Ob Restaurant, Hotel, Kantine oder Veranstaltungsküche — Ihr Haus läuft, wenn andere frei haben, und fast niemand bei Ihnen hat dabei einen Schreibtisch.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht passend digitalisiert, zahlt der Betrieb jeden Tag dafür: mit Arbeitszeit, die in mehrfach geschriebenen Zahlen verschwindet, mit Umsatz, der auf keinem Beleg landet, mit Nachweisen, die erst im Ernstfall gesucht werden, und mit Leitungskräften, die freie Tage am Telefon verbringen.
Sie brauchen kein weiteres System, sondern eine Lösung, die Ihren Ablauf so abbildet, wie bei Ihnen gearbeitet wird. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — eine Strecke ist ein Anfang.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Gastronomiebetriebe und Filialsysteme. Fester Ansprechpartner, Festpreis, drei Korrekturschleifen.
Die Liste hängt am Gerät, der Stift ist weg, am Schichtende fehlen drei Häkchen. Die Folge: eine Erinnerung statt eines Belegs.
Die Gästezahl steht im Ablaufplan, in der Produktionsliste, im Plan und auf dem Beleg. Die Folge: zu viel eingekauft, zu wenig berechnet.
Nachbestellungen landen auf Bons, die nach Mitternacht jemand zusammensucht. Die Folge: verschenkter Umsatz.
Belehrung, Schulung, Unterweisung, Einarbeitung — bei fünf Saisonkräften fünfmal. Die Folge: Pflichtunterlagen in ganz neuen Händen.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer weiß, welcher Lieferant wann kommt und warum am Samstag alles anders läuft? Eine Person — die auch aus dem Urlaub anruft. Ein Haus, das an einem Kopf hängt, ist eine Fessel.
Nichts davon entsteht, weil jemand seine Arbeit nicht könnte, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt oder nicht mehr auffindbar ist.
Der Unterschied ist nicht, dass mehr dokumentiert wird, sondern dass es dort geschieht, wo es passiert — an der Kühlzelle, an der Rampe, am Pass, auf der Etage.
Wie groß das ausfällt, hängt daran, wie viel hineinsoll — zwischen Formular und Anwendung liegt nur Umfang. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Das Gastgewerbe protokolliert nicht, es hakt ab und zeichnet gegen:
Verbandsvordrucke gibt es — nur hat Ihr Haus andere Geräte und Intervalle. Für Schichtübergabe, Nachtragsliste und Ihr eigenes Audit gibt es gar keine Vorlage.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Küche, Service, Rezeption, Housekeeping, Veranstaltungsverkauf und die Leitung. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn eine abgegrenzte Strecke genügt. Kasse, Buchung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken füllen.
Am Anfang steht keine Systemumstellung, sondern eine Frage: Welche Strecke bekommen Sie heute am wenigsten dicht? Eine Temperaturkontrolle, die an der Kühlzelle aufgerufen wird und die Maßnahme erzwingt, trägt sich allein. Danach kommen Warenannahme, Reinigung und die Übergabe dazu, später der Veranstaltungsteil.
Ergebnis: Sie fangen mit einer Strecke an und halten die Tür zum ganzen Haus offen.
In den meisten Programmen ist der Auftrag die Hauptsache. Bei Ihnen läuft die Pflichtkette jeden Tag weiter, auch wenn kein Auftrag im Haus ist. Deshalb hängt alles an der Kette Standort, Bereich, Station und Schicht: Kühlzelle, Rampe, Pass, Etage und Saal. Jede Schicht sieht, was ihre Vorgängerin offen gelassen hat.
Ergebnis: Der Tag ist lückenlos, ohne dass jemand eine Liste führt.
Jede Station bekommt ihr eigenes Formular, aufgerufen über einen Code direkt am Gerät. Ist-Wert eintragen oder auswählen, Uhrzeit und Name kommen aus dem Plan. Liegt der Wert außerhalb des Sollbereichs, öffnet sich das Feld für die Korrekturmaßnahme und lässt sich nicht überspringen. Unterschrift mit dem Finger.
Ergebnis: Der Stift kann nicht mehr wegkommen, und das Maßnahmenfeld bleibt nicht leer.
Die Lieferung wird dort erfasst, wo sie ankommt: im Stehen, mit Ware in der Hand. Lieferant und Artikel kommen aus Ihrer Liste, dazu Menge, Temperatur, Haltbarkeit, Charge und Zustand, bei Beanstandung ein Foto. Der Lieferschein hängt abfotografiert am Vorgang; dieselben Zeilen beantworten später, welche Charge wohin ging.
Ergebnis: Die Rückverfolgbarkeit hängt nicht mehr an einem Zettel an der Rampe.
Beim Garen und beim Heißhalten wird je Komponente gemessen, nicht je Wagen: Speise, Messwert, Zeitpunkt, Prüfer. Hauptspeise, Beilage und Nachspeise laufen getrennt, weil sie unterschiedlich behandelt werden. Rückstellproben bekommen Kennzeichnung und Frist gleich mit, die Allergenangaben hängen am Rezept.
Ergebnis: Die Auskunft am Buffet deckt sich mit dem, was in der Küche steht.
Täglich, wöchentlich, monatlich, halbjährlich — je Gerät und Fläche ein eigenes Intervall, so wie es bei Ihnen gewachsen ist. Fällige Positionen stehen oben, erledigte rutschen weg, überfällige bleiben sichtbar. Abgezeichnet wird mit Name und Zeitpunkt, auf Wunsch mit Foto; wer anders reinigt als vorgesehen, trägt den Grund ein statt gar nichts.
Ergebnis: Am Abend fehlen keine drei Häkchen mehr, sondern keins.
In einem Haus ohne Bürozeit ist die Übergabe die einzige Stelle, an der Wissen den Tag überlebt — und fast nirgends ist sie festgehalten. Hier wird sie ein kurzes Formular: offene Punkte, Defekte, reservierte Tische oder Zimmer, fehlende Ware, Beschwerden. Jede Zeile bekommt eine Erledigungsspalte und geht an die nächste Schicht über.
Ergebnis: Die zweite Schicht erfährt, was die erste wusste.
Personalbogen, Belehrungsbestätigung, Hygieneschulung, Unterweisung und Einarbeitungscheckliste sind heute fünf Papiere und drei Ablagen. Hier sind sie ein Durchlauf mit einer Unterschriftenstrecke und einem Ablageort, gestartet vor dem ersten Arbeitstag. Die Folgebelehrung legt sich selbst auf Wiedervorlage, zwei Jahre im Voraus.
Ergebnis: Bei einer Kontrolle zeigen Sie den Nachweis, statt ihn zu suchen.
Der Plan sagt, wer kommen soll; erfasst wird, wer da war. Beginn, Ende und Pausen werden am Gerät gestempelt oder von der Schichtleitung freigegeben, Abweichungen gegen den Plan sind sofort sichtbar. Zuschläge, Feiertage und Überstunden laufen mit, ebenso Urlaub und Krankheit. Was in den Lohn geht, entsteht aus dem Abend selbst.
Ergebnis: Die Stunden werden erfasst statt am Monatsende rekonstruiert.
Bestellt wird aus dem, was fehlt: Artikel, Lieferant, Menge, Liefertag — je Bereich eine Liste, die aus den Verbräuchen entsteht statt aus dem Gedächtnis. Bruch, Verderb und Eigenverbrauch werden dort erfasst, wo sie anfallen. Gezählt wird am Gerät und nicht auf Papier, damit die Zählung auch bei vollem Haus stattfindet.
Ergebnis: Der Wareneinsatz wird laufend sichtbar, nicht erst zur Inventur.
Anfragen kommen aus vier bis sechs Kanälen und landen in ebenso vielen Ablagen. Hier landen sie in einem Eingang: Termin, Personenzahl, Anlass, Raum, Bestuhlung, Kontakt und Sonderwünsche. Daraus entsteht das Angebot mit Menü, Getränken und Technik, daraus der Ablaufplan mit Zeiten, Gängen, Allergenhinweisen und Zuständigkeiten.
Ergebnis: Vom ersten Anruf bis zum Aufbau gibt es einen Vorgang.
Hier liegt der teuerste Bruch der Branche: Absprachen ändern sich bis zum Vortag, und jede Änderung muss von Hand in drei bis fünf Papiere nachgezogen werden. Weil alles an einem Datensatz hängt, ändern Sie die Gästezahl einmal — Mengen, Besetzung, Raumaufbau und offener Beleg ziehen mit, und die Küche sieht die Änderung, ohne dass jemand anruft.
Ergebnis: Was vereinbart wurde, steht überall gleich.
Nachbestellungen, zusätzliche Getränke, verlängerte Zeiten und Schäden werden während der Veranstaltung am Gerät erfasst, mit Zeitpunkt, Menge und Besteller, auf Wunsch gegengezeichnet. Danach steht der Abend als Liste da, statt aus Bons und Notizzetteln rekonstruiert zu werden. Die Endabrechnung verrechnet Anzahlung und Nachträge in einem Schritt.
Ergebnis: Was zusätzlich bestellt wurde, steht zusätzlich auf der Rechnung.
Ein Filialsystem der Gastronomie lässt bei uns sein Audit pflegen: eigene Prüfpunkte in der Sprache des Hauses, eigene Punkteskala, Gesamtwertung in Grün, Gelb und Rot, Maßnahme mit Termin, zwei Unterschriften, dazu das Folgeaudit. Alle Einträge des Hauses lassen sich nach Datum, Station und Person filtern, ohne dass jemand einen Ordner aufschlägt.
Ergebnis: Die Kontrolle bekommt eine Auswahl statt eines Stapels.
Sie entsteht während der Arbeit, weil sie weniger Aufwand macht als das Klemmbrett.
Die Maske führt durch den Ablauf, statt Vorwissen vorauszusetzen.
