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Ob Unterhaltsreinigung, Glas und Fassade, Sonder- und Bauendreinigung oder Hausmeisterdienste — Ihre Leute arbeiten dort, wo weder Sie noch Ihr Auftraggeber stehen.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht passend digitalisiert, zahlt Ihr Betrieb jede Woche dafür: mit Arbeitszeit fürs Abtippen, mit Leistung ohne Rechnung, mit Abenden voller Papier, mit Diskussionen, die Sie ohne Beleg nicht gewinnen, mit Frust bei Leuten, die raten müssen, und mit Auftraggebern, die nachfragen statt zu verlängern.
Sie brauchen keine weitere fertige Branchenlösung, sondern eine, die Ihr Objektgeschäft so abbildet, wie Sie es vereinbart haben. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein Nachweis reicht als Anfang.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Super Service alles genau so umgesetzt wie gewünscht. Nur zu Empfehlen
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Gebäudereinigung und Industriereinigung. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Ein sauberes Objekt sieht aus wie eines, an dem nie jemand war. Die Folge: Ihr Wort gegen einen Eindruck, der längst feststeht.
Ob jemand da war und was erledigt wurde, kommt mit dem Papier zurück — oder gar nicht. Die Folge: Sie antworten, bevor Sie es wissen.
Was zusätzlich gemacht wird, notiert niemand. Die Folge: Umsatz, den Sie erarbeitet und verschenkt haben.
Kalkuliert wurde damals, gearbeitet wird heute. Die Folge: Verlustbringer, die still mitlaufen.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Ihre Objektleitung ist der Betrieb: kalkulieren, umplanen, kontrollieren, Reklamationen entkräften — zwischen zwei Objekten, im Auto, das Telefon am Ohr. Fällt diese Person aus, fällt ein halber Betrieb aus. Ein Unternehmen, das an einem Kopf hängt, ist eine Fessel, kein Vermögen.
Nichts davon entsteht, weil Ihre Leute nicht sauber arbeiten, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt oder nicht mehr auffindbar ist.
Die Angabe entsteht dort, wo gearbeitet wird, und ist von da an überall dieselbe: im Nachweis, im Objektbericht, in der Rechnung. Niemand schreibt sie ein zweites Mal ab.
Wie groß das ausfällt, entscheidet, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo entwickelt individuelle Anwendungen für die Abwicklung von Aufträgen und Projekten — für Reinigungsbetriebe von der Objektbesichtigung bis zur Nachkalkulation. Im Mittelpunkt steht dabei eine Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Objektleitung, Disposition, Büro, die Kräfte im Objekt und auf Wunsch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht den Ausschnitt, der ihn betrifft. Gebaut wird sie auf Ihr Leistungsverzeichnis und Ihren Turnus, nicht auf ein Muster.
Kundenverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind; die Lohnabrechnung bleibt in Ihrem Lohnprogramm, die Stunden übergeben wir dorthin. Auf Wunsch entwickeln wir auch die übrigen Teile: Dann wird daraus Modul für Modul Ihre komplette Unternehmenssoftware, einschließlich Angeboten und Rechnungen. Und wo ein einzelnes Blatt reicht, etwa der Kontrollbogen eines einzelnen Werks, entsteht ein tastaturfreies Formular in unserem FormularCenter, dessen Daten trotzdem zentral liegen.
Am Anfang steht keine Systemumstellung, sondern eine Frage: Welches Papier geht bei Ihnen am häufigsten durch die Hände? Eine Reinigungs- und Kontrollliste, die ein Auftraggeber vorgibt, trägt sich allein. Danach kommen Einsatznachweis und Begehung dazu, später Leistungsverzeichnis und Objektbericht. Zwischen einem Formular und der vollständigen Objektverwaltung liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Bogen an und halten die Tür zur ganzen Strecke offen.
