Ob gewerblich-technisch oder kaufmännisch, ob eine Niederlassung oder zehn: Ihr Geschäft entsteht dort, wo Ihre Leute für Ihre Kunden arbeiten — nicht bei Ihnen im Haus.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht auf Ihr Haus zugeschnitten, zahlen Sie jede Woche dafür: mit Arbeitszeit, die in Mehrfacheingaben verschwindet, mit Geld, das Sie auslegen und nicht belegen können, mit Abenden voller Papier, mit Disponenten, die Formalien hinterherlaufen statt zu besetzen, und mit wartenden Kunden.
Sie brauchen kein weiteres Programm mit fremder Reihenfolge, sondern eine Lösung, die Ihr Haus abbildet: Ihre Nachweise, Ihre Kunden, Ihre Struktur. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein Dokument genügt als Anfang.
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Tausende Projekte, viele aus Beratung und Büro. Fester Ansprechpartner, Festpreis, drei Korrekturschleifen.
Die Stunde entsteht beim Kunden, bestätigen muss sie jemand, der nicht bei Ihnen angestellt ist. Die Folge: Sie zahlen aus und warten auf Papier.
Anforderung, Krankmeldung, Reklamation — wer disponiert, ist zugleich Vertrieb, Personalbetreuer und Archivar. Die Folge: Jede Rückfrage kostet einen Vormittag.
Unterweisung, Ausrüstung und Zutritt werden dort quittiert und abgeheftet. Die Folge: Vorlegen müssen Sie es — aus einem fremden Ordner.
Der Einsatzbeginn entscheidet über Konditionen und zulässige Dauer beim selben Kunden. Die Folge: Eine übersehene Zeile kostet mehr, als sie einbrachte.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer die Kunden und die Leute kennt und weiß, wer wo eingesetzt ist, ist morgens der Erste am Telefon und abends der Letzte im Büro. Ein Haus, das an einem Kopf hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins davon entsteht, weil Ihre Leute ihre Arbeit nicht können, sondern weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist. Das lässt sich abstellen.
Ihr Mitarbeiter trägt ein, Ihr Kunde bestätigt, Ihr Haus rechnet ab — heute drei Vorgänge auf drei Wegen. In einer Lösung auf Ihrem Ablauf ist es einer.
Ob daraus ein Nachweis wird oder die Strecke bis zur Sammelrechnung, entscheiden Sie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Disposition, Niederlassungen, Zentrale, Ihre Leute im Einsatz und, wo es sinnvoll ist, die Ansprechpartner bei Ihren Kunden. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt, etwa nur der Nachweis aus dem Einsatz. Ihre Kundenverwaltung und Ihre Buchhaltung bleiben, wo sie sind: Dafür gibt es gute Standardlösungen. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken füllen.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Frage: Welches Blatt geht bei Ihnen am häufigsten hinaus? Meist ist es der Nachweis aus dem Einsatz. Ein Nachweis, der rechnet, Zuschläge kennt und beim Kunden unterschrieben wird, lohnt sich schon allein. Danach kommen Einsatzakte, Disposition und Abrechnung. Dazwischen liegt nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Dokument an und verbauen sich die Kette nicht.
In den meisten Programmen ist der Auftrag die Hauptsache. In Ihrem Geschäft ist es der Einsatz, denn an ihm hängt alles zweimal: einmal auf der Seite Ihres Mitarbeiters, einmal auf der Seite Ihres Kunden. Deshalb läuft alles über die Kette Kunde, Einsatzort mit Abteilung und Vorgesetztem, Einsatz, Nachweiswoche.
Ergebnis: Personalnummer und Kundennummer stehen nebeneinander statt in zwei Systemen.
Der Bedarf kommt als Anruf, das Profil schreibt der Disponent selbst auf. Stattdessen eine Maske: Kunde, Abteilung, Kostenstelle, Tätigkeit, Schichtmodell, Starttermin, geforderte Scheine, Verrechnungssatz und Zuschlagsraster. Daraus entstehen Überlassungsvertrag und Arbeitsschutzvereinbarung; die Zuordnung der Person ist ein eigener Schritt.
Ergebnis: Was vor dem Einsatz zu klären ist, ist dokumentiert statt erinnert.
Vor der ersten Überlassung sehen Sie sich den Arbeitsplatz an — heute landet das Blatt als Scan im Kundenordner. In der Anwendung hängt es an der Abteilung: Tätigkeiten, Gefährdungen, Schutzausrüstung mit Größen, nötige Unterweisungen, Vorsorgeanlässe, Sprachanforderungen, Fotos. Die Folgebesichtigung setzt auf der letzten auf.
Ergebnis: Beim nächsten Einsatz in derselben Halle fangen Sie nicht von vorn an.
