Ob Handwerk, Industrie, Dienstleistung, Gesundheit oder Verwaltung — Ihr Tagesgeschäft folgt einem Ablauf, den es nur bei Ihnen gibt.
Ist dieser Ablauf nicht passend digitalisiert, bezahlen Sie ihn jeden Tag doppelt: mit Arbeitszeit, die in Mehrfacheingaben versickert, mit Geld für Leistung, die niemand festgehalten hat, mit Feierabenden im Büro, mit Rückfragen, die andere unterbrechen, und mit Wartenden, die vertröstet werden.
Was fehlt, ist keine weitere Standardlösung, sondern eine, die Ihr Tagesgeschäft so abbildet, wie bei Ihnen tatsächlich gearbeitet wird. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein Bereich reicht als Anfang.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Tausende umgesetzte Projekte. Fester Ansprechpartner, Festpreis, bis zu drei Korrekturschleifen.
Was beim Termin oder unterwegs entsteht, wird im Haus erneut erfasst — und im nächsten Schritt noch einmal. Die Folge: bezahlte Zeit ohne Ergebnis.
Alle anderen fragen nach. Wer gefragt wird, verliert seinen Faden; wer fragt, bekommt eine ungefähre Antwort. Die Folge: Unterbrechungen bei den Produktiven.
Zusatzarbeit, Wartezeit, Mehrmengen: Was niemand festhält, taucht in keiner Position auf. Die Folge: Leistung, die Sie verschenken.
Bei Reklamation oder Prüfung zählt nicht, was gemacht wurde, sondern was belegbar ist. Die Folge: Sie zahlen für etwas, das Sie richtig gemacht haben.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. In fast jedem Haus hält eine Person alles zusammen: die Sonderfälle, die Absprachen, den Stand. Wer so unersetzlich ist, kann nicht abgeben und nicht ausfallen. Was an einem Kopf hängt, ist kein Vermögen — es ist eine Fessel.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand seine Arbeit nicht beherrscht. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht auffindbar ist.
Am Anfang steht keine Software, sondern Ihr Ablauf: wie ein Vorgang entsteht, wer ihn weiterreicht und worauf der Nächste wartet. Genau diese Bewegung wird abgebildet — kein Raster, in das Sie sich einsortieren.
Wie groß das ausfällt, hängt davon ab, wie viel Ihres Ablaufs hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Manche Dokumente tauchen in fast jedem Haus auf — ob dort gebaut, gepflegt, gefahren, gefertigt oder verwaltet wird. Dass sie überall vorkommen, heißt nicht, dass sie gleich aussehen.
Und dann die Dokumente, für die es gar keine Vorlage gibt: die Liste, die vor Jahren jemand in Excel angelegt hat, das Blatt mit den drei Feldern, die nur Ihr Haus braucht.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — die Verwaltung, die Disposition, die Leute im Einsatz und auf Wunsch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe, erreichbar von jedem Gerät. Gebaut auf den Ablauf Ihres Hauses, nicht auf den Durchschnitt Ihrer Branche.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt. Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind: Dort gibt es gute Standardlösungen. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken füllen.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Frage: Wie viel von Ihrem Ablauf soll hinein? Ein einzelnes Formular mit Rechenlogik und Unterschrift ist ein guter Start. Die Kette aus drei Dokumenten, die heute nacheinander ausgefüllt werden, ist der nächste Schritt, die ganze Abwicklung das Ziel. Dazwischen liegt nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen klein an, ohne sich die große Lösung zu verbauen.
Fast jedes Haus ordnet seine Arbeit auf vier Ebenen: ein Gegenüber, ein Vorgang, eine Einheit darin, die einzelne Leistung. Am Bau heißt das Bauherr, Bauvorhaben, Bauteil, Position. In der Pflege Träger, Klient, Maßnahme, Eintrag. In der Kanzlei Mandant, Mandat, Frist, Dokument. Die Ebenen bekommen Ihre Namen.
Ergebnis: Jedes Dokument findet seinen Platz, ohne dass jemand es ablegt.
Das Gegenüber ist nicht der Ort, und der Ort ist nicht die Einheit. Rechnungsempfänger und Einsatzort stehen getrennt, dazu Ansprechpartner, Erreichbarkeit, Zugang und Besonderheiten. Gepflegt wird zentral: Ändert sich eine Angabe, ändert sie sich überall mit, und keine Auswahl steht danach doppelt in der Liste.
