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Ob Rathaus, Amt, Gerätehaus oder Wohngruppe — bei Ihnen entsteht jeden Tag ein Vorgang, für den jemand geradestehen muss.
Ist dieser Vorgang nicht so abgebildet, wie bei Ihnen wirklich gearbeitet wird, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Arbeitszeit, die im zweiten Erfassen verschwindet, mit Mitteln, die anderswo besser aufgehoben wären, mit Fristen, die laufen, während der Vorgang liegt, und mit Abenden von Menschen ohne Gehalt dafür.
Was fehlt, ist keine Lösung, die Ihnen ihren Ablauf vorgibt, sondern eine, die Ihren abbildet: innen für Ihre Leute, außen für Ihr Gegenüber. Ein einzelner Schritt reicht als Anfang.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter 17 Häuser aus Verwaltung, Sozialem und Sport.
Was Ihr Gegenüber eingegeben oder was draußen festgehalten wurde, entsteht im Haus ein zweites Mal. Die Folge: bezahlte Arbeitszeit ohne einen neuen Inhalt.
Wo etwas gerade ist und wer noch zeichnen muss, weiß nur, wer es zuletzt in der Hand hatte. Die Folge: Wartezeit für alle, ohne dass jemand untätig war.
Fehlt eine Angabe oder eine Anlage, beginnt eine Schleife aus Nachfassen und erneutem Prüfen. Die Folge: Arbeit, die nur entsteht, weil niemand durch die Eingabe geführt hat.
Was unterwegs nicht festgehalten wurde, muss zum Stichtag zusammengesucht werden. Die Folge: Wochen, in denen Belege gesucht statt Aufgaben erledigt werden.
Und dann der Preis, der in keinem Haushalt steht. In fast jedem Haus hält eine Person alles zusammen: den Sonderfall, den Stand, die Absprache von vorletztem Jahr. Sie kann nicht abgeben und nicht ausfallen — und wenn sie aufhört, geht die Hälfte mit.
Keins davon entsteht, weil jemand seine Aufgabe nicht beherrscht. Jedes entsteht, weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist.
Eine Angabe entsteht dort, wo sie zum ersten Mal bekannt ist. Von da an ist sie überall dieselbe: in Prüfung, Freigabe, Auszahlung und Nachweis.
Wie groß das ausfällt, hängt daran, wie viel Ihres Ablaufs hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was Häuser der öffentlichen Hand bei uns abbilden lassen — nach innen wie nach außen:
Für die meisten dieser Schritte gibt es keine Vorlage, die zu Ihnen passt: Aufsicht, Zuwendungsgeber und Kostenträger verlangen jeweils eine eigene Form.
Formilo ist auf die Datenerfassung in Verwaltungen, bei Trägern und in Vereinen spezialisiert — auf alles, was zwischen Eingang und Nachweis festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Sachbearbeitung, Amts- und Fachbereichsleitung, Kasse, die Leute draußen und auf Wunsch Ihr Gegenüber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut auf den Ablauf Ihres Hauses, nicht auf einen Durchschnitt.
Ihr Fachverfahren bleibt, wie es ist — wir greifen nicht ein; wo es Schnittstellen oder Exporte vorsieht, übernehmen wir die Daten davor oder danach. Ihr Finanzwesen und andere Standardlösungen können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile, das Fachverfahren ausgenommen — Modul für Modul bis zur kompletten Software für Ihre Verwaltung, Ihre Einrichtung oder Ihren Verein, mit Stammdaten, Terminplanung und Auswertungen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht eine Frage: Welchen Schritt machen Ihre Leute am häufigsten und am ungernsten? Damit fängt man an. Ein einzelnes Formular, das rechnet, führt und unterschrieben werden kann, ist ein Nutzen für sich. Danach kommen die Strecke dahinter, der Umlauf, die Auswertung.
Ergebnis: Sie fangen in einem Bereich an und verbauen sich den Weg zum ganzen Vorgang nicht.
Hier liegt die Achse dieser Branche: Sie geben Formulare nach innen heraus und nach außen. Innen füllt eine geschulte Kraft täglich dieselbe Maske aus, außen sitzt jemand davor, der sie einmal im Leben sieht. Heute liegt zwischen beiden ein Drucker. Bei uns hängen beide am selben Vorgang.
Ergebnis: Zwei Publikumsgruppen, zwei Oberflächen — aber nur ein Datensatz.
Dasselbe Anliegen kommt über das Online-Formular, per E-Mail, über den Briefkasten, am Schalter und am Telefon. Fünf Wege, eine Maske: Absender, Anliegen, Eingangstag, Anlagen, Zuständigkeit. Was am Telefon gesagt wurde, trägt die Sachbearbeitung in denselben Vorgang ein statt auf ein Blatt.
Ergebnis: Alle Wege enden in einem Vorgang statt in fünf Ablagen.
Der teuerste Vorgang ist der, der unvollständig hereinkommt. Die Eingabe führt deshalb: Pflichtangaben lassen sich nicht überspringen, Folgefragen erscheinen nur, wenn sie zum Fall gehören, Summen rechnet die Maske, Anlagen werden dort verlangt, wo sie hingehören.
