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Ob Tragwerk, technische Ausrüstung, Infrastruktur oder Prüfung — Ihr Büro verkauft Fachzeit und die Nachweise, die dabei entstehen.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht auf Ihr Büro zugeschnitten, zahlen Sie es jede Woche: mit Fachzeit für die zweite Erfassung, mit Leistung, die keine Rechnung erreicht, mit Abenden am Schreibtisch, mit wartenden Auftraggebern — und mit Feststellungen, die niemand mehr belegen kann.
Sie brauchen kein weiteres Programm mit fremdem Ablauf, sondern eine Lösung, die Ihren abbildet: Ihre Felder, Ihre Kataloge, Ihre Leistungsphasen. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einziger Aufnahmebogen ist ein Anfang.
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte, viele davon am Bau. Konzeption und Entwicklung im eigenen Haus, ein fester Ansprechpartner vom Erstgespräch bis zum Ausbau.
Zwischen Ortstermin und Schreibtisch liegen ein Block, ein Diktat, eine Kamerarolle — und das halbe Büro wartet auf die Rückkehr. Die Folge: Fachzeit, die zweimal bezahlt wird.
Stunden ohne klare Zuordnung ergeben Zahlen, mit denen sich nichts steuern und nichts belegen lässt. Die Folge: Honorar, das erarbeitet und verschenkt wurde.
Zusätzliche Wünsche verändern den Umfang, nicht die Aufzeichnung. Die Folge: Mehrleistung, die als Kulanz durchgeht, weil nirgends steht, wer sie wollte.
Bei Übergabe oder Krankheit sucht der Nächste erst die Ordnung, dann die Daten. Die Folge: Stunden fürs Suchen, die kein Auftraggeber bezahlt.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Sie fahren zum Termin, prüfen, zeichnen gegen und schreiben abends die Angebote — und nur Sie wissen, wie jedes Projekt steht. Ein Büro, dessen Projektwissen in einem einzigen Kopf liegt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins davon entsteht, weil jemand sein Fach nicht beherrscht, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist. Das lässt sich abstellen.
Nicht Ihr Büro passt sich einem Programm an, sondern die Lösung Ihrem Ablauf. Eine Angabe entsteht dort, wo sie zum ersten Mal wahr ist, und ist danach überall dieselbe: im Protokoll, im Nachweis, in der Rechnung.
Kein Büro arbeitet wie das andere; der Knackpunkt liegt nicht in der Fachleistung, sondern in der Abwicklung drumherum. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was Büros dieser Art bei uns bauen lassen — vom Honorarangebot bis zur letzten Frist:
Für Aufnahmebogen und Zustandsbewertung gibt es keine Vorlage — jedes Büro führt eigene Felder, Kataloge und Skalen. Beispiele zeigen wir zur Bestandsaufnahme und zum Begehungsprotokoll.
Wer am selben Vorhaben plant, die Standsicherheit nachweist, die Ausführung feststellt oder einmisst, arbeitet mit anderen Papieren — alle zusammen auf der Branchenseite Bau.
Formilo entwickelt individuelle Anwendungen für die Abwicklung von Aufträgen und Projekten — für Ingenieurbüros vom Honorarangebot bis zur Nachkalkulation. Im Mittelpunkt steht dabei eine Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — das Büro, die Projektleitung, die Kollegen draußen und auf Wunsch Ihre Auftraggeber und Fachbüros. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe, erreichbar von jedem Gerät.
Zeichnung, Berechnung, Honorarabrechnung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch die kaufmännischen Teile und bauen die Anwendung Schritt für Schritt zur kompletten Unternehmenssoftware aus, bis hin zu Angeboten und Rechnungen. Genügt ein abgegrenzter Bereich, bauen wir einzelne Formulare und Eingabemasken in unserem FormularCenter — mit zentraler Ablage, Rollen und Freigaben.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Frage: Welches Blatt füllt Ihr Büro am häufigsten aus? Ein Aufnahmebogen mit Pflichtfeldern und Unterschrift vor Ort lohnt sich schon allein. Danach kommen Begehung, Stunden und Nachtrag dazu. Zwischen Formular, Formularkette, kleinem Werkzeug und vollständiger Anwendung liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Rest nicht.
Jede Angabe gehört dorthin, wo sie entstand: an das Projekt, an die beauftragte Leistungsphase, an das Objekt und an den einzelnen Befund. In der technischen Ausrüstung heißt die dritte Ebene Anlage, im Tiefbau Bauwerk, im Hochbau Raum — die Namen bekommen Sie, die Ordnung bleibt. Darüber findet jede Messung ihren Platz.
Ergebnis: Nichts muss abgelegt werden, weil nichts am falschen Platz entsteht.
Objektdaten, Kostenschätzung, Leistungsbild und die Sätze für besondere Leistungen stehen in einer Maske statt in vier Dateien. Wird zunächst nur die erste Stufe beauftragt, bekommt sie ein eigenes Budget und einen eigenen Nachweis; die nächste liegt daneben. Was im Angebot steht, ist die Messlatte der Nachkalkulation.
