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Ob Kanzlei, Agentur, Beratung, Maklerbüro oder Personaldienstleister — Ihre Arbeit beginnt erst, wenn jemand anders vollständig geliefert hat.
Wo dieser Übergang nicht zu Ihrem Haus passt, bezahlen Sie ihn jede Woche mit: unbezahlten Stunden fürs Nachfassen, Honorar für Leistung, die niemand festhielt, Terminen, die an einer fehlenden Angabe kippen, Abenden im Büro und ungeduldigen Auftraggebern.
Was fehlt, ist kein weiteres Portal, sondern eine Aufnahme, die so aufgebaut ist, wie in Ihrem Haus gefragt wird. Wie viel davon mitkommt, entscheiden Sie — ein Bogen reicht als Anfang.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Tausende Projekte aus über fünfzig Branchen, Beratung und Büro ist unsere zweitgrößte Gruppe. Alles aus einer Hand, mit eigenen Softwareentwicklern.
Der Auftrag steht, die Kapazität ist eingeplant — es fehlen drei Angaben. Die Folge: bezahlte Kapazität ohne Gegenwert.
Vier Dokumente wollen dieselben Felder: Ihr Auftraggeber schreibt sie viermal, Ihr Haus tippt sie viermal ab. Die Folge: Arbeitszeit ohne Ergebnis.
Mail, Anruf, Erinnerung, zweite Mail — davon entsteht kein Zeiteintrag. Die Folge: Ihr teuerster Posten steht in keiner Auswertung.
Was besprochen und freigegeben wurde, liegt in fünf Kanälen. Die Folge: Im Streit zählt nicht Ihre Leistung, sondern Ihr Beleg.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Die schwierigen Fälle und die Absprache von vor drei Jahren trägt in fast jedem Haus einer. Wer so gebraucht wird, kann nicht abgeben und nicht ausfallen. Ein Haus, das an einem Kopf hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins davon entsteht, weil Ihre Leute ihr Fach nicht beherrschen, sondern weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder nicht mehr auffindbar ist.
Am Anfang steht nicht ein Bogen, sondern die Frage, was Ihr Haus wissen muss, bevor es anfangen kann. Genau das wird gefragt — geführt, in Ihrer Reihenfolge, ohne Feld zum Überspringen.
Ob daraus ein Bogen wird oder die ganze Strecke bis zur Rechnung, entscheiden Sie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was in Kanzleien, Agenturen und Maklerbüros ausgefüllt wird — oft nicht von Ihnen, sondern von denen, die zuarbeiten:
Und dann die Bögen ohne jede Vorlage: der über Jahre gewachsene Fragenkatalog, das Blatt mit den vier Feldern, die nur Ihr Haus braucht.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — in Kanzleien, Agenturen und Büros auf alles, was zwischen Anfrage und Rechnung festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud. Darin liegt Ihr Tagesgeschäft an einer Stelle: Backoffice, Berufsträger und Berater, Kundenbetreuung und, wo es sinnvoll ist, Ihre Auftraggeber selbst. Jeder sieht, was ihn betrifft, alle denselben Stand.
Kundenverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: Dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Angeboten und Rechnungen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für eine einzelne Strecke, etwa nur die Aufnahme, genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Frage: Welchen Bogen schicken Sie am häufigsten hinaus? Damit fängt man an. Ein Aufnahmebogen, der Pflichtangaben erzwingt, rechnet und beide Unterschriften trägt, ist für sich genommen schon ein Gewinn. Danach kommen Fragenstrecke, Akte und Leistungserfassung. Dazwischen liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Rest nicht.
In den meisten Programmen ist das Dokument die Hauptsache: ein Bogen, eine Datei, ein Ordner. In Ihrem Geschäft ist das die falsche Achse. Deshalb hängt alles an der Kette Auftraggeber, Mandat oder Projekt, Vorgang, Frist. Jede Notiz, jede Stunde und jede Datei gehört zu einem Vorgang, der weiß, wer zuständig ist und wann es eng wird.
Ergebnis: Alles zu einem Auftraggeber steht an einer Stelle statt in fünf Ablagen.
Anfragen kommen über Telefon, Website, Empfehlung und Ausschreibung — und werden heute in jedem Kanal anders festgehalten. Eine Maske nimmt sie gleich auf: Anliegen in eigenen Worten, Dringlichkeit, Budgetrahmen, Ansprechpartner und die Frage, wie jemand auf Sie gekommen ist. Danach die Entscheidung, ob es ins Haus passt.
Ergebnis: Auch die Anfrage, die Sie ablehnen, bleibt nachvollziehbar.
Ein Link, kein Konto, keine App — offen am Besprechungstisch, im Wartezimmer oder im Videocall. Pflichtangaben lassen sich nicht überspringen, unplausible Zahlen werden angemerkt, Abschnitte erscheinen nur, wenn sie zutreffen: Die Kapitalgesellschaft blendet den Gesellschafterblock ein, das Gewerberisiko den Betriebsteil.
