Ob technisches, infrastrukturelles oder gemischtes Gebäudemanagement — Sie verantworten Objekte, die Ihnen nicht gehören, und Arbeit, die zum Teil andere ausführen.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht passend digitalisiert, zahlt Ihr Betrieb dauerhaft dafür: mit Arbeitszeit fürs Nachtelefonieren, mit Leistung, die niemand belegt, mit Abenden voller Termine, mit Stress, weil Sie nie ganz sicher sind, mit Doppelarbeit und mit Kunden, die neu ausschreiben.
Sie brauchen kein weiteres System, in das erst einmal alles eingepflegt wird, sondern eine Lösung, die Ihre Objektbetreuung so abbildet, wie Sie sie vereinbart haben. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Super Service alles genau so umgesetzt wie gewünscht. Nur zu Empfehlen
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Gebäudeservice und technische Objektbetreuung. Fester Ansprechpartner.
Wer mit Kalendererinnerungen und Ordnern arbeitet, merkt die Überschreitung erst, wenn sie da ist. Die Folge: ein Gespräch, das Sie nicht führen wollten.
Die Leistung ist erbracht und bezahlt, das Papier liegt im Technikraum oder im Postfach. Die Folge: Im Zweifel gilt sie als nicht erbracht.
Der Mangel steht im Bericht, die Behebung steht nirgends. Die Folge: ein schriftlicher Beweis gegen den eigenen Betrieb.
Sie geben Arbeit weiter und bleiben für Auswahl und Kontrolle verantwortlich — bekommen dafür aber nur einen Anruf. Die Folge: eine Kontrolle, die Sie nicht belegen können.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Welche Anlage wann dran ist, welcher Kunde welchen Nachweis erwartet, welche Fremdfirma zuverlässig liefert — das weiß eine Person, und sie geht es abends im Kopf durch. Zwei Wochen Urlaub sind zwei Wochen ohne dieses Wissen. Ein Betrieb, der so aufgestellt ist, hat kein Vermögen, sondern ein Risiko.
Nichts davon entsteht, weil Ihre Leute ihr Fach nicht beherrschen, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist. Das lässt sich abstellen.
Jede Anlage in den Objekten Ihrer Kunden bekommt ihre Identität. Daran hängt, was heute in drei Ablagen liegt: die Pflicht, der Nachweis, der offene Mangel.
Wie groß das ausfällt, entscheidet, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihre Objektbetreuung in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Disposition, technische Leitung, Objektbetreuer, Haustechniker und auf Wunsch die Auftraggeber. Jeder sieht den Ausschnitt, der ihn betrifft. Gebaut wird sie auf Ihren Anlagenbestand und Ihre Fristenlogik, nicht auf ein Muster.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDF-Formulare und App-Formulare ergänzen sie — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt, etwa das Erfassungsformular, das eine Fremdfirma ohne Zugang ausfüllt. Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Nicht alles auf einmal, sondern nach Risiko: Angefangen wird bei den sicherheitsrelevanten und prüfpflichtigen Anlagen — Elektroverteilung, Brandschutz, Aufzug, Tore, Heizung und Lüftung. Ein einziges Erfassungsformular für genau diese Anlagen ist ein vollwertiger Anfang. Danach kommen Fristenübersicht, Mängelverfolgung und Störmeldung dazu. Zwischen Formular und Anwendung liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen dort an, wo das Risiko am größten ist.
Ihr Tag hat zwei Takte, und genau daran zerbricht die Ablage. Der eine ist planbar und fristgebunden: Prüfung, Wartung, Rundgang. Der andere platzt herein: Das Tor klemmt, die Leuchte fällt aus, im Technikraum steht Wasser. Beide greifen auf dieselbe Anlage zu, laufen aber in getrennten Listen. Hier laufen sie an einem Ort zusammen, mit derselben Anlagenkennung.
Ergebnis: Sie sehen zur selben Anlage den Plan und die Störung.
Der Moment, in dem das Verzeichnis entsteht — oder eben nicht. Aufgenommen wird Technikzentrale für Technikzentrale: Anlagenart, Hersteller, Typ, Baujahr, Seriennummer, Standort bis auf Gebäude, Etage und Raum, dazu das Foto vom Typenschild, Zugänge und Ansprechpartner. Die Kette Objekt, Gebäude, Anlage, Prüfpunkt trägt danach jedes Dokument.
Ergebnis: Jeder spätere Nachweis findet ohne Suchen seinen Platz.
Es gibt keine Liste, die man abarbeiten kann: Welche Prüfung an welcher Anlage in welchem Abstand fällig ist, ergibt sich aus Nutzung, Umgebung, Herstellervorgabe und dem, was im Vertrag steht. Genau das wird je Anlage hinterlegt — Prüfart, Abstand, Qualifikation, nächster Termin, Zuständiger. Der nächste Termin leitet sich aus der Historie ab statt aus einem Feld, das jemand pflegt.
Ergebnis: Der Plan bildet die Objekte Ihrer Kunden ab, nicht einen Standard.
