Ob allein, zu dritt oder mit dreißig Beratern — Ihr Rohstoff entsteht im Haus Ihres Kunden, nicht im eigenen.
Ist dieses Tagesgeschäft nicht auf Ihr Vorgehen zugeschnitten, bezahlen Sie es jede Woche: mit Stunden, die im Abtippen verschwinden, mit Honorar für Leistung, die niemand festhielt, mit Abenden, an denen aus Notizen erst das Ergebnis wird, mit Methodik, die nur in einem Kopf liegt, und mit Wirkung, die Sie nicht belegen können.
Was fehlt, ist kein Mehrzweckwerkzeug, sondern eine Erfassung, die Ihr Themenraster und Ihre Berichtsstruktur trägt. Wie weit das geht, entscheiden Sie — ein Erhebungsbogen genügt als Anfang.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
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Was im Termin nicht festgehalten wird, lässt sich nicht nachmessen. Die Folge: Das Ergebnis entsteht aus dem Gedächtnis.
Der Maßnahmenkatalog geht hinaus und hat danach weder Status noch Frist. Die Folge: Ihre Wirkung endet, wo sie beginnen sollte.
Es steckt in Folien, die jeder für sich pflegt und vor jedem Mandat neu zurechtschneidet. Die Folge: bezahlte Zeit für etwas, das fertig war.
Empfehlung, Begründung und Entscheidung liegen in Mails und Erinnerungen. Die Folge: Im Streit zählt der Beleg, nicht die Leistung.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Ihre Methodik ist Ihr Kapital und steht nirgends außer in Ihrem Kopf. Also führen Sie die Termine, die längst ein anderer führen könnte. Ein Verfahren, das nur in einem Kopf existiert, lässt sich nicht übergeben.
Keins davon entsteht, weil in Ihrem Haus schlecht gearbeitet würde — Sie stellen solche Brüche bei Ihren Kunden ab. Für Ihr eigenes Fach gibt es nur kein Werkzeug, das die Kette von der Erhebung bis zur Umsetzung trägt.
Am Anfang steht nicht ein Bogen, sondern Ihr Vorgehen: was Sie erheben, womit Sie bewerten und was herausgehen muss. Genau das wird gebaut — als Strecke vom Termin beim Kunden bis zu der Maßnahme, die jemand abhaken muss.
Ob daraus ein Erhebungsbogen wird oder die ganze Strecke, entscheiden Sie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Mandatsgeschäft an einer Stelle — Erhebung, Akte, Auswertung, Maßnahmen, Leistungszeiten. Darin arbeiten alle gleichzeitig: Sie, Ihre Berater, Ihr Backoffice und, wo es passt, die Verantwortlichen beim Kunden. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe — am Rechner im Büro wie am Tablet bei der Begehung. Gebaut auf Ihr Vorgehen.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn eine Strecke genügt, etwa nur die Ist-Aufnahme. Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Wir docken an und ersetzen, was heute die Lücken dazwischen füllt — Foliensammlung, Tabelle, Notizbuch.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Frage: Welcher Teil Ihres Vorgehens soll hinein? Ein einziger Erhebungsbogen, der Ihre Themenfelder führt, Pflichtangaben erzwingt und als fertiges Dokument herausgeht, trägt sich schon allein. Die Interviewstrecke ist der nächste Schritt, die durchgehende Mandatsakte mit Maßnahmenkatalog das Ziel. Dazwischen liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Rest nicht.
In den meisten Programmen ist das Dokument die Hauptsache: eine Folie, eine Tabelle, ein Ordner je Kunde. Für Ihr Geschäft ist das die falsche Achse. Deshalb hängt alles an der Kette Kunde, Mandat, Themenfeld, Maßnahme. Jede Aussage, jede Kennzahl, jedes Foto und jede Stunde gehört zu einem Themenfeld — und jedes Themenfeld weiß, welche Maßnahmen aus ihm entstanden sind.
Ergebnis: Von jedem Ergebnis führt ein Weg zurück zu der Stelle, an der es herkam.
Anfragen kommen über Empfehlung, Ausschreibung und Website und werden heute in jedem Kanal anders festgehalten. Eine Maske nimmt sie gleich auf: Anliegen in den Worten des Kunden, Auslöser, Entscheiderkreis. Daraus entsteht das Angebot mit Ihrem Vorgehensmodell und daraus die Papiere davor: Vertrag, Vertraulichkeitsvereinbarung und, wo Personaldaten dazugehören, Auftragsverarbeitungsvertrag.
Ergebnis: Ihr Vorgehensmodell wird wiederverwendbar, die Geheimhaltung belegbar.
Der erste Schritt im Termin ist nicht die Aufzeichnung, sondern die Zustimmung. Die Maske erfasst jede anwesende Person namentlich mit Rolle, jede bestätigt selbst auf dem Gerät, und erst danach lässt sich die Aufnahme überhaupt starten. Zeitpunkt, Teilnehmer und Umfang stehen im Mandat. Wer später dazukommt, wird erneut gefragt; wer nicht zustimmt, bleibt ausgenommen.
