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Ob Stadthotel, Landgasthof, Tagungshaus oder Pension — bei Ihnen arbeiten mehrere Bereiche am selben Gast, und keiner von ihnen sitzt am Schreibtisch.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht passend digitalisiert, zahlt das Haus jeden Tag dafür: mit Arbeitszeit, die im Nachfragen vergeht, mit Leistung, die auf keiner Rechnung landet, mit Gästen, die auf etwas warten, das längst fertig ist, mit Nachweisen, die erst im Streitfall gesucht werden.
Sie brauchen kein weiteres System, sondern eine Lösung, die Ihren Ablauf so abbildet, wie in Ihrem Haus gearbeitet wird. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — eine einzelne Strecke ist ein vollwertiger Anfang.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Betriebe des Gastgewerbes und ihre Dienstleister. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Zwischen sauber und verkaufbar liegt eine Meldung, die heute per Telefon läuft. Die Folge: Ein Gast wartet in der Lobby, während oben längst alles bereit ist.
Der eine ruft an, der andere ist gerade in einem Zimmer. Die Folge: Beide unterbrechen ihre Arbeit, um herauszufinden, was der jeweils andere längst weiß.
Der Hinweis steht auf der Rückseite einer Liste, die am Abend im Papierkorb landet. Die Folge: derselbe Mangel zweimal gemeldet — oder der nächste Gast findet ihn.
Zusatzleistungen entstehen verteilt über mehrere Bereiche und erreichen die Rechnung nur, wenn jemand daran denkt. Die Folge: erbrachte Leistung, verschenkter Umsatz.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Sie stehen am Tresen, wenn es eng wird, geben Zimmer frei, schlichten Reklamationen, planen die Saison — und tragen abends zusammen, was tagsüber niemand notiert hat. Ein Haus, das an einem Kopf hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Nichts davon entsteht, weil jemand in Ihrem Haus seine Arbeit nicht könnte. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist.
Der Unterschied ist nicht, dass mehr festgehalten wird, sondern dass eine Angabe in dem Moment, in dem sie entsteht, schon dort ist, wo die nächste Person sie braucht. Erst den Ablauf klären, dann das Formular — kein Papier auf einen Bildschirm heben.
Wie groß das ausfällt, hängt daran, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll — zwischen einem starken Formular und einer vollständigen Anwendung liegt nur Umfang. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Anfrage und Abreise festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Empfang, Etage, Haustechnik, Küche, Veranstaltungsverkauf und die Leitung, bei mehreren Häusern auch die Zentrale. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut wird sie auf Ihren Ablauf, nicht auf einen allgemeinen.
Ihr Buchungs- und Abrechnungssystem und die Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: dort gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile, die zertifizierte Kasse ausgenommen — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung. Umgekehrt braucht nicht jedes Haus diesen Umfang: Für eine einzelne Strecke genügen Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Umstellung, sondern eine Frage: An welcher Stelle hält Ihr Haus sich selbst am häufigsten auf? Eine Zimmerabnahme mit Ihrem Prüfraster und der Freigabe am Ende trägt sich allein. Die Mängelmeldung ist der nächste Schritt, der ganze Kreislauf das Ziel. Dazwischen liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einer Strecke an und halten die Tür zum ganzen Haus offen.
In den meisten Programmen ist die Buchung die Hauptsache. In Ihrem Haus ist es das Zimmer: Es wechselt mehrmals täglich seinen Zustand und muss freigegeben sein, bevor es wieder verkauft werden darf. Deshalb hängt alles an der Kette Haus, Etage, Zimmer, Zustand — abgereist, in Reinigung, zur Abnahme, bereit, gesperrt. Jeder Wechsel bringt Uhrzeit und Person mit.
Ergebnis: Der Stand eines Zimmers ist eine Tatsache, keine Auskunft.
Anfragen kommen aus sechs bis zehn Kanälen und landen in ebenso vielen Ablagen. Hier landen sie in einem Eingang, und der Sonderwunsch wird ein Merkmal statt einer Freitextzeile: ruhige Lage, Allergikerbettwäsche, Kinderbett, späte Ankunft, Anlass. Die Anreiseliste zeigt am Morgen, welches Merkmal welches Zimmer betrifft.
Ergebnis: Der Wunsch aus der Anfrage erreicht die Etage, ohne dass ihn jemand weitersagt.
Der Gast steht davor, der Nächste wartet. Die Maske führt durch die Fallunterscheidung, statt sie dem Kopf zu überlassen: Gäste aus dem Ausland bekommen den Meldeschein mit Ausweisangaben und Unterschrift, alle anderen nicht; Reisegruppen laufen als ein Vorgang. Gästebeitrag, Befreiungsgrund, Zimmer und Karte hängen am selben Datensatz.
Ergebnis: Der Gast unterschreibt einmal, und niemand tippt es danach ab.
Morgens teilt die Etagenleitung den Bestand ein: abgereist und zu reinigen, belegt und bleibend, frei und fertig. Dazu Reihenfolge, Zeitvorgabe je Zimmerart und Vorrang für frühe Anreisen. Ändert sich um 11:20 Uhr etwas, ändert sich die Liste — auf dem Gerät am Wagen, nicht auf einem Blatt, das um sieben Uhr gedruckt wurde.
