Ob Sozietät oder Einzelkanzlei: Was ein Unternehmensmandat am Ende einbringt, entscheidet sich daran, wie vollständig der Fall vor Ihnen liegt.
Ist dieser Anfang nicht geordnet, bezahlen Sie ihn in jeder Woche des Jahres: mit Arbeitszeit, die auf keiner Kostennote landet, mit Angaben, die mehrfach durch verschiedene Hände wandern, mit Terminen, die an einer fehlenden Unterlage hängen, mit Abenden im Büro und mit Mandanten, die auf Antwort warten.
Was fehlt, ist kein weiteres Programm, sondern eine Erhebung, die so fragt, wie in Ihrem Haus gefragt wird. Wie viel davon entsteht, entscheiden Sie — eine Fallart genügt als Anfang.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
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Heute eine Mail, morgen der Nachtrag, übermorgen der Anruf mit dem, was gefehlt hat. Daraus setzen Sie jedes Mal neu einen Sachverhalt zusammen. Die Folge: teure Arbeitszeit, die in keiner Abrechnung auftaucht.
Aufnahme, Vollmacht und Prüfung der Beteiligten wollen Name, Anschrift, Vertretung. Der Mandant schreibt es mehrfach, Ihr Haus überträgt es mehrfach. Die Folge: Aufwand ohne Ertrag.
Fristen und Wiedervorlagen laufen oft neben der Akte: teils im Kalender, teils in einer Liste. Die Folge: Was zählt, hängt an der Aufmerksamkeit einer Person.
Wo nach Zeit abgerechnet wird, läuft die Erfassung neben der Bearbeitung her. Die Folge: Leistung, die Sie erbracht, aber nur ungefähr berechnet haben.
Und dann der Preis, der auf keiner Kostennote steht. Die heiklen Mandate, die Zusage von vor drei Jahren, das Wissen, wo welche Unterlage liegt: In den meisten Häusern trägt das eine Person. Zwei Wochen Ausfall sind dann keine Pause, sondern Rückstand. Wer so arbeitet, besitzt keine Kanzlei, sondern einen anspruchsvollen Arbeitsplatz.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand sein Fach nicht beherrscht, sondern weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder nicht mehr auffindbar ist.
Nicht Ihr Haus richtet sich nach einem Programm, sondern die Erhebung nach Ihrem Zuschnitt. Gefragt wird, was Sie in dieser Art von Sache wirklich wissen müssen — in Ihrer Reihenfolge, ohne Feld zum stillschweigenden Überspringen.
Ob daraus ein Bogen für ein Rechtsgebiet wird oder die Strecke bis zur Kostennote, entscheiden Sie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud. Darin liegt an einer Stelle, was neben der Bearbeitung läuft: Aufnahme, Unterlagen, Vermerke, Leistungen — zugänglich für die Berufsträger, für alle, die die Akte führen, und dort, wo es sinnvoll ist, für den Mandanten selbst. Jeder sieht seinen Ausschnitt, alle denselben Stand.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt, etwa nur die Erhebung für ein Rechtsgebiet. Aktenführung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind: Dafür gibt es gute Standardlösungen. Wir docken an und ersetzen das, was heute die Lücken dazwischen füllt.
Am Anfang steht keine Umstellung Ihres Hauses, sondern eine Entscheidung: Welche Art von Sache verursacht bei Ihnen die meiste Rückfragerei? Damit wird angefangen. Ein Erhebungsbogen für dieses eine Rechtsgebiet, der Pflichtangaben erzwingt, Unterlagen entgegennimmt und einen Stand zeigt, ist für sich schon ein Gewinn. Akte und Leistungserfassung kommen später dazu.
Ergebnis: Sie fangen bei einer Fallart an und verbauen sich keine weitere.
In vielen Häusern ist die Mail die eigentliche Hauptsache: Der Vorgang lebt im Posteingang eines Berufsträgers, die Unterlagen liegen als Anhang darin, der Vermerk daneben, der Termin in einem dritten System. Deshalb hängt hier alles an der Kette Mandant, Mandat, Vorgang, Frist, Dokument. Jede Angabe und jede Datei kennt ihren Platz darin — auch die, die jemand anders angelegt hat.
Ergebnis: Ein Mandat steht an einer Stelle statt an dreien.
Anfragen kommen über Telefon, Website, Empfehlung und über die Rechtsabteilung eines Mandanten — und werden in jedem Kanal anders festgehalten. Eine Maske nimmt sie gleich auf: Anliegen in eigenen Worten, betroffenes Unternehmen, Gegenseite, Rechtsgebiet, Dringlichkeit. Der Abgleich gegen den eigenen Bestand steht vor der Annahme und wird mit Datum und Ergebnis festgehalten.
Ergebnis: Die Prüfung ist dokumentiert, bevor etwas gesagt wurde.
