Ob Eventcatering, Partyservice oder tägliche Belieferung von Einrichtungen — bei Ihnen wird an einem Ort produziert und an einem anderen ausgegeben.
Ist dieser Ablauf nicht passend digitalisiert, zahlen Sie doppelt dafür: mit Arbeitszeit, die in mehrfach übertragenen Zahlen steckt, mit Leistung, die auf keiner Rechnung landet, mit Abenden, die nach dem letzten Auftrag weiterlaufen, mit Nachweisen, die erst im Ernstfall gesucht werden, und mit Auftraggebern, die auf Antwort warten.
Sie brauchen kein weiteres System, sondern eine Lösung, die Ihren Ablauf so abbildet, wie bei Ihnen gearbeitet wird. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einzelner Abschnitt ist ein vollwertiger Anfang.
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Betriebe des Gastgewerbes und Einrichtungen, die täglich beliefert werden. Fester Ansprechpartner.
Ändert sich etwas am Auftrag, wird es überall von Hand nachgezogen, unter Zeitdruck, meist von einer Person. Die Folge: bezahlte Arbeitszeit, die nichts herstellt, und ein Fehler, der erst am Einsatzort auffällt.
Was vor Ort besprochen oder zugesagt wurde, bleibt im Kopf des Anwesenden oder in einer Nachricht zwischen zwei anderen. Die Folge: Unterbrechungen und vertröstete Auftraggeber.
Am Einsatzort gibt es keine Kasse und keinen Beleg, nur jemanden, der es sich merken müsste. Die Folge: Umsatz, den Sie erarbeitet und dann verschenkt haben.
Fehlende Ware, fehlendes Gerät, fehlender Nachweis fallen erst auf, wenn niemand mehr etwas ändern kann. Die Folge: Ersatz und Kulanz auf eigene Kosten.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Sie haben die Zusage gegeben, die Mengen im Kopf und die Zufahrt im Gedächtnis — und abends die Zahlen zu sortieren, die tagsüber liegen blieben. Fällt dieser Kopf aus, steht der nächste Auftrag. Ein Betrieb, der an einer Person hängt, ist eine Fessel.
Nichts davon entsteht, weil in Küche, Fahrzeug oder Service jemand seine Arbeit nicht könnte. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist.
Der Unterschied ist nicht, dass mehr festgehalten wird, sondern dass es im selben Griff geschieht wie die Arbeit — an der Rampe, im Fahrzeug, am Aufbau.
Wie groß das ausfällt, hängt daran, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll — zwischen einem starken Formular und einer vollständigen Anwendung liegt nur der Umfang. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihre Abwicklung in einer einzigen Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Veranstaltungsleitung, Küche, Lager, Fahrer, Serviceleitung und die Objektleitung in der belieferten Einrichtung. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe — auch dort, wo kein Netz ist.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung dort, wo es sinnvoll ist — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Abschnitt genügt. Warenwirtschaft und Buchhaltung bleiben, wo sie sind: dort gibt es gute Standardlösungen. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Am Anfang steht keine Umstellung, sondern eine Frage: Welcher Abschnitt kostet Sie heute am meisten Nerven? Ein Formular, das die Verladung abhakt und Fehlmengen meldet, trägt sich bereits allein. Der Veranstaltungsauftrag ist der nächste Schritt, die ganze Abwicklung das Ziel. Verschieden ist nur der Umfang, nicht die Art der Lösung.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und halten die Tür zur ganzen Kette offen.
In den meisten Programmen ist die Rechnung die Hauptsache. Bei Ihnen ist es der Auftrag mit seinem Ort und seiner Uhrzeit. Deshalb hängt hier alles an einer Kette: Auftraggeber, Veranstaltung, Einsatzort, Fahrt, Rückkehr. Angebot, Ablaufplan, Produktionsliste und Packliste sind Ansichten desselben Vorgangs, nicht sechs getrennte Dateien.
Ergebnis: Was einmal geändert wird, ist überall geändert.
Anfragen kommen per Telefon, Mail, Portal und Nachricht — und landen in einer Maske: Termin, Personenzahl, Anlass, Einsatzort, Art der Verpflegung, Budget. Zum Ort gehört der Location-Check mit Strom, Wasser, Zufahrt, Aufzug, Maßen, Spülmöglichkeit, Zugangszeiten und Fotos. Einmal aufgenommen, steht er beim nächsten Mal wieder da.
Ergebnis: Der zweite Auftrag am selben Ort beginnt nicht bei null.
Positionen, Mengen je Person, Personalschlüssel, Miete, Anfahrt, Auf- und Abbau stehen im Angebot; die Bestätigung hält Anzahlung, Fristen und Haftung für Mietgut fest. Meldet der Auftraggeber später eine andere Personenzahl, ziehen Mengen, Geschirr, Personal, Transportvolumen und Rechnung nach.
Ergebnis: Eine Zahl wird einmal geändert statt sechsmal abgeschrieben.
Der Veranstaltungsablaufplan übersetzt den Auftrag in Handlungen: Zeitschiene von der Produktion bis zur Abfahrt des letzten Fahrzeugs, Besetzung je Zeitfenster, Equipmentbedarf, Ansprechpartner, Zugangszeiten. Er wird nicht verteilt, sondern aufgerufen — jede Änderung ist sofort die gültige Fassung, auch unterwegs.
Ergebnis: Niemand arbeitet mehr nach einem Ausdruck von vorgestern.
An der Rampe werden Lieferant, Menge, Temperatur, Haltbarkeit und Charge erfasst, und jede Charge bekommt ihren Auftrag. Geplant wird danach von hinten: Ausgabezeit, Fahrt, Verladung, Abkühlung, Garzeit. Daraus entstehen Produktionsliste und Warenanforderung mit Grammatur und Portionszahl je Komponente.
Ergebnis: Sie können belegen, welche Ware zu welcher Veranstaltung gefahren ist.
Die Packliste entsteht aus dem Auftrag: Komponenten, Getränke, Thermoboxen, Geschirrsätze, Besteck, Gläser, Wärme- und Kühlgeräte, Mobiliar, Spülmaterial, Werkzeug, Verlängerungskabel. Abgehakt wird am Regal mit Soll und Ist, Restposten bleiben offen. Was fehlt, meldet sich an der Rampe statt achtzig Kilometer später.
Ergebnis: Was im Lager liegen bleibt, fällt auf, solange es noch zu ändern ist.
Am Fahrzeug oder an der Box wird ein Code aufgerufen und der Wert angetippt oder ausgewählt; Zeitpunkt, Fahrer und Kennzeichen kommen aus dem Tourenplan. Bei Verladung und Ankunft je ein Eintrag. Liegt ein Wert außerhalb des Sollbereichs, öffnet sich das Feld für die Maßnahme und lässt sich nicht überspringen.
Ergebnis: Der Nachweis entsteht unterwegs, nicht abends aus dem Gedächtnis.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Zweigs: Sie übergeben ein aufgebautes Catering an einem fremden Ort. Das Protokoll hält Ankunft, Zustand der Fläche und Abweichungen fest — verstellte Zufahrt, fehlender Strom, kleinerer Raum — mit Fotos und Unterschrift. Nachträge und Stunden werden daneben erfasst, nicht später.
Ergebnis: Aus einem Handschlag wird ein Beleg, der Wochen später noch gilt.
Die Packliste von gestern ist die Zählliste von heute. Beim Ausladen wird gegengezählt, die Differenz entsteht von selbst, Bruch bekommt ein Foto und ein Kennzeichen für Mietgut und Weiterberechnung. Soll und Ist stehen nebeneinander. Was fehlt, steht am Auftrag statt erst in der Inventur — auch um halb zwei nachts in zwei Minuten.
Ergebnis: Schwund wird eine Zahl, statt ein Gefühl zu bleiben.
Für die tägliche Verpflegung bekommt jede Einrichtung ihren eigenen Zugang: Portionen je Menülinie und Tag, Sondermenüs, Allergenhinweise — und die Abbestellung, die im Alltag häufiger vorkommt als die Bestellung. Teilnahmevereinbarung, Zusatzbuchung und Änderung der Buchungszeiten laufen als eine Strecke.
Ergebnis: Eine Abmeldung, die ankommt, ist eine Portion, die Sie nicht wegwerfen.
Ausgabetemperatur und gezählte Portionen werden in der Einrichtung erfasst, nicht aus Strichlisten rekonstruiert. Daraus entsteht die monatliche Abrechnung je Einrichtung, Träger oder Teilnehmer. Danach steht die Nachkalkulation da: Wareneinsatz, Personalstunden, Fahrt, Bruch und Überproduktion je Auftrag und je Auftragsart.
Ergebnis: Sie wissen, welche Art von Auftrag Ihren Monat trägt.
Weil die Aufnahme des Ortes und die letzte Kalkulation schon die Grundlage der nächsten sind.
Jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch verwendet, auch von dem, der unterwegs ist.
Offene Rückläufer, Nachträge und Abbestellungen stehen auf einer Liste, die sich selbst füllt.
Am Auftrag, mit Uhrzeit und Unterschrift — gefiltert statt gesucht.
Veranstaltung und tägliche Belieferung laufen in derselben Anwendung statt in zwei Systemen.
Die Abwicklung wächst mit, ohne dass jemand nachtelefoniert.