Ergebnis: Jede Stufe ist ein eigener Vorgang statt einer Zeile in einer Tabelle.
Der Aufnahmetrupp arbeitet auf dem Tablet in Ihrem Bogen: Maße, Baujahr, Typenschild, Zählerstand, Komponenten, Zustand. Die Felder sind Auswahl statt Freitext, die Kataloge pflegen Sie selbst — damit dieselbe Komponente bei zwei Kollegen denselben Namen trägt. Das Foto hängt an der Position, nicht in einer Handygalerie.
Ergebnis: Die Aufnahme ist auswertbar, statt ein zweites Mal gefahren zu werden.
Teilnehmer, Anlass, Feststellungen, Zuständigkeit, Frist: Das Begehungsprotokoll entsteht während des Termins. Zu jeder Feststellung gehören Foto, Ort und die Person, die etwas tun muss. Unterschrieben wird auf dem Gerät, auch ohne Empfang; das Dokument geht an alle Beteiligten, sobald wieder Verbindung besteht.
Ergebnis: Das Protokoll ist beim Auftraggeber, bevor Sie das Grundstück verlassen.
Die Mengen je Position entstehen dort, wo gemessen wurde, und laufen unverändert ins Leistungsverzeichnis. Die Angebote der Bieter kommen in denselben Positionsrahmen; der Preisspiegel rechnet, statt dass jemand Spalten sortiert. Der Vergabevorschlag entsteht aus dem, was im Spiegel steht.
Ergebnis: Die Menge, die Sie ermittelt haben, ist die Menge, die abgerechnet wird.
Ihr Tagebuch ist nicht der Tagesbericht der ausführenden Firma: Sie halten fest, was Sie sehen. Witterung, anwesende Firmen, Kolonnenstärken, ausgeführte Leistungen, Anordnungen, Abweichungen — erfasst über Auswahl, ergänzt per Spracheingabe auf der Rückfahrt. Fotos hängen am selben Bautag.
Ergebnis: Der Eintrag entsteht am Tag des Geschehens, nicht im Streitfall.
Ein Mangel bekommt seinen Ort im Plan, dazu Foto, Beschreibung, Verantwortlichen und Frist — und bleibt sichtbar, bis er erledigt ist. Aus derselben Liste entsteht die Anzeige an das ausführende Unternehmen, aus denselben Daten später das Abnahmeprotokoll. Erledigt wird mit Beleg, nicht mit einem Häkchen.
Ergebnis: Aus der Feststellung wird ein Vorgang statt einer Notiz.
Die Aufstellung des Unternehmers wird gegen Position, Menge und eigenes Aufmaß gehalten; Abweichungen markiert die Maske, statt zwei Listen nebeneinanderzulegen. Jede Kürzung bekommt einen Grund, jede Freigabe einen Namen und ein Datum. Was geprüft ist, geht mit Vermerk an den Auftraggeber.
Ergebnis: Ihre Prüfung ist nachvollziehbar, auch zwei Jahre später.
Gebucht wird auf Projekt, Leistungsphase und Tätigkeit — in drei Auswahlschritten statt in einer freien Spalte. Wer unterwegs war, erfasst die Fahrt beim Aussteigen. Das Budget der Stufe steht daneben und färbt sich, bevor es aufgebraucht ist. Am Monatsende ist der Stundennachweis dieselbe Zahl wie Ihre Rechnungsgrundlage.
Ergebnis: Sie sehen in der laufenden Woche, was sonst erst im Quartal auffällt.
Jede Anforderung, die über das Beauftragte hinausgeht, bekommt sofort einen Eintrag: wer sie ausgelöst hat, wann, mit welcher Begründung, mit welchem Aufwand. Daraus entsteht das Nachtragsangebot in einem Schritt statt aus der Erinnerung dreier Beteiligter. Bis zur Freigabe laufen die Stunden sichtbar darauf.
Ergebnis: Der Mehraufwand ist belegt, bevor ihn jemand bestreitet.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Fachs: Die Erfassungsstruktur ist vorgegeben. Schadensbild, Bauteil, Ausmaß, Bewertung und die daraus folgende Note gehören zusammen — mit Foto, Position am Bauwerk und Vergleich zur letzten Prüfung. Wir bauen dafür die Vorerfassung, nicht den vorgeschriebenen Berichtsweg.
Ergebnis: Draußen wird vollständig erfasst, was drinnen gebraucht wird.
Mit der Abnahme beginnen Fristen, und dort meldet sich die Anwendung: die anstehende Begehung, der Mangel ohne Reaktion, die Frist ohne Termin. Nach dem Projektende steht daneben, was es getragen hat: Honorar gegen geleistete Stunden, je Leistungsphase, je Objektart. Das nächste Angebot beginnt damit statt bei null.
Ergebnis: Sie kalkulieren mit den Zahlen aus dem letzten Projekt.
Objektdaten und Kostenschätzung sind schon die Grundlage dafür.
