Ob geförderte Maßnahme, Coaching oder Firmenschulung — Ihre Leistung entsteht im Raum, belegen müssen Sie sie gegenüber jemandem, der nicht dabei war.
Ist dieses Nachweiswesen nicht auf Ihr Haus zugeschnitten, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Verwaltungszeit für längst Erfasstes, mit Geld, das an einem leeren Unterschriftsfeld hängt, mit Abenden vor Prüfterminen, mit verspäteten Meldungen und mit einer Leitung, die nichts abgeben kann.
Sie brauchen kein weiteres Programm, das Ihnen seinen Ablauf vorschreibt, sondern eine Erfassung, die Ihre Maßnahme so abbildet, wie sie zugelassen wurde. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie; ein Bogen ist ein Anfang.
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Tausende umgesetzte Projekte, darunter ein Bildungswerk, ein Schulungszentrum und zwei Coaching-Anbieter. Fester Ansprechpartner, Festpreis.
Die Unterschriftenliste ist ein loses Blatt im Seminarraum, verwaltet von einer Honorarkraft, die zweimal die Woche da ist. Die Folge: Für einen abgerechneten Tag fehlt der Beleg.
Den Fehltag bemerkt der Dozent im Raum, melden muss ihn die Verwaltung — dazwischen ein Fach und ein Wochenende. Die Folge: Zu spät zählt wie gar nicht.
Name, Geburtsdatum und Gutscheinnummer stehen im Vertrag, im Stammblatt, auf jedem Anwesenheitsbogen und im Zertifikat. Die Folge: Ein Zahlendreher fällt erst bei der Prüfung auf.
Unterrichtseinheiten, Fehltage und geleistete Stunden werden addiert statt gerechnet. Die Folge: eine Abrechnung, die niemand ohne Nachzählen prüfen kann.
Und dann der Preis, der auf keiner Abrechnung steht. In den meisten Häusern weiß genau ein Mensch, welche Gegenstelle welches Formular verlangt und welcher Gutschein wann abläuft. Dieses Wissen lässt sich nicht übergeben. Eine Zulassung, die an einem Gedächtnis hängt, ist ein Risiko.
Keins davon entsteht, weil bei Ihnen jemand schlecht unterrichtet oder berät. Jedes entsteht, weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist.
Eine Angabe entsteht dort, wo sie zuerst bekannt ist: bei der Zuweisung, im Aufnahmegespräch, morgens im Seminarraum, nachmittags im Coaching. Von da an ist sie überall dieselbe — im Vertrag, auf dem Nachweis, in der Meldung und in der Mappe, die später jemand sehen will.
Wie groß das ausfällt, hängt daran, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihre Maßnahmen in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Maßnahmeleitung, Verwaltung, Bildungsbegleitung, Qualitätsmanagement, die Dozentinnen und Dozenten und auf Wunsch der Betrieb, in dem erprobt wird. Jeder sieht seinen Ausschnitt, und zwar denselben Stand, von jedem Gerät aus. Gebaut auf das Konzept, das für Sie zugelassen wurde.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDF-Dokumente und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt: der Anwesenheitsnachweis, die Beratungsdokumentation, die Honorarabrechnung. Kursverwaltung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind; wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel dazwischen.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Welcher Bogen kostet Sie im Jahr die meiste Zeit und trägt das größte Risiko? Damit fängt man an. Ein einziger Anwesenheitsnachweis, der die Teilnehmenden kennt, rechnet und unterschrieben wird, ist für sich ein Gewinn. Die Nachweisstrecke dahinter ist der nächste Schritt.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Bogen an und halten sich den Weg zur ganzen Strecke offen.
In den meisten Programmen ist der Kurs die Hauptsache. Bei Ihnen ist es die zugelassene Maßnahme: Sie hat eine Nummer, eine Gültigkeit, eine Stundentafel und ein Ziel, an dem später gemessen wird. Deshalb hängt hier alles an der Kette Träger, Maßnahme, Kohorte, Teilnehmende, Tag.
Ergebnis: Jedes Dokument hängt an einer Zulassung, nicht in einem Ordner.
Das zugelassene Konzept ist heute ein PDF im Ordner, die Bögen, mit denen gearbeitet wird, sind Dateien daneben. Hier liegt beides an derselben Stelle: Maßnahmeziel, Zugangskriterien, Handlungsziele, Themenbausteine, Stundentafel und Dozentenqualifikation — dazu jede Fassung eines Bogens mit ihrem Einsatzdatum.
Ergebnis: Konzept und Durchführung driften nicht mehr auseinander.
Der Gutschein kommt mit einem Ablaufdatum, und die teuerste Fehlerquelle Ihres Hauses ist eine Reihenfolge: erst die Kostenzusage, dann der Beginn. Deshalb stehen Gutscheinnummer, Gültigkeit, Bildungsziel, Kundennummer und Organisationszeichen in einer Maske, und zwischen den Datumsfeldern liegt eine Regel.
Ergebnis: Keine Maßnahme startet, bevor die Zusage schriftlich vorliegt.
