Ob schlüsselfertiger Neubau, Sanierung oder Erweiterung — Sie haben einen Vertrag nach oben und viele nach unten, und alles dazwischen müssen Sie belegen.
Ist diese Abwicklung nicht auf Ihr Haus zugeschnitten, bezahlen Sie sie jede Woche: mit Arbeitszeit, die ins Nachfassen und Abtippen geht, mit Ansprüchen, die mangels Beleg verfallen, mit Abenden am Schreibtisch, mit Rückfragen, die Ihre Projektleitung zerstückeln, und mit wartenden Bauherren.
Sie brauchen kein Programm mit fremdem Ablauf, sondern eine Lösung, die Ihre Vergabestruktur und Ihre Verträge abbildet. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einzelnes Blatt ist ein vollwertiger Anfang.
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Tausende Projekte in D/A/CH, darunter Vergabeunterlagen für Bauunternehmen. Fester Ansprechpartner, Festpreis.
Preisvergleich in der Tabelle, Ergebnis ins Protokoll getippt, Auftrag ein drittes Mal. Die Folge: Stunden, die keinen Vertrag besser machen.
Bescheinigungen kommen per Mail, landen im Ordner, laufen ab. Die Folge: Stillstand wegen fremden Papiers.
Die Störung ist um zehn, die Anzeige schreibt abends keiner. Die Folge: Mehrkosten, die ein anderer verursacht hat.
Foto auf der Begehung, Zuordnung im Kopf des Bauleiters, Frist in einer Tabelle. Die Folge: Sie zahlen, weil die Frist still ablief.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer die Verträge kennt, kennt sie als Einziger: was im Vergabegespräch vereinbart wurde, welcher Nachtrag weiterreichbar ist, welche Frist läuft. Das steckt in einem Kopf, ist im Urlaub per Telefon erreichbar und lässt sich nicht übergeben. Ein Haus, das ohne diesen Kopf stehen bleibt, ist eine Fessel.
Keins davon entsteht, weil jemand sein Handwerk nicht beherrscht, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt oder den Falschen erreicht.
Nicht Ihr Haus passt sich einem fremden Ablauf an, sondern die Lösung Ihrer Vergabestruktur. Was festgestellt wird, wird einmal aufgenommen — und erzeugt beides: Meldung nach oben, Forderung nach unten.
Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Von der Vergabeeinheit bis zur Rückgabe der Sicherheit:
Für den Nachunternehmervertrag gibt es Verbandsvordrucke. Für Ihren Preisspiegel und die Vorleistungsfreigabe nicht — jedes Haus führt sie anders. Eigene Seiten: Verhandlungsprotokoll, Bautagebuch.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihre Abwicklung in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Einkauf und Vergabe, die Projektleitung, Ihre Bauleiter und, wo sinnvoll, Bauherr und Nachunternehmer. Jeder sieht, was ihn betrifft. Gebaut auf Ihre Vergabelogik, nicht auf den Durchschnitt der Branche.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen sie — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt, etwa die Nachweisstrecke. Kalkulation, Lohn und Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Frage: Welches Blatt kostet Sie heute die meiste Zeit? Ein Verhandlungsprotokoll, das die Positionen führt und am Ende den Vertrag ausgibt, ist für sich ein Gewinn. Die Nachweisakte ist der nächste Schritt, die vollständige Abwicklung das Ziel. Dazwischen liegt nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Rest nicht.
Ein Vertrag nach oben, viele nach unten — deshalb hängt jede Angabe an der Kette Bauvorhaben, Vergabeeinheit, Nachunternehmer, Vorgang. Wer eine Feststellung erfasst, bestimmt in derselben Maske beide Adressaten: die Meldung an den Bauherrn und die Aufforderung an das verursachende Gewerk.
Ergebnis: Ein Ereignis wird einmal aufgenommen und erzeugt beide Dokumente zugleich.
Das Gesamt-LV wird in Gewerke-LVs zerlegt, daraus entstehen je Vergabeeinheit Anfragepaket und Bieterliste. Die Rückläufer stehen als Preisspiegel nebeneinander: Positionen in den Zeilen, Bieter in den Spalten, Nachlässe und Skonto gerechnet. Was verhandelt wird, steht danach im Protokoll.
Ergebnis: Was verhandelt wurde, steht ohne Abtippen im Vertrag.
Jeder Nachweis bekommt nicht nur einen Platz, sondern eine Gültigkeit: Freistellungs- und Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Betriebshaftpflicht, Präqualifikation, monatliche Erklärungen. Läuft etwas aus, fordert die Anwendung es vorher an und hält fest, dass geprüft wurde — nicht nur, dass abgelegt wurde.
Ergebnis: Sie erfahren von einer Lücke vor der Prüfung, nicht währenddessen.
