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Ob Großhandel, Fachhandel oder Filialbetrieb — Sie verdienen daran, dass Ware, Beleg und Kunde zusammenpassen, jeden Tag und tausendfach.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht passend digitalisiert, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Innendienstzeit, die im Abtippen verschwindet, mit Marge, die an Fehlmengen und Gutschriften hängen bleibt, mit Abenden voller Belegarbeit, mit Rückfragen, die den Tag zerreißen, und mit Nachweisen, die im Ernstfall niemand findet.
Sie brauchen kein zweites Warenwirtschaftssystem, sondern eine Lösung, die dort abbildet, wo Ihr jetziges System aufhört. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einzelner Beleg ist ein Anfang.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Kundenstammdatenblatt, Wareneingangskontrolle, Palettentausch-Quittung und Retoureneingangsprotokoll liegen bei uns als echte Kundenvorlagen. Fester Ansprechpartner, Festpreis, drei Korrekturschleifen.
Bestellungen kommen so, wie es dem Absender passt. Die Folge: bezahlte Zeit für reine Übertragung — und jeder Hörfehler geht mit.
Alle anderen fragen nach. Die Folge: Unterbrechungen für die, die produktiv wären, und Kunden, die warten.
Sie fällt auf, wenn die Ware unterwegs ist. Die Folge: eine zweite Anfahrt und eine ungeplante Gutschrift.
Wochen später steht Ihr Wort gegen seine Erinnerung. Die Folge: Kulanz statt Forderung — und Ware, die Sie zweimal bezahlen.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Alles hängt an den zwei, drei Leuten, die wissen, welcher Kunde was darf und wo die Ausnahmen stehen. Sind sie im Urlaub, läuft das Haus auf Sicht — ein Geschäft, dessen Wissen in drei Köpfen steckt, ist kein Vermögen.
Keins davon entsteht, weil jemand seine Arbeit nicht kann, sondern weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder nicht mehr auffindbar ist.
Die Bestellung entsteht dort, wo sie aufgegeben wird, der Wareneingang am Tor, die Übergabe am Tresen, die Retourenmeldung beim Kunden. Was dort erfasst wird, ist ab diesem Moment ein sauberer Datensatz — kein Zettel, den jemand erst ins System bringt.
Wie groß das ausfällt, entscheidet allein, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was im Handel täglich ausgefüllt und weitergereicht wird:
Für Abholschein, Palettenkonto und Retoureneingang gibt es keine brauchbare Vorlage — weil jedes Haus Retourengründe, Mengeneinheiten und Lieferanten anders führt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer einzigen Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — der Innendienst, das Lager, der Außendienst und auf Wunsch auch Ihre Kunden und Lieferanten. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut wird sie auf Ihren Ablauf, nicht auf einen allgemeinen.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung dort, wo es sinnvoll ist — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich schon genügt. Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Wie viel von Ihrem Ablauf soll hinein? Ein einzelner Abholschein mit Legitimation und Unterschrift auf dem Gerät ist ein sinnvoller Start. Die Retourenstrecke ist der nächste Schritt, der durchgängige Vorgang von der Anfrage bis zur Gutschrift das Ziel. Dazwischen liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Beleg an und halten die Tür zur ganzen Kette offen.
Bestand, Preis und Buchung laufen bei Ihnen bereits. Was fehlt, liegt an den Rändern: dort, wo Daten von außen hereinkommen, und dort, wo im Lager, am Tor und beim Kunden erfasst wird, ohne dass eine Maske dafür existiert. Genau diese Strecken bauen wir — und am Ende jeder Strecke steht ein sauber strukturierter Datensatz statt eines Zettels im Postkorb.
Ergebnis: Ihr bestehendes System bleibt, es bekommt nur endlich saubere Daten.
Der Kunde füllt selbst aus: Firma, Rechtsform, Geschäftsführer, Handelsregister-Nummer und Registergericht, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identnummer, Liefer- und Rechnungsanschrift getrennt, Ansprechpartner je Abteilung. Gewerbeanmeldung und Registerauszug kommen als Anhang mit, Unterschrift und Firmenstempel auf dem Gerät. Innen liegt der Prüfteil mit Bonitätsauskunft, Kreditlimit, Zahlungsziel und Konditionsgruppe.
Ergebnis: Dass geprüft wurde, ist belegt — nicht erinnert.
Der Innendienst nimmt auf, was am Telefon gesagt wird: Kunde, Kommission, Positionen mit Menge und Mengeneinheit, Wunschtermin, Lieferart. Daraus entstehen Preisanfrage, Angebot und Auftrag, ohne dass jemand etwas zweimal erfasst. Wer selbst bestellt, bekommt ein Bestellformular mit eigenen Artikelnummern — und Pflichtfeldern für das, was später fehlt: Abladestelle, Entladetechnik, Zeitfenster, Ansprechpartner vor Ort.