Ergebnis: Wer losfährt oder anruft, weiß vorher, was ihn erwartet.
Verschiedene Einstiege, ein Vorgang: der Anruf am Morgen, das Formular von der Webseite, die Meldung aus dem Portal eines Auftraggebers. Alles landet in derselben Maske mit Anlass, Dringlichkeit, Zuständigkeit und Termin. Was gesagt wurde, steht damit im Vorgang und nicht auf einem Notizblatt neben dem Telefon.
Ergebnis: Kein Anliegen geht zwischen Zuruf und Zettel verloren.
Die Positionen entstehen aus Ihren eigenen Katalogen: Leistungen, Materialien, Stundensätze, Zuschläge. Mengen werden gerechnet statt getippt, Textbausteine liegen bereit, und die Kundenfassung entsteht aus denselben Zeilen wie die interne. Die Freigabe wird als Dokument festgehalten, nicht als Erinnerung.
Ergebnis: Das Angebot geht am selben Tag raus, nicht am Wochenende.
Die Planung zeigt, wer wann wo ist, was mitmuss und welches Zeitfenster gilt. Wird jemand aus einem Vorgang herausgezogen, bleibt sichtbar, was dort begonnen und nicht beendet wurde. Qualifikationen, Fahrzeuge und Ausrüstung hängen an der Planung, nicht am Wissen einer Person, die gerade Urlaub hat.
Ergebnis: Die Planung überlebt den Ausfall dessen, der sie sonst im Kopf hat.
Erfasst wird am Ort des Geschehens, auf dem Gerät, das ohnehin dabei ist: auswählen statt schreiben, Pflichtfelder, die nichts durchrutschen lassen, Spracheingabe, Unterschrift auf dem Display. Tastaturfrei bedienbar, auch mit Handschuhen, auch ohne Empfang — übertragen wird, sobald wieder Netz da ist.
Ergebnis: Der Bericht ist fertig, bevor jemand im Büro ankommt.
Arbeitszeit, Fahrzeit und Wartezeit stehen getrennt, jeweils am Vorgang, an dem sie angefallen sind. Zusatzarbeiten werden erfasst, solange sie frisch sind, mit Anlass und Freigabe. Dieselben Zeilen tragen später Lohn, Nachkalkulation und Leistungsnachweis — es sind nicht drei Erfassungen, sondern eine.
Ergebnis: Was gearbeitet wurde, steht vollständig auf der Abrechnung.
Bestellt wird aus der Position heraus, nicht aus dem Gedächtnis: Artikel, Menge, Liefertermin, Lieferort, Rückgabe. Was verbraucht wird, wird dort erfasst, wo es verbraucht wird. Werkzeuge, Messgeräte und Fahrzeuge bekommen Ausgabe, Rückgabe, Standort und Prüffrist — samt Warnung, bevor eine Frist abläuft.
Ergebnis: Verbrauchtes wird abgerechnet, Teures bleibt auffindbar.
Fotos hängen am Vorgang statt in der Galerie eines Telefons, mit Zeitpunkt, Ort und Markierung auf dem Bild. Ein Mangel bekommt Verantwortlichen, Frist und Status und verschwindet erst, wenn ihn jemand erledigt hat. Die Abnahme hält Vorbehalte, Restleistungen und beide Unterschriften fest — mit dem Datum, das später zählt.
Ergebnis: Im Streitfall liegt der Beleg vor, nicht die Erinnerung.
Aus denselben Daten entstehen die interne Fassung und die, die nach außen geht — mit Ihrem Layout, bei Bedarf mit dem Ihres Auftraggebers, auf Wunsch zweisprachig. Wer nur zuliefern oder einsehen soll, bekommt einen Zugang ohne eigenes Konto. Jede versendete Datei bleibt am Vorgang, mit Empfänger und Zeitpunkt.
Ergebnis: Niemand ruft mehr an, um nach dem Stand zu fragen.
Die Zahlen entstehen aus der Arbeit selbst, nicht aus Meldungen, die jemand am Monatsende einsammelt: Auslastung, Durchlaufzeit, offene Posten, Rückstände. Danach steht die Nachkalkulation da — was dieser Vorgang getragen hat, welcher Bereich sich lohnt und wo regelmäßig mehr Zeit hineingeht als geplant.
Ergebnis: Sie kennen Ihre Marge je Vorgang, statt sie zu schätzen.
Weil die Aufnahme beim Gegenüber schon die Kalkulationsgrundlage ist.
Jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur verwendet.