Hier liegt die Besonderheit dieses Berufs: Stammdaten sehen überall gleich aus, Sachverhalte nie. Eine Vergabesache fragt nach Verfahrensart, Terminlauf und Rügen, eine gesellschaftsrechtliche Sache nach Beteiligungen und Vertretung, eine Arbeitgebersache nach Betriebsgröße und Gremien. Also gibt es kein Formular, sondern einen Fragenkörper, der nur die Abschnitte zur Fallart einblendet.
Ergebnis: Ihr Mandant beantwortet seine Fragen, nicht den ganzen Katalog.
Wo Sie die Beteiligten genauer feststellen müssen — bei Transaktionen, bei Gesellschaftsgründungen, bei der Verwaltung fremder Mittel —, hängt diese Prüfung am selben Datensatz wie die Aufnahme. Vertretungsverhältnis, wirtschaftlich Berechtigter und der Abgleich gegen die einschlägigen Listen werden dort erledigt, wo die Angaben ohnehin stehen, mit Beleg als Upload.
Ergebnis: Die Prüfung ist fertig, bevor das Mandat beginnt.
Beides entsteht aus denselben Stammdaten, aber als zwei eigenständige Dokumente: Die Vergütungsabrede ist kein Absatz in der Vollmacht, sondern ein eigenes Blatt mit dem Hinweis auf die Grenzen der Erstattung. Die Anwendung kennt diesen Unterschied und lässt ihn nicht zusammenfallen, auch nicht in Eile. Textbausteine liegen zentral, Platzhalter sind gesperrt.
Ergebnis: Ein Formfehler kostet Sie nicht nachträglich Ihr Honorar.
Die Anforderung ist heute meist eine Fließtext-Mail, und was der Mandant nicht versteht, schickt er nicht. Stattdessen sehen beide Seiten dieselbe Aufstellung: welches Dokument fehlt, wofür es gebraucht wird, wer an der Reihe ist, bis wann. Hochgeladen wird am Mandat, nicht in ein Postfach. Die Erinnerung geht selbst hinaus, in Stufen.
Ergebnis: Die zweite und dritte Anforderung schreibt nicht mehr Ihr Haus.
Was besprochen wurde, gehört zum Mandat und nicht in ein Postfach. Der Aktenvermerk entsteht mit zwei Klicks und trägt Datum, Dauer, Beteiligte und die Art des Kontakts. Wiederkehrende Formulierungen liegen als Textbausteine bereit, Spracheingabe an den langen Feldern. Was später wieder auf den Tisch muss, geht als Wiedervorlage in eine Liste.
Ergebnis: Der Stand von vor zwei Jahren ist in einer halben Minute auffindbar.
Ihre Fristenführung bleibt, wo sie ist — das ist der Teil Ihres Berufs, für den es gute fertige Lösungen gibt. Was fehlt, ist der Zulauf: Jede Angabe aus der Erhebung, die einen Termin auslöst, wird als Vorschlag übergeben statt abgetippt, mit Quelle und Datum. Zwei Übersichten steuern den Tag: erfasst und noch nicht übernommen, übernommen und noch ohne Erledigung.
Ergebnis: Kein Termin entsteht mehr durch Abschreiben.
Der Versand an das Gericht läuft über Ihr Anwaltspostfach und bleibt dort — daran ändern wir nichts. Was sich ändert, ist die Umgebung: Der Entwurf entsteht aus Angaben, die längst erfasst sind, und der Versandnachweis wird nach dem Absenden wieder zum Mandat gelegt statt in einen zweiten Ablageort. Endfassungen sind gesperrt und bleiben, wie sie hinausgingen.
Ergebnis: Nachweis und Akteninhalt liegen zusammen.
Erfasst wird dort, wo gearbeitet wird: Mandat, Vorgang, Tätigkeitsart, Dauer, abrechenbar oder nicht. Gestartet wird aus der Akte heraus, nicht in einem zweiten Programm und nicht am Monatsende. Auslagen, Fremdleistungen und Reisezeiten hängen am selben Vorgang. Was nicht abgerechnet wird, bleibt trotzdem sichtbar — sonst kennt niemand den wahren Aufwand einer Mandatsart.
Ergebnis: Was Sie erbracht haben, steht fest statt ungefähr.
Am Ende steht ein Dokument, das jemand anders prüfen können muss: der Mandant, sein Versicherer, im Streit ein Dritter. Also entsteht kein Systemauszug, sondern ein lesbares Blatt in Ihrem Layout, aus den Positionen, die ohnehin erfasst sind. Danach schließt der Vermerk das Mandat ab, und die Aufbewahrung bekommt ein Datum, das mitläuft, statt jedes Jahr neu geschätzt zu werden.
Ergebnis: Der Abschluss ist ein Schritt, keine Aufräumaktion.
Was hereinkommt, ist geprüft — es fehlt keine Angabe, die Sie gebraucht hätten.
Eine Angabe wird einmal gemacht und trägt sich danach in jedes Folgedokument selbst ein.
Die offene Position meldet sich beim Mandanten, nicht Ihr Haus.
Erfasst wird im Vorgang statt am Monatsende aus dem Gedächtnis.
