Ob Hausgarten, öffentliches Grün, Sportplatz oder Pflegevertrag — Ihr Geld entsteht draußen auf der Fläche und Ihre Rechnung drinnen am Schreibtisch.
Ist der Weg von der Fläche ins Büro nicht passend digitalisiert, zahlen Sie jede Woche dafür: mit Arbeitszeit für dieselben Angaben ein zweites Mal, mit Leistung, die auf keiner Rechnung erscheint, mit Abenden, die dem Papier gehören, mit Frust bei Leuten, die Zettel ausfüllen statt zu arbeiten, und mit Kunden, die warten.
Sie brauchen keine weitere Branchenlösung, sondern eine Erfassung, die Ihr Tagesgeschäft so abbildet, wie Ihr Betrieb tatsächlich arbeitet. Wie viel davon hineinkommt, entscheiden Sie — ein einziger Beleg genügt als Anfang.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Tausende umgesetzte Projekte, viele für Betriebe, deren Arbeit draußen stattfindet. Fester Ansprechpartner, Festpreis, drei Korrekturschleifen.
Was draußen entsteht, wird abends notiert, im Fahrzeug transportiert und im Büro noch einmal eingetippt. Die Folge: bezahlte Arbeitszeit ohne einen Meter Leistung.
Mengen, Zeiten und Maschinenstunden entstehen unter Zeitdruck und aus dem Gedächtnis. Die Folge: Positionen, die zu klein in die Rechnung gehen — bei jedem Auftrag ein Stück.
Was der Kunde zwischendurch wünscht, wird gemacht und selten festgehalten. Die Folge: Umsatz, den Sie erarbeitet und dann verschenkt haben.
Alle anderen rufen an oder fahren hin. Die Folge: unterbrochene Arbeit auf beiden Seiten und Kunden, die vertröstet werden.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer kalkuliert, disponiert und die Kunden beruhigt, sitzt im Frühjahr nach zwölf Stunden noch über Zetteln — und weiß als Einziger, was auf welchem Objekt vereinbart wurde. Ein Betrieb, der an diesem Kopf hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Nichts davon entsteht, weil Ihre Leute nicht pflastern, pflanzen oder schneiden können, sondern weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist. Das lässt sich abstellen.
Der Beleg entsteht nicht abends im Bauwagen, sondern draußen, während die Kolonne zusammenpackt. Von da an ist dieselbe Angabe überall dieselbe: im Nachweis, im Aufmaß, in der Rechnung und in der Nachkalkulation. Niemand schreibt sie ein zweites Mal auf.
Wie groß das ausfällt, entscheidet allein, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer einzigen Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — das Büro, die Bauleitung, die Disposition, die Kolonnen draußen und auf Wunsch auch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut wird sie auf Ihre Positionen, Ihre Objekte und Ihre Kolonnen, nicht auf einen allgemeinen Ablauf.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen sie dort, wo es sinnvoll ist — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt. Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind: dafür gibt es gute Standardlösungen. Wir docken an und ersetzen die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Am Anfang steht keine Systemumstellung, sondern eine Frage: Welcher Beleg geht bei Ihnen am häufigsten durch die Hände? Ein Tagesbeleg, der Zeiten, Maschinen und Material draußen aufnimmt, trägt sich allein. Danach kommen Aufmaß und Regiebericht dazu, zuletzt die Pflegeseite. Dazwischen liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Beleg an und halten die Tür zur ganzen Strecke offen.
Die meisten Programme kennen entweder das Projekt oder den Vertrag. Sie führen beides: Der Kolonnenführer, der montags eine Terrasse pflastert, fährt dienstags drei Pflegeobjekte an — dieselben Leute, dieselben Maschinen, dieselbe Woche. Deshalb hängt hier alles an einer Kette: Kunde, Objekt oder Baustelle, Position, Leistung.
Ergebnis: Ihre Kolonne braucht nicht zwei Zettelsysteme.
Am Objekt hängt, was jeder vor der Abfahrt wissen muss: Anschrift, Ansprechpartner, Zugang und Schlüssel, Zufahrtsbreite für Anhänger und Bagger, Geländehöhen, Bodenart, Leitungen im Boden, Bestandsbäume mit Nummer, Rasenart, Heckenmeter. Dazu die Fotos der letzten Aufnahme. Was einmal dort steht, erfragt niemand mehr.
Ergebnis: Niemand fährt zweimal, weil vorher etwas unklar war.
Der Bauleiter nimmt auf dem Grundstück auf, was den Preis bestimmt: Flächen, Längen, Höhenunterschiede, Aufbauten, Zufahrt, Entsorgungsweg, Fotos und Skizzen. Die Positionen stehen als Auswahl bereit — Pflaster pro Quadratmeter, Kante pro laufendem Meter, Aushub pro Kubikmeter, Gehölz pro Stück — mit Ihren Preisen.