Ergebnis: Unvollständig kommt gar nicht erst bei Ihnen an.
Aufnahme, Auftrag, Verschwiegenheit, Datenschutz, Stammdaten: fünf Dokumente, die dieselben Felder wollen. Erfasst wird das einmal, und zwar von dem, der es ohnehin weiß. Danach steht der Name in jedem Folgedokument, in derselben Schreibweise, mit derselben Anschrift. Ändert sich etwas, ändert es sich überall, ohne dass jemand die vier anderen Dateien kennen muss.
Ergebnis: Ihr Auftraggeber schreibt seinen Namen einmal statt viermal.
Hier trennen sich die Zweige: Unterlagenaufstellung, Briefing, Risikoerfassung, Ist-Aufnahme. Der Aufbau bleibt derselbe — ein langer, geführter Fragenkörper, der mitschneidet, was schon beantwortet ist. Blöcke lassen sich beliebig oft wiederholen, etwa je Gesellschafter, je Standort oder je Kampagne.
Ergebnis: Ihr Auftraggeber sieht die Fragen, die ihn betreffen — nicht den ganzen Katalog.
Der teuerste Teil Ihrer Woche ist heute unsichtbar: Mail, Anruf, Erinnerung, zweite Mail. Stattdessen sehen beide Seiten dieselbe Liste — welcher Block ist offen, wer ist an der Reihe, welcher Termin läuft ab. Die Erinnerung geht selbst hinaus und wird protokolliert.
Ergebnis: Die Bringschuld Ihres Auftraggebers steht schriftlich, ohne dass Sie sie aussprechen.
Was besprochen wurde, gehört zum Vorgang und nicht in ein Postfach. Aktennotiz und Gesprächsprotokoll entstehen mit zwei Klicks und tragen Datum, Dauer und die Art des Kontakts: telefonisch, schriftlich oder persönlich. Wiederkehrende Formulierungen liegen als Textbausteine bereit; was später wieder auf den Tisch muss, geht als Wiedervorlage in die Liste.
Ergebnis: Die Absprache von vor zwei Jahren ist in dreißig Sekunden auffindbar.
Rückmeldungen kommen heute aus fünf Kanälen und widersprechen sich gelegentlich, weil zwei Abteilungen antworten. In der Anwendung hängt jede Rückmeldung an der Fassung, auf die sie sich bezieht, mit Absender, Datum und Stand. Die Freigabe ist ein eigener Schritt, danach ist die Fassung gesperrt.
Ergebnis: Die Freigabe Ihres Auftraggebers existiert als Dokument, nicht als Erinnerung.
Erfasst wird dort, wo gearbeitet wird: Vorgang, Tätigkeitsart, Dauer, abrechenbar oder nicht. Gestartet wird mit einem Klick aus der Akte heraus, nicht in einem zweiten Programm. Auslagen und Fremdleistungen hängen daran, Besprechungseinheiten ebenso. Am Monatsende wird nichts rekonstruiert.
Ergebnis: Erbrachte Leistung steht vollständig auf der Rechnung, nicht ungefähr.
Am Ende steht ein Dokument, das jemand anders vorlegen können muss: Ihr Auftraggeber, ein Zuwendungsgeber, im Streitfall ein Dritter. Also entsteht kein Systemauszug, sondern ein lesbares Blatt in Ihrem Layout — Anlass, Empfehlung, Begründung, Entscheidung, Dauer, Datum und beide Unterschriften auf dem Gerät.
Ergebnis: Was Sie geleistet haben, ist belegt und nicht nur erinnert.
Die Antworten bleiben nicht in einem Bogen stehen. Sie gehen strukturiert weiter: in Ihre vorhandene Verwaltung, in die Angebotsvorlage, in den Schriftsatz, in eine Auswertung oder in eine KI-Strecke, die daraus einen ersten Entwurf macht. Genau hier hört ein Briefing auf, ein Dokument zu sein, und wird zur Eingabe.
Ergebnis: Niemand überträgt noch einmal, was schon jemand geschrieben hat.
Was zurückkommt, ist geprüft — Pflichtangaben fehlen nicht.
Was einmal erfasst ist, trägt sich in jedes Folgedokument selbst ein.
Der offene Block meldet sich beim Auftraggeber, nicht Ihr Sekretariat.
Erfasst wird am Vorgang, nicht abends aus dem Gedächtnis.
Der Ablauf steht in der Anwendung, nicht in einem Kopf.
Ihr Auftraggeber füllt Ihr Dokument aus, in Ihrem Layout.
Und das fällt weg: Angaben aus zurückgeschickten Dateien abtippen, Bögen hinterherschicken, den Stand telefonisch durchgeben, Stunden am Monatsende rekonstruieren. Der Termin am Besprechungstisch bleibt — viele nehmen den Bogen bewusst mit.
Was in keiner Auswertung steht:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Haus gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Was Sie fragen müssen, bevor Sie anfangen können, hängt an Ihrem Zuschnitt. Genau dort hört jedes fertige Produkt auf und gibt Ihnen einen Standardbogen.
In unseren Projekten sehen wir es immer wieder: Die Grundlage ist selten unsere Vorlage, sondern das, womit das Haus schon arbeitet. In dieser Branche trägt praktisch jeder Auftrag den Vermerk „Inhaltliche Grundlage: Kundenvorlage“ — beim Fragenkatalog über 186 Seiten ebenso wie beim Risikobogen mit 284 Feldern.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende Ihr Haus der Lösung an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren, keine Laufzeit.
Der Bogen läuft im Browser, ohne App und ohne Login — ein Link je Vorgang genügt.
Genau davor: Wir bauen die Strecke, auf der die Daten hereinkommen.
Nein. Er wird in Abschnitte zerlegt, die sich nach den Antworten ein- und ausblenden.
NDA ist bei uns Standard; wir sehen nur, was für die Umsetzung nötig ist.
Sie werden im Bogen hochgeladen und hängen am Vorgang, statt im Postfach zu liegen.
Im Gegenteil, sie sind die beste Grundlage: dieselben Fragen, nur ohne Abschreiben.
Für die Verwaltung ja. Für die Aufnahme beim Dritten meist nur ein Anhängsel.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis; größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme.
Der Ablauf ähnelt sich, der Bogen, der ihn auslöst, nicht. Jeder Zweig hat seine eigene Seite:
Das Firmenmandat beginnt mit Unterlagen von außen.
Wirtschaftskanzlei und Arbeitgebervertretung statt Privatsache.
Gewerbe- und Industriemakler — Betriebsrisiko statt Standardbogen.
Ist-Aufnahme, Maßnahmen, Sitzungsnachweis — der Beleg zählt.
Das Briefing entscheidet — und manche Agentur lässt hier für ihre eigenen Kunden bauen.
Der unterschriebene Einsatznachweis entsteht im fremden Betrieb.
Hier entsteht Dokumentation nicht aus Ordnungsliebe, sondern weil der Rohstoff der Arbeit jemand anderem gehört. Was ein Auftraggeber gesagt oder freigegeben hat, lässt sich nicht nachmessen — es gibt nur das, was jemand festgehalten hat.
Er entsteht am Anfang jedes Auftrags und jedes Mandats. Was hier fehlt, fehlt in jedem Folgedokument — deshalb ist er der teuerste Bogen des Hauses.
Firma, Rechtsform, Wirtschaftsjahr, Registerdaten, Ansprechpartner, Freigabeberechtigte. Sie geben dem Vorgang seine Identität.
Der eigentliche Rohstoff — ein langer, strukturierter Fragenkörper, den nicht Ihr Haus ausfüllt, sondern der Auftraggeber, meist allein.
Es hält Ziel, Zielgruppe, Pflichtpunkte, Tonalität, Umfang und Abgabetermin fest. Ein unvollständiges Briefing erzeugt keine schlechte Arbeit, sondern eine zweite Runde.
Anlass, Wunsch, Empfehlung, Begründung — und die Entscheidung des Kunden, auch wenn sie vom Rat abweicht. Wer beraten hat, muss zeigen können, was er riet.
Sie halten fest, was mündlich vereinbart wurde, mit Datum, Dauer und Art des Kontakts. Sonst existiert die Absprache in zwei Erinnerungen.
Zeiten je Auftraggeber, Vorgang und Tätigkeitsart, getrennt nach abrechenbar und nicht. Was jetzt nicht erfasst wird, ist keine Lücke im Papier, sondern Umsatz.
Sie belegen gegenüber Auftraggeber oder Zuwendungsgeber, dass die Leistung erbracht wurde — mit Datum, Dauer und beiden Unterschriften.
Sie machen aus einem Bauchgefühl eine Zahl und zeigen, an welcher Stelle Ihres Ablaufs Auftraggeber tatsächlich ungeduldig werden — und wo nicht.
Der Strang, der wiederkehrendes Geschäft am Leben hält: Jahresgespräch, Vertragsablauf, nächste Sitzung, Auffrischung der Angaben.
Wer für Ihr Haus mitarbeitet, erfährt Dinge, die Ihren Auftraggebern gehören. Dieses Blatt regelt, wer wie viel erfahren darf — und hält es fest.
Am Ende gehen Unterlagen, Datenträger und Zugänge zurück. Was wann zurückgegeben wurde, ist Jahre später die einzige belastbare Auskunft darüber.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: den Aufnahmebogen, das Briefing, die Liste der Unterlagen, die Sie jedes Mal anfordern. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich am schnellsten lohnt.
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