Nachträge entstehen im selben Vorgang wie die Bestellung.
Was einmal geändert wird, ist überall geändert.
Wareneinsatz, Stunden und Auslastung stehen beieinander.
Was in einem Haus läuft, läuft im zweiten identisch.
Und das fällt weg: Listen abtippen, Häkchen nachtragen, Bons sortieren, Stunden rekonstruieren, Belehrungen suchen, Änderungen übertragen. Der Ausdruck an der Wand darf bleiben — er entsteht dann aus denselben Daten.
Diese Posten stehen in keiner Ihrer Auswertungen:
Jedes Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein.
Kundenverwaltung, Kasse und Buchhaltung sehen über Betriebe hinweg gleich aus; dafür gibt es gute Standardlösungen, und die sollten Sie behalten. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Der Markt zerfällt hier in Silos: eines kann Temperaturen, das nächste Zimmer, das dritte Veranstaltungen.
Dazu kommt die Eigenheit dieser Branche: Vorgeschrieben ist das Ziel, nicht das Formular. Deshalb hat jedes Haus sein eigenes Werk. In unserem Bestand liegt ein Handbuch über neunzehn Seiten mit Kopiervorlagen für eine einzige Küche — Monatstabellen mit einunddreißig Tageszeilen, jede einzelne mit Namensfeld.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich nicht die Lösung Ihrem Haus an, sondern Ihr Haus der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: keine Nutzergebühren, keine Laufzeit.
Ja, er ist die beste Grundlage — wir bauen ihn auf Ihr Haus um.
Nein. Die Lösung gehört Ihnen, ohne Nutzergebühren.
Dafür ist es gebaut: antippen statt schreiben, auf Wunsch zweisprachig.
Es wird offline erfasst und überträgt sich, sobald wieder Netz da ist.
Ja, der Normalfall. Die bleiben, wir bauen die Strecken dazwischen.
Ja. Große Felder, Auswahl statt Freitext, keine Tastatur nötig.
Gefiltert nach Datum, Station und Person — in Sekunden.
Sie bleiben Ihre. Hosting auf Wunsch bei Ihnen, NDA ist Standard.
Beides steht vorher fest: Festpreis und Termin statt Schätzung.
Dieselbe Pflichtkette, drei verschiedene Tage — jeder mit eigener Seite:
Reservierung, Bon und Kasse — der Abend entscheidet über den Tag.
Etage, Zimmerstatus, Rezeption — der Gast bleibt über Nacht.
Produktion, Ladeliste und Aufbau — die Küche fährt zum Gast.
Im Gastgewerbe wird nicht aus Ordnungsliebe dokumentiert. Was Sie tun, verschwindet in dem Moment, in dem es gelingt: Eine sauber gekühlte Ware, eine gereinigte Fläche und ein reibungsloser Abend hinterlassen nichts, woran man sie später erkennt. Vorgeschrieben ist dabei fast immer das Ziel und nicht die Form — deshalb hat jedes Haus sein eigenes Werk aus Listen, Plänen und Büchern.
Er legt je Gerät und Fläche fest, was wie oft und womit gereinigt wird. Abgezeichnet wird mit Datum, Name und Unterschrift.
Kühlung, Tiefkühlung und Ausgabe werden je Gerät und Schicht gemessen. Jeder Wert außerhalb des Sollbereichs verlangt eine Maßnahme.
Lieferant, Datum, Menge, Temperatur, Haltbarkeit, Charge. Ohne diesen Eintrag lässt sich nicht sagen, was wohin ging.
Wo für viele gekocht wird, wird ein Teil der Ausgabe zurückgestellt und beschriftet. Im Verdachtsfall ist sie die einzige belastbare Auskunft.
Wer mit Lebensmitteln umgeht, wird vor dem ersten Arbeitstag belehrt und danach regelmäßig geschult. Beides ist zu dokumentieren.
Heiße Flächen, Messer, Reinigungsmittel, Schankanlage, nasse Böden. Die Beurteilung legt fest, was unterwiesen wird.
Der Plan ist die Absicht, der Nachweis die Wirklichkeit. Beginn, Ende und Dauer gehören zeitnah festgehalten.
Offene Punkte, Defekte, Reservierungen, fehlende Ware, Beschwerden. In einem Haus ohne Bürozeit überlebt Wissen nur hier den Tag.
Bestellzettel, Bestellliste und Zählung bestimmen Kalkulation und Marge. Erst sie machen Schwund und Verderb sichtbar.
Zeiten, Bestuhlung, Menü, Allergenhinweise, Technik — dazu alles, was am Abend zusätzlich bestellt wurde.
Die interne Kontrolle mit eigenen Prüfpunkten, Bewertung, Maßnahme, Frist und Folgeprüfung. In Filialsystemen die Betriebsordnung.
Bringen Sie mit, womit Sie heute arbeiten: den Reinigungsplan von der Kühlzelle, die Liste von der Rampe, den Ablaufplan der letzten Veranstaltung. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich lohnt.
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