Ergebnis: Die Einteilung stimmt auch mittags noch.
Ist ein Zimmer fertig, wird es mit einem Tippen gemeldet — aufgerufen über einen Code am Türrahmen, ohne Anmeldung, in Sekunden. Die Meldung erzeugt zugleich die Aufgabe für die Abnahme und macht den Stand am Empfang sichtbar. Wie lange ein Zimmer gebraucht hat, steht nebenbei daneben, ohne dass jemand stoppt.
Ergebnis: Niemand ruft mehr an, um zu fragen, was schon fertig ist.
Hier unterscheidet sich Ihr Haus von jedem anderen. Geprüft wird nach Ihrem Raster, je Zimmerart verschieden: Tür, Fenster, Licht, Betten, Möbel, Bad, Handtücher, Ausstattung, Bügeleisen, Kaffeemaschine. Je Punkt in Ordnung, Mangel oder nicht zutreffend, beim Mangel ein Foto, am Ende Nacharbeit oder Freigabe mit Unterschrift.
Ergebnis: Nach einer Reklamation ist belegbar, wer wonach geprüft hat.
Der tropfende Hahn, der ausgefallene Föhn, der Fleck im Teppich: drei Felder und ein Foto, direkt im Zimmer erfasst, Zimmernummer aus dem Code vorbelegt. Daraus wird ein Auftrag für die Haustechnik mit Dringlichkeit, Zuständigem und Erledigungsvermerk; auf Wunsch sperrt er das Zimmer, bis er erledigt ist.
Ergebnis: Der Hinweis hat einen Empfänger und ein Ende, nicht nur einen Zettel.
Drei kleine Vorgänge, die alle im Zimmer entstehen und alle woanders gebraucht werden. Der Minibarverbrauch geht als Posten ans Gästekonto, bevor jemand abreist. Die Wäschestückzahl je Kategorie ergibt den Bestand der Etage und die Prüfung der Rücklieferung. Die Fundsache bekommt Fundort, Zeit, Foto, Verwahrort und die Rückgabe mit Unterschrift.
Ergebnis: Was im Zimmer anfällt, verlässt das Zimmer als Datensatz.
Jede Gemeinde hat ihre eigenen Kategorien, ihre eigenen Befreiungen und ihren eigenen Vordruck — und keine gleicht der anderen. Hier stehen genau Ihre Kategorien, Ihre Nachweisarten und Ihre Fristen; erfasst wird beim Check-in, die Meldung entsteht aus denselben Zeilen und geht weiter auf dem Weg, den Ihre Gemeinde vorsieht. Die Übernachtungszahlen für die Statistik entstehen im selben Zug.
Ergebnis: Die Meldung wird vorbereitet, nicht zusammengesucht.
Aus Anfrage, Angebot und Bestätigung entsteht ein Ablaufblatt mit Zeiten, Raum, Bestuhlung, Menü, Allergenhinweisen, Technik und Zuständigkeiten — und im Hotel zusätzlich mit Kontingent und Namensliste. Ändert sich die Teilnehmerzahl am Vortag, ändern Sie sie einmal: Küche, Service, Technik, Empfang und Abrechnung ziehen mit.
Ergebnis: Die Änderung erreicht sechs Stellen, ohne sechsmal geschrieben zu werden.
Zweimal im Jahr läuft die halbe Belegschaft neu durch dasselbe Verfahren. Personalbogen, Belehrungsbestätigung, Unterweisung, Schlüsselquittung und eine Einarbeitungscheckliste je Bereich sind hier ein Durchlauf mit einer Unterschriftenstrecke und einem Ablageort, gestartet vor dem ersten Dienst. Die Folgetermine legen sich selbst auf Wiedervorlage.
Ergebnis: Fünfzehn Eintritte kosten einmal Aufwand, nicht fünfzehnmal.
Zwischen fertig und freigegeben liegt ein Tippen statt eines Anrufs.
Wer den Stand wissen will, sieht ihn — in beiden Bereichen gleichzeitig.
Jede Meldung bekommt Empfänger, Frist und Erledigungsvermerk.
Posten entstehen dort, wo sie anfallen, nicht beim Check-out.
Die Maske gibt die Reihenfolge vor, so dass niemand sie im Kopf haben muss.
Durchlaufzeiten, offene Mängel und Auslastung stehen beieinander.
Und das fällt weg: Listen ausdrucken und abends wegwerfen, Zimmerstände abtelefonieren, Zettel von der Etage übertragen, Posten beim Check-out suchen, Meldungen aus dem Gedächtnis nachtragen. Das Übergabebuch am Empfang darf bleiben — es füllt sich dann von selbst.
Diese Posten tauchen in keinem Ihrer Berichte auf:
Jahr für Jahr, ohne dass es der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein. Sie zeigen sich nur als eine Saison, die schlechter lief.
Für Buchung, Gästekonto und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche über Häuser hinweg gleich aussehen — die sollten Sie behalten. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Ihr System weiß, dass ein Zimmer geprüft wurde. Es weiß nicht, wonach geprüft wurde, und genau das ist nach einer Reklamation die Frage.
Dazu kommt, dass die Vorgaben von außen bei Ihnen nicht überall gleich sind: Der Gästebeitrag folgt der Satzung Ihrer Gemeinde, und welche Nachweise sie anerkennt, legt sie selbst fest. Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten, ehrlich benannt aus Nachbarbranchen: Ein Dienstleister führt für sieben Bereiche eines Werks sieben verschiedene Kontrolllisten, ein Filialsystem pflegt sein eigenes Audit in Version sieben. Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrem Haus an, sondern Ihr Haus der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht ohne laufende Gebühren.
Ja, der Normalfall: Es bleibt und wird angebunden, gebaut wird, was heute auf Papier läuft. Auf Wunsch lösen wir Teile davon schrittweise ab; die zertifizierte Kasse bleibt, wie sie ist.
Nur wenn Sie das wollen. Meist ergänzt es: Zuweisung bleibt, Abnahme und Mangel kommen dazu.
Ja, sie ist die beste Grundlage — wir bauen sie auf Ihre Zimmerarten um.
Ja. Dessen Leistungsnachweis und Ihre Freigabe werden zwei Rollen in einer Strecke.
Nein. Die Lösung gehört Ihnen, ohne Nutzer- oder Lizenzgebühren.
Dafür ist es gebaut: antippen statt schreiben, auf Wunsch zweisprachig.
Es wird offline erfasst und überträgt sich, sobald wieder Netz da ist.
Genau dafür ist das gedacht: Ihre Kategorien, Ihre Nachweise, Ihre Fristen.
Sie bleiben Ihre. Hosting je nach Lösung auch bei Ihnen, eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist Standard.
Für den ersten, klar abgegrenzten Baustein steht der Preis vorher fest, den Zeitplan besprechen wir mit dem Angebot. Alles Weitere beauftragen Sie Modul für Modul.
Im Hotel wird nicht aus Ordnungsliebe festgehalten. Das Haus wird über Listen gesteuert, die morgens gedruckt und abends weggeworfen werden — und genau darin steckt sein Wissen. Dazu kommt, dass Ihr wichtigstes Betriebsmittel mehrmals täglich den Zustand wechselt und zwischen zwei Bereichen weitergereicht wird. Wie sich das ohne Zimmer und bei einer Küche auf Rädern verschiebt, zeigen die Seiten zur Gastronomie und zum Catering.
Der Bestand eines Tages in drei Ansichten. Sie steuern Einteilung, Einkauf und Besetzung — und sind am nächsten Morgen wertlos.
Abgereist, in Reinigung, zur Abnahme, bereit, gesperrt. Jeder Wechsel gehört mit Uhrzeit und Person festgehalten, sonst ist er nur eine Auskunft.
Prüfpunkte für Zimmer, Bad und Ausstattung, je Ergebnis in Ordnung, Mangel oder nicht zutreffend, mit Freigabe und Unterschrift.
Was im Zimmer auffällt, braucht Ort, Beschreibung, Foto, Dringlichkeit und einen Erledigungsvermerk. Sonst wird es zweimal gemeldet oder nie.
Etagen, öffentliche Bereiche, Wellness und Technikräume haben verschiedene Intervalle. Abgezeichnet wird je Bereich mit Datum und Kürzel.
Stückzahl je Kategorie bei Abholung und Rücklieferung. Der Bestand ist Kapital, und sein Schwund fällt sonst erst beim Zählen auf.
Der Verbrauch wird im Zimmer festgestellt und muss vor der Abreise auf dem Gästekonto stehen. Danach ist er nur noch eine Behauptung.
Fundort, Zeitpunkt, Finder, Gegenstand, Verwahrort und die Rückgabe mit Unterschrift — die einzige Kette, die im Zweifel für Sie spricht.
Gäste aus dem Ausland tragen Ankunft, Namen, Anschrift und Ausweisangaben ein und unterschreiben am Ankunftstag; für andere entfällt er.
Kategorie, Befreiungsgrund und Nachweis folgen der Satzung Ihrer Gemeinde; die Übernachtungszahlen werden regelmäßig gemeldet.
Offene Punkte, Vorkommnisse, Rundgang und Tagesabschluss. In einem Haus mit drei Schichten überlebt Wissen nur hier die Nacht.
Zeiten, Raum, Bestuhlung, Menü, Technik, Zuständigkeiten und das Zimmerkontingent einer Gruppe — das Blatt, nach dem alle arbeiten.
Sicherheits- und Brandschutzrundgang, Probenahme an der Trinkwasseranlage, Pool- und Wellnesswerte, Fristen der technischen Anlagen.
Bringen Sie mit, was heute im Umlauf ist: die Zimmerliste von der Etage, das Abnahmeblatt der Hausdame, das Übergabebuch vom Empfang. Daran zeigen wir, was möglich ist und wo der Anfang sich am schnellsten rechnet. Kostenlos und unverbindlich.
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