Der erste Maßnahmetag ist der Tag mit den meisten Formularen des Jahres. Stammdaten, Vorqualifikation, Zielberuf und Mobilität werden einmal erfasst. Daraus entstehen Schulungsvertrag, Stammblatt, Datenschutzeinwilligung, Erklärungsbogen für Fahrtkosten, Antrag auf Kinderbetreuung und der Anwesenheitsbogen der ersten Woche.
Ergebnis: Ein Geburtsdatum wird einmal geschrieben statt sechsmal.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Geschäfts: Der wertvollste Beleg entsteht morgens im Seminarraum, im Stehen, neben zwanzig Menschen. Also kennt die Maske die Kohorte bereits, der Status wird je Person mit einem Tipp gesetzt — in der Legende Ihrer Gegenstelle —, Zeit, Bemerkung und Attest entstehen im selben Vorgang.
Ergebnis: Es geht schneller als der Papierbogen, deshalb wird es gemacht.
Ein einziger Teilnehmender mit unvollständigen Unterlagen kann eine ganze Prüfung kippen — und heute sieht man das erst, wenn jemand die Bögen zusammenträgt. Diese Ansicht zeigt am selben Abend, für welchen Tag und welche Person eine Unterschrift fehlt, welches Attest aussteht und welcher Bogen noch beim Dozenten liegt.
Ergebnis: Sie sehen die Lücke, solange sie sich noch schließen lässt.
Aus demselben Datensatz zählt die Anwendung entschuldigte und unentschuldigte Fehltage je Person, löst die Schwelle aus, die Ihre Gegenstelle gesetzt hat, und bereitet vor, was daraus folgt: die schriftliche Ermahnung, die Abbruch- oder Nichtantrittsmeldung und die monatliche Fehlzeitenmeldung mit Gründen.
Ergebnis: Zwischen Beobachtung und Meldung liegt kein Stapel mehr.
Genau das haben wir zweimal gebaut, für ein einziges Bildungswerk: 35 Sitzungen auf einem Bogen, je Sitzung Datum, Zeit von und bis, Unterrichtseinheiten, das Thema aus dem zugelassenen Katalog und zwei Unterschriften — zusammen 245 Felder und 70 Unterschriften. Beide Male stand eine andere Themenliste darin.
Ergebnis: Ihr Katalog steht im Formular statt im Freitext.
Der Nachweis, den Ihre Gegenstelle sehen will, entsteht bei einem Betrieb, der weder Ihre Anwendung hat noch einen Vorteil vom Ausfüllen. Deshalb bekommt er einen Link oder QR-Code: Vereinbarung, Anwesenheit, ausgeübte Tätigkeiten, Beurteilung und Unterschrift — ohne Konto, ohne App, in einer Minute.
Ergebnis: Aus dem Zettel im Rucksack wird ein Rücklauf, den Sie sehen.
Ihre Lehrkräfte sind oft Honorarkräfte ohne Zugang zu Ihren Systemen. Hier bekommen sie genau ihren Ausschnitt: Einsatzplan, die Anwesenheit ihrer Gruppe und die Honorar- und Reisekostenabrechnung mit Netto, Steuer, Kilometergeld und Belegkategorien, die sich selbst summiert. Qualifikationsnachweise liegen mit Ablaufdatum am Profil.
Ergebnis: Aus drei Zahlen über dieselbe Unterrichtsstunde wird eine.
Am Ende wird nichts neu getippt. Teilnahmebescheinigung, Trägerzertifikat und Teilnehmerbewertungsbogen entstehen aus den Daten, die seit der Aufnahme im Vorgang stehen: Zeitraum, Inhalte, Umfang in Unterrichtseinheiten, Ergebnis, Gültigkeitsdauer und Registernummer. Das Freitextfeld bekommt Platz und Textbausteine.
Ergebnis: Zwanzig Zertifikate kosten nicht zwanzigmal dieselbe Tipparbeit.
Die Abrechnung greift auf die Zeilen zu, die über Monate entstanden sind: Maßnahmenummer, Zeitraum, geleistete Stunden, Fehltage und Abbrüche, mit Anwesenheitsnachweisen und Fehlzeitenmeldungen als Anlagen. Auf Knopfdruck steht dieselbe Sammlung chronologisch bereit, je Teilnehmenden und je Maßnahme. Verbleib und Erfolgsbilanz fallen daraus ab.
Ergebnis: Prüffertig statt zusammengesucht.
Nicht am Monatsende und nicht vor dem Prüftermin, sondern beim Unterschreiben.
Jede Angabe wird einmal aufgenommen und danach nur verwendet, bis ins Zertifikat.
Unterrichtseinheiten, Fehltage und Stunden summieren sich dort, wo sie entstehen.
Was hinausgehen muss, steht auf einer Liste, die sich selbst füllt.
Die Mappe ist vollständig, weil sie nie unvollständig war.
Die Strecke wächst mit, die Leitungsstunden nicht.
