Jour fixe hat eine feste Ordnung: Anwesende, offene Punkte aus der letzten Runde, neue Feststellungen, Entscheidungen, Zuständige, Fristen. Genau so ist die Maske gebaut — mitgeschrieben wird im Termin, nicht danach. Erledigte Punkte fallen heraus, offene wandern in die nächste Sitzung. Ein Protokoll, dem niemand zeitnah widerspricht, wirkt.
Ergebnis: Die Wirkung des Protokolls verfällt nicht im Postausgang.
Auf dem Rundgang wird aufgenommen, was zu sehen ist: Witterung, anwesende Firmen mit Kräften und Stunden, ausgeführte Arbeiten mit Ortsbezug, Prüfungen, Vorkommnisse, Anordnungen. Fotos hängen beim Auslösen am Bauteil, nicht in einer Handygalerie. Wer Bedenken oder eine Behinderung entgegennimmt, bekommt den Entwurf der Anzeige vorbefüllt.
Ergebnis: Der Eintrag entsteht am Tag des Geschehens, nicht abends aus dem Gedächtnis.
Ein Mangel bekommt Beschreibung, Foto, Verortung in Geschoss, Raum und Bauteil, dazu Gewerk, verantwortliche Firma und Frist. Danach bleibt er sichtbar, bis jemand die Beseitigung mit Nachweis quittiert. Die Nachbesserungsaufforderung entsteht aus derselben Position, in Ihrer Formulierung.
Ergebnis: Kein Mangel überlebt seine Frist, nur weil ihn niemand im Blick hatte.
Hier messen Sie nicht für die eigene Rechnung, sondern gegen eine fremde. Die Maske kennt die Positionen dieses Projekts: Maßketten, Rechenansatz, Zwischensummen, Skizze und Foto an derselben Stelle, beide Unterschriften am Ende. Kommt die Rechnung Wochen später, steht die geprüfte Menge daneben — mit Abweichung zur Vertragssumme und Prüfvermerk.
Ergebnis: Sie prüfen die Massen, statt sie zu glauben.
Die Abnahme entsteht aus dem, was längst da ist: offene Mängel, Vorbehalte, Restleistungen, Zählerstände, beide Unterschriften. Mit dem Datum beginnt die Frist — und genau dort setzt die Anwendung den Termin, an dem das Objekt vor Fristablauf noch einmal begangen werden muss, je Gewerk.
Ergebnis: Der wichtigste Termin des Projekts hängt nicht an einem alten Kalender.
Jede Stunde läuft auf Projekt und Leistungsphase, getrennt nach geschuldeter und gesondert beauftragter Leistung. Erfasst wird dort, wo sie anfällt — im Termin, unterwegs, am Schreibtisch —, auch der Behördenweg und die Zwischenabstimmung, die sonst unter den Tisch fallen. Daraus entstehen Honorarermittlung, Restaufwandsprognose und Nachkalkulation.
Ergebnis: Sie sehen, ob ein Projekt trägt, solange Sie etwas ändern können.
Weil es im Termin entsteht und nicht danach noch einmal geschrieben wird.
Jede Angabe wird einmal aufgenommen und danach nur noch verwendet.
Offene Punkte und Fristen stehen auf einer Liste, die sich selbst füllt.
Sie passen in möglichst viele Büros — und deshalb in keines richtig.
Auch die Stunden zwischen zwei Terminen.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Notizen abtippen, Fotos zuordnen, Protokolle aus dem Gedächtnis ergänzen, Fristen zweimal führen. Ihre Planung bleibt, wo sie ist — an den Zeichenprogrammen ändern wir nichts.
Die Posten, die in keiner Auswertung auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir die Posten durch.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Büro gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Wer wann was festhält, wie ein Protokoll gegliedert ist und welche Prüfsystematik Ihr Aufmaß trägt, ist anders als beim Büro zwei Straßen weiter.