Offene Punkte stehen auf einer Liste, die sich selbst füllt.
Am Vorgang, mit Zeitpunkt, Foto und Unterschrift.
Auslastung und Rückstand entstehen aus der Arbeit selbst.
Sie enthält, was Sie brauchen, nicht, was für alle gedacht war.
Und das fällt ersatzlos weg: Angaben abtippen, Unterlagen suchen, ähnliche Vordrucke einzeln pflegen, Feldänderungen in allen Varianten nachziehen, Auskunft über den Stand geben. Der unterschriebene Ausdruck bleibt, wo er sich bewährt hat.
Die Posten, die in keiner Bilanz stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch. Diese Kosten zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen über Branchen hinweg fast gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Wie ein Vorgang durch Ihr Haus läuft, ist bei Ihnen anders als beim Nachbarn im selben Fach.
Wie weit das geht, zeigt unser Bestand: Dreiundfünfzig Bautagesberichte, gleicher Name, gleicher Zweck. Dreiundzwanzig führen nur die Stundensumme, zwanzig Beginn und Ende je Person, vier keine Namen, sondern die Anzahl je Lohngruppe.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Wird sie nicht abgebildet, passt sich am Ende nicht die Software Ihrem Haus an, sondern Ihr Haus der Software. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Ja. Die Liste zeigt, wo wir schon gearbeitet haben, nicht, was wir abbilden können.
Ja. Wir bauen die Masken für Mitarbeiter ebenso wie die für Bürger — und den Prozess dazwischen.
Der Umfang bestimmt den Preis, nicht die Betriebsgröße. Viele Projekte fangen mit einem Dokument an.
Wir bringen Erfahrung aus vergleichbaren Häusern mit. Gebaut wird auf Ihren Ablauf.
Ja, der Normalfall. Sie führt vom Auftrag zur Rechnung — Ihre Nachweisstrecke kennt sie nicht.
Ja. Erfasst wird offline, übertragen wird, sobald wieder Netz da ist.
Sie sind der beste Ausgangspunkt: dieselben Felder, dieselbe Reihenfolge — nur ohne Abschreiben. Externe arbeiten per Link zu.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzkosten.
Jede Branchenseite beschreibt das Tagesgeschäft ihres Bereichs mit dessen Dokumenten und Stolperstellen.
Nachweise, die auf der Baustelle entstehen und Jahre später zählen.
Anlagen, die dreißig Jahre stehen und jedes Jahr wiederkommen.
Dokumente entstehen im Tagesgeschäft nicht aus Ordnungsliebe. Sie halten Zustände fest, die kurz darauf unsichtbar sind, sie belegen Dritten gegenüber die Leistung, und sie lassen den Nächsten weiterarbeiten.
Sie halten fest, was vereinbart wurde, bevor gearbeitet wird. Ihre Struktur entscheidet, wie aufwendig die Abrechnung wird.
Gemessen wird einmal, verwendet wird das Maß danach in Kalkulation, Bestellung und Abrechnung. Jede Abschrift ist eine Fehlerquelle.
Sie halten fest, wer wann was getan hat. Entsteht der Bericht erst am Abend, fehlen die Details, die ihn wertvoll gemacht hätten.
Sie trennen Arbeitszeit, Fahrzeit und Wartezeit und ordnen sie einem Vorgang zu. Ohne Zuordnung lässt sich keine Leistung belegen.
Sie belegen Arbeiten außerhalb des vereinbarten Umfangs. Was hier fehlt oder nicht gegengezeichnet ist, wird selten bezahlt.
Sie verbinden das Bestellte mit dem, was angekommen und verbraucht ist. Die Lücke dazwischen ist auch die Lücke in der Rechnung.
Sie hält Zustände fest, die kurz darauf verdeckt sind. Ihr Wert hängt weniger am Bild als an der Zuordnung: wann, wo, welcher Vorgang.
Sie erfassen Sollwert, Istwert und Beurteilung. Jede Anlagenart hat eigene Prüfpunkte — ein Sammelformular bildet keine sauber ab.
Sie halten Vorbehalte, Fristen und Restleistungen fest. Mit der Abnahme verschieben sich Verantwortung und Fristen; das Datum zählt.
Sie dokumentieren, welche Unterlagen übergeben und welche Funktionen erklärt wurden. Bei einem Bedienfehler entscheidet dieses Blatt.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: zwei Vordrucke, die Excel-Liste, den Zettel, den alle ausfüllen. Daran zeigen wir, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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