Und das fällt weg: Bögen einsammeln und scannen, Fehltage auszählen, Stammdaten in den nächsten Vordruck übertragen, Unterrichtseinheiten addieren, Ordner durchsehen.
Die Posten, die in keiner Auswertung erscheinen:
Beispielwerte — setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, im Erstgespräch rechnen wir es durch.
Für Buchhaltung und Kontaktverwaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche über Häuser hinweg gleich aussehen. Die Durchführung einer Maßnahme sieht nirgends gleich aus — bei Ihnen anders als beim Träger zwei Straßen weiter, weil Ihr Konzept anders zugelassen wurde.
Unser Bestand zeigt, wie weit das geht: Aus zwölf Häusern der Bildung liegen dreizehn Neugestaltungen bei uns — bei allen dreizehn war die Vorlage des Hauses die Grundlage, keine einzige ohne.
Dazu kommt, was kein fertiges Produkt lösen kann: Die Vorlage gehört nicht Ihnen. Ein Jobcenter schreibt vor, dass ausschließlich sein eigenes Anwesenheitsformular zu benutzen ist; jede Stelle bringt eigene Legenden und Abgabewege mit. Ein Träger mit fünf Kostenträgern führt fünf Nachweisformate — dasselbe kennen Personaldienstleister. Kein Standardprodukt bildet fünf fremde Vordrucke ab, ein nachgebauter schon. Kitas, Schulen und soziale Einrichtungen führen dafür ganz andere Unterlagen; den Überblick gibt die Seite Bildungseinrichtungen.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich nicht die Lösung Ihrem Haus an, sondern Ihr Haus der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Ja. Kurse organisieren und Durchführung nachweisen sind zwei Geschäfte; wir setzen auf dem zweiten auf.
Wir ändern nicht den Inhalt, sondern die Ausfüllbarkeit: Ihre Felder, nur rechenfähig und unterschreibbar.
Dafür ist es gebaut: ein Datensatz, mehrere Ausgabeformen, jede wie ihr Empfänger sie verlangt.
Dann steht Ihr Katalog in der Auswahlliste. Ändert sich das Konzept, ändern Sie die Liste selbst.
Sie bekommen ihren Ausschnitt: ihre Gruppe, ihre Stunden, ihre Abrechnung — offline bedienbar.
Nein, ein Link genügt — ohne Konto, auch vom Handy aus.
Vertraulichkeit ist Standard, der Zugriff läuft über Rollen, die Übermittlung auf Ihrem Weg.
Gerade dann: keine Plattform, sondern drei Bögen, die funktionieren — zum Festpreis.
Es gehört Ihnen, ohne laufende Gebühren. Festpreis und Termin stehen vorher fest.
Hier wird nicht dokumentiert, weil jemand Ordnung liebt. Die Leistung wird an einem Menschen erbracht, bezahlt wird sie von einer Stelle, die an keinem Tag im Raum war und die Maßnahme nur aus dem Papier kennt, das Sie geführt haben. Deshalb sind Unterschrift, Zeitpunkt und Frist hier keine Formalien, sondern die Substanz.
Ziel, Zielgruppe, Handlungsziele, Themenbausteine und Stundenumfang. Sie beschreiben, was zugelassen wurde — und woran später gemessen wird.
Stammdaten, Vorqualifikation, Sprachstand und Zielberuf — der Ausgangspunkt, gegen den jeder spätere Fortschritt gemessen wird.
Der Vertrag muss vor Beginn vorliegen, die Einwilligung deckt Angaben ab, die weit über Name und Anschrift hinausgehen.
Datum, Namen, Beginn und Ende, Unterschrift, dazu die Statuslegende des Empfängers. Das zentrale Dokument dieses Geschäfts.
Fehltage mit Gründen gehen monatlich hinaus, Nichtantritt und Abbruch sofort. Verspätet gemeldet zählt wie nicht gemeldet.
Je Sitzung Datum, Zeitraum, Unterrichtseinheiten, Thema und zwei Unterschriften. Die Summe ist die Abrechnungsgrundlage.
Ausgangslage, Hemmnisse, vereinbarte Schritte, Zuständigkeiten, Termine. Entscheidend ist nicht das Anlegen, sondern die Fortschreibung.
Betrieb, Zeitraum, Tätigkeiten, Betreuung und Arbeitsschutz, unterschrieben von drei Seiten — dazu die Beurteilung aus dem Betrieb.
Vertrag, Qualifikations- und Fortbildungsnachweise, Einsatzplan, geleistete Stunden, Kilometergeld und Belege je Steuersatz.
Inhalte, Umfang in Unterrichtseinheiten, Zeitraum, Ergebnis, Gültigkeitsdauer und Registernummer. Mehr bleibt am Ende nicht.
Stunden, Fehltage und Abbrüche mit den Nachweisen als Anlagen — dazu die Frage, was ein halbes Jahr später daraus wurde.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: den Anwesenheitsbogen Ihrer Gegenstelle, die Beratungsdokumentation, die Liste, aus der Sie die Fehltage zählen. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt.
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