Der Bogen wird nicht mehr abgetippt: Stammdaten, Sozialversicherung, Bankverbindung mit Prüfziffer, Qualifikationen, Scheine mit Ablaufdatum, Verfügbarkeit und Einsatzradius werden geführt erfasst, Zeugnisse direkt hochgeladen. Aus denselben Daten entsteht das anonymisierte Profil für Ihren Kunden, in Ihrem Layout.
Ergebnis: Aus der Aufnahme wird ein Kundenprofil, ohne dass jemand ein Dokument baut.
Der Tag mit den meisten Formularen wird ein Vorgang: Einsatzinformation für Ihren Mitarbeiter, Erstunterweisung mit Inhalt, Datum und Unterschrift beider Seiten, Übergabe der Schutzausrüstung mit Quittung, Zutritt, Schlüssel und Spind, Vorsorgebescheinigung. Unterschrieben wird auf dem Gerät, gespeichert wird bei Ihnen.
Ergebnis: Sie haben Ihre eigene Kopie, nicht die des Einsatzbetriebs.
Ihr Blatt, nicht unseres: Niederlassungskopf, Personalnummer, Kundennummer, Kalenderwoche, Einsatzadresse mit Abteilung, Vorgesetztem und Telefon. Darunter die Woche Montag bis Sonntag mit Beginn, Ende, Pause und Tätigkeit — Stunden mit Pause und ohne Pause getrennt summiert. Erst unterschreibt Ihr Mitarbeiter, dann der Vorgesetzte beim Kunden, mit Stempelfeld.
Ergebnis: Die Bestätigung entsteht dort, wo die Stunde entstanden ist.
Was heute handschriftlich an den Rand kommt oder gar nicht, steht als eigene Zeile am Tag: Nacht, Samstag, Sonntag, Feiertag, Schicht, Schmutz, Höhe, Kälte, Fahrtzeit, Auslöse und Wegegeld, dazu die Zuschlagsstufe nach Einsatzbranche und Einsatzdauer. Plus- und Minusstunden laufen über die Einsätze hinweg mit.
Ergebnis: Niemand rekonstruiert Zuschläge nachträglich aus Uhrzeiten.
Die Krankmeldung um Viertel vor sechs ist heute eine Telefonkette, von der nichts übrig bleibt. Hier ist sie ein Eintrag am Einsatz: Zeitraum, wer informiert wurde, wann der Kunde Bescheid wusste, welcher Ersatz gestellt wurde, was das für das Arbeitszeitkonto bedeutet. Beim Wechsel in eine andere Abteilung fordert die Maske die neuen Schritte an.
Ergebnis: Wer wann informiert wurde, steht nachlesbar statt in vier Erinnerungen.
Beide Uhren hängen an einem einzigen Datum: dem Einsatzbeginn je Mitarbeiter und Kunde. Aus dem, was ohnehin erfasst ist, entsteht die Übersicht: Wann ändert sich die Entgeltlage, wann ist die zulässige Überlassungsdauer beim selben Kunden erreicht, welche Unterbrechungen zählen mit, welche Verlängerung steht an. Die Warnung kommt mit Vorlauf, nicht am Stichtag.
Ergebnis: Die zweite Tabelle neben dem System wird überflüssig.
Am Monatsende werden alle Einsätze eines Kunden zusammengeführt, die gegengezeichneten Nachweise hängen als Anlage daran. Vorher zeigt eine Liste, welcher Nachweis noch nicht abgezeichnet ist — nach Kunde, Niederlassung und Woche. Streicht ein Kunde später Stunden, steht die Reklamation an genau der Zeile, auf der unterschrieben wurde.
Ergebnis: Die Lücke fällt auf, bevor der Monat zu ist.
Heute liegt der Nachweis beim Auftrag, der Schriftverkehr in der Personalakte, die Rechnung in der Buchhaltung. Hier steht alles zu einer Person an einer Stelle: Aufnahme, Vertrag, Einsätze, Unterweisungen, ausgegebene Ausrüstung, Nachweise, Abwesenheiten, Rückgaben. Auswertbar nach Kunde, Niederlassung, Zeitraum und Qualifikation.
Ergebnis: Eine Prüfung wird eine Abfrage statt eines Suchlaufs durch vier Ablagen.
Fehlende Gegenzeichnungen stehen auf einer Liste.
Was aufgenommen ist, trägt sich in Profil, Vertrag und Nachweis selbst ein.
Zuschläge stehen am Tag, an dem sie entstanden.
Der Vormittag gehört wieder den Besetzungen.
Sie entstehen aus den Einsatzdaten selbst.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Bögen abtippen, Profile in Word bauen, Nachweise per Foto einsammeln, Zuschläge rekonstruieren, Fristentabellen pflegen. Der unterschriebene Ausdruck bleibt — viele Einsatzbetriebe wollen ihn, und die Anwendung erzeugt ihn.
