Ob Tragwerk, technische Ausrüstung, Infrastruktur oder Prüfung — Ihr Büro verkauft Fachzeit und die Nachweise, die dabei entstehen.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht auf Ihr Büro zugeschnitten, zahlen Sie es jede Woche: mit Fachzeit für die zweite Erfassung, mit Leistung, die keine Rechnung erreicht, mit Abenden am Schreibtisch, mit wartenden Auftraggebern — und mit Feststellungen, die niemand mehr belegen kann.
Sie brauchen kein weiteres Programm mit fremdem Ablauf, sondern eine Lösung, die Ihren abbildet: Ihre Felder, Ihre Kataloge, Ihre Leistungsphasen. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einziger Aufnahmebogen ist ein Anfang.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Tausende umgesetzte Projekte, viele davon am Bau. Fester Ansprechpartner, Festpreis, drei Korrekturschleifen inklusive.
Zwischen Ortstermin und Schreibtisch liegen ein Block, ein Diktat, eine Kamerarolle — und das halbe Büro wartet auf die Rückkehr. Die Folge: Fachzeit, die zweimal bezahlt wird.
Stunden ohne klare Zuordnung ergeben Zahlen, mit denen sich nichts steuern und nichts belegen lässt. Die Folge: Honorar, das erarbeitet und verschenkt wurde.
Zusätzliche Wünsche verändern den Umfang, nicht die Aufzeichnung. Die Folge: Mehrleistung, die als Kulanz durchgeht, weil nirgends steht, wer sie wollte.
Bei Übergabe oder Krankheit sucht der Nächste erst die Ordnung, dann die Daten. Die Folge: Stunden fürs Suchen, die kein Auftraggeber bezahlt.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Sie fahren zum Termin, prüfen, zeichnen gegen und schreiben abends die Angebote — und nur Sie wissen, wie jedes Projekt steht. Ein Büro, dessen Projektwissen in einem einzigen Kopf liegt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins davon entsteht, weil jemand sein Fach nicht beherrscht, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist. Das lässt sich abstellen.
Nicht Ihr Büro passt sich einem Programm an, sondern die Lösung Ihrem Ablauf. Eine Angabe entsteht dort, wo sie zum ersten Mal wahr ist, und ist danach überall dieselbe: im Protokoll, im Nachweis, in der Rechnung.
Kein Büro arbeitet wie das andere; der Knackpunkt liegt nicht in der Fachleistung, sondern in der Abwicklung drumherum. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was Büros dieser Art bei uns bauen lassen — vom Honorarangebot bis zur letzten Frist:
Für Aufnahmebogen und Zustandsbewertung gibt es keine Vorlage — jedes Büro führt eigene Felder, Kataloge und Skalen. Beispiele zeigen wir zur Bestandsaufnahme und zum Begehungsprotokoll.
Wer am selben Vorhaben plant, die Standsicherheit nachweist, die Ausführung feststellt oder einmisst, arbeitet mit anderen Papieren — alle zusammen auf der Branchenseite Bau.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer einzigen Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — das Büro, die Projektleitung, die Kollegen draußen und auf Wunsch Ihre Auftraggeber und Fachbüros. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe, erreichbar von jedem Gerät.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt. Zeichnung, Berechnung, Honorarabrechnung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind: dafür gibt es gute Standardlösungen. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Frage: Welches Blatt füllt Ihr Büro am häufigsten aus? Ein Aufnahmebogen mit Pflichtfeldern und Unterschrift vor Ort lohnt sich schon allein. Danach kommen Begehung, Stunden und Nachtrag dazu. Zwischen Formular, Formularkette, kleinem Werkzeug und vollständiger Anwendung liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Rest nicht.
Jede Angabe gehört dorthin, wo sie entstand: an das Projekt, an die beauftragte Leistungsphase, an das Objekt und an den einzelnen Befund. In der technischen Ausrüstung heißt die dritte Ebene Anlage, im Tiefbau Bauwerk, im Hochbau Raum — die Namen bekommen Sie, die Ordnung bleibt. Darüber findet jede Messung ihren Platz.
Ergebnis: Nichts muss abgelegt werden, weil nichts am falschen Platz entsteht.
Objektdaten, Kostenschätzung, Leistungsbild und die Sätze für besondere Leistungen stehen in einer Maske statt in vier Dateien. Wird zunächst nur die erste Stufe beauftragt, bekommt sie ein eigenes Budget und einen eigenen Nachweis; die nächste liegt daneben. Was im Angebot steht, ist die Messlatte der Nachkalkulation.
Ergebnis: Jede Stufe ist ein eigener Vorgang statt einer Zeile in einer Tabelle.
