Ob Einzeleinsatz, Kontrollgang oder ganze Objektbetreuung — jeder Auftrag Ihres Betriebs erzeugt Unterlagen, die jemand anderes braucht.
Wenn dafür keine passende digitale Lösung da ist, bezahlen Sie das jeden Tag: mit Arbeitszeit, die dieselben Angaben zweimal aufnimmt, mit Leistung, die auf keiner Rechnung landet, mit Abenden, die dem Büro gehören, mit Rückfragen, die Ihre Techniker aus der Arbeit reißen, mit Frust im Team und wartenden Kunden.
Sie brauchen kein weiteres Standardprogramm, sondern eine Lösung, die Ihren Ablauf abbildet und die Unterlagen so ausgibt, wie Ihre Auftraggeber sie brauchen. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — anfangen dürfen Sie mit einem Bereich.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
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Tausende umgesetzte Projekte, darunter Betriebe der Gebäudedienstleistung. Fester Ansprechpartner, Festpreis, drei Korrekturschleifen.
Was draußen entsteht, wird drinnen noch einmal erfasst. Die Folge: bezahlte Zeit, die im Objekt niemandem nützt.
Alle anderen rufen an. Die Folge: Unterbrechungen bei denen, die produktiv wären, und vertröstete Kunden.
Was zwischen Tür und Angel dazukommt, hält niemand fest. Die Folge: Leistung, die Sie erbracht und nie berechnet haben.
Sorgfältige Arbeit ohne Beleg ist im Zweifel nicht geschehen. Die Folge: Kulanz, Nacharbeit oder ein Kunde, der still wechselt.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Sie fahren Objekte, machen die Angebote, halten die Termine zusammen — und sind der Einzige, der weiß, welcher Kunde was verlangt. Ein Betrieb, der ohne diese Person stillsteht, ist keine Altersvorsorge, sondern eine Fessel.
Keins davon entsteht, weil jemand sein Fach nicht beherrscht. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist. Das lässt sich abstellen.
Nicht Ihr Betrieb passt sich einem Programm an, sondern die Lösung Ihrem Ablauf. Eine Angabe entsteht dort, wo gearbeitet wird — und ist von da an überall dieselbe: im Beleg für den Kunden, in der Abrechnung, in der Auswertung.
Wie groß das ausfällt, entscheidet allein, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer einzigen Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — das Büro, die Disposition, die Techniker draußen und auf Wunsch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe, erreichbar von jedem Gerät. Gebaut wird sie auf Ihren Ablauf.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung dort, wo es sinnvoll ist — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt. Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind: dort gibt es gute Standardlösungen. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Wie viel von Ihrem Ablauf soll hinein? Ein einzelnes Kontrollprotokoll ohne Zeilenlimit ist ein sinnvoller Anfang. Die Monitoringstrecke über alle Stationen ist der nächste Schritt, die Objektbetreuung das Ziel. Dazwischen liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Beleg an und halten die Tür zur ganzen Kette offen.
In den meisten Programmen ist der Auftrag die Hauptsache. In Ihrem Geschäft ist es das Objekt: Es bleibt Jahre in Betreuung, wechselt Ansprechpartner und sammelt in dieser Zeit Pläne, Befunde, Mittel und Berichte. Deshalb hängt alles an der Kette Kunde, Objekt, Bereich, Station — auch bei einem Kunden mit sechs Standorten.
Ergebnis: Die Geschichte eines Objekts steht an einer Stelle statt in acht Ordnern.
Was im Vertrag steht, steuert später jedes Formular: Vertragsart, Serviceanschrift getrennt von der Rechnungsanschrift, Schädlingsarten mit Behandlungszahl je Art, Produkte, Preise — und das Nachweisformat, das Ihr Auftraggeber verlangt. Die Angaben werden einmal erfasst und stehen danach in Plan, Protokoll und Bericht.
Ergebnis: Der Techniker arbeitet nach den Vorgaben des Kunden, ohne sie auswendig zu kennen.
Die Erstbegehung läuft als geführte Strecke durch das Objekt: Produktion, Lager, Anlieferung, Außenhaut, Sozialräume. Je Bereich werden Risikoeinstufung, Zugänglichkeit und bauliche Schwachstellen festgehalten — undichte Tore, fehlende Insektengitter, offene Durchführungen — mit Foto. Auch abgehängte Decken stehen als eigener Punkt in der Liste.
Ergebnis: Das Konzept steht auf Befunden statt auf Erinnerung.
Der Grundriss des Objekts wird hinterlegt, jede Köderbox, Schlagfalle, jeder Insektenmonitor und jede Pheromonfalle darauf gesetzt und nummeriert. Die Nummer gilt am Plan, an der Station und in jedem Protokoll — statt als Freitext im Feld „Ort“. Wird eine Station versetzt oder ergänzt, ändert sich der Plan mit Datum.
Ergebnis: Protokoll und Plan passen zusammen, ohne Abgleich von Hand.
Aus dem Intervall jedes Objekts entsteht die Terminserie von selbst; der nächste Termin leitet sich aus dem letzten der Historie ab, nicht aus einem Feld, das jemand pflegen muss. Zwei Übersichten steuern die Woche: fällig und noch kein Termin, überfällig ohne Termin. Die Tagesliste zeigt Objekt, Zugang und Ansprechpartner.
Ergebnis: Kein Kontrollgang fällt aus, weil ihn niemand auf dem Schirm hatte.
Im Keller, im Kühlhaus und im Technikschacht ist kein Netz — erfasst wird trotzdem, und zwar dort. Station scannen oder aus der Liste wählen, Befall ja oder nein, Befallsstärke, Köderverzehr, Zustand der Station, Nachfüllung, Foto, weiter zur nächsten. Alles als Auswahl, mit Handschuhen bedienbar. Auch der Negativbefund wird gespeichert.
Ergebnis: Was an Station 14 war, steht fest — nicht ungefähr.
Wird Befall festgestellt, wechselt der Vorgang die Spur: Schädlingsart, Gebäudeteil, Datum der Ausbringung, Art der Anwendung, dann die Präparate-Tabelle mit Mittel, Wirkstoff und Menge — so viele Zeilen, wie der Einsatz braucht, statt sieben vorgedruckter. Ausbringende Person, Schutzausrüstung und Vormaßnahme hängen am selben Datensatz.
Ergebnis: Der Mitteleinsatz ist belegt, während er stattfindet.
Wo Rodentizide ausgebracht werden, gehört der Aushang an den Einsatzort — mit demselben Wirkstoff, derselben Menge und demselben Datum wie der Rapport. Bisher sind das zwei Papiere, die auseinanderlaufen können; hier entsteht der Aushang aus den Angaben, die ohnehin erfasst wurden, samt Vorsichtshinweisen und Notrufnummern, und wird am Einsatzort ausgegeben.
Ergebnis: Zwei Belege, ein Wirkstoff, eine Menge.
Vor dem Verlassen des Objekts steht der Bericht: Befunde je Station, ergriffene Maßnahmen, eingesetzte Mittel, Arbeitswerte und Anfahrt. Dazu die Empfehlung an den Betreiber — welche bauliche oder organisatorische Ursache abzustellen ist. Unterschrift von Techniker und Kunde auf dem Gerät, das Dokument geht sofort heraus.
Ergebnis: Der Kunde hat seinen Beleg, bevor Sie vom Hof fahren.
Jede Bekämpfung erzeugt ihre Folgetermine selbst: Nachkontrolle, Erfolgskontrolle und die Entnahme der ausgebrachten Köder. Diese Termine stehen in derselben Liste wie die Regelkontrollen, mit Bezug auf den Befund. Was entnommen wurde, wird mit Menge und Stationsnummer quittiert, und der Vorgang schließt erst, wenn die Quittung vorliegt.
Ergebnis: Eine Maßnahme endet dokumentiert statt irgendwann.
Aus den Einzelbefunden entsteht die Auswertung, die aus Papier praktisch nicht herstellbar ist: Befallsverlauf über zwölf Monate, Häufungen je Bereich, wiederkehrend auffällige Stationen, Wirksamkeit der Maßnahmen. Daneben die Objektakte mit Plan, Protokollen, Mittelnachweisen und Qualifikationen — in der Reihenfolge, in der Ihr Auftraggeber sie braucht.
Ergebnis: Sie liefern eine Auswertung, statt einen Ordner zu übergeben.
Pauschale aus dem Vertrag, Zusatzeinsätze, Notdienst, An- und Abfahrt, Arbeitswerte je angefangene halbe Stunde und Material laufen aus den erfassten Zeilen in die Rechnung. Danach steht die Nachkalkulation: Welches Objekt trägt sich, welcher Vertrag ist zu knapp gerechnet, wie viel Zeit kostet ein Kontrollgang wirklich.
Ergebnis: Sie rechnen Ihre Marge je Objekt, statt sie zu schätzen.
Weil er im Objekt entsteht, nicht abends aus der Erinnerung.
Jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur verwendet — im Beleg, im Aushang, in der Rechnung.
Plan, Protokolle und Mitteleinsatz eines Objekts stehen zusammengestellt bereit.
Wo Einzelblätter lagen, steht ein Verlauf, über den Sie mit dem Kunden sprechen.
Auslastung und Rückstand entstehen aus der Arbeit.
