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Ob mit eigenem Kehrbezirk oder frei im Wettbewerb — Ihr Betrieb lebt davon, dass Termine, Befunde und Nachweise dort ankommen, wo sie hingehören.
Solange dieser Weg aus Postfach, Zettel und Tabelle besteht, bezahlen Sie ihn zweimal: mit Arbeitszeit fürs Nachschlagen und Abtippen, mit Fahrten, für die niemand aufkommt, mit Leistungen, die nie berechnet wurden, mit Abenden voller Rückstände, mit Reibung im Team und mit Kunden, die zweimal nachfragen.
Sie brauchen keine zweite Verwaltung, sondern einen Weg, der Ihren eigenen Ablauf abbildet — vom ersten Kontakt bis zum letzten Nachweis. Wie viel entsteht, entscheiden Sie: ein Vorgang genügt als Anfang.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Tausende umgesetzte Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Was ein fremder Betrieb ausgeführt hat, entscheidet über Ihren Vorgang. Die Folge: Sie eskalieren einen Fall, der längst erledigt sein könnte.
Angekündigt wird, wie es sich gehört — zurückmelden kann sich der Kunde nicht. Die Folge: eine Anfahrt ohne Leistung und ohne Vergütung.
Ein Gang durch das Haus erzeugt Bescheinigung, Bestandseintrag und Bescheidgrundlage, jedes in eigenem Layout. Die Folge: bezahlte Zeit, die nichts hinzufügt.
Gemeinden, Aufsicht, Verwalter und Kollegen wollen Auskunft, jeder anders zugeschnitten. Die Folge: Jede Antwort entsteht von Hand, bezahlt wird keine.
Und dann ist da der Preis, den niemand in Rechnung stellt. In den meisten Betrieben hält ein Mensch alles zusammen: die Objekte, die Zugänge, die offenen Fälle. Fällt er aus, steht ein ganzes Verfahren still. Was nur in einem Kopf steht, ist kein Betriebsvermögen — es ist ein Risiko.
Nichts davon passiert, weil jemand sein Handwerk nicht beherrscht. Es passiert, weil eine Angabe zu spät kommt, beim Falschen liegt oder den Weg zurück nicht findet.
Nicht Ihr Betrieb richtet sich nach einem Programm, sondern die Lösung nach Ihrem Ablauf. Eine Angabe entsteht dort, wo sie anfällt, und ist danach überall dieselbe.
Wir bauen genau das, was Ihren Fall abdeckt — und nichts darüber hinaus.
Ein Querschnitt durch die Papiere eines Schornsteinfegerbetriebs, hoheitlich wie frei. Jedes lässt sich als geführte Erfassung bauen, auf Ihrer Vorlage.
Für Rückstandsliste, Anlaufliste und Zugangsvermerk gibt es keine Vorlage — jeder Betrieb führt sie anders. Wer am Gebäude rechnet, findet seine Abläufe bei der Energieberatung; was an der Anlage gemessen wird, bleibt hier.
Formilo baut die Teile, die in den meisten Betrieben fehlen: die Datenerfassung im Tagesgeschäft, von der Objektaufnahme bis zum letzten Nachweis. Den Kern bildet dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — das Büro, die Kollegen auf Tour und, wo es sinnvoll ist, Eigentümer und fremde Betriebe über einen begrenzten Zugang. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist derselbe.
Ihr Kehrbuch bleibt: Es ist vorgeschrieben, es funktioniert, und wir haben nichts, was es besser könnte. Kundenverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — bis zur kompletten Unternehmenssoftware, in der auch Angebote und Rechnungen laufen. Und wo ein einzelnes Blatt reicht, entsteht ein tastaturfreies Formular in unserem FormularCenter, dessen Daten trotzdem zentral liegen.
Am Anfang steht keine Umstellung, sondern eine Frage: Welches Stück Ihres Ablaufs soll hinein? Ein einzelnes Formblatt, das ein Betrieb aus dem Nachbarbezirk online ausfüllt, ist bereits ein vollständiger Anfang. Die Terminstrecke wäre der nächste Schritt, eine Anwendung für den ganzen Betrieb das Ziel. Dazwischen liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und halten die Tür zum Rest offen.
Nicht der Auftrag trägt die Daten, sondern das Objekt. Am Gebäude hängen Eigentümer und Verwalter, Objektnummer, Zugang, Schlüsselstandort und der Hinweis auf den Hund im Hof. An der Anlage hängen Feuerstättenart, Brennstoff, Leistung, Baujahr und die Historie. Das ist das Wissen, das sonst nur im Kopf eines Kollegen steht.
Ergebnis: Wer hinfährt, weiß vorher, was ihn erwartet und wie er hineinkommt.
Festgesetzt werden Zeiträume, keine Termine — den Rest macht Ihr Betrieb. Die Fälligkeit entsteht deshalb dreistufig: am Objekt, im Plan, am Termin. Der nächste Termin leitet sich aus der Historie ab, nicht aus einem Feld, das jemand pflegen müsste. Zwei Übersichten steuern die Woche: fällig und noch kein Termin, überfällig und noch kein Termin.