Der Aufnahmetrupp arbeitet auf dem Tablet in Ihrem Bogen: Maße, Baujahr, Typenschild, Zählerstand, Komponenten, Zustand. Die Felder sind Auswahl statt Freitext, die Kataloge pflegen Sie selbst — damit dieselbe Komponente bei zwei Kollegen denselben Namen trägt. Das Foto hängt an der Position, nicht in einer Handygalerie.
Ergebnis: Die Aufnahme ist auswertbar, statt ein zweites Mal gefahren zu werden.
Teilnehmer, Anlass, Feststellungen, Zuständigkeit, Frist: Das Begehungsprotokoll entsteht während des Termins. Zu jeder Feststellung gehören Foto, Ort und die Person, die etwas tun muss. Unterschrieben wird auf dem Gerät, auch ohne Empfang; das Dokument geht an alle Beteiligten, sobald wieder Verbindung besteht.
Ergebnis: Das Protokoll ist beim Auftraggeber, bevor Sie das Grundstück verlassen.
Die Mengen je Position entstehen dort, wo gemessen wurde, und laufen unverändert ins Leistungsverzeichnis. Die Angebote der Bieter kommen in denselben Positionsrahmen; der Preisspiegel rechnet, statt dass jemand Spalten sortiert. Der Vergabevorschlag entsteht aus dem, was im Spiegel steht.
Ergebnis: Die Menge, die Sie ermittelt haben, ist die Menge, die abgerechnet wird.
Ihr Tagebuch ist nicht der Tagesbericht der ausführenden Firma: Sie halten fest, was Sie sehen. Witterung, anwesende Firmen, Kolonnenstärken, ausgeführte Leistungen, Anordnungen, Abweichungen — erfasst über Auswahl, ergänzt per Spracheingabe auf der Rückfahrt. Fotos hängen am selben Bautag.
Ergebnis: Der Eintrag entsteht am Tag des Geschehens, nicht im Streitfall.
Ein Mangel bekommt seinen Ort im Plan, dazu Foto, Beschreibung, Verantwortlichen und Frist — und bleibt sichtbar, bis er erledigt ist. Aus derselben Liste entsteht die Anzeige an das ausführende Unternehmen, aus denselben Daten später das Abnahmeprotokoll. Erledigt wird mit Beleg, nicht mit einem Häkchen.
Ergebnis: Aus der Feststellung wird ein Vorgang statt einer Notiz.
Die Aufstellung des Unternehmers wird gegen Position, Menge und eigenes Aufmaß gehalten; Abweichungen markiert die Maske, statt zwei Listen nebeneinanderzulegen. Jede Kürzung bekommt einen Grund, jede Freigabe einen Namen und ein Datum. Was geprüft ist, geht mit Vermerk an den Auftraggeber.
Ergebnis: Ihre Prüfung ist nachvollziehbar, auch zwei Jahre später.
Gebucht wird auf Projekt, Leistungsphase und Tätigkeit — in drei Auswahlschritten statt in einer freien Spalte. Wer unterwegs war, erfasst die Fahrt beim Aussteigen. Das Budget der Stufe steht daneben und färbt sich, bevor es aufgebraucht ist. Am Monatsende ist der Stundennachweis dieselbe Zahl wie Ihre Rechnungsgrundlage.
Ergebnis: Sie sehen in der laufenden Woche, was sonst erst im Quartal auffällt.
Jede Anforderung, die über das Beauftragte hinausgeht, bekommt sofort einen Eintrag: wer sie ausgelöst hat, wann, mit welcher Begründung, mit welchem Aufwand. Daraus entsteht das Nachtragsangebot in einem Schritt statt aus der Erinnerung dreier Beteiligter. Bis zur Freigabe laufen die Stunden sichtbar darauf.
Ergebnis: Der Mehraufwand ist belegt, bevor ihn jemand bestreitet.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Fachs: Die Erfassungsstruktur ist vorgegeben. Schadensbild, Bauteil, Ausmaß, Bewertung und die daraus folgende Note gehören zusammen — mit Foto, Position am Bauwerk und Vergleich zur letzten Prüfung. Wir bauen dafür die Vorerfassung, nicht den vorgeschriebenen Berichtsweg.
Ergebnis: Draußen wird vollständig erfasst, was drinnen gebraucht wird.
Mit der Abnahme beginnen Fristen, und dort meldet sich die Anwendung: die anstehende Begehung, der Mangel ohne Reaktion, die Frist ohne Termin. Nach dem Projektende steht daneben, was es getragen hat: Honorar gegen geleistete Stunden, je Leistungsphase, je Objektart. Das nächste Angebot beginnt damit statt bei null.
Ergebnis: Sie kalkulieren mit den Zahlen aus dem letzten Projekt.
Objektdaten und Kostenschätzung sind schon die Grundlage dafür.