Ergebnis: Sie zeichnen nichts auf, wofür die Zustimmung nicht dokumentiert vorliegt.
Statt eines leeren Blattes folgt das Gespräch dem Raster, das Sie vorher bestückt haben: Ihre Themenfelder, Ihre Reihenfolge, Ihre Bewertungsskala. Zu jedem Feld halten Sie Kernpunkte, Kennzahlen und wörtliche Zitate fest, während die Aufzeichnung mitläuft. Auswahllisten, die Sie selbst pflegen, und Spracheingabe an den langen Feldern ersparen das Tippen im Gespräch.
Ergebnis: Am Ende des Termins ist die Aufnahme fertig, nicht erst am Abend.
Nicht jede Erhebung ist ein Interview. Bei der Begehung erfassen Sie Beobachtungen dort, wo sie entstehen — Lager, Werkstatt, Arbeitsplatz, Empfang —, jedes Foto sofort einem Themenfeld zugeordnet, mit Markierung auf dem Bild. Im Workshop schreibt nicht einer mit: Mehrere Teilnehmer tragen über einen Link gleichzeitig in dieselbe Dokumentation ein. Ohne Netz wird offline erfasst.
Ergebnis: Was Sie gesehen haben, ist belegt und nicht nur beschrieben.
Mitschrift, Notizen, Fotos, Kennzahlen und übergebene Unterlagen wandern in dieselbe Akte und werden nach Termin, Person und Themenfeld einsortiert. Gesucht wird im Wortlaut: wer zu welchem Thema was gesagt hat, in welchem Termin. Was vertraulich bleiben soll, sehen nur die Rollen, die Sie dafür vorsehen. Die Akte wächst mit jedem Termin, statt über Notizbücher und Postfächer zu zerfallen.
Ergebnis: Die Aussage aus dem dritten Interview ist in Sekunden auffindbar.
Die Verdichtung passiert in der Akte, nicht daneben: Aussagen werden zu Befunden, Befunde zu einer Bewertung je Themenfeld, auf Ihrer eigenen Skala. Neben jeder Bewertung steht, worauf sie beruht — ein Klick führt zur Interviewstelle zurück. Stärken, Schwächen und Kennzahlenvergleich entstehen daraus, statt in einer zweiten Tabelle nachgebaut zu werden.
Ergebnis: Jede Bewertung Ihres Berichts lässt sich bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen.
Aus den Befunden werden Maßnahmen: Beschreibung, Priorität, geschätzter Aufwand, Verantwortlicher beim Kunden, Zieltermin, Status. Der Verantwortliche ist nicht Ihr Mitarbeiter — deshalb erreicht ihn die Maßnahme über einen Link, ohne Konto und ohne Einweisung. Der Katalog bleibt mit der Akte verknüpft; auf die Frage, warum diese Maßnahme, gibt es eine Antwort mit Fundstelle.
Ergebnis: Der Katalog ist ein Werkzeug und nicht das Ende des Mandats.
Die Präsentation vor der Geschäftsführung ist der Moment, in dem aus Empfehlungen Beschlüsse werden. Je Maßnahme wird festgehalten, was entschieden wurde — umsetzen, zurückstellen, ablehnen —, mit Begründung, Budgetrahmen und Datum, auf Wunsch mit Unterschrift auf dem Gerät. Auch die abgelehnte Maßnahme bleibt stehen und kommt beim nächsten Anlass wieder auf den Tisch.
Ergebnis: Die Entscheidung Ihres Kunden existiert als Dokument, nicht als Erinnerung.
Zwischen den Statusterminen arbeitet der Katalog weiter: Der Verantwortliche setzt den Stand selbst, Rückfragen hängen an der Maßnahme, eine ablaufende Frist meldet sich. Weil die Ausgangswerte aus der Ist-Aufnahme stehen, lässt sich der spätere Wert dagegen stellen. Der Abschlussbericht wird nicht neu geschrieben, sondern aus Befunden, Maßnahmen und Stand zusammengesetzt, in Ihrem Layout.
Ergebnis: Das Statusmeeting beginnt mit dem Stand, der Bericht mit dem, was schon dasteht.
Erfasst wird dort, wo gearbeitet wird: Mandat, Tätigkeitsart, Dauer, abrechenbar oder nicht. Interview, Auswertung und Statustermin sind damit nicht nur Stunden, sondern zugeordnete Leistung. Daraus entstehen Tagessatz- und Pauschalabrechnung und, bei geförderten Mandaten, die Nachweise im vorgeschriebenen Aufbau, mit beiden Unterschriften und der Frist als Wiedervorlage.
Ergebnis: Am Monatsende wird nichts mehr rekonstruiert.
