Ob laufende Buchführung, Lohn, Jahresabschluss oder Gestaltungsberatung — Ihre Arbeit beginnt erst, wenn jemand anders vollständig geliefert hat.
Ist diese Erhebung nicht auf Ihr Haus zugeschnitten, bezahlen Sie sie jedes Jahr aufs Neue: mit Stunden fürs Nachfassen, die niemand berechnet, mit Mandaten, die an einer fehlenden Angabe liegen bleiben, mit Fachkräften am Telefon statt am Fall, mit Abenden in der Kanzlei und Mandanten, die Bürokratie erleben statt Beratung.
Was fehlt, ist kein weiteres Portal, sondern eine Erhebung, die so fragt, wie in Ihrem Haus gearbeitet wird. Wie weit das geht, entscheiden Sie — ein Bogen ist ein vollwertiger Anfang.
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Tausende umgesetzte Projekte; Beratung und Büro ist unsere zweitgrößte Gruppe. Fester Ansprechpartner, Festpreis.
Der Termin steht seit einem Jahr fest, die Kapazität ist eingeplant — und es fehlen drei Angaben, die nur der Mandant kennt. Die Folge: bezahlte Kapazität, die wartet.
Mail, Anruf, Erinnerung, zweite Mail — je fehlende Angabe, bei vielen Mandaten zugleich. Die Folge: Ihr teuerster Posten steht in keiner Auswertung.
Bei der Aufnahme entstehen Dokumente, die getrennt bleiben müssen und dieselben Felder wollen. Die Folge: Ihr Mandant schreibt mehrfach, Ihr Haus tippt ab.
Welcher Block bei wem zutrifft und was zuletzt fehlte, weiß Ihr Haus — Ihre Liste nicht. Die Folge: eine Erhebung ohne Gedächtnis.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer zeichnet und am Ende geradesteht, sieht abends die Abschlüsse durch und ruft die schwierigen Mandanten selbst an. Wer so gebraucht wird, kann nicht abgeben und nicht ausfallen. Eine Kanzlei, die ohne diesen Kopf stillsteht, ist keine Altersvorsorge. Sie ist eine Fessel.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand sein Fach nicht beherrscht. Jedes entsteht, weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist.
Nicht Ihr Haus passt sich einem Portal an, sondern die Erhebung Ihrem Ablauf. Gefragt wird, was Sie wissen müssen, bevor Sie anfangen können — in Ihrer Reihenfolge, mit den Blöcken, die bei diesem Mandat zutreffen.
Ob daraus ein Bogen wird oder die ganze Strecke, entscheiden Sie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud: die Erfassung Ihres Hauses an einer Stelle, in der alle gleichzeitig arbeiten — Sekretariat, Fachangestellte, Berufsträger und, wo es sinnvoll ist, Ihre Mandanten selbst. Jeder sieht, was ihn betrifft, alle sehen denselben Stand. Gebaut auf den Ablauf Ihres Hauses, nicht auf einen allgemeinen.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt, etwa nur die Mandatsaufnahme. Was in Ihrer Kanzleisoftware liegt, bleibt dort: Buchführung, Lohn und Abschluss sind Ihr Kerngeschäft und dafür sauber abgebildet. Wir bauen die Strecke davor.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Frage: Welchen Bogen schicken Sie am häufigsten hinaus? Damit fängt man an. Ein Aufnahmebogen, der Pflichtangaben erzwingt, Registerdaten prüft und beide Unterschriften trägt, lohnt sich für sich genommen. Danach kommen Belegstrecke, Jahresabschluss-Erhebung und Fristen. Dazwischen liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Rest nicht.
Eine Wirtschaftskanzlei erhebt, wenn ein Fall hereinkommt, eine Unternehmensberatung, wenn ein Projekt beginnt. Bei Ihnen kommt der Anlass aus dem Kalender: monatlich die Belege, monatlich der Lohn, einmal im Jahr der Abschluss — für die meisten Mandanten am selben Stichtag. Deshalb hängt alles an der Kette Mandant, Mandat, Turnus, Erhebung.
Ergebnis: Die Erhebung startet von selbst, statt jedes Jahr neu aufgesetzt zu werden.
Anfragen kommen über Empfehlung, Telefon, Website und Ausschreibung und werden heute in jedem Kanal anders festgehalten. Eine Maske nimmt sie gleich auf: Anliegen, Rechtsform, grober Umfang, bisheriges Finanzamt, Vorberater, Herkunft der Anfrage. Daran hängt die Annahmeentscheidung mit Kollisionsabgleich, Kapazität und Risikoeinstufung.