Ergebnis: Kein Zeitraum läuft ab, weil niemand hingesehen hat.
Angekündigt wird ohnehin — nur endet der Zettel im Briefkasten in einer Sackgasse. Hier geht die Ankündigung an die hinterlegte Kontaktperson, mit Datum, Zeitfenster und Anlage, und sie hat einen Rückweg: bestätigen, verschieben, Zugangshinweis ergänzen. Jede Nachricht wird mit Versanddatum protokolliert, wer nicht reagiert, rutscht in die Erinnerung.
Ergebnis: Der Nichtangetroffen-Fall wird zur Ausnahme statt zum Alltag.
Im Heizungskeller, auf dem Dach, mit Handschuhen und ohne Empfang: erfasst wird per Auswahl, nicht per Tastatur. Durchgeführte Arbeiten stehen als Position bereit, Abgasverlust, Kohlenmonoxid und Ruß bekommen ihre Felder samt Nummer des Messgeräts, Befunde lassen sich sprechen. Fotos hängen an der Anlage, nicht in der Galerie. Alles läuft offline und gleicht sich unterwegs ab.
Ergebnis: Fertig beim Kunden statt abends am Schreibtisch.
Ein Mangel ist der einzige Vorgang, der das Haus verlässt. Erfasst werden Art, Anlage, Dringlichkeit, Frist und das Foto der Stelle. Daraus entstehen die nötigen Fassungen: für den Eigentümer, für den ausführenden Betrieb, für die Behörde — aus einem Datensatz statt drei Dateien. Die Nachkontrolle steht als Aufgabe im Kalender.
Ergebnis: Ein Mangel mit Bild und Datum stärkt im Streitfall Ihren Nachweis.
Hier liegt die Besonderheit dieses Gewerks. Wer eine angeordnete Arbeit ausführt, ist oft nicht der, der sie angeordnet hat — der Nachweis muss trotzdem rechtzeitig ankommen. Über einen Portallink ohne Zugangsdaten trägt der fremde Betrieb oder der Eigentümer die Objektnummer ein, füllt die Felder des Formblatts und erhält eine Eingangsbestätigung.
Ergebnis: Der Nachweis kommt als Datensatz herein, nicht als Anhang im Postfach.
Was ausbleibt, muss auffallen, solange es noch etwas nützt. Offene Vorgänge sammeln sich in einer Rückstandsliste, die sich selbst füllt: Objekt, angeordnete Arbeit, Fristende, letzter Kontakt. Die Erinnerung läuft als Kaskade an die hinterlegte Person, jede Stufe protokolliert. Bleibt es dabei, steht die nächste Stufe mit den passenden Daten bereit.
Ergebnis: Kein Vorgang bleibt liegen, weil ihn niemand gesehen hat.
Vormittags ein Gebührenbescheid nach festem Verzeichnis, nachmittags ein Angebot mit eigenem Preis — für denselben Kunden, aus demselben Auto. Die Arbeitswerte liegen als gepflegte Stammdaten bereit, samt der Zuschläge, die am Objekt hängen: Anfahrtminuten, Insellage, Wunschtermin. Daneben läuft die freie Kalkulation mit Ihren eigenen Sätzen.
Ergebnis: Zwei Abrechnungsarten, eine einzige Erfassung.
Die Gemeinde meldet sich und will wissen, wie in ihrem Gebiet geheizt wird — formlos, ohne Formular, und jede Gemeinde etwas anders. Statt jedes Mal eine Tabelle zu bauen, wird die Auswertung einmal festgelegt und danach wiederholt: zusammengefasst für die Gemeinde, vollständig für die Aufsicht, im geforderten Schnitt für die Statistik.
Ergebnis: Die Anfrage ist ein Aufruf und kein Nachmittag.
Sie sind in jedem Haus Ihres Gebiets regelmäßig zu Gast — das hat sonst niemand. Ihr Bestand weiß, wo die größeren Wohngebäude stehen, wie alt die Heizung ist und wann sie eingebaut wurde. Genau daraus lässt sich die Liste der Objekte filtern, die bis zum 30. September 2027 geprüft sein müssen. Was nicht beauftragt wird, bleibt in der Wiedervorlage stehen.
Ergebnis: Aus dem Pflichtkontakt wird freies Geschäft.
Was draußen entsteht, muss drinnen nicht noch einmal entstehen.
Sie kommen strukturiert an und finden ihr Objekt selbst.
Offene Fälle und Fälligkeiten stehen auf einer Liste, die sich allein füllt.
Auslastung und Rückstand ergeben sich aus der Arbeit selbst.
Aus einem Befund wird ein Angebot statt einer Randnotiz.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Messwerte abtippen, fremde Formblätter übertragen, nachsehen, ob zu einer Objektnummer schon etwas da ist. Das Kehrbuch bleibt — was verschwindet, sind der Posteingangsstapel und der Zettel mit dem Zugangscode.