Ergebnis: Die Nachforderungsschleife entsteht gar nicht erst.
Jeder Vorgang bekommt Aktenzeichen, Zuständigkeit, Bearbeitungsstand und einen Fristlauf, der am Eingangstag beginnt. Wird nachgefordert, hält der Lauf an und der Vorgang geht auf Wiedervorlage — protokolliert, nicht im Kopf. Zwei Listen steuern den Tag: was fällig ist und was zu lange liegt.
Ergebnis: Niemand muss eine Frist im Kalender nachhalten.
Der Entwurf geht nicht mehr als Papier durchs Haus, sondern als Aufgabe an die nächste Station: Sachgebiet, Amtsleitung, beteiligte Bereiche. Jede Station zeichnet mit Datum mit, Anmerkungen hängen an der Stelle, auf die sie sich beziehen. Wer dran ist, sieht es in seiner Arbeitsliste.
Ergebnis: Niemand fragt mehr, wo die Mappe gerade liegt.
Das ist die Besonderheit dieser Branche, und sie entscheidet über jede Auszahlung: zwei getrennte Feststellungen von zwei verschiedenen Stellen auf demselben Beleg. Beide werden einzeln erteilt, mit Name, Datum und Zeitstempel. Kostenstelle, Sachkonto und Haushaltsstelle hängen am Beleg.
Ergebnis: Die Kasse bekommt vollständige Belege statt Rückfragen.
Jede Ausgabe beginnt an einem Ansatz: Was nicht eingeplant ist, gibt es nicht. Am Bedarf hängen deshalb Haushaltsstelle, verfügbarer Rest und Sperrvermerke — sichtbar, bevor jemand beauftragt. Daran schließt der Beschaffungsweg an: Leistung, geschätzter Wert, gewählter Weg, Angebote, Begründung.
Ergebnis: Die Vergabe ist dokumentiert, bevor beauftragt wird.
Auf der Strecke, am Einsatzort und im Gruppendienst wird nicht getippt, sondern ausgewählt, angetippt und diktiert. Erfasst werden Objekt, Leistung, Zeiten, Fahrzeug und eingesetztes Material, dazu Uhrzeit und Wetterlage, Fotos mit Markierung und die Unterschrift auf dem Gerät.
Ergebnis: Der Nachweis steht, bevor das Fahrzeug wieder im Hof ist.
Von der Vorlage bis zur Kontrolle eine Strecke: Vorlagennummer, Beratungsfolge, Mitzeichnung, Tagesordnung, Versand der Unterlagen, Anwesenheit, Abstimmungsergebnis, Beschlusstext. Die Unterlagen entstehen aus Daten, die ohnehin erfasst sind. Was beschlossen wurde, bleibt als Aufgabe mit Termin stehen.
Ergebnis: Die Beschlusskontrolle ist eine Liste, kein Gedächtnis.
Nach außen gilt eine andere Regel: Wer hier sitzt, kennt Ihre Begriffe nicht und bekommt keine zweite Chance. Also wird geführt statt abgefragt — kurze Abschnitte, verständliche Fragen, verzweigte Folgefragen, Zwischenspeichern, Prüfansicht vor dem Absenden. Bedienbar ohne Maus und mit Vorlesehilfe.
Ergebnis: Barrierefreiheit ist eingebaut statt beteuert.
Wer Mittel bekommt, muss ihre Verwendung belegen — der Punkt, an dem das Jahr sonst zur Suchaktion wird. Hier läuft der Nachweis mit: Einnahmen nach Quellen, Ausgaben nach Positionen, Belegliste mit Zuordnung, Abweichung in Euro und in Prozent, dazu der inhaltliche Teil.
Ergebnis: Am Stichtag wird zusammengesetzt, nicht zusammengesucht.
Wer keine Bürozeit hat, braucht die kürzeste Strecke. Mitgliederdaten, Beitragsstufe, Einzugsmandat, Ein- und Austritte laufen über ein Formular, das Ihr Mitglied selbst ausfüllt. Aufwandsentschädigungen trägt man je Termin ein — in einem Fall sechsundzwanzig Termine auf einem Quartalsformular.
Ergebnis: Der Abend am Küchentisch wird kürzer, nicht länger.
Was einmal erfasst ist, wird von da an nur noch verwendet.
Auch für die, die draußen oder ehrenamtlich arbeiten.
Wer wann was gezeichnet hat, steht am Vorgang.
Fortgeschrieben statt am Stichtag rekonstruiert.
Die Strecke wächst mit, die Stellenzahl muss es nicht.
Wer für seine Aufgabe gewonnen wurde, verliert sie nicht an Papier.
Und das fällt weg: eingegangene Anträge ausdrucken, sie abtippen, Mappen durchs Haus tragen, nach dem Stand telefonieren, Beleglisten am Jahresende zusammensuchen. Ihr Fachverfahren bleibt — es ist das führende System.