Wer auf die Baustelle darf, steht nicht auf einem Zettel im Container: Der Baustellenausweis entsteht erst, wenn Unterweisung, Identitätsnachweis und die Nachweise der Firma vollständig sind. Die Anwesenheitsliste hält je Tag fest, wer für wen tätig war — und belegt die Personalstärke im Bautagebuch.
Ergebnis: Eine Liste erfüllt zwei Zwecke, statt dass zwei auseinandergehen.
Der Terminplan führt die Vorgänge je Gewerk mit Abhängigkeiten, Puffern und Anpassungsständen. Jeder Bauleiter meldet den Leistungsstand dort, wo er ihn sieht; der Soll-Ist-Abgleich entsteht daraus statt in einer Sondertabelle. Sichtbar wird, welches Gewerk den nächsten Vorgang blockiert — und seit wann.
Ergebnis: Verzug wird sichtbar, solange er noch aufzuholen ist.
Im Jour fixe entsteht kein Fließtext, sondern eine Struktur: Beschluss, offener Punkt, Freigabe — mit Verantwortlichem, Frist und Status. Was offen bleibt, steht in der nächsten Besprechung wieder oben, ohne dass es jemand überträgt. Fotos und Planstände hängen am Tagesordnungspunkt, nicht in einer Mail.
Ergebnis: Das Protokoll ist verschickt, bevor der Container leer ist.
Ihr Bautagebuch führen Sie selbst: Witterung, Personalstärke je Nachunternehmer, Geräte, Lieferungen, Leistungsstand — und vor allem, was heute nicht getan werden konnte und warum. Die Tagesberichte der Gewerke kommen über einen Link herein, ohne Konto, und ergänzen Ihr Tagebuch, statt es zu ersetzen.
Ergebnis: Die Tagesdokumentation steht, ohne dass jemand sie abtippt.
Bevor ein Gewerk auf dem Werk eines anderen aufbaut, wird die Vorleistung geprüft: Zustand, Messwert, Foto, Freigabe oder Vorbehalt, mit Datum und Namen. Ebenso die Bemusterung mit Ausstattung, Mehr- und Minderkosten und Freigabedatum. Beides sind Schnittstellen, an denen um Geld gestritten wird.
Ergebnis: Wer worauf aufgebaut hat, ist nachher keine Auslegungsfrage.
Die Zeile „Gewerk X konnte heute nicht arbeiten, weil ..." ist der Rohstoff des späteren Anspruchs. Wer sie erfasst, bekommt den Entwurf der Behinderungsanzeige vorbefüllt: Ursache, Beginn, betroffene Vorgänge, Dauer, Anlagen. Bedenkenanmeldung und Behinderungsanzeige bleiben getrennt, weil sie Verschiedenes bewirken.
Ergebnis: Die Anzeige entsteht am Tag des Ereignisses, mit Beleg dahinter.
Ein Nachtrag kommt herein oder geht hinaus, meist beides. Jeder Nachtrag eines Nachunternehmers wird geprüft, ob er weiterreichbar ist — mit Ursache, Nachweis, Preis und Bauzeitfolge. Was weitergeht, entsteht aus denselben Zeilen als Nachtragsangebot an den Bauherrn. Was Sie selbst tragen, ist wenigstens bekannt.
Ergebnis: Sie sehen je Nachtrag, ob er Ihr Ergebnis belastet.
Leistungsstand je Gewerk, gemeinsames Aufmaß und Zahlungsplan liegen an einer Stelle, deshalb ist die Abschlagsrechnung eines Nachunternehmers in Minuten prüfbar statt in Stunden. Einbehalte und Skontofristen laufen mit, und ob ein Einbehalt fällig wird, entscheidet der Nachweisstand in der Akte.
Ergebnis: Die Prüfung stützt sich auf Daten, nicht auf Vertrauen.
Ein Mangel bekommt auf der Begehung Foto, Verortung im Plan, Gewerk, Verantwortlichen, Frist und Status — und ist beim Verursacher, bevor der Bauleiter den Rohbau verlassen hat. Die Mängelrüge entsteht daraus, Wiedervorlage und Eskalation laufen mit. Was beseitigt ist, wird mit Nachweis geschlossen.
Ergebnis: Keine Mängelfrist verfällt, weil niemand nachgeschaut hat.
Vor der Übergabe steht die Pendenzenliste: Restleistungen je Gewerk mit Termin. Danach laufen zwei Ketten getrennt weiter — die Abnahmen gegenüber Ihren Gewerken und die gegenüber dem Bauherrn, mit eigenen Fristen. Revisionsunterlagen, Einweisung, Schlüsselprotokoll und Sicherheiten hängen an einer Übersicht.
Ergebnis: Ihre Gewährleistung endet nicht später als die Ihrer Gewerke.
Anfrage, Vergleich und Protokoll benutzen dieselben Zeilen.
Eine Feststellung wird einmal aufgenommen, dann nur verwendet.
Die Tagesdoku liegt unter der Anzeige.