Aus den Fristen wird die Jahresplanung über alle betreuten Objekte: was wann ansteht, wer es ausführt, welche Reaktionszeit vereinbart ist. Die Beauftragung der Fremdfirma entsteht daraus statt daneben, mit Termin, Zugang, Ansprechpartner und Leistungsumfang. Zwei Übersichten steuern den Alltag: fällig und noch kein Termin, überfällig ohne Termin.
Ergebnis: Die Erinnerungskaskade läuft, auch wenn niemand daran denkt.
Hier liegt die Besonderheit dieses Zweigs: Ein großer Teil Ihrer Nachweise entsteht gar nicht bei Ihnen. Die Fremdfirma bekommt keinen Systemzugang, also dokumentiert sie in ihrem Format — und jemand tippt ab. Stattdessen bekommt sie einen Link zu genau dem Formular, das Sie brauchen: Anlage vorbelegt, Messwerte, Ergebnis, Foto, Unterschrift, offlinefähig im Technikraum.
Ergebnis: Der Nachweis kommt im Zielformat zurück, nicht als achtes PDF-Layout.
Klinik, Industrie und öffentliche Auftraggeber geben eigene Prüfkataloge und Nachweisformate vor. Deshalb wird nicht ein Sammelformular gebaut, sondern Ihres: Soll-, Ist- und Toleranzspalte, Prüfpunkte je Anlagenart, bedingte Felder statt fünf Formularvarianten, Vier-Augen-Freigabe, wo Ihr Kunde sie verlangt. Aus denselben Daten entsteht die interne Fassung und seine.
Ergebnis: Ihr Kunde bekommt das Dokument, das er erwartet.
Ein Mangel ist kein Eintrag, sondern ein Vorgang: Befund, Foto, Anlage, Dringlichkeit, Frist zur Nachbesserung, Verantwortlicher, Beauftragung, Behebung — und der Nachweis der Behebung. Ohne diesen Nachweis bleibt er offen und rückt in der Liste nach oben. Aus offenen Mängeln entsteht auf Wunsch die Maßnahmenliste für das nächste Budgetgespräch.
Ergebnis: Kein Mangel steht am Jahresende unbeantwortet im Bericht.
Heute beginnt die Meldung informell: Jemand ruft die Schichtleitung an, die ruft weiter, später schreibt jemand eine Mail. Stattdessen hängt am Objekt und an der Anlage ein Code. Wer davorsteht — Nutzer, Hausmeister, Ihr eigener Techniker — scannt, und Objekt, Gebäude, Raum und Anlage stehen schon im Formular. Beschreibung auswählen, fotografieren, Dringlichkeit setzen, fertig.
Ergebnis: Das Ticket liegt strukturiert bei der Disposition statt im Postfach.
Der wiederkehrende Betrieb läuft geführt statt auf Papier: Kontrollrundgang mit den Punkten dieses Objekts, Verkehrssicherheit, abgelesene Zählerstände mit Plausibilitätshinweis bei Ausreißern, Einträge ins Schichtbuch mit Uhrzeit und Verfasser. Was auffällt, wird im selben Schritt zur Meldung, statt in einer Zeile stehen zu bleiben, die niemand ausliest.
Ergebnis: Aus dem Rundgang entstehen Vorgänge statt Notizen.
Wer für welches Objekt und welche Anlage verantwortlich ist, steht hinterlegt statt mündlich. Vertretungen bekommen einen Zeitraum und übernehmen damit sichtbar die offenen Fristen, Mängel und Meldungen. Bei der Übergabe eines Objekts — an einen Kollegen, an den Kunden, an einen Nachfolger — entsteht aus dem Bestand ein Übergabeprotokoll mit Anlagen, Schlüsseln, offenen Punkten und nächsten Terminen.
Ergebnis: Urlaub und Wechsel kosten kein Wissen mehr.
Was Sie geleistet haben, steht als Zeile da: Stunden, Material, Vertragsleistung, Zusatz, Reaktionszeit gehalten oder nicht. Daraus entsteht der Objektbericht für Ihren Kunden — durchgeführte Prüfungen, offene Mängel, anstehende Fristen — und die Mappe für den Fall, dass jemand von außen fragt. Auf Wunsch mit eigenem Zugang je Objekt.
Ergebnis: Sie legen vor, statt zu suchen.
Was an einem Objekt erledigt, offen und fällig ist, steht auf einer Seite.
Nicht als Layout, das jemand abtippt, sondern als Datensatz.
Fertigmeldung, Behebung und Freigabe existieren als Dokument, nicht als Erinnerung.
Rückstand und Auslastung entstehen aus der Arbeit selbst.
Ihr Prüfkatalog ist es nicht — Ihr Kunde besteht auf seinem.
Die Fristenlogik trägt den nächsten Bestand mit.
Und das fällt weg: Protokolle aus Mailanhängen ablegen, Messwerte abtippen, Fristen aus fremden Terminen nachrechnen, Fremdfirmen telefonisch nachhalten, Fotos aus privaten Telefonen suchen. Der unterschriebene Prüfbeleg bleibt.