Ergebnis: Auch das Mandat, das Sie ablehnen, bleibt nachvollziehbar dokumentiert.
Ein Link, kein Konto, keine App — offen am Besprechungstisch oder am eigenen Schreibtisch. Gefragt wird nach Gesellschaft, Rechtsform, Wirtschaftsjahr, Registerdaten, Finanzamt, Steuernummer und Bankverbindung. Abschnitte erscheinen nur, wenn sie zutreffen: Die Kapitalgesellschaft blendet den Gesellschafterblock mit Beteiligungsanteil und Vertretungsstatus ein, das Einzelmandat nicht.
Ergebnis: Unvollständiges erreicht Ihr Haus gar nicht erst.
Vor der Geschäftsbeziehung steht die Identifizierung — und sie fragt genau die Personendaten ab, die im Aufnahmebogen schon stehen. Also wird sie daraus gespeist: Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, wirtschaftlich Berechtigter, Abfrage zur exponierten Position, Herkunft der Mittel. Ausweis- und Vertretungsnachweis kommen als Upload dazu.
Ergebnis: Zwei Vorgänge, eine Eingabe — und der Nachweis liegt am Mandat.
Vollmacht, Vergütungsvereinbarung und Auftragsverarbeitungsvertrag müssen eigenständige Dokumente bleiben — das wissen Sie besser als jeder Dienstleister. Nur schreibt Ihr Mandant deshalb heute dieselben Angaben dreimal. Erfasst wird einmal, ausgegeben wird getrennt: drei Dokumente in Ihrem Layout, jedes einzeln vorzulegen und einzeln zu unterschreiben.
Ergebnis: Die Form bleibt gewahrt, das Abschreiben entfällt.
Statt einer Sammlung loser Dateien im Postfach gibt es ein Belegformular mit Foto-Upload: Datum, Betrag, Geschäftspartner, Kostenstelle und die Pflichtangaben, die sonst fehlen — beim Bewirtungsnachweis Anlass und Teilnehmer, beim Fahrtenbuch die Kilometerstände. Was unvollständig ist, geht gar nicht erst ab.
Ergebnis: Ihre Fachkraft bucht, statt Anhänge zu sortieren und nachzufragen.
Neueinstellung, Austritt, Gehaltsänderung, Krankheitstage, Sachbezug, Kurzarbeit: Der Mandant meldet heute per Zettel, Mail oder Anruf, oft am Tag vor dem Abrechnungslauf. In der Maske ist die Fälligkeit hinterlegt, die Meldung ist erst abgeschlossen, wenn nichts mehr fehlt, und der Stand ist für beide Seiten sichtbar.
Ergebnis: Keine Korrekturabrechnung im Folgemonat, weil eine Meldung zu spät kam.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Berufs. Statt einer Liste, die halb ausgefüllt zurückkommt, führt eine Strecke durch die Angaben, die bei diesem Mandanten anfallen: Bestände zum Stichtag, Rückstellungen, private Nutzungsanteile, Kilometerstände, Bewirtung, Anlagenzu- und -abgänge, Gesellschafterkonten. Vorjahreswerte stehen als Vergleich daneben.
Ergebnis: Was zurückkommt, ist geprüft — nicht halb ausgefüllt.
Der teuerste Teil Ihres Kanzleijahres ist heute unsichtbar. Stattdessen steht eine Übersicht da: je Mandant und je Block, was offen ist, wer an der Reihe ist und wie lange es liegt. Die Erinnerung geht gestaffelt an die hinterlegte Kontaktperson, jede Nachricht wird protokolliert. Sie sehen den Rückstand vor dem Stichtag.
Ergebnis: Die Bringschuld steht schriftlich, ohne dass Sie sie aussprechen müssen.
Am Ende sitzt der Mandant vor Ergebnis, Belastung und Gestaltungsoptionen — und trifft Entscheidungen, an die sich ein Jahr später niemand erinnert. Das Protokoll entsteht während des Termins: Anlass, vorgelegte Zahlen, Empfehlung, Begründung, Entscheidung des Mandanten, auch wenn sie abweicht. Dazu beide Unterschriften auf dem Gerät.
Ergebnis: Was Sie geraten haben, ist belegt und nicht nur erinnert.
