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Ob Einzelapotheke oder Filialverbund, mit eigener Rezeptur oder ohne: Jeder Handgriff erzeugt bei Ihnen ein Schriftstück, das jemand ausfüllt, abzeichnet und Jahre später wiederfinden muss.
Ist dieser Apparat nicht auf Ihr Haus zugeschnitten, bezahlen Sie ihn jeden Tag: mit Arbeitszeit, die im Abschreiben verschwindet, mit Geld, das eine Kasse später zurückfordert, mit Abenden für den Ordner, mit Anspannung vor jeder Kontrolle, mit Beratung, die abreißt.
Sie brauchen keine weitere Insel, sondern eine Erfassungsstrecke, die Rezeptur, Qualitätsmanagement und Versorgung so abbildet, wie Ihr Haus arbeitet. Wie viel entsteht, entscheiden Sie — ein einzelnes Protokoll genügt als Anfang.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Charge, Menge und Lieferant stehen im System und werden auf dem Protokoll noch einmal von Hand eingetragen. Die Folge: Fachkraftstunden ohne Versorgung.
Fragt jemand nach einem Vorgang aus dem vorletzten Jahr, wird geblättert. Die Folge: unbezahlte Suchzeit.
Der Formfehler entsteht in Sekunden am Tresen und fällt bis zu zwölf Monate später auf; ohne den Vermerk von damals ist er nicht mehr zu begründen. Die Folge: Ware weg, kein Gegenwert.
Kühlschrank, Waage, Unterweisung, Verfall: jede Fälligkeit hat ihren Zettel und keinen gemeinsamen Kalender. Die Folge: Hektik vor jeder Begehung.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Jede Unterschrift, die haftet, hängt an einer Approbation — an Ihrer. Sie stehen im Handverkauf, führen das Qualitätsmanagement und zeichnen abends nach, was liegen blieb. Ein Haus, in dem jede Unterschrift auf denselben Schreibtisch wartet, führt nicht sich selbst, sondern Sie.
Keins davon entsteht, weil jemand sein Fach nicht beherrscht, sondern weil eine Angabe an der falschen Stelle steht, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist. Genau das ist abstellbar.
Die Dokumentation in Ihrem Haus ist kein Beiwerk: Ohne sie darf nichts freigegeben und kein Heim beliefert werden. Angegriffen gehört nie die Pflicht, sondern der Weg dorthin — abschreiben, einkleben, blättern.
Wie groß das ausfällt, entscheidet, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Quer durch Offizin, Labor, Lager und Versorgung:
Für einen Teil davon gibt es keine brauchbare Vorlage: die Prüfliste vor der Abrechnung, die Fälligkeitsübersicht des Qualitätsmanagements, den Bestellweg einer Pflegeeinrichtung. Sie sehen in jedem Haus anders aus — wie überall in der Gesundheitsbranche.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Wareneingang und Archiv festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Offizin, Labor, Backoffice, Botendienst und auf Wunsch die belieferten Einrichtungen. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe.
Warenwirtschaft und Kasse bleiben, wie sie sind – wir greifen nicht ein; wo sie Schnittstellen vorsehen, übernehmen wir Daten davor oder danach und bauen das Interne drumherum. Die Buchhaltung kann bleiben, wo sie ist. Auf Wunsch entwickeln wir auch diesen Teil — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Rechnungen und Kundenverwaltung. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter. Gemeint ist die öffentliche Apotheke — die Krankenhausapotheke führen wir bei der Klinik.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Wie viel von Ihrem Ablauf soll hinein? Ein Prüfprotokoll für Ausgangsstoffe mit Chargenauswahl und zwei Zeichnungen ist ein guter Start, die Herstellungsstrecke der nächste Schritt, das Qualitätsmanagement das Ziel. Dazwischen liegt keine Grenze.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Bogen an und halten die Tür zur ganzen Strecke offen.
Bei Ihnen laufen zwei Abläufe mit völlig verschiedener Logik: die Abgabekette, die in Minuten am Tresen entschieden und erst in Monaten bezahlt wird, und die Herstellungskette, die Stunden im Labor dauert und danach Jahre im Archiv bleibt. Deshalb hängt alles an der Achse Vorgang, Substanz, Charge, Zeichnung — jedes Dokument findet darüber seinen Platz.
Ergebnis: Beide Ketten liegen in einer Anwendung, ohne sich zu vermischen.
Jede eingehende Substanz bekommt ihren Eintrag: Bezeichnung, Lieferant, Lieferdatum, Bezugsmenge, Chargenbezeichnung, Prüfzertifikat, Gefahrstoffeinstufung. Die Identitätsprüfung wird mit Soll- und Istwert, Prüfdatum und Namenszeichen festgehalten, die Freigabe getrennt davon. Das Gefahrstoffverzeichnis entsteht aus denselben Feldern.