Diese Posten tauchen in keiner Ihrer Auswertungen auf:
Jedes Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche überall gleich aussehen. Die Abwicklung im Objekt sieht nirgends gleich aus. Die großen Verwaltungssysteme sind Datenbanken für den eigenen Betrieb — sie bringen ihr Prüfraster mit, nicht das Ihres Kunden, und haben keinen Platz für den, der gar keinen Zugang hat.
Genau daran scheitern Einführungen, und die Branche benennt es selbst: unklare Zuständigkeiten, zu komplexe Checklisten, fehlende Einweisung. Nicht der Funktionsumfang scheitert, sondern der Bogen, den niemand ausfüllen will. Deshalb bauen wir nicht das größte Werkzeug, sondern die Erfassungsstrecke, die die Daten überhaupt erst hineinbringt: an der Anlage, auch durch Dritte, im Format Ihres Auftraggebers. Dasselbe Muster gilt in der ganzen Gebäudedienstleistung — hier hängt zusätzlich die Verantwortung daran.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende der Betrieb dem Programm an. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenz- oder Nutzergebühren.
Über einen Link zum Formular, ohne Konto und ohne Installation.
Nein. Erfasst wird im Zielformat, nicht im Format des Absenders.
Nein. Es bleibt die Datenbank, wir bauen die Erfassung davor.
Von Ihnen. Einen Standardplan gibt es nicht, also wird er je Anlage hinterlegt.
Dann wird offline erfasst und übertragen, sobald Empfang da ist.
Genau danach bauen wir: eine Erfassung, mehrere Ausgaben.
Wir übernehmen ihn samt der Spalten, die sich bewährt haben.
Nein. Sie fangen bei den prüfpflichtigen Anlagen an, der Rest wächst nach.
Es gehört Ihnen, ohne Lizenz- und ohne Nutzergebühren.
Beides steht vorher fest: Festpreis und Termin statt Schätzung.
Im Facility Management wird nicht aus Ordnungsliebe dokumentiert. Sie übernehmen Pflichten für Objekte, die Ihren Kunden gehören, und geben einen Teil davon weiter — die Verantwortung für Auswahl und Kontrolle bleibt bei Ihnen. Und es gibt keine Liste, die für alle gilt: Was an einer Anlage zu tun ist, hängt an Nutzung, Umgebung, Herstellervorgabe und Vertrag.
Anlagenart, Hersteller, Typ, Baujahr, Seriennummer und Standort bis auf den Raum. Ohne dieses Verzeichnis gibt es weder Fristen noch belastbare Auskunft.
Der Nachweis über die Zeit, geführt je Anlage. Anders als ein Arbeitspapier bleibt er über die gesamte Verwendungsdauer vorlegbar — bei manchen Anlagen am Betriebsort selbst.
Er ordnet jeder Anlage ihre wiederkehrenden Arbeiten mit Abstand, Zuständigem und nächstem Termin zu — Grundlage der Jahresplanung über alle Objekte.
Ausgeführte Arbeiten, ausgetauschte Teile, Einstellwerte und Auffälligkeiten je Anlagenart. Ein Sammelformular über alle Anlagen bildet keine davon vollständig ab.
Messwerte, Sollwert, Istwert, Ergebnis, Mängel und empfohlene Maßnahmen. Er beantwortet, was wann von wem an welcher Anlage mit welchem Ergebnis geprüft wurde.
Beides gehört zusammen. Ein dokumentierter Mangel ohne dokumentierte Behebung ist der Befund, der im Schadensfall gegen den Betrieb spricht.
Ort, Anlage, Beschreibung, Foto, Priorität, Melder und Eingangszeit. Ohne festen Kanal bleibt die Meldung im Postfach liegen, ohne Frist und ohne Eskalation.
Zeiten, Material, Ursache, ausgeführte Arbeit, Unterschrift. Eine telefonische Fertigmeldung ist aus dem Kopf erledigt, aus der Akte nicht.
Die wiederkehrende Sichtprüfung an Wegen, Türen, Beleuchtung und Außenanlagen. Auf Papier ist sie schwer auszuwerten und wird doppelt erfasst.
Der laufende Betrieb mit Uhrzeit und Verfasser, dazu die abgelesenen Werte — Betriebsgedächtnis und Grundlage jeder späteren Ursachensuche.
Wer wurde in welche Anlage eingewiesen, wer wurde unterwiesen, mit Datum und Unterschrift. Bei wechselndem Personal entsteht das Blatt sehr oft.
Der geschuldete Beleg gegenüber Ihrem Kunden — erbrachte Leistung, gehaltene Reaktionszeiten, offene Mängel und anstehende Fristen in seiner Form.
Bringen Sie mit, was im Umlauf ist: ein Wartungsprotokoll, die Fristenliste, den Bericht, den ein Kunde verlangt. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt — kostenlos und unverbindlich. Wer daneben Unterhaltsreinigung erbringt, findet seinen Ablauf bei der Gebäudereinigung.
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