Was einmal aufgenommen ist, wird nur noch verwendet.
Gepflegte Kataloge sorgen dafür, dass dieselbe Sache überall gleich heißt.
Mit Datum, Foto, Teilnehmern, Unterschrift.
Teils überladen, teils so weit gefasst, dass sie in viele Büros passen.
Auslastung und Budgetstand entstehen aus der Arbeit.
Und das fällt weg: Aufnahmen abends abtippen, Fotos zuordnen, Stunden aus dem Kalender rekonstruieren, telefonisch Auskunft über den Stand geben. Der Ortstermin bleibt — ersetzt wird nicht der Termin, sondern der Abend danach.
Die Posten, die in keiner Auswertung auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen — im Erstgespräch gehen wir die Posten durch. Diese Kosten zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil sie in fast jedem Büro gleich aussehen. Die Abwicklung dazwischen sieht nirgends gleich aus. Welche Felder Ihr Aufnahmebogen führt, wie Sie bewerten und wer gegenzeichnet, ist bei Ihnen anders als im Büro nebenan.
Wie weit das geht, zeigt unser Bestand: Wir haben denselben Dokumenttyp für hunderte Auftraggeber gebaut — keine Vorlage war gleich der anderen. 456 von 676 Auftragspositionen sind auf einer Vorlage entstanden, die der Kunde mitgebracht hat — auch dort, wo es einen Verbandsvordruck gab.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende das Büro dem Programm an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Nein. Wir bauen die Erfassungsstrecke drumherum: Aufnahme, Termin, Protokoll.
Ja, der Normalfall. Sie bleibt, wir übergeben Stunden und Leistungen strukturiert.
Ja, als Auswahl statt als freie Spalte — samt Budgetstand der jeweiligen Stufe.
Ja, wir bauen die Vorerfassung draußen, nicht den Berichtsweg selbst.
Nein, eine Strecke: Auftraggeber und Vertragsart steuern die Felder.
Ja, über Pflichtfelder und Auswahllisten, die Sie selbst pflegen.
Ja, offline. Übertragen wird, sobald wieder Verbindung besteht.
Ja, über einen Link auf genau das Blatt, das Sie zuweisen. Vertraulichkeit ist Standard, auf Wunsch liegen die Daten auf Ihrem Server.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Festpreis und Termin stehen vor der Beauftragung fest.
In einem Ingenieurbüro wird nicht dokumentiert, weil jemand Ordnung mag. Festgehalten werden Zustände, die kurz darauf hinter Putz oder unter Erde verschwinden, und Feststellungen, die ein Dritter Jahre später nachvollziehen muss. Dieselben Unterlagen sind die Grundlage dafür, dass geleistete Fachzeit bezahlt wird.
Vor der ersten Zeichnung steht, was da ist: Maße, Baujahre, Komponenten, Zustand. Wird hier ungenau erfasst, trägt der Fehler durch alle folgenden Schritte.
Erst feste Felder und gepflegte Auswahllisten machen aus den Aufnahmen zweier Kollegen einen Bestand, den man auswerten kann.
Es hält fest, wer wann was gesehen hat. Ohne Teilnehmer, Datum und Unterschrift ist eine Feststellung später eine Behauptung.
Es ist nicht der Bautagesbericht der ausführenden Firma. Das Tagebuch führt die Bauüberwachung des Auftraggebers — derselbe Bautag, eine andere Sicht.
Beide sagen Verschiedenes: einmal halte ich etwas für falsch, einmal komme ich nicht weiter. Mündlich trägt keine von beiden.
Die Menge je Position ist Grundlage der Vergabe und der Abrechnung. Ein Fehler hier wandert bis in die Schlussrechnung.
Geprüft wird gegen Position, Menge und Vertrag. Eine Kürzung ohne festgehaltenen Grund ist gegenüber dem Unternehmer schwer zu halten.
Geänderte und zusätzliche Leistungen setzen eine Anordnung voraus. Steht nirgends, wer sie ausgesprochen hat, gibt es im Zweifel keinen Nachtrag.
Mit der Abnahme beginnen die Fristen. Kurz vor deren Ende wird begangen — wer den Termin verpasst, verliert Ansprüche.
Am Bauwerk werden Schadensbild, Ausmaß und Bewertung zu einer Note verdichtet. Aussagekräftig wird sie im Abstand mehrerer Prüfungen.
Mit ihr bestätigt das Büro gegenüber Dritten, dass überwacht wurde. Sie entsteht aus Angaben, die längst im Projekt stehen.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: den Aufnahmebogen, ein Begehungsprotokoll, die Vorgabe Ihres größten Auftraggebers. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich am schnellsten lohnt — kostenlos und unverbindlich.
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