Fristen hängen am Vorgang, nicht in einer Tabelle, die jemand pflegen muss: Sie entstehen mit dem Dokument, auf das sie sich beziehen, und rücken nach oben, wenn es eng wird. Was später wieder auf den Tisch muss, geht in die Wiedervorlage. Die erhobenen Angaben gehen strukturiert weiter — in Ihre Kanzleisoftware statt über die Tastatur.
Ergebnis: Niemand überträgt noch einmal, was schon jemand geschrieben hat.
Was zurückkommt, ist geprüft — es fehlt nichts, das Sie erst erfragen müssten.
Eine Angabe wird einmal erfasst und trägt sich danach in jedes Folgedokument selbst ein.
Der offene Block meldet sich beim Mandanten, nicht Ihre Fachangestellte.
Der Rückstand ist sichtbar, bevor die Zeit fehlt.
Der Ablauf steht in der Anwendung, nicht im Kopf einer Kollegin.
Ihr Mandant erlebt Ihr Haus als Service statt als Bürokratie.
Und das fällt weg: zurückgeschickte Bögen abtippen, Anhänge sortieren, Listen hinterherschicken, den Stand telefonisch durchgeben. Der Termin am Besprechungstisch bleibt — viele Mandanten gehen den Bogen bewusst gemeinsam durch.
Die Posten, die in keiner Auswertung stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein. Sie zeigen sich nur als ein Jahr, das anstrengender war.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Haus gleich aussehen — in Ihrem Beruf besonders. Die Erhebung davor sieht nirgends gleich aus. Was Sie fragen müssen, bevor Sie anfangen können, hängt an Ihrem Mandantenportfolio. Dort hört jedes fertige Produkt auf und gibt Ihnen einen Standardbogen.
In unserem Formularbestand liegen zwei Aufnahmebögen derselben Steuerberatungsgesellschaft, einer je Mandatstyp: eigenes Layout, eigene Feldauswahl, eigene Gliederung bis zum zweispaltigen Gesellschafterblock. Keiner ist ein Ausdruck aus einer Kanzleisoftware. Das eine Haus betreut vorwiegend Gesellschaften, das nächste Einzelunternehmer — ein mitgelieferter Bogen trifft den gemeinsamen Nenner, nie Ihr Portfolio.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende Ihre Kanzlei der Lösung an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Sie wissen, dass eine reine Datenschutzvereinbarung das nicht abdeckt. Verschwiegenheit in Textform mit strafrechtlicher Belehrung ist bei uns Standard.
Genau davor: Wir bauen die Strecke, auf der die Angaben hereinkommen.
Der Bogen läuft im Browser, ohne App und ohne Login. Wer lieber am Besprechungstisch ausfüllt, tut das weiter.
Im Gegenteil, er ist die beste Grundlage: dieselben Fragen, ohne Abschreiben.
Nein, eine Strecke. Rechtsform und Mandatstyp steuern, welche Abschnitte erscheinen.
Muss sie nicht. Was nicht zutrifft, wird nicht gefragt; was zutrifft, lässt sich nicht überspringen.
Für die Verwaltung vorhandener Dokumente ja. Den Bogen selbst entwirft keines. Mitgeschickte Unterlagen hängen bei uns am Mandat statt im Postfach.
Ein gedrucktes Formular friert den Stand ein. Ein zentral gepflegtes ändern Sie einmal, für alle.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Festpreis und Termin stehen vorher fest.
In einer Kanzlei entsteht Dokumentation nicht aus Ordnungsliebe, sondern weil der Rohstoff der Arbeit jemand anderem gehört. Belege, Bestände, Kilometerstände, Beteiligungen: Nichts davon lässt sich nachmessen, es gibt nur das, was der Mandant angegeben und jemand festgehalten hat.
Firma, Rechtsform, Gründungsdatum, Wirtschaftsjahr, Registerdaten, Finanzamt, Steuernummer, Bankverbindung — die Identität des Mandats für alle Folgejahre.
Der Bogen der Gesellschaft, je Gesellschafter mit Anschrift, Steuernummer, Beteiligungsanteil und Vertretungsstatus. Hier wird ein Standardbogen zu eng.
Vor der Annahme wird abgeglichen, ob das Mandat zum Bestand passt. Die Entscheidung selbst ist das Dokument, auch wenn sie negativ ausfällt.
Identität, wirtschaftlich Berechtigter, exponierte Position, Herkunft der Mittel. Der Nachweis wird noch lange nach dem Mandat gebraucht.
Steuerberatervollmacht für den Finanzamtsverkehr, daneben Bank- und Vertretungsvollmachten. Sie regeln, wer für den Mandanten sprechen darf und wie weit.
Ein eