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Ob Eventcatering, Partyservice oder tägliche Belieferung von Einrichtungen — bei Ihnen wird an einem Ort produziert und an einem anderen ausgegeben.
Ist dieser Ablauf nicht passend digitalisiert, zahlen Sie doppelt dafür: mit Arbeitszeit, die in mehrfach übertragenen Zahlen steckt, mit Leistung, die auf keiner Rechnung landet, mit Abenden, die nach dem letzten Auftrag weiterlaufen, mit Nachweisen, die erst im Ernstfall gesucht werden, und mit Auftraggebern, die auf Antwort warten.
Sie brauchen kein weiteres System, sondern eine Lösung, die Ihren Ablauf so abbildet, wie bei Ihnen gearbeitet wird. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einzelner Abschnitt ist ein vollwertiger Anfang.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Betriebe des Gastgewerbes und Einrichtungen, die täglich beliefert werden. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Ändert sich etwas am Auftrag, wird es überall von Hand nachgezogen, unter Zeitdruck, meist von einer Person. Die Folge: bezahlte Arbeitszeit, die nichts herstellt, und ein Fehler, der erst am Einsatzort auffällt.
Was vor Ort besprochen oder zugesagt wurde, bleibt im Kopf des Anwesenden oder in einer Nachricht zwischen zwei anderen. Die Folge: Unterbrechungen und vertröstete Auftraggeber.
Am Einsatzort gibt es keine Kasse und keinen Beleg, nur jemanden, der es sich merken müsste. Die Folge: Umsatz, den Sie erarbeitet und dann verschenkt haben.
Fehlende Ware, fehlendes Gerät, fehlender Nachweis fallen erst auf, wenn niemand mehr etwas ändern kann. Die Folge: Ersatz und Kulanz auf eigene Kosten.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Sie haben die Zusage gegeben, die Mengen im Kopf und die Zufahrt im Gedächtnis — und abends die Zahlen zu sortieren, die tagsüber liegen blieben. Fällt dieser Kopf aus, steht der nächste Auftrag. Ein Betrieb, der an einer Person hängt, ist eine Fessel.
Nichts davon entsteht, weil in Küche, Fahrzeug oder Service jemand seine Arbeit nicht könnte. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist.
Der Unterschied ist nicht, dass mehr festgehalten wird, sondern dass es im selben Griff geschieht wie die Arbeit — an der Rampe, im Fahrzeug, am Aufbau.
Wie groß das ausfällt, hängt daran, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll — zwischen einem starken Formular und einer vollständigen Anwendung liegt nur der Umfang. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Anfrage und Rückkehr ins Lager festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihre Abwicklung in einer einzigen Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Veranstaltungsleitung, Küche, Lager, Fahrer, Serviceleitung und die Objektleitung in der belieferten Einrichtung. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe — auch dort, wo kein Netz ist.
Warenwirtschaft und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: dort gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Abschnitt genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Umstellung, sondern eine Frage: Welcher Abschnitt kostet Sie heute am meisten Nerven? Ein Formular, das die Verladung abhakt und Fehlmengen meldet, trägt sich bereits allein. Der Veranstaltungsauftrag ist der nächste Schritt, die ganze Abwicklung das Ziel. Verschieden ist nur der Umfang, nicht die Art der Lösung.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und halten die Tür zur ganzen Kette offen.
In den meisten Programmen ist die Rechnung die Hauptsache. Bei Ihnen ist es der Auftrag mit seinem Ort und seiner Uhrzeit. Deshalb hängt hier alles an einer Kette: Auftraggeber, Veranstaltung, Einsatzort, Fahrt, Rückkehr. Angebot, Ablaufplan, Produktionsliste und Packliste sind Ansichten desselben Vorgangs, nicht sechs getrennte Dateien.
Ergebnis: Was einmal geändert wird, ist überall geändert.
Anfragen kommen per Telefon, Mail, Portal und Nachricht — und landen in einer Maske: Termin, Personenzahl, Anlass, Einsatzort, Art der Verpflegung, Budget. Zum Ort gehört der Location-Check mit Strom, Wasser, Zufahrt, Aufzug, Maßen, Spülmöglichkeit, Zugangszeiten und Fotos. Einmal aufgenommen, steht er beim nächsten Mal wieder da.
Ergebnis: Der zweite Auftrag am selben Ort beginnt nicht bei null.
Positionen, Mengen je Person, Personalschlüssel, Miete, Anfahrt, Auf- und Abbau stehen im Angebot; die Bestätigung hält Anzahlung, Fristen und Haftung für Mietgut fest. Meldet der Auftraggeber später eine andere Personenzahl, ziehen Mengen, Geschirr, Personal, Transportvolumen und Rechnung nach.