Ergebnis: Zwei Listen, eine Eingabe.
Jede Anweisung liegt einmal hinterlegt: Darreichungsform, Hygienestandard, Geräte, Raum, Ansatzgrößen, Waage, Sollwerte, Inprozesskontrollen, Kennzeichnung, Arbeitsschutz. Ob Standardrezeptur oder apothekeneigene Anweisung — hinterlegt wird Ihre Fassung mit Ihrem Kurznamen. Das Protokoll zieht daraus.
Ergebnis: Anweisung und Protokoll sind ein Vorgang, nicht zwei Blätter.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Betriebs: Erfasst wird mit Handschuhen, unter dem Abzug, neben der Waage. Deshalb wird ausgewählt statt getippt, mit großen Flächen und vorbelegten Werten. Die Ausgangsstofftabelle führt Soll-Einwaage, Charge, Ist-Einwaage und Namenszeichen nebeneinander und meldet Abweichungen sofort.
Ergebnis: Die Zahl wird einmal abgelesen und nie abgeschrieben.
Vor der Herstellung steht die Prüfung durch eine Apothekerin: Applikationsart, Konzentration, Einzeldosis, pH-Bereich, Stabilität, Aufbrauchfrist, bei Bedarf die Arztrücksprache mit Datum und Namen. Danach greift die Rollentrennung, die Ihr Papierbogen nur als zweites Kästchen kennt: Wer herstellt, zeichnet — freigeben darf nur, wer approbiert ist.
Ergebnis: Die Freigabe steht vor der Abgabe, nicht am Abend.
Bei der Vorratsherstellung kommen Felder hinzu, die die Rezeptur nicht braucht: Chargengröße und -bezeichnung, Gesamtausbeute nach Anzahl und Menge, Verfall- oder Nachtestdatum, die Prüfung gegen Ihre Prüfanweisung. Das Etikett entsteht anschließend aus denselben Daten — Bezeichnung, Zusammensetzung, Aufbrauchfrist, Lagerhinweis.
Ergebnis: Eine Eingabe, zwei Ausgaben — Protokoll und Kennzeichnung.
Die Prüfung vor der Abgabe steckt heute im Kopf und auf einer laminierten Liste neben der Kasse. Als geführte Strecke hält sie fest, was später zählt: Nichtverfügbarkeit, Austauschgrund, pharmazeutische Bedenken, Arztrücksprache. Kommt die Beanstandung Monate später, ist der Vorgang sofort wieder da.
Ergebnis: Die Begründung von damals ist im Einspruch noch vorhanden.
Je Betäubungsmittel eine eigene Strecke: Zugang, Abgang, Empfänger, Bestand, jeder Eintrag unmittelbar und ohne Überschreibung. Die monatliche Bestandskontrolle entsteht auf Knopfdruck in der Reihenfolge, die Sie zeichnen. Empfangsquittungen, Abgabelisten und Vernichtungsprotokolle hängen am selben Bestand.
Ergebnis: Der Bestand ist geführt, bevor jemand nachzählt.
Kühlschrank, Lagerraum, Stellraum und Transportbox werden mit Grenzwert erfasst; eine Abweichung erzwingt die Maßnahme statt eines Häkchens. Daneben steht die Übersicht, die es heute nicht gibt: Was ist diese Woche dran — Waage, Geräte, Verfall, Notfalldepot, Unterweisung. Jede Fälligkeit erzeugt ihren Nachweis.
Ergebnis: Sie sehen die Woche, nicht sieben Zettel.
Fünf belieferte Einrichtungen sind fünf Bestellwege, fünf Nachweise, fünf Begehungsrhythmen. Jede bestellt über einen Portallink in ihrem gewohnten Format, ohne eigenes Benutzerkonto. Daran hängen Bewohnerliste, Arztanforderung, Stellprotokoll mit Charge, Belieferungsnachweis mit Unterschrift und Schulungsnachweis.
Ergebnis: Der Vertrag ist belegt, nicht nur erfüllt.
Die Tour entsteht aus den offenen Lieferungen: Empfänger, Adresse, Kühlkettenvermerk, Zuzahlung. Unterschrieben wird auf dem Gerät, der Übergabenachweis liegt im Vorgang, bevor der Bote wieder im Auto sitzt. Abholscheine, die Leerung der Sammelstelle und die Notdienstdokumentation laufen mit.
Ergebnis: Was unterwegs passiert, steht im Haus, nicht im Handschuhfach.
Die jährliche Selbstinspektion wird zur Checkliste mit Maßnahme, Verantwortlichem und Frist — offen, bis jemand sie schließt. Bei mehreren Betriebsstätten führt jede eigene Nachweise, die Leitung sieht alle. Am Ende steht ein Archiv mit abgeschlossener Endfassung, durchsuchbar nach Datum, Substanz, Charge oder Einrichtung.