In den meisten Programmen trägt der Auftrag. Bei Ihnen trägt das Objekt mit seinen Räumen: Jede Fläche hat eine Raumart, jede Raumart einen Belag, jede Tätigkeit einen Turnus. Daran hängen Kalkulation, Revier, Einsatz, Kontrollbogen, Nachweis und Rechnung — als dieselbe Zeile, nicht als sechs Abschriften. Ändert ein Kunde den Turnus, ändert sich diese eine Zeile.
Ergebnis: Jede Rechnungsposition führt auf eine Fläche zurück, die jemand aufgenommen hat.
Vor dem Preis steht der Rundgang: Raumarten, Quadratmeter, Bodenbeläge, Sanitärobjekte, Fensterflächen, Zugänge und Schließzeiten, Aufzug, Stellplatz für Maschinen, Wasseranschluss, Entsorgungsweg, dazu Fotos. Aufgenommen wird in der Maske, nicht auf einem Block, der später abgetippt wird. Daraus entsteht das Raumbuch, die Grundlage jeder späteren Kalkulation.
Ergebnis: Der Tippfehler, der sonst die ganze Vertragslaufzeit mitläuft, entsteht gar nicht erst.
Ihr Angebot ist nie eine Preiszeile, sondern ein Verzeichnis: Fläche mal Raumart mal Tätigkeit mal Turnus, Position für Position. Genau das wird hier zum Datensatz statt zur Datei. Aus ihm entstehen automatisch drei Dinge: das Angebot für den Kunden, der Revierplan für die Planung und der Kontrollbogen im Objekt.
Ergebnis: Sie pflegen eine Stelle, und Angebot, Plan und Bogen sind danach alle aktuell.
Hier rechnen Sie anders als jedes Bauhandwerk: nicht in Stunden, sondern über Leistungswerte je Raumart, multipliziert mit Fläche und Turnus, zuzüglich Rüst- und Wegezeiten, Material und Gemeinkosten. Daraus werden Reviere: wie viele Abschnitte ergibt das Objekt, wie viele Stunden je Revier, wie viele Kräfte. Die Werte sind gepflegt statt in einer Tabelle verwahrt.
Ergebnis: Sie kalkulieren mit Ihren eigenen Leistungswerten, nicht mit einem Bauchgefühl.
Eine Kraft hat an einem Tag drei Objekte, ein Objekt hat drei Kräfte, und montags früh sind zwei krank. Geplant wird deshalb vom Objekt aus: Welche Leistung ist wann fällig, wer übernimmt sie, wer springt ein, wer hat den Schlüssel dafür. Vertretungen laufen mit Zeitraum und Zuständigkeit mit, statt in einer Nachrichtengruppe zu verschwinden.
Ergebnis: Die Umplanung dauert Minuten statt einen halben Vormittag.
Die Kraft scannt am Objekt und ist angemeldet; Objekt, Bereich und Uhrzeit stehen damit fest, ohne dass jemand etwas schreibt. Erfasst wird durch Antippen, Ankreuzen, Fotografieren und Unterschreiben auf dem Gerät — auch von Menschen, die kein Deutsch schreiben. Weil Keller und Tiefgaragen kein Netz haben, läuft alles offline und überträgt später.
Ergebnis: Es wird erfasst, weil es leichter ist als der Zettel in der Jackentasche.
Abgehakt wird genau das, was im Leistungsverzeichnis steht, mit dem Turnus, der dort steht — Tätigkeit, Raumart, Intervall, Datum, erledigt oder mit Grund nicht erledigt, dazu die Spalte für den Desinfektionsnachweis, wo Ihr Auftraggeber sie braucht. Der Bogen bleibt Ihr Bogen: dieselben Zeilen, dieselbe Reihenfolge, auch wenn er sechsunddreißig Seiten hat.
Ergebnis: Vertragsdokument und Bogen im Objekt sagen zum ersten Mal dasselbe.