Ergebnis: Eine Zahl wird einmal geändert statt sechsmal abgeschrieben.
Der Veranstaltungsablaufplan übersetzt den Auftrag in Handlungen: Zeitschiene von der Produktion bis zur Abfahrt des letzten Fahrzeugs, Besetzung je Zeitfenster, Equipmentbedarf, Ansprechpartner, Zugangszeiten. Er wird nicht verteilt, sondern aufgerufen — jede Änderung ist sofort die gültige Fassung, auch unterwegs.
Ergebnis: Niemand arbeitet mehr nach einem Ausdruck von vorgestern.
An der Rampe werden Lieferant, Menge, Temperatur, Haltbarkeit und Charge erfasst, und jede Charge bekommt ihren Auftrag. Geplant wird danach von hinten: Ausgabezeit, Fahrt, Verladung, Abkühlung, Garzeit. Daraus entstehen Produktionsliste und Warenanforderung mit Grammatur und Portionszahl je Komponente.
Ergebnis: Sie können belegen, welche Ware zu welcher Veranstaltung gefahren ist.
Die Packliste entsteht aus dem Auftrag: Komponenten, Getränke, Thermoboxen, Geschirrsätze, Besteck, Gläser, Wärme- und Kühlgeräte, Mobiliar, Spülmaterial, Werkzeug, Verlängerungskabel. Abgehakt wird am Regal mit Soll und Ist, Restposten bleiben offen. Was fehlt, meldet sich an der Rampe statt achtzig Kilometer später.
Ergebnis: Was im Lager liegen bleibt, fällt auf, solange es noch zu ändern ist.
Am Fahrzeug oder an der Box wird ein Code aufgerufen und der Wert angetippt oder ausgewählt; Zeitpunkt, Fahrer und Kennzeichen kommen aus dem Tourenplan. Bei Verladung und Ankunft je ein Eintrag. Liegt ein Wert außerhalb des Sollbereichs, öffnet sich das Feld für die Maßnahme und lässt sich nicht überspringen.
Ergebnis: Der Nachweis entsteht unterwegs, nicht abends aus dem Gedächtnis.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Zweigs: Sie übergeben ein aufgebautes Catering an einem fremden Ort. Das Protokoll hält Ankunft, Zustand der Fläche und Abweichungen fest — verstellte Zufahrt, fehlender Strom, kleinerer Raum — mit Fotos und Unterschrift. Nachträge und Stunden werden daneben erfasst, nicht später.
Ergebnis: Aus einem Handschlag wird ein Beleg, der Wochen später noch vorliegt.
Die Packliste von gestern ist die Zählliste von heute. Beim Ausladen wird gegengezählt, die Differenz entsteht von selbst, Bruch bekommt ein Foto und ein Kennzeichen für Mietgut und Weiterberechnung. Soll und Ist stehen nebeneinander. Was fehlt, steht am Auftrag statt erst in der Inventur — auch um halb zwei nachts in zwei Minuten.
Ergebnis: Schwund wird eine Zahl, statt ein Gefühl zu bleiben.
Für die tägliche Verpflegung bekommt jede Einrichtung ihren eigenen Zugang: Portionen je Menülinie und Tag, Sondermenüs, Allergenhinweise — und die Abbestellung, die im Alltag häufiger vorkommt als die Bestellung. Teilnahmevereinbarung, Zusatzbuchung und Änderung der Buchungszeiten laufen als eine Strecke.
Ergebnis: Eine Abmeldung, die ankommt, ist eine Portion, die Sie nicht wegwerfen.
Ausgabetemperatur und gezählte Portionen werden in der Einrichtung erfasst, nicht aus Strichlisten rekonstruiert. Daraus entsteht die monatliche Abrechnung je Einrichtung, Träger oder Teilnehmer. Danach steht die Nachkalkulation da: Wareneinsatz, Personalstunden, Fahrt, Bruch und Überproduktion je Auftrag und je Auftragsart.
Ergebnis: Sie wissen, welche Art von Auftrag Ihren Monat trägt.
Weil die Aufnahme des Ortes und die letzte Kalkulation schon die Grundlage der nächsten sind.
Jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch verwendet, auch von dem, der unterwegs ist.
Offene Rückläufer, Nachträge und Abbestellungen stehen auf einer Liste, die sich selbst füllt.
Am Auftrag, mit Uhrzeit und Unterschrift — gefiltert statt gesucht.
Veranstaltung und tägliche Belieferung laufen in derselben Anwendung statt in zwei Systemen.
Die Abwicklung wächst mit, ohne dass jemand nachtelefoniert.