Wer einspringt, sieht den Stand, ohne dass ihn jemand erzählen muss.
Sie passen zu jedem Haus ungefähr — und zu keinem genau.
Und das fällt weg: Angaben aus zurückgeschickten Dateien abtippen, Unterlagen zweimal anfordern, den Stand telefonisch durchgeben, Stammdaten in drei Dokumente übertragen. Das persönliche Erstgespräch bleibt — die Erhebung bereitet es vor.
Die Posten, die in keiner Auswertung stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein. Sie zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Haus gleich aussehen. In Ihrem Beruf gilt das auch für Aktenführung, Termine und Abrechnung — dort ist der Markt reif, und wir treten nicht dagegen an. Die Erhebung selbst sieht nirgends gleich aus.
Dazu kommt der Takt: Eine Steuerkanzlei erhebt wiederkehrend, eine Unternehmensberatung projektweise, Sie fallbezogen und jedes Mal neu. Genau dort hört jedes fertige Produkt auf und gibt Ihnen einen allgemeinen Aufnahmebogen. Kein Sonderfall: In unserem Bestand tragen 456 von 676 Auftragspositionen den Vermerk, dass die Grundlage eine Vorlage des Auftraggebers war.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich Ihr Haus der Lösung an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren, keine Laufzeit.
Davor: Wir bauen die Strecke, auf der die Angaben hereinkommen, und übergeben sie an Ihre Akte.
Nein, und das ist Absicht. Sie bleibt, wo sie ist; es muss nur nichts mehr von Hand hineingeschrieben werden.
Nein. Er erhebt, was Sie wissen müssen. Die rechtliche Würdigung bleibt ausschließlich bei Ihnen.
Vertrag in Textform, Verschwiegenheitsverpflichtung mit Belehrung, Zugriff nur auf das Nötige. Der Datenschutzvertrag kommt getrennt dazu.
Sie brauchen keins. Ein Link je Vorgang, im Browser, ohne Konto und ohne App.
Genau dafür ist es gebaut: ein Fragenkörper, dessen Abschnitte sich nach Fallart und Antworten ein- und ausblenden.
Im Gegenteil, sie sind die beste Grundlage: dieselben Fragen, dieselbe Reihenfolge, ohne Abschreiben.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Festpreis und Termin stehen fest, bevor Sie sich entscheiden.
In einer Kanzlei entsteht Dokumentation nicht aus Ordnungsliebe, sondern weil der Rohstoff der Arbeit jemand anderem gehört und die Bearbeitung später nachvollziehbar sein muss — gegenüber dem Mandanten, der Gegenseite und notfalls einem Dritten Jahre danach. Anders als bei wiederkehrendem Takt beginnt hier fast alles einmalig: ein Mandat, ein Sachverhalt, ein Abschluss.
Wer wen vertritt, muss geklärt sein, bevor inhaltlich etwas gesagt wird — mit Ergebnis und Datum festgehalten.
Beteiligte, Vertretungsverhältnisse, Zuständigkeiten, Erreichbarkeiten. Was hier fehlt, fehlt in jedem Folgedokument — der teuerste Bogen des Hauses.
Der eigentliche Rohstoff: Beteiligte, Zeitachse, Vorgeschichte, Ziel — in den Worten des Mandanten, aber in Ihrer Struktur erhoben.
Welche Verträge, Schreiben und Nachweise gebraucht werden, hängt an der Fallart. Was nicht ausdrücklich benannt ist, kommt nicht.
Es ordnet jedem Punkt des Sachverhalts zu, womit er belegt ist. Ohne diese Zuordnung ist eine Unterlage später nur ein Dokument unter vielen.
Sie hält fest, wofür und in welchem Umfang Sie auftreten — nach Instanzen, Verfahrensarten und, bei Unternehmen, nach der Vertretungsberechtigung.
Sie steht in Textform und als eigenes Dokument, abgesetzt von der Vollmacht, mit dem Hinweis, dass die Gegenseite weniger erstatten kann.
Sie sollen ein geordnetes Bild der Bearbeitung ergeben. In der Praxis verteilen sie sich auf Papier, Aktensystem und Postfach — drei Orte für eine Pflicht.
Der Strang, an dem in diesem Beruf die meiste Sorgfalt hängt. Entscheidend ist, dass nichts unvermerkt hineinläuft.
Er belegt, dass und wann ein Schriftsatz hinausging. Getrennt von der Akte verliert er einen Teil seines Werts.
Die Abrechnung folgt dem Wert der Sache oder der Vereinbarung — beides setzt sauber erfassten Aufwand voraus.
Nach dem Ende eines Mandats bleibt die Handakte über Jahre aufbewahrungspflichtig. Der Beginn dieser Frist gehört an die Akte.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: den Aufnahmebogen, die Liste der Unterlagen, die Sie jedes Mal anfordern, und die Fallart, die Ihnen am häufigsten in Bruchstücken geliefert wird. Kostenlos, unverbindlich, mit festem Ansprechpartner.
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