Was einmal aufgenommen ist, wird nur noch verwendet.
Gepflegte Kataloge sorgen dafür, dass dieselbe Sache überall gleich heißt.
Mit Datum, Foto, Teilnehmern, Unterschrift.
Teils überladen, teils so weit gefasst, dass sie in viele Büros passen.
Auslastung und Budgetstand entstehen aus der Arbeit.
Und das fällt weg: Aufnahmen abends abtippen, Fotos zuordnen, Stunden aus dem Kalender rekonstruieren, telefonisch Auskunft über den Stand geben. Der Ortstermin bleibt — ersetzt wird nicht der Termin, sondern der Abend danach.
Die Posten, die in keiner Auswertung auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen — im Erstgespräch gehen wir die Posten durch. Diese Kosten zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil sie in fast jedem Büro gleich aussehen. Die Abwicklung dazwischen sieht nirgends gleich aus. Welche Felder Ihr Aufnahmebogen führt, wie Sie bewerten und wer gegenzeichnet, ist bei Ihnen anders als im Büro nebenan.
Aus vielen Projekten wissen wir: Derselbe Dokumenttyp sieht bei jedem Auftraggeber anders aus. In zwei von drei Projekten war die Grundlage nicht unsere Vorlage, sondern das, womit das Büro schon arbeitete — auch dort, wo es einen Verbandsvordruck gab. Deshalb beginnen wir beim Ablauf, nicht beim Vordruck.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende das Büro dem Programm an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Nein. Wir bauen die Erfassungsstrecke drumherum: Aufnahme, Termin, Protokoll.
Ja, der Normalfall: Sie bleibt, solange sie Ihnen dient, und bekommt Stunden und Leistungen strukturiert übergeben. Auf Wunsch lösen wir auch diesen Teil schrittweise ab.
Ja, als Auswahl statt als freie Spalte — samt Budgetstand der jeweiligen Stufe.
Ja, wir bauen die Vorerfassung draußen, nicht den Berichtsweg selbst.
Nein, eine Strecke: Auftraggeber und Vertragsart steuern die Felder.
Ja, über Pflichtfelder und Auswahllisten, die Sie selbst pflegen.
Ja, offline. Übertragen wird, sobald wieder Verbindung besteht.
Ja, über einen Link auf genau das Blatt, das Sie zuweisen. Vertraulichkeit ist Standard, auf Wunsch liegen die Daten auf Ihrem Server.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Dauer und Preis hängen vom Umfang ab: Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis, größere Vorhaben kalkulieren wir nach Anforderungsaufnahme — als Festangebot oder auf Stundenbasis.
In einem Ingenieurbüro wird nicht dokumentiert, weil jemand Ordnung mag. Festgehalten werden Zustände, die kurz darauf hinter Putz oder unter Erde verschwinden, und Feststellungen, die ein Dritter Jahre später nachvollziehen muss. Dieselben Unterlagen sind die Grundlage dafür, dass geleistete Fachzeit bezahlt wird.
Vor der ersten Zeichnung steht, was da ist: Maße, Baujahre, Komponenten, Zustand. Wird hier ungenau erfasst, trägt der Fehler durch alle folgenden Schritte.
Erst feste Felder und gepflegte Auswahllisten machen aus den Aufnahmen zweier Kollegen einen Bestand, den man auswerten kann.
Es hält fest, wer wann was gesehen hat. Ohne Teilnehmer, Datum und Unterschrift ist eine Feststellung später eine Behauptung.
Es ist nicht der Bautagesbericht der ausführenden Firma. Das Tagebuch führt die Bauüberwachung des Auftraggebers — derselbe Bautag, eine andere Sicht.
Beide sagen Verschiedenes: einmal halte ich etwas für falsch, einmal komme ich nicht weiter. Mündlich trägt keine von beiden.
Die Menge je Position ist Grundlage der Vergabe und der Abrechnung. Ein Fehler hier wandert bis in die Schlussrechnung.
Geprüft wird gegen Position, Menge und Vertrag. Eine Kürzung ohne festgehaltenen Grund ist gegenüber dem Unternehmer schwer zu halten.
Geänderte und zusätzliche Leistungen setzen eine Anordnung voraus. Steht nirgends, wer sie ausgesprochen hat, gibt es im Zweifel keinen Nachtrag.
Mit der Abnahme beginnen die Fristen. Kurz vor deren Ende wird begangen — wer den Termin verpasst, verliert Ansprüche.
Am Bauwerk werden Schadensbild, Ausmaß und Bewertung zu einer Note verdichtet. Aussagekräftig wird sie im Abstand mehrerer Prüfungen.
Mit ihr bestätigt das Büro gegenüber Dritten, dass überwacht wurde. Sie entsteht aus Angaben, die längst im Projekt stehen.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: den Aufnahmebogen, ein Begehungsprotokoll, die Vorgabe Ihres größten Auftraggebers. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich am schnellsten lohnt — kostenlos und unverbindlich.
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