Posten, die in keiner Auswertung stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Haus gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Wie ein Einsatz durch Ihr Haus läuft und wer wann was bestätigt, ist bei Ihnen anders als beim Wettbewerber.
Bei Ihnen kommt eine zweite Ebene dazu: Der Nachweis geht in fremde Häuser — und jedes größere schreibt sein eigenes Raster vor, mit eigenen Kostenstellen, Schichtcodes und Zuschlagsspalten. Das Blatt, um das sich bei Ihnen alles dreht, haben wir in über hundert betrieblichen Fassungen gebaut. Keine zwei waren gleich. Und beide Aufträge, die wir für Personaldienstleister umgesetzt haben, tragen denselben Vermerk: Grundlage war die Vorlage des Kunden.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür — auch die Niederlassungskästchen im Briefkopf sind Ihre Abrechnungsstruktur. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren, keine Laufzeit.
Ja, der Normalfall. Es führt Ihre Innenprozesse — wir bauen das Dokument, das nach außen geht.
Nein. Er bekommt einen Link je Woche und Einsatz und zeichnet auf dem Gerät ab, ohne Konto und ohne App.
Ja. Ein Datensatz, mehrere Ausgabefassungen: Ihr Hauslayout und das Raster des Einsatzbetriebs.
Ja: eigener Briefkopf, eigene Nummernkreise, eigene Auswertung — und ein gemeinsamer Stand.
Ja, erfasst wird offline und ohne Tastatur. Alternativ zeichnet der Vorgesetzte auf seinem Gerät ab.
Nein. Die Anwendung erzeugt den vollständigen Ausdruck mit Unterschriften und Stempelfeld.
Ja. Ihre vorhandene Vorlage ist dabei die beste Grundlage: dieselben Felder, nur ohne Abschreiben.
NDA ist Standard, wir sehen nur das Nötige. Auf Wunsch läuft alles auf Ihrer Infrastruktur.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenz- oder Nutzergebühren. Festpreis und Termin stehen vor der Beauftragung fest.
Bei Ihnen entsteht Dokumentation nicht aus Ordnungsliebe, sondern weil die Leistung, die Sie verkaufen, in einem fremden Betrieb erbracht wird. Was dort geschieht, sehen Sie nicht selbst — es gibt nur das, was jemand festgehalten und jemand anderes bestätigt hat. Gerade Ihre typischen Einsatzbranchen verlangen eine zeitnahe und aufbewahrbare Aufzeichnung.
Sie halten fest, was der Einsatzbetrieb braucht: Tätigkeit, Schicht, Qualifikation, Scheine, Starttermin.
Vor der ersten Überlassung wird der Arbeitsplatz aufgenommen: Gefährdungen, Schutzausrüstung, Unterweisungen.
Sie regeln zwischen beiden Häusern, wer welchen Teil der Verantwortung trägt — der Bezugspunkt für alles Weitere.
Der formelle Schritt, mit dem eine Person einem bestehenden Vertrag zugeordnet wird. Er gehört vor den Einsatzbeginn, nicht danach in die Ablage.
Stammdaten, Qualifikationen, Verfügbarkeit, Bankverbindung — Ausgangspunkt für Vertrag, Profil und Abrechnung zugleich.
Die anonymisierte Fassung für den Kunden, aus denselben Aufnahmedaten. Sie entscheidet darüber, ob eine Besetzung überhaupt freigegeben wird.
Am ersten Tag erfährt Ihr Mitarbeiter, was gilt. Unterschrieben wird beim Einsatzbetrieb — vorlegen müssen Sie es selbst.
Was ausgegeben wurde, in welcher Größe und wann es zurückkam — am Einsatzende ist dieses Blatt die einzige belastbare Auskunft.
Das Kerndokument, geführt je Kunde und Kalenderwoche, meist nicht über ein Monatsende hinaus, weil die Rechnung monatlich läuft.
Name, Funktion, Datum, Unterschrift und Stempel. Ohne sie ist der Nachweis kein Beleg, sondern eine Behauptung.
Nacht, Wochenende, Feiertag, Schicht, Erschwernis, Fahrtzeit und Wegegeld, dazu die Stufe nach Einsatzdauer.
Plus- und Minusstunden laufen über die Einsätze mit; aus dem Einsatzbeginn ergeben sich Entgeltstufen und zulässige Überlassungsdauer.
Alle Einsätze eines Kunden im Monat, mit den gegengezeichneten Nachweisen als Anlage — Rechnung und Beweismittel zugleich.
Bringen Sie mit, was heute umläuft: den Zettel aus dem Einsatz, den Bogen aus der Aufnahme, die Tabelle mit den Einsatzbeginnen. Ihre Leute arbeiten in Betrieben, deren Abläufe wir kennen — vom Bau über Logistik bis zur Gebäudereinigung.
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