Die Verluste, die nirgends gebucht werden:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch gehen wir sie durch. Sie zeigen sich erst als Jahr, das schlechter lief als erwartet.
Kundenverwaltung und Buchhaltung sind mit Standardlösungen gut bedient — diese Bereiche sehen in fast jedem Betrieb gleich aus. Die Abwicklung dazwischen sieht nirgends gleich aus. Wie ein Vorgang durch Ihren Betrieb läuft und worauf der Nächste wartet, ist bei Ihnen anders als beim Kollegen im Nachbargebiet.
Bei Ihnen kommt hinzu, was kein anderes Gewerk der Gebäudetechnik kennt: zwei Preiswelten, drei getrennte Eskalationswege und ein Bestand, der lückenlos sein muss — in denselben Fahrzeugen, am selben Tag. Kein fertiges Programm bringt das zusammen. Und in zwei von drei Projekten war die Grundlage nicht unsere Vorlage, sondern das, womit der Betrieb schon arbeitete.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein — aber es ist Ihre, und dafür gibt es Gründe. Sonst passt sich am Ende der Betrieb dem Programm an. Mit der Abnahme endet jede Abhängigkeit — unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Nein. Es ist vorgeschrieben und es funktioniert. Wir bauen das, wofür es nie gedacht war.
Ja, der Normalfall. Sie führt den Bestand — den Weg nach außen kennt sie nicht.
Über einen Portallink ohne Anmeldung, der nur ein Formblatt zeigt.
Gerade dann. Ihr Problem ist das umgekehrte: Nachweise loswerden statt einsammeln.
Die bekommen denselben Link. Für deren eigene Abläufe bauen wir Sanitär- und Heizungsbetrieben separat.
Ja. Offline, per Auswahl statt Tastatur, Abgleich sobald Netz da ist.
Sie gehören Ihnen und lassen sich vollständig ausleiten.
Ein gedrucktes Formular friert den Stand ein, an dem es entstand. Ein zentral gepflegtes ändern Sie an einer Stelle.
Nein. Unterschrift auf dem Gerät, Ausdruck für den Kunden — der Beleg bleibt.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren.
Für den ersten, klar abgegrenzten Baustein steht der Preis vorher fest, den Zeitplan besprechen wir mit dem Angebot. Alles Weitere beauftragen Sie Modul für Modul.
In diesem Handwerk entsteht Dokumentation nicht aus Ordnungsliebe. Sie hält Zustände fest, die später niemand mehr sehen kann, sie belegt gegenüber Dritten, was geprüft wurde, und sie trägt das Gedächtnis einer Anlage über Jahrzehnte. Ein Anlass steht dabei fest im Kalender: Bis zum 30. September 2027 müssen ältere Heizungsanlagen in größeren Wohngebäuden geprüft sein.
Die wiederkehrende Besichtigung aller Anlagen eines Gebäudes hält Zustand, Betriebssicherheit, Abstände, Zugänglichkeit und Veränderungen gegenüber dem letzten Stand fest.
Er legt je Objekt fest, welche Arbeiten an welcher Anlage in welchem Zeitraum durchzuführen sind — und stellt damit die Uhr für alle weiteren Fristen.
Der Nachweis je ausgeführter Arbeit, mit Datum, Position und Namen des Ausführenden. Ohne sie gilt die Arbeit im Zweifel als nicht erbracht.
Abgasverlust, Kohlenmonoxid und Staub werden an der Anlage gemessen und mit der Kennnummer des Messgeräts festgehalten — Form und Inhalt sind fest vorgegeben.
Art, Anlage, Dringlichkeit, Frist und Bild. Der Mangel ist der Vorgang, der das Haus verlässt und im Streitfall zum Beweismittel wird.
Wer eine angeordnete Arbeit ausführen lässt, muss den Nachweis zurückgeben — mit Objektnummer, damit er dem richtigen Gebäude zugeordnet werden kann.
Bleibt der Nachweis aus, folgt die nächste Stufe. Beides sind eigene Vorgänge mit Zustellung, Gebühr und Folgewirkung, keine Mahnstufen.
Das elektronisch geführte Verzeichnis aller Gebäude, Anlagen, Arbeiten, Mängel und Fristen eines Gebiets — regelmäßig auf Vollständigkeit geprüft und über Jahre aufzubewahren.
Bei einem Wechsel gehen die Aufzeichnungen mehrerer Jahre an den Nachfolger. Was nicht zum festgelegten Datensatz gehört, geht dabei regelmäßig verloren.
Prüfung und Optimierung größerer Anlagen sind wiederkehrend, werden schriftlich festgehalten und dem Verantwortlichen übergeben.
Gemeinden fragen Angaben zum Anlagenbestand ihres Gebiets ab — zusammengefasst statt gebäudescharf, formlos angefordert, ohne festen Turnus.
Bringen Sie mit, womit Sie heute arbeiten: das Formblatt, die Rückstandsliste, die Tabelle mit dem Anlagenbestand. Daran zeigen wir, was möglich ist und wo der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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