Ergebnis: Die Bestellung kommt als Vorgang an, nicht als Anruf.
Aus den offenen Positionen entsteht die Lieferantenbestellung, aus der Auftragsbestätigung der bestätigte Termin. Was ab Lager geht und was direkt vom Hersteller zum Kunden läuft, steht an der Position und nicht im Kopf des Einkäufers. Überfällige Bestätigungen und verschobene Termine rücken von selbst nach oben, bevor irgendwer anruft.
Ergebnis: Sie erfahren von der Terminverschiebung vor Ihrem Kunden, nicht durch ihn.
Erfasst wird im Stehen, mit Handschuhen, oft mit einer Hand: Lieferant, Lieferscheinnummer, Artikel, Charge oder Seriennummer, Haltbarkeitsdatum, Mengen nach Paletten und Gebinden, Zustand, Kennzeichnung für Kühlware und Gefahrgut. Eine Abweichung bekommt Grund und Foto, bevor die Palette den Hof verlässt. Die Prüfung ist damit dokumentiert, nicht nur durchgeführt.
Ergebnis: Der Mangel ist angezeigt, solange die Anzeige noch etwas wert ist.
Der Lagerist arbeitet den Kommissionierschein Position für Position ab: Entnahmemenge, Lagerplatz, Abweichungsgrund bei Fehlmenge, Packstückzahl. Vor der Verladung folgt der Abgleich von Soll und Ist, dazu das Verladefoto. Der Palettenschein hält den Saldo fest — Europaletten, Gitterboxen, zwei frei beschriftbare Zeilen, zwei Unterschriften, keine nachträgliche Streichung.
Ergebnis: Das Lademittelkonto stimmt, ohne dass jemand es rekonstruiert.
Der am schlechtesten dokumentierte Vorgang des Hauses wird der bestdokumentierte. Am Tresen steht meist nicht der Kunde, sondern sein Monteur: Abholer mit Name und Kundenkarten- oder Ausweisnummer, Firma, Kommission, Einkaufsberechtigung und Limit, übernommene Positionen, Unterschrift auf dem Gerät. Der Beleg geht sofort als PDF an den Kunden, nicht erst mit der Rechnung.
Ergebnis: Wer was auf welche Baustelle geholt hat, ist keine Erinnerungsfrage mehr.
Der Fahrer sieht Abladestelle, Zufahrt, Entladetechnik und Ansprechpartner, bevor er losfährt — weil diese Felder bei der Bestellung Pflicht waren. Bei der Übergabe: Name in Druckbuchstaben, Ort, Datum, Unterschrift auf dem Gerät, Foto der Abladestelle, Vorbehaltsvermerk bei Beschädigung. Für Lieferungen ins EU-Ausland entsteht die Empfangsbestätigung aus denselben Daten.
Ergebnis: Der Nachweis ist im Haus, bevor das Fahrzeug zurück ist.
Der Kunde meldet mit Bezug auf Lieferschein und Position: Retourengrund aus Ihrer Liste, Menge, Zustand, Foto. Im Lager läuft derselbe Vorgang weiter als Eingangsprotokoll — Zustandsbewertung, Charge, weiteres Vorgehen von der Wiedereinlagerung bis zum Sperrlager, Freigabe der Qualitätssicherung. Dann die Gutschriftsfreigabe mit Buchungsvermerk. Ein Vorgang, drei Rollen, eine Nummer.
Ergebnis: Keine Retoure liegt mehr wochenlang unverbucht im Wareneingang.
Mehrere Zählteams arbeiten gleichzeitig auf derselben Zählliste, jede Zeile mit Erfasser und Uhrzeit; die Differenzliste steht sofort, und die Nachzählung geht an den Platz zurück, an dem es nicht stimmte. Den Lieferantenfragebogen füllt der Lieferant selbst aus, Lieferanten- und Konformitätserklärungen liegen am Artikel statt im Mailordner. Der Außendienst erfasst Besuchsbericht und Folgeaufgabe in einem Zug.
Ergebnis: Das Papier, nach dem jemand fragt, ist in einer Minute da.
Weil die Bestellung als Vorgang ankommt, statt erst einer zu werden.
Fehlmengen fallen dort auf, wo sie noch nichts kosten.
Am Vorgang, mit Foto und Unterschrift.
Wer wissen will, wo eine Lieferung steht, sieht nach.
Ein sauberer Beleg auf dem Handy wirkt anders als ein Durchschlag.
Sie bringt mit, was Sie nie brauchen, und lässt weg, woran Ihr Geschäft hängt.