Ergebnis: Sie kalkulieren auf Aufgenommenem statt auf Erinnertem.
Von März bis Juni läuft alles gleichzeitig, und jeder Ausfall verschiebt die ganze Kette. Die Planung zeigt beide Stränge nebeneinander: welche Kolonne auf welcher Baustelle, welches Pflegeobjekt heute fällig ist, wo Bagger, Rüttler und Anhänger stehen und was der Regen von gestern nach hinten geschoben hat.
Ergebnis: Sie sehen morgens, welches Objekt heute leer ausginge.
Pflanzen, Pflaster, Schotter, Substrat und Mutterboden kommen mit Papier, das im Führerhaus liegt: Lieferschein, Wiegeschein, Entsorgungsnachweis. Fotografiert und dem Objekt zugeordnet, ist der Beleg im System, bevor er knittert. Tonnen und Kubikmeter laufen von dort in die Abrechnung.
Ergebnis: Kein Wiegeschein entscheidet mehr über eine Position, die niemand findet.
Ein Beleg, den der Vorarbeiter für die ganze Kolonne in Minuten ausfüllt: Zeiten je Mitarbeiter, Maschinen- und Gerätestunden als eigene Zeile, Material, Leistungsfortschritt, Witterung, Besonderheiten, Fotos. Je nach Auftragstyp wird daraus der Bautagesbericht oder der Leistungsnachweis — aus derselben Eingabe.
Ergebnis: Der Bericht ist fertig, bevor der Anhänger auf dem Hof steht.
Kein leeres Blatt, sondern die Positionen, die beauftragt wurden: Quadratmeter, laufende Meter, Kubikmeter und Stück, jeweils mit Ihrer Rechenregel. Aussparungen für Bäume, Brunnen und Stufen werden abgezogen oder übermessen, wie es für die Position gilt. Daraus entsteht der Mengennachweis, den eine Verwaltung prüfen kann.
Ergebnis: Das Maß wird einmal genommen und danach nie abgeschrieben.
Der Kunde wünscht noch eine Beeteinfassung, der Boden ist schlechter als ausgeschrieben, ein Fels kommt zutage. Der Regiebericht entsteht dort, wo es passiert: Anlass, Stunden, Gerät, Material, Foto — und die Unterschrift des Auftraggebers auf dem Gerät, bevor die Kolonne die Fläche verlässt.
Ergebnis: Die Zusatzarbeit ist bestätigt, solange noch jemand danebensteht.
Jedes Pflegeobjekt trägt seinen Turnus: Rasenschnitt alle zwei Wochen, Heckenschnitt zweimal im Jahr, Frühjahrsputz, Laub im Herbst, Rückschnitt im Winter. Die Fälligkeit entsteht aus dem letzten Einsatz, nicht aus einem Feld, das jemand pflegen muss. Was nicht ging, steht mit Grund darin statt zu fehlen.
Ergebnis: Kein Einsatz wird vergessen und keine Leistung bleibt unberechnet.
Hier ist das Formular das Beweismittel. Je Baum aus dem Kataster: Nummer, Standort, Befund an Wurzel, Stamm und Krone, Maßnahme, Frist, Foto, Kontrolleur, Datum. Beim Spielgerät genauso, getrennt nach Sichtkontrolle, Funktionskontrolle und Hauptinspektion. Jede Maßnahme wird zur Aufgabe, bis jemand sie abschließt.
Ergebnis: Wenn gefragt wird, wer wann hingesehen hat, steht die Antwort da.
Nach dem Pflanzen ist der Auftrag nicht fertig. Wässern, Nachschneiden und Rasenpflege werden als Pflegegänge mit Datum und Witterung mitgeschrieben, bis der Anwuchs im folgenden Sommer da ist. Erst dann Abnahme mit Mängeln, Fristen und Unterschrift. Die Schlussrechnung zieht Mengen, Regie und Nachträge aus dem Erfassten.
Ergebnis: Fällt eine Pflanze aus, haben Sie jeden Pflegegang belegt.
Mengen, Stunden und Regie stehen vollständig im Vorgang.
Zusatzarbeit und Maschinenstunden entstehen dort, wo sie anfallen.
Die Besichtigung ist zugleich die Kalkulationsgrundlage.
Die Maske führt durch den Tag statt Vorwissen zu verlangen.
Er hat den Nachweis, bevor er zum Telefon greift.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Zettel entziffern, Stunden abtippen, Lieferscheine aus dem Führerhaus suchen, Fotos von privaten Telefonen zusammentragen, Pflegetermine von Hand nachhalten. Die Unterschrift vor Ort bleibt — sie ist der Grund, warum ein Nachtrag bezahlt wird.