Weil im Gespräch erfasst wird, entfällt der Abend danach.
Befund, Bewertung und Maßnahme hängen an der Stelle, aus der sie kommen.
Es liegt im Werkzeug statt in Dateien einzelner Berater. Neue Leute arbeiten sofort danach.
Der Katalog läuft weiter und erzeugt Anlässe für Folgemandate.
Sie bringen ein fremdes Raster mit. Ihres ist das, wofür man Sie bezahlt.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Notizen abtippen, Bewertungen zweimal führen, den Stand abtelefonieren, Berichte aus Foliensätzen zusammensuchen, Stunden am Monatsende rekonstruieren. Der Termin beim Kunden bleibt — er ist der Grund, warum man Sie holt.
Die Posten, die in keiner Auswertung stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein. Sie zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Haus gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Was Sie zuerst fragen und woran Sie messen, ist bei Ihnen anders.
Bei Ihnen kommt hinzu, was kein anderes Fach in dieser Schärfe hat: Ihr Vorgehen ist nicht Beiwerk, es ist das Produkt. Zwei Häuser, die denselben Sachverhalt erheben, fragen ihn in anderer Reihenfolge, in anderer Tiefe und auf anderen Skalen ab — beide mit guten Gründen. Ein Standardprodukt müsste sich für eines entscheiden; was am Markt steht, sind Mehrzweckwerkzeuge, die Ihnen ihr Raster mitbringen.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre — sonst passt sich Ihr Verfahren dem Werkzeug an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren, keine Laufzeit.
Nein, umgekehrt: Ihr Raster und Ihre Gliederung sind die Vorlage.
Nur mit Zustimmung jedes Anwesenden. Deshalb steht die Einwilligung als eigener Schritt davor.
Ja, über einen Link je Maßnahme — ohne Konto und ohne Einweisung.
Ja. Erfasst wird offline, bedient überwiegend durch Auswahl statt Tastatur.
NDA ist bei uns Standard; wir sehen nur, was für die Umsetzung nötig ist.
Der vorgegebene Aufbau wird abgebildet, die Frist läuft als Wiedervorlage mit.
Die liefern Fläche, Text und Termine — aber keine Akte, keine Maßnahmenlogik.
Dafür passt eher die Seite für Bildungsträger.
Nein, das gehört zur Maklerberatung.
Der Umfang entscheidet, nicht die Größe. Ein Erhebungsbogen ist ein vollwertiger Anfang.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Festpreis und Termin stehen vorher fest.
In der Unternehmensberatung entsteht Dokumentation nicht aus Ordnungsliebe, sondern weil der Rohstoff der Arbeit jemand anderem gehört und nur einmal zugänglich ist. Was im Interview, im Workshop oder bei der Begehung nicht festgehalten wurde, lässt sich nicht nachmessen. Jedes Dokument ist deshalb Arbeitsmittel und Beweis zugleich.
Anliegen in den Worten des Kunden, Auslöser, Entscheiderkreis, Rahmen. Was hier unscharf bleibt, schneidet das Vorgehen falsch zu.
Sie macht aus sensibler Information erst ein geschütztes Geschäftsgeheimnis. Ohne dokumentierte Geheimhaltung fehlt ihm dieser Schutz.
Nötig, sobald Sie im Mandat Personaldaten Ihres Kunden verarbeiten, etwa bei einer Organisationsanalyse. Oft gebraucht, selten da.
Ein nichtöffentliches Gespräch darf nur mit Zustimmung jedes Anwesenden aufgezeichnet werden — dokumentiert davor, nicht danach.
Der Leitfaden hält die Reihenfolge, das Protokoll das Gesagte. Zusammen machen sie zwei Interviews vergleichbar.
Sie halten fest, was mehrere gleichzeitig sagen und was Sie selbst sehen. Ohne Foto und Ort ist das kaum belastbar.
Das Kernstück des Mandats — und der Ausgangswert, gegen den sich am Ende messen lässt, ob die Maßnahmen gewirkt haben.
Die Bewertung je Themenfeld auf einer Skala, die Ihr Haus festlegt. Ihr Wert hängt daran, dass zu jeder Note bleibt, worauf sie fußt.
Das Ergebnisdokument: Maßnahme, Priorität, Aufwand, Verantwortlicher, Zieltermin. Ohne Status und Frist bleibt er eine Liste.
Sie belegen Termin für Termin, was besprochen und wie weit umgesetzt wurde — Grundlage der Abrechnung.
Der Abschluss fasst Befunde, Maßnahmen und Stand zusammen. Bei geförderten Mandaten gelten ein vorgeschriebener Aufbau und eine feste Frist.
Bringen Sie mit, womit Sie heute arbeiten: den Interviewleitfaden, den letzten Maßnahmenkatalog, die Tabelle mit den Bewertungen. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich lohnt — kostenlos und unverbindlich.
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