Wie weit das geht, zeigt der eigene Bestand: 456 von 676 Auftragspositionen sind auf einer mitgebrachten Kundenvorlage entstanden. Zwei Drittel beginnen mit einem Blatt, das es genau so nur einmal gibt — bei Begehungs- und Aufmaßvordrucken noch deutlicher, weil dafür keine Form vorgegeben ist.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende nicht das Programm dem Büro an, sondern das Büro dem Programm. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Nein. Zeichnen und Modellieren bleiben in Ihrem Fachwerkzeug; wir bauen die Strecke drumherum.
Das Portal des Landes ersetzen wir nicht. Wir stellen die Angaben für die Bauvorlagen vollständig zusammen.
Ja, der Normalfall. Sie bleibt, wir bauen das, was sie von der Baustelle nicht kennt.
Nein, eine Strecke. Anlass und Projektart steuern, welche Felder erscheinen.
Ja, offline. Bedient wird über Auswahl und Spracheingabe.
Nein, ein Link genügt. Ihre Angaben liegen strukturiert am Projekt.
Im Gegenteil: dieselben Felder, dieselbe Reihenfolge, nur ohne das Abschreiben.
Vertraulichkeit ist Standard, auf Wunsch liegen die Daten auf Ihrem Server.
Sie gehört Ihnen mit der Abnahme, ohne Lizenzgebühren; Festpreis und Termin stehen vorher fest.
Das Architekturbüro ist die protokollierende Instanz am Bau: Es hält fest, was andere ausführen, und muss später belegen können, dass es vollständig festgehalten wurde. Deshalb entstehen hier andere Dokumente als beim ausführenden Betrieb — im Mittelpunkt steht nicht der Nachweis eigener Leistung, sondern die Feststellung fremder. Ausführende Betriebe finden ihre Seite unter Bau.
Es hält Entscheidungen, Zuständige und Fristen der wöchentlichen Runde fest — und wird verbindlich, wenn ihm niemand zeitnah widerspricht.
Die arbeitstägliche Aufzeichnung der Bauüberwachung. Nicht zu verwechseln mit dem Bautagesbericht, den das ausführende Unternehmen führt.
Sie halten Zustände fest, die kurz darauf hinter Putz verschwinden — brauchbar nur, wenn Bild, Ort und Datum zusammengehören.
Der Einstieg beim Bauen im Bestand. Weil die Form nirgends vorgegeben ist, entwickelt jedes Büro eigene Aufnahmeblätter für Maße und Schäden.
Schätzung, Berechnung, Anschlag und Feststellung beschreiben dasselbe Projekt zu vier Zeitpunkten. Erst nebeneinander zeigen sie, wohin die Kosten laufen.
Der Entwurfsverfasser reicht ein und braucht je Vorhaben die unterschriebene Vollmacht der Bauherrschaft. Immer häufiger läuft das über ein Portal.
Sie dokumentiert Planstand, Index und Empfänger. Ohne sie lässt sich nicht klären, wer zum Zeitpunkt der Ausführung welchen Stand in der Hand hatte.
Das Verzeichnis trägt die Mengen aus der Planung, der Spiegel stellt die Angebote Position für Position nebeneinander.
Geänderte Leistungen setzen eine Anordnung voraus. Ist sie nirgends festgehalten, wird aus dem Nachtrag eine Auseinandersetzung.
Das Büro misst die Massen der ausführenden Firmen gegen, vergleicht mit den Vertragssummen und gibt rechnerisch frei.
Das langlebigste Dokument des Projekts. Mit dem Abnahmedatum beginnen die Fristen, die Beweislast dreht sich, Sicherheiten werden fällig.
Jahre nach der Abnahme steht je Objekt ein einziger, unbedingt zu haltender Termin an — dafür wird das Abnahmeprotokoll wieder gebraucht.
Die Stunden sind kein Lohnthema, sondern die Grundlage der Honorarabrechnung und die einzige Auskunft darüber, ob ein Projekt trägt.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: Ihr Besprechungsprotokoll, ein Begehungsblatt, ein Aufmaß. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich lohnt — kostenlos und unverbindlich. Wird bei Ihnen auch gerechnet, geprüft oder festgestellt: Statiker, Ingenieurbüro, Bauleitung.
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