Und das fällt weg: Mengen in sechs Dateien nachziehen, Ablaufpläne neu verteilen, Temperaturen abends nachtragen, Stunden aus dem Dienstplan rekonstruieren. Die Kladde am Ausgabeort bleibt — sie entsteht künftig aus denselben Daten.
Diese Posten stehen in keiner Auswertung:
Jedes Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein. Sie zeigen sich nur als eine Saison, die schlechter lief.
Für Kundenverwaltung, Warenwirtschaft und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche über Betriebe hinweg gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Anders als im Restaurant oder im Hotel verlässt Ihre Ware das Haus — und wie sie zum Fahrzeug und zurück kommt, ist in jedem Betrieb anders geregelt.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten — sogar auf der anderen Seite Ihrer Rampe. Für einen Träger haben wir die Empfängerseite gebaut: Vereinbarung zur Mittagsverpflegung, Zusatzbuchung und Änderung der Buchungszeiten als drei eigene Formulare für denselben Vorgang, dazu eine Tabelle, die die Ausgabetemperatur nach erster, zweiter und dritter Speise und zusätzlich nach Hauptspeise, Beilage und Nachspeise führt. Der Gegenpart eines Auftraggebers zu Ihrem Ablaufplan umfasste elf Seiten mit über fünfhundert Feldern. Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrem Betrieb an, sondern Ihr Betrieb der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht ohne laufende Gebühren.
Bei dem Abschnitt, der am meisten weh tut. Der Rest dockt später an.
Code aufrufen, Wert antippen, fertig — ohne Tastatur.
Sie bleiben auf dem Gerät und gleichen sich bei der Rückkehr ab.
Nein. Beides hängt an denselben Stammdaten.
Nein. Im Projektgeschäft gehört die Lösung Ihnen, ohne Nutzergebühren.
Nur wenn Sie es wollen. Sonst genügt ein Link je Einrichtung.
Ja, das ist der Normalfall. Ihre Boxen, Ihre Sätze, Ihre Reihenfolge — ohne Abschreiben.
Über den Auftrag: Charge, Temperatur und Übergabe liegen beieinander.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar und ohne laufende Gebühren.
Das hängt vom Umfang ab. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis; größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme — als Festangebot oder nach Stunden.
Im Catering wird nicht aus Ordnungsliebe dokumentiert, sondern weil die Ware das Haus verlässt. Zwischen Produktionsküche und Gast liegen eine Verladung, eine Fahrt, ein fremder Raum und eine Rückfahrt — an jeder dieser Stellen wechselt die Verantwortung.
Sie übersetzen die Zusage in eine Zeitschiene: wer wann was tut, von der ersten Komponente bis zur Abfahrt.
Strom, Wasser, Zufahrt, Aufzug, Raummaße, Spülmöglichkeit, Zugangszeiten. Ohne ihn steht das Team vor unerwarteten Bedingungen.
Komponenten, Portionszahl und Menge je Portion, rückwärts vom Servierzeitpunkt gerechnet — das meistgeänderte Papier.
Bedarf gegen Bestand, dann die Annahme mit Menge, Temperatur, Haltbarkeit und Charge — samt Zuordnung zum Auftrag.
Speisen, Geschirrsätze, Thermoboxen, Wärmegeräte, Mobiliar, Werkzeug. Was hier fehlt, fehlt am Einsatzort endgültig.
Werte bei Verladung und Ankunft, mit Uhrzeit, Fahrzeug und Fahrer. Weicht ein Wert ab, gehört die Maßnahme dazu.
Aufbau fertig, Zustand der Fläche, Abweichungen, Fotos, Unterschrift. Es fehlt meist — und wird bei jeder Reklamation gesucht.
Zusätzliche Getränke, verlängerte Zeiten, spontane Leistungen. Ohne Kasse entscheidet sie allein, ob die Leistung auf der Rechnung landet.
Soll aus der Packliste, Ist beim Ausladen, dazu Bruch und Verlust mit Kennzeichen für Mietgut — am Ende eines langen Tages.
Besetzung je Zeitfenster, Anwesenheit, Beginn und Ende. Bei vielen Aushilfen oft aus dem Plan rekonstruiert.
Am Buffet steht selten der Koch. Die Auskunft muss dort liegen, wo gefragt wird — als Kladde, Blatt oder Rezeptangabe.
Je Komponente getrennt, beschriftet, aufbewahrt. Verlangt wird sie meist vom Auftraggeber — im Verdachtsfall kann sie für Ihren Betrieb sprechen.
Der tägliche Takt der Gemeinschaftsverpflegung. Soll und Ist gehen auseinander, am Monatsende zählt eins.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: den Ablaufplan der letzten Veranstaltung, Ihre Packliste, die Tabelle mit den Bestellungen der Einrichtungen. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich am schnellsten lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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