Was in keiner Haushaltsstelle auftaucht:
Pro Haushaltsjahr, ohne dass es je in einer Auswertung erscheint. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Für Ihr Finanzwesen und Ihre Fachverfahren gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche über Häuser hinweg ähnlich aussehen. Der Weg dazwischen sieht nirgends gleich aus. Der Markt ist entlang Ihrer Zweige gebaut: eines für den Eingang von außen, eines für die Sachbearbeitung, eines für die Gremien, eines für draußen. Dazwischen liegt Ihr Alltag — auf Papier.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: Grundlage war hier stets die Vorlage des Hauses, nicht unsere. Ein sozialer Träger ließ rund fünfzig Vordrucke bauen, durchnummeriert von 001 bis 053. Ein Haus brauchte sieben Varianten desselben Dokuments, ein anderes einen Bogen über 25 bis 30 Seiten. Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Bei Ihnen ist das keine Geschmacksfrage: Ihr Zuwendungsgeber gibt die Gliederung vor, Ihr Kostenträger die Nachweisform, Ihre Aufsicht die Darstellung. Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrem Haus an, sondern Ihr Haus der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren. Eine einmalige Investition statt einer dauerhaften Last im Haushalt.
Beide — und vor allem den Weg dazwischen.
Was heute daneben auf Papier läuft: Eingang, Umlauf, Freigabe, Nachweis.
Ja — Ihre Gliederung, Ihre Felder, Ihre Reihenfolge.
Was nach außen geht, bauen wir ohne Maus und mit Vorlesehilfe bedienbar.
Dort am meisten: Sie sparen kein Gehalt, sondern Lebenszeit von Leuten, die sonst aufhören.
Wir richten Angebot und Unterlagen nach Ihrem Beschaffungsweg aus. Klar abgegrenzte Leistungen bieten wir zum Festpreis an, größere Vorhaben nach Anforderungsaufnahme als Festangebot, Modul für Modul.
Vertraulichkeit ist Standard, auf Wunsch mit Betrieb in Ihrer Umgebung.
Dann wird offline erfasst, über Auswahl statt Tastatur, auch mit Handschuhen.
Es gehört Ihnen, ohne Lizenzkosten. Laufend müssen Sie nichts einplanen.
Jeder Zweig hat ein anderes Gegenüber und eine andere Stelle, der er Rechenschaft schuldet. Deshalb hat jeder seine eigene Seite:
Gremien, Bauhof und Vollzug draußen — das Haus, das alles zugleich ist.
Fachverfahren, Akte und der Weg vom Eingang bis zum Bescheid.
Das Gegenüber ist das Mitglied.
Das Gegenüber ist der Zuwendungsgeber.
Das Gegenüber ist der Klient.
Wie andere Branchen dasselbe lösen, zeigt die Übersicht aller Branchenlösungen.
Hier wird nicht dokumentiert, weil jemand Ordnung liebt, sondern weil jeder Vorgang später erklärbar sein muss: gegenüber dem Menschen, den er betrifft, gegenüber der Aufsicht und gegenüber dem, der das Geld gegeben hat. Ein Vorgang, den niemand nachvollziehen kann, gilt als nicht geschehen.
Die Klammer über allem. Er wird angelegt, bearbeitet, gezeichnet, abgeschlossen und zur Akte genommen. Nicht das Blatt ist die Einheit, sondern sein Weg.
Beides entsteht beim Eingang und entscheidet alles Weitere. Ohne eindeutige Zuordnung lässt sich später nichts finden und nichts zurechnen.
Der Eingangstag setzt die Uhr in Gang. Ruht ein Lauf, weil nachgefordert wurde, muss auch das festgehalten sein — sonst rechnet später niemand richtig.
Mehrere Stellen sehen denselben Entwurf, jede zeichnet mit. Festzuhalten sind Reihenfolge, Datum je Station und die Anmerkung, die zur Änderung geführt hat.
Zwei getrennte Feststellungen von zwei Stellen. Erst wenn beide auf dem Beleg stehen, darf angeordnet und ausgezahlt werden.
Jede Ausgabe hängt an einem Ansatz. Was dort nicht eingeplant oder nicht mehr frei ist, gibt es nicht — die Zuordnung gehört an den Beleg.
Vorlage, Beratungsfolge, Sitzung, Abstimmungsergebnis, Beschlusskontrolle. Was beschlossen wurde, muss überprüfbar bleiben — und wer anwesend war, ebenfalls.
Wer Mittel erhält, weist ihre Verwendung nach: Einnahmen nach Quellen, Ausgaben nach Positionen, Abweichung in Euro und Prozent, Beleg für Beleg.
Was mit einem Menschen erarbeitet wurde, trägt zugleich die Abrechnung gegenüber dem Kostenträger — aus einer Erfassung, nicht aus dreien.
Bei Kontrollgängen und im Winterdienst zählen Uhrzeit, Wetterlage und eingesetztes Material. Nachträglich erzeugen lässt sich das nicht, verlangen schon.
Was nach außen geht, muss ohne Maus, ohne Farbunterscheidung und mit Vorlesehilfe bedienbar sein — und vor dem Absenden im Zusammenhang prüfbar.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: den Bogen, den Ihr Gegenüber ausfüllt, den Beleg mit den drei Unterschriften, die Tabelle mit den Fristen. Daran zeigen wir, was möglich ist.
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