Sie decken einen Ausschnitt ab, mit fremdem Zuschnitt.
Leistungsstand und Lücken entstehen aus der Arbeit.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Preisspiegel pflegen, Verhandlungsergebnisse abtippen, Bescheinigungen nachfordern, Anwesenheitslisten einsammeln, Mängel aus Handygalerien suchen. Der unterschriebene Ausdruck bleibt — Vergabeunterlagen gehen weiter als Papier in die Akte.
Die Posten, die in keiner Bilanz stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielposten — setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen überall gleich aus. Die Abwicklung sieht nirgends gleich aus. Wie eine Vergabeeinheit geschnitten wird und wer freigibt, ist bei Ihnen anders als zwei Straßen weiter.
Wie weit, zeigt unser Bestand am Vergabedokument dieses Zweigs: acht Verhandlungsprotokolle, sechs davon von einem einzigen Bauunternehmen — für Nachunternehmerleistungen, für Transportbeton, zweimal für Kalksandsteine. Gleicher Name, gleicher Zweck, jedes Mal anderer Zuschnitt, von einer Seite bis über ein Dutzend, alle auf der Vorlage des Hauses. Die Erstellung dauerte vorher zweieinhalb Stunden — danach fünfzehn bis dreißig Minuten.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Nein, sie bekommen je Vorgang einen Link.
Im Gegenteil, sie sind die beste Grundlage — ohne alte Fassungen im Umlauf.
Der Normalfall: eine Erfassung, zwei Ausgaben.
Ja, wenn Sie das wollen — und Sie sehen vorher, bei wem etwas ausläuft.
Ja, jeder sieht seine Vorhaben nebeneinander.
Auswahl statt Freitext, Spracheingabe, zweisprachige Ausgabe.
Ja, erfasst wird offline, übertragen bei Verbindung.
Es bleibt; wir bauen die Strecke aus Tabellen und Mails.
Geheimhaltung ist Standard, auf Wunsch liegen die Daten auf Ihrem Server.
Ihnen, mit der Abnahme — ohne Lizenzgebühren und ohne Vertragsbindung.
Beim Generalunternehmer entstehen Dokumente nicht aus Ordnungsliebe. Fast jedes hält fest, was zwischen zwei Parteien vereinbart, gemeldet, freigegeben oder gerügt wurde — und hat zwei Adressaten: den Bauherrn und den Nachunternehmer.
Die Zerlegung des Bauvorhabens in Gewerkepakete. Was keinem Paket eindeutig zugeschlagen ist, macht auf der Baustelle niemand.
Die Gegenüberstellung der Angebote — Positionen in den Zeilen, Bieter in den Spalten, dazu Nachlässe und Skonto. Grundlage jeder Vergabe.
Im Schlüsselfertigbau zugleich der Nachunternehmervertrag: Preise, Fristen, Vertragsstrafen und Sicherheiten in einem Blatt.
Papiere fremder Firmen mit Gültigkeitsdatum, teils monatlich fällig. Sie abzulegen genügt nicht — auch die Prüfung gehört dokumentiert.
Wer Zutritt hat und wer wann für welches Unternehmen tätig war. Dieselben Daten belegen später die Personalstärke im Bautagebuch.
Vorgänge je Gewerk mit Abhängigkeiten und Puffern. Jede Anpassung ist ein eigener Stand — welcher galt, entscheidet über Verzug.
Beschlüsse, offene Punkte und Freigaben aus dem Jour fixe, jeweils mit Verantwortlichem und Frist. Ohne Namen und Datum ist es eine Gedächtnisstütze, kein Nachweis.
Das Tagebuch führt der Generalunternehmer, den Tagesbericht jedes Gewerk für sich. Die Berichte ergänzen das Tagebuch, ersetzen es aber nicht.
Die eine meldet eine Störung der Ausführung, die andere eine untaugliche Vorleistung. Die erste sichert Ansprüche, die zweite begrenzt Haftung.
Geänderte und zusätzliche Leistungen mit Ursache, Nachweis, Preis und Bauzeitfolge. Beim Generalunternehmer kommt jeder Nachtrag herein und muss geprüft hinausgehen.
Befund mit Foto, Verortung, verantwortlichem Gewerk und Frist. Erst die Zuordnung zum Verursacher macht aus einer Feststellung eine Forderung.
Restleistungen vor der Übergabe, Teilabnahmen je Gewerk, die Abnahme gegenüber dem Bauherrn — mit getrennt laufenden Fristen.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: Verhandlungsprotokoll und Nachweistabelle. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt. Verwandt: Bau, Hochbau, Rohbau, Bauträger, Bauleitung.
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um unsere Website optimal für Sie zu gestalten, ihre Nutzung zu analysieren und Ihnen relevante Inhalte anzuzeigen. Mit „Alle akzeptieren“ stimmen Sie dem zu. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufbar. Details in unserer Datenschutzerklärung.