Ergebnis: Die Revision wird zum Termin, nicht zum Projekt.
Jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch verwendet — im Protokoll, auf dem Etikett.
Ohne Freigabe lässt sich der Vorgang nicht abschließen.
Fällige Prüfungen und offene Maßnahmen stehen auf einer Liste, die sich selbst füllt.
Bei Beanstandung oder Begehung ist der Vorgang aufgerufen statt gesucht.
Ihre Fassung bildet Kurznamen, Ansatzgrößen und Zeichnungsregeln ab, statt sie ins Bemerkungsfeld zu drängen.
Die Abwicklung wächst mit, ohne dass jemand nachsteuert.
Und das fällt weg: die Rezeptkopie einkleben, Chargennummern abschreiben, Sollwerte übertragen, Etikettendaten zweimal eingeben, Kontrollblätter einsammeln, im Ordner blättern. Der gezeichnete Papierausdruck bleibt, wo er verlangt wird — die Anwendung stellt ihn nur vollständig bereit.
Die Posten, die in keiner Bilanz stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch. Diese Kosten zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Warenwirtschaft, Kasse und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Haus gleich aus. Die Abwicklung daneben sieht nirgends gleich aus. Wie eine Rezeptur bei Ihnen durchs Haus läuft und wer wann zeichnet, ist anders als zwei Straßen weiter — und ganz anders als in der Arztpraxis oder im Labor.
Wie weit das geht, zeigt der gekaufte Vordruck selbst: Er hält ein Ankreuzfeld für die apothekeneigene Herstellungsanweisung bereit. Vorgeschrieben ist, was drinstehen muss — wie es aussieht, entscheiden Sie.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende der Betrieb dem Programm an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren.
Nein. Sie führt Rezept, Taxe, Lager und Kasse — die Nachweisstrecke daneben kennt sie nicht.
In der Regel nicht. Elektronisch geführt wird, was verfügbar und lesbar bleibt; welche Form für Sie gilt, legen Sie fest – wir setzen sie um.
Ja. Bedient wird durch Auswahl statt Tastatur, mit großen Flächen und vorbelegten Werten.
Ja, als getrennte Rollen mit zwei Signaturen.
Das bleibt so — bei Ihnen laufen alle in derselben Strecke zusammen.
Der Bestand ist nach Datum, Substanz oder Charge durchsuchbar, die Endfassung bleibt unverändert.
Medikationsdaten lassen auf die Diagnose schließen — Hosting nach Ihrer Vorgabe, NDA als Standard.
Ja. Jeder Standort führt eigene Nachweise, die Leitung sieht alle nebeneinander.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren.
In der Apotheke entsteht Dokumentation nicht aus Ordnungsliebe. Sie ist Freigabevoraussetzung, weil ohne sie nichts abgegeben werden darf, Genehmigungsvoraussetzung bei der Belieferung einer Pflegeeinrichtung und Zahlungsvoraussetzung, weil sich eine Abweichung ohne Vermerk später nicht mehr begründen lässt.
Das Standarddokument hinter jeder Zubereitung — Darreichungsform, Geräte, Raum, Ansatzgröße, Waage, Sollwerte. Es gilt unbefristet, nicht je Fall.
Vor der Rezeptur geprüft: Applikationsart, Konzentration, Einzeldosis, pH-Bereich, Stabilität, Aufbrauchfrist. Eine Rechenaufgabe mit dokumentiertem Ergebnis.
Das Kerndokument von Rezeptur und Defektur: Datum, Kurzname, herstellende Person, Chargenbezeichnung, Soll- und Ist-Einwaage, Freigabe.
Je Substanz festgehalten: Lieferant, Bezugsmenge, Chargenbezeichnung, Prüfzertifikat, Identitätsprüfung, Ergebnis, Namenszeichen.
Je Mittel getrennt geführt, jede Bestandsänderung unmittelbar eingetragen, einmal im Monat geprüft und gezeichnet.
Kühlschrank, Lagerraum und Transport werden überwacht; bei Abweichung zählt weniger der Messwert als die ergriffene Maßnahme.
Sie legen Häufigkeit, Art, Mittel und Zuständigkeit fest. Entscheidend ist der Nachweis der Durchführung.
Das Qualitätsmanagement beschreibt die Abläufe und prüft sich jährlich selbst; Ergebnis und Maßnahmen gehören zum Bericht.
Die Apotheke ist auch ein Betrieb mit Gefahrstoffen — Einstufungen, Schutzmaßnahmen und Unterweisungen je Tätigkeit.
Bestellung, Stellen, Übergabe mit Unterschrift, Begehung und Schulung — die Betreuung der Einrichtung wird belegt.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: den Block mit den Prüfprotokollen, ein ausgefülltes Herstellungsprotokoll, das Kontrollblatt vom Kühlschrank, die Bestellliste eines Pflegeheims. Daran zeigen wir konkret, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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