Die Posten, die in keiner Auswertung stehen:
Jede Saison, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte — im Erstgespräch mit Ihren eigenen Zahlen überschrieben. Sie zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Betrieb gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Ob jemand Hausgärten baut, Dachflächen begrünt, Sportplätze herstellt oder kommunale Grünflächen pflegt, entscheidet über jedes Feld auf jedem Beleg.
Wie weit das geht, zeigt unser eigener Bestand: dreiundfünfzig Bautagesberichte, gleicher Name, gleicher Zweck. Dreiundzwanzig führen nur die Stundensumme, zwanzig Beginn und Ende je Mitarbeiter, vier gar keine Namen, sondern die Anzahl je Lohngruppe. Dazu will der Markt Ihnen das ganze System verkaufen: komplettes Büro umstellen, damit ein Stundenzettel digital wird. Daran scheitert die Einführung, nicht am Funktionsumfang.
Dazu kommt die Doppelnatur: Der Pflegestrang folgt der Logik der Gebäudereinigung, der Baustrang der des Tiefbaus, und wer die Saison verlängert, nimmt den Winterdienst dazu — nachzulesen auf der Übersicht Ihrer Branche.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende der Betrieb der Software an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Nutzergebühren, keine Laufzeit.
Dafür ist es gebaut: antippen und auswählen statt tippen, Spracheingabe an langen Feldern.
Offline erfassen, später übertragen.
Nein, eine Erfassung. Der Auftragstyp entscheidet, ob ein Bautagesbericht oder ein Leistungsnachweis daraus wird.
Ja, in einem Durchgang, jeder Mitarbeiter mit eigener Zeile.
Ja. Die Regeln hängen an der Position und werden mit Ihnen festgelegt.
Ja. Gliederung und elektronisches Rechnungsformat richten sich nach dem Empfänger.
Deshalb bauen wir es, nicht Sie. Beauftragt wird im Winter, benutzt wird es ab März.
Ja, der Normalfall. Es führt vom Auftrag zur Rechnung; die Erfassung draußen kennt es nicht.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzkosten.
Beides steht vor der Beauftragung fest: Festpreis und Termin statt Schätzung.
In kaum einem Gewerk verschwindet die eigene Leistung so schnell wie hier. Der Aufbau liegt unter dem Pflaster, der Aushub ist abgefahren, und was gepflanzt wurde, verändert sich mit jeder Woche. Dokumentiert wird deshalb nicht aus Ordnungsliebe, sondern weil Mengen, Zeiten und Zustände später niemand mehr nachsehen kann.
Flächen, Längen, Massen und Stückzahlen der erbrachten Leistung — Grundlage jeder prüfbaren Rechnung und häufigster Streitpunkt.
Besetzung, Arbeiten, Geräte, Behinderungen und die Witterung. Frost, Dauerregen und Hitze begründen längere Bauzeit.
Alles über das Beauftragte hinaus, mit Anlass, Aufwand und Freigabe. Ohne Unterschrift bleibt der Mehraufwand unbezahlt.
Arbeitszeit je Mitarbeiter und je Baustelle, täglich und namentlich. Sie tragen Lohn, Nachkalkulation und jede Prüfung.
Was angeliefert und was abgefahren wurde, in Tonnen und Kubikmetern. Beim Bodenaushub zählt auch der Verbleib.
Art, Sorte, Qualität, Stückzahl und Standort des Pflanzguts. Sie belegen später, was gesetzt wurde, wenn ein Ausfall besprochen wird.
Wässern, Nachschneiden und Rasenpflege mit Datum und Witterung. Erst der Anwuchs macht die Leistung abnahmereif.
Leistungen, Turnus und Laufzeit je Objekt. Sie machen aus einer fertigen Anlage ein wiederkehrendes Geschäft und steuern die Saison.
Was im Einsatz erledigt wurde, was nicht und warum. Bei Verwaltungen und Kommunen begründet dieses Blatt die Rechnung.
Befund an Wurzel, Stamm und Krone, Maßnahme, Frist, Kontrolleur. Bei der Verkehrssicherung schließt nur die Lückenlosigkeit.
Sichtkontrolle, Funktionskontrolle und jährliche Hauptinspektion je Gerät. Der Wert liegt in der Reihe, nicht im einzelnen Blatt.
Zustand, Vorbehalte, Fristen, Unterschriften und die Pflegehinweise für den Kunden. Mit dem Datum beginnt die Gewährleistung.
Zeigen Sie uns Ihren Tagesbeleg, ein Aufmaßblatt und den Nachweis, den eine Hausverwaltung verlangt. Daran zeigen wir, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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