Die Objektleitung bewertet beim Durchgehen, statt hinterher zu beschreiben: geprüfter Bereich, vereinbartes Intervall, sichtbarer Zustand, Note, bei Abweichung ein Foto und ein Kommentar. Geprüft wird in Stichproben je Raumgruppe, nicht als Vollerhebung — der Bogen bildet die Stichprobe ab. Frist zur Nachbesserung und Nachkontrolltermin entstehen als Aufgabe.
Ergebnis: Sie gehen mit eigenen Bewertungen ins Gespräch, nicht nur mit denen des Auftraggebers.
Heute geht die Beschwerde vom Nutzer an Ihren Auftraggeber und erst dann an Sie — Sie erfahren es zuletzt und arbeiten gegen einen fertigen Eindruck an. Ein Aushang mit Code im Objekt dreht den Weg um: Wer etwas bemerkt, meldet Bereich, Sachverhalt und Foto direkt an Sie. Daraus wird ein Vorgang mit Eingangszeit, Zuständigem, Frist und Rückmeldung.
Ergebnis: Sie reagieren, bevor Ihr Auftraggeber überhaupt davon erfährt.
Das Zusatzgeschäft geht am häufigsten verloren: die Grundreinigung, der Teppich, die Fassade, die Sonderreinigung nach einem Vorfall. Erfasst wird sie im selben Vorgang, mit Leistungsart, Besteller, Zeiten, Material, eingesetzten Maschinen samt Einsatztagen und Unterschrift. Bei Grund- und Bauendreinigung wird der Zustand zweimal festgehalten, vorher und nachher.
Ergebnis: Was zusätzlich bestellt wurde, steht auch zusätzlich auf der Rechnung.
Ihr Auftraggeber sieht die Arbeit nicht, er sieht den Bericht. Der entsteht aus denselben Daten in seiner Form: Zeitraum, erbrachte Leistungen gegen das Verzeichnis, Abweichungen mit Grund, Kontrollergebnisse, offene Punkte, Fotos. Daneben steht, was vorher niemand wusste: kalkulierte gegen tatsächliche Objektstunden, Material auf das Objekt gebucht.
Ergebnis: Sie gehen mit Zahlen in die Verlängerung statt mit einem Gefühl.
Einsatzzeit, Bogen und Foto liegen am selben Tag vor.
Die Maske führt durch den Einsatz, statt Vorwissen vorauszusetzen.
Zusatz und Regie entstehen dort, wo sie anfallen.
Eine Erfassung, mehrere Ausgaben — das Layout bestimmt der Empfänger.
Ihr Kontrollbogen ist es nicht — und er entscheidet Ihre Reklamationen.
Die Abwicklung trägt sechzig Objekte so wie zwanzig.
Und das fällt weg: Zettel einsammeln und abtippen, Handschrift entziffern, Nachweise je Auftraggeber zusammenkopieren, Fotos aus privaten Telefonen suchen, monatlich neue Kontrollbögen drucken. Der unterschriebene Beleg bleibt.
Diese Posten tauchen in keiner Ihrer Auswertungen auf:
Jedes Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Betrieb gleich aussehen. Die Abwicklung im Objekt sieht nirgends gleich aus. Der Markt bedient Plan, Zeit und Rechnung und lässt die Nachweisseite dort liegen, wo Ihr Vertrag erfüllt wird — in der ganzen Gebäudedienstleistung, in der Reinigung am schärfsten.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: Ein Industriereinigungsbetrieb brauchte sieben verschiedene Reinigungs- und Kontrolllisten für ein einziges Werk — Palettierhalle, Versandlager, Silobereich, Lose Verladung, Sichtstation und zwei weitere Bereiche, zusammen sechsunddreißig Formularseiten, jede auf seiner eigenen Vorlage. Und sechs Reinigungsbetriebe brachten sechs völlig verschiedene Stundennachweise mit. Das sind keine sechs Vorlieben, das sind sechs verschiedene Abläufe.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende der Betrieb dem Programm an. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenz- oder Nutzergebühren.
Einsatzzeit, abgehakten Bogen, Foto und Unterschrift — am selben Tag.
Genau solche Bögen bauen wir, auf seiner Vorlage.