Und das fällt weg: Mengen in sechs Dateien nachziehen, Ablaufpläne neu verteilen, Temperaturen abends nachtragen, Stunden aus dem Dienstplan rekonstruieren. Die Kladde am Ausgabeort bleibt — sie entsteht künftig aus denselben Daten.
Diese Posten stehen in keiner Auswertung:
Jedes Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein. Sie zeigen sich nur als eine Saison, die schlechter lief.
Für Kundenverwaltung, Warenwirtschaft und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche über Betriebe hinweg gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Anders als im Restaurant oder im Hotel verlässt Ihre Ware das Haus — und wie sie zum Fahrzeug und zurück kommt, ist in jedem Betrieb anders geregelt.
Wie weit das geht, zeigt unser Bestand — allerdings von der anderen Seite Ihrer Rampe. Für einen Träger haben wir die Empfängerseite gebaut: Vereinbarung zur Mittagsverpflegung, Zusatzbuchung und Änderung der Buchungszeiten als drei eigene Formulare für denselben Vorgang, dazu eine Tabelle, die die Ausgabetemperatur nach erster, zweiter und dritter Speise und zusätzlich nach Hauptspeise, Beilage und Nachspeise führt. Von einem Auftraggeber liegt der Gegenpart zu Ihrem Ablaufplan bei uns: elf Seiten, über fünfhundert Felder.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrem Betrieb an, sondern Ihr Betrieb der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht ohne laufende Gebühren.
Bei dem Abschnitt, der am meisten weh tut. Der Rest dockt später an.
Code aufrufen, Wert antippen, fertig — ohne Tastatur.
Sie bleiben auf dem Gerät und gleichen sich bei der Rückkehr ab.
Nein. Beides hängt an denselben Stammdaten.
Nein. Im Projektgeschäft gehört die Lösung Ihnen, ohne Nutzergebühren.
Nur wenn Sie es wollen. Sonst genügt ein Link je Einrichtung.
Ja, das ist der Normalfall. Ihre Boxen, Ihre Sätze, Ihre Reihenfolge — ohne Abschreiben.
Über den Auftrag: Charge, Temperatur und Übergabe liegen beieinander.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar und ohne laufende Gebühren.
Beides steht vorher fest: Festpreis und Termin, drei Korrekturschleifen inklusive.
Im Catering wird nicht aus Ordnungsliebe dokumentiert, sondern weil die Ware das Haus verlässt. Zwischen Produktionsküche und Gast liegen eine Verladung, eine Fahrt, ein fremder Raum und eine Rückfahrt — an jeder dieser Stellen wechselt die Verantwortung.
Sie übersetzen die Zusage in eine Zeitschiene: wer wann was tut, von der ersten Komponente bis zur Abfahrt.
Strom, Wasser, Zufahrt, Aufzug, Raummaße, Spülmöglichkeit, Zugangszeiten. Ohne ihn steht das Team vor unerwarteten Bedingungen.
Komponenten, Portionszahl und Menge je Portion, rückwärts vom Servierzeitpunkt gerechnet — das meistgeänderte Papier.
Bedarf gegen Bestand, dann die Annahme mit Menge, Temperatur, Haltbarkeit und Charge — samt Zuordnung zum Auftrag.
Speisen, Geschirrsätze, Thermoboxen, Wärmegeräte, Mobiliar, Werkzeug. Was hier fehlt, fehlt am Einsatzort endgültig.
Werte bei Verladung und Ankunft, mit Uhrzeit, Fahrzeug und Fahrer. Weicht ein Wert ab, gehört die Maßnahme dazu.
Aufbau fertig, Zustand der Fläche, Abweichungen, Fotos, Unterschrift. Es fehlt meist — und wird bei jeder Reklamation gesucht.
Zusätzliche Getränke, verlängerte Zeiten, spontane Leistungen. Ohne Kasse entscheidet sie allein, ob die Leistung auf der Rechnung landet.
Soll aus der Packliste, Ist beim Ausladen, dazu Bruch und Verlust mit Kennzeichen für Mietgut — am Ende eines langen Tages.
Besetzung je Zeitfenster, Anwesenheit, Beginn und Ende. Bei vielen Aushilfen oft aus dem Plan rekonstruiert.
Am Buffet steht selten der Koch. Die Auskunft muss dort liegen, wo gefragt wird — als Kladde, Blatt oder Rezeptangabe.
Je Komponente getrennt, beschriftet, aufbewahrt. Verlangt wird sie meist vom Auftraggeber — im Verdachtsfall spricht sie für Ihren Betrieb.
Der tägliche Takt der Gemeinschaftsverpflegung. Soll und Ist gehen auseinander, am Monatsende zählt eins.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: den Ablaufplan der letzten Veranstaltung, Ihre Packliste, die Tabelle mit den Bestellungen der Einrichtungen. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich am schnellsten lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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