Fertige Programme sind zwangsläufig allgemein, Ihre Lösung wächst mit.
Und das fällt weg: Protokolle abtippen, Wirkstoff und Menge in zwei Papiere übertragen, Stationsnummern gegen den Plan abgleichen, Listen nachführen, Fotos zuordnen. Der unterschriebene Beleg für den Kunden bleibt — die Anwendung erzeugt ihn vollständig.
Die Posten, die in keiner Bilanz stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — sie sehen in fast jedem Betrieb gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Wie ein Objekt durch Ihren Betrieb läuft, ist bei Ihnen anders als beim Wettbewerber.
Hier kommt etwas dazu: Die Vorgabe macht nicht nur Ihr Betrieb, sondern auch Ihr Auftraggeber. In einer einzigen Servicevereinbarung aus unserem Bestand stehen sechs Zertifizierungsregime als ankreuzbare Alternativen nebeneinander — je nachdem, welches der Kunde fährt, muss anders dokumentiert werden. Dazu zwei Kontrollformulare desselben Betriebs: eines mit einundzwanzig Zeilen, eines mit zweiundvierzig Positionen.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür — wie Reinigungsbetriebe und Facility-Dienstleister, die im selben Objekt ganz andere Nachweise führen. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Ja, der Normalfall. Wir bauen daneben und liefern hinein — ersetzt wird nur, was die Lücken füllt.
Genau dafür ist sie individuell: gleiche Erfassung, andere Ausgabe.
Ja. Erfasst wird offline, bedient per Auswahl statt Tastatur — auch mit Handschuhen.
Die Stationsliste kommt aus dem Objekt, nicht aus dem Vordruck.
Grundriss hinterlegen, Stationen setzen und nummerieren. Vorhandenes übernehmen wir.
Ja, gleichwertig. Ein Verlauf ohne Negativbefunde ist kein Verlauf.
Jeder Strang bekommt eigene Felder im selben System.
Auf Wunsch über einen Zugang, der nur sein Objekt zeigt, oder per Link ohne Konto.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren.
Beides steht vorher fest: Festpreis und Termin.
In der Schädlingsbekämpfung ist die Dokumentation nicht Beiwerk, sondern Teil der Leistung: Sie hält Zustände fest, die sich täglich ändern, und wandert in die Unterlagen des Auftraggebers. Ein Einschnitt prägt die jüngste Zeit: Seit Mitte 2026 ist die dauerhafte Beköderung ohne vorherigen Befund nicht mehr vorgesehen.
Vertragsart, Objekt- und Rechnungsanschrift, Schädlingsarten mit Behandlungszahl je Art, Produkte, Laufzeit. Sie legt fest, wie dokumentiert wird.
Bereiche, Risikoeinstufung, Zugänge und bauliche Schwachstellen. Sie begründet, warum welche Station wo steht.
Der Grundriss mit allen Köder- und Fallenpositionen, jede Station nummeriert. Er ist die Karte, gegen die jedes Protokoll gelesen wird.
Je Station und Termin Befall, Befallsstärke, Köderverzehr, Zustand und Nachfüllung. Auch „kein Befund“ gehört hinein, sonst fehlt die Zeitreihe.
Die Verdichtung eines Kontrollgangs auf das Auffällige — Grundlage für den Wechsel in die Bekämpfung.
Der Einsatzbeleg mit Auftragsart, Schädlingsart, Maßnahmen, Bewertung von Befall und Geruch und Arbeitswerten — von beiden Seiten gezeichnet.
Präparat, Wirkstoff, Menge, Ort, Datum und ausbringende Person. Ohne sie ist ein Mitteleinsatz später nicht rekonstruierbar.
Der Aushang am Einsatzort nennt den Wirkstoff sowie Vorsichts- und Erste-Hilfe-Hinweise. Er muss zum Rapport passen, sonst trägt keiner.
Hinweise auf bauliche Mängel, Hygiene und Lagerordnung. Sie gehört in den Bericht, nicht ins Gespräch an der Tür.
Der Beleg, dass eine Maßnahme gewirkt hat und die Köder wieder entfernt wurden — mit Menge, Station und Datum.
Befallsmuster über die Saison, Häufungen je Bereich, Wirksamkeit der Maßnahmen — aus Einzelblättern ist das Handarbeit.
Plan, Protokolle, Berichte, Mittelnachweise und Qualifikationen an einem Ort — das Gedächtnis eines Objekts über alle Techniker hinweg.
Bei Begasungen kommen eigene Anzeigen, Befähigungsnachweise und die dokumentierte Freigabe des Bereichs hinzu — ein eigener Strang.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: den Rapportbericht, ein Kontrollblatt, einen Köderstellenplan, die Tabelle mit den Objekten. Daran zeigen wir, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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