Über einen Code im Objekt, ohne Installation und ohne Anmeldedaten.
Dafür ist es nicht gebaut. Belegt wird der Einsatz am Objekt, nicht der Weg einer Person.
Erfasst wird durch Antippen und Fotografieren, auf Wunsch zweisprachig.
Dann wird offline erfasst und übertragen, sobald Empfang da ist.
Sie ändern eine Zeile, Angebot und Bogen sind danach aktuell.
Nicht nötig. Was gut läuft, bleibt und wird angebunden — auf Wunsch lösen wir auch diese Teile schrittweise ab.
Es gehört Ihnen, ohne Lizenz- und ohne Nutzergebühren — auch bei hoher Fluktuation.
Formulare und klar abgegrenzte Bausteine bieten wir vorab zum Festpreis an. Bei größeren Vorhaben klären wir erst die Anforderungen; dann folgt ein Festangebot oder eine Abrechnung nach Stunden.
In der Gebäudereinigung wird nicht aus Ordnungsliebe dokumentiert. Die Leistung verschwindet in dem Moment, in dem sie gelingt — ein sauberer Raum sieht aus wie einer, den niemand reinigen musste. Was erbracht wurde, existiert für den Auftraggeber nur, soweit es festgehalten ist.
Das Leitdokument des Zweigs. Es hält je Bereich fest, welche Tätigkeit in welcher Raumart in welchem Turnus geschuldet ist — Kalkulationsgrundlage und Prüfmaßstab zugleich.
Raumarten, Quadratmeter, Bodenbeläge, Sanitärobjekte, Fensterflächen, Zugänge und Schließzeiten. Ohne diese Flächen gibt es weder Kalkulation noch Revierplan.
Wer hat welchen Schlüssel, Transponder oder Alarmcode, seit wann und für welches Objekt. Jede Ausgabe und jede Rückgabe wird quittiert — Schlüsselgewalt über fremde Gebäude ist der Regelfall.
Er teilt das Objekt in die Abschnitte, die je einer Kraft zugeordnet sind, und hält fest, wie viele Stunden je Revier vorgesehen sind — das Bindeglied zwischen Kalkulation und Einsatzplan.
Der Bogen im Objekt. Tätigkeiten mit Raumart und Turnus, dazu die Kontrolltermine zum Abhaken. In Industrie und Klinik oft je Bereich ein eigener Bogen.
Alle Tage eines Monats mit den Spalten für erfolgte Reinigung, erfolgte Desinfektion und Unterschrift des Verantwortlichen — ein Blatt, das leicht hundert Einzelfelder trägt.
Beginn, Ende und Dauer je Kraft und Objekt. Diese Aufzeichnung ist in Ihrem Gewerbe vorgeschrieben, muss zeitnah geschehen und wird geprüft — der Monatszettel genügt dafür nicht.
Sonder-, Grund- und Bauendreinigung mit Leistungsart, Zeiten, Material und eingesetzten Maschinen samt Einsatztagen. Was hier fehlt, wird nicht bezahlt, auch wenn es gemacht wurde.
Datum, Bereich, vereinbartes Intervall, sichtbarer Zustand, Bewertung, Foto bei Abweichung, Frist und Nachkontrolle. Über Monate ergibt das eine Qualitätslinie.
Bei Grund- und Sonderreinigung wird der Zustand zweimal aufgenommen, vor und nach der Arbeit, jeweils mit Unterschriften beider Seiten. Genau darum geht es in diesem Gewerk.
Der geschuldete Nachweis an den Auftraggeber und die eigene Gegenrechnung. Kalkulierte gegen tatsächliche Objektstunden zeigt, welches Objekt noch trägt.
Bringen Sie mit, was im Umlauf ist: einen Kontrollbogen, den Stundennachweis, ein Leistungsverzeichnis. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt — kostenlos und unverbindlich. Wer auch Anlagen und Prüffristen verantwortet, findet seinen Ablauf beim Facility Management.
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