Und das fällt weg: Bestellungen abtippen, Lieferscheine ablegen, Durchschläge suchen, Palettensalden rekonstruieren, Zähllisten übertragen. Der unterschriebene Ausdruck bleibt — die Anwendung erzeugt ihn vollständig.
Was in keiner Auswertung als eigene Zeile steht:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch. Diese Kosten zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Haus gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Welche Angabe bei Ihnen Pflicht ist und worauf der Nächste wartet, ist anders als beim Wettbewerber mit demselben Sortiment.
Wie weit das geht, zeigt unser Bestand: Ein Retoure-Reklamationsschein führt sieben Artikelzeilen, das Eingangsprotokoll desselben Vorgangs neunzehn und eine Freigabe der Qualitätssicherung. Von 676 Auftragspositionen entstanden 456 auf einer Vorlage, die der Kunde mitgebracht hat.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende das Haus der Software an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Nein. Es bleibt und bekommt saubere Daten aus den Strecken, die es nicht abbildet.
Ja. Jeder bekommt den Weg, den er ohnehin nutzt.
Ja, per Auswahl und Scan statt Tastatur, auch ohne Empfang.
Ja, über einen Link zum Vorgang — der Datensatz landet bei Ihnen.
Über Schnittstelle, Datei oder Import — geklärt vor dem Angebot.
Eine zentrale Auswahlliste ändern Sie einmal — für alle.
Nein. Unterschrift auf dem Display, PDF sofort zum Kunden.
Geheimhaltung ist bei uns Standard.
Ihnen. Mit der Abnahme, ohne Lizenzgebühren und ohne Vertragsbindung.
Beides steht vorher fest: Festpreis und Termin statt Schätzung.
Jeder Zweig bricht an einer anderen Stelle. Deshalb hat jeder eine eigene Seite:
Bestelleingang, Streckengeschäft, Konditionen.
Kommission, Abholtresen, Anlieferung auf die Baustelle.
Filialwareneingang, Umlagerung, Bestand über Standorte.
Versand, Packplatz, Retoureneingang.
Führen Sie fremde Ware im Auftrag eines Dritten statt eigener, liegt Ihr Thema bei der Lagerlogistik.
Im Handel entsteht ein Beleg nicht aus Ordnungsliebe. In jedem Vorgang wechseln Ware, Geld und Verantwortung den Besitzer, und der Beleg hält fest, wann das geschah und in welchem Zustand. Wer als Kaufmann Ware annimmt, muss sie zudem unverzüglich prüfen und Mängel anzeigen — sonst gilt sie als angenommen.
Rechtsform, Register, Steuer- und Umsatzsteuernummer, Anschriften, Bankverbindung. Ohne sie gibt es weder Konditionen noch eine gültige Rechnung.
Sie halten fest, was der Kunde wirklich wollte — Artikel, Menge, Mengeneinheit, Termin, Lieferart. Jede Unklarheit darin wird später zur Gutschrift.
Menge, Charge, Haltbarkeit, Zustand und Abweichung, festgehalten am Tor — die erste Zeile jeder späteren Rückverfolgung.
Sie führen durch die Entnahme und halten Fehlmengen mit Grund fest. Was hier offen bleibt, fällt beim Kunden auf.
Der Selbstabholer ist selten der Kunde selbst. Wer geholt hat, mit welcher Berechtigung und auf welche Kommission, entscheidet sich in diesem Moment.
Sie begleiten die Ware und belegen die Übergabe. Ohne Quittung ist eine Lieferung im Streitfall nicht geschehen.
Das Konto für Europaletten und Gitterboxen, mit zwei Unterschriften. Ein ungeführtes Konto ist unbemerkter Substanzverlust.
Grund und Zustand aus Sicht des Kunden, Bewertung und weiteres Vorgehen aus Sicht des Lagers. Beides trägt die Gutschrift.
Sie holt den Schaden dorthin zurück, wo er entstand — mit Charge, Bild und Bezug auf den Wareneingang. Sonst bleibt sie eine Beschwerde.
Ein Formular dafür ist nicht vorgeschrieben, die nötigen Angaben aber schon. Fehlt sie, wird die Lieferung teuer.
Sie sagt über den Ursprung einer Ware aus und wird vor allem dort verlangt, wo Handelsware unverändert weiterverkauft wird.
Sie füllt der Lieferant aus: Selbstauskunft, Zertifikate, Rückverfolgbarkeit. Sie entscheiden, wer liefern darf.
Sie halten Bestand, Differenz und Nachzählung fest. Erst die Begründung der Differenz macht aus einer Zahl eine Bewertung.
Bringen Sie mit, was heute im Umlauf ist: einen Lieferschein, den Abholblock vom Tresen, das Blatt für den Wareneingang. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich am schnellsten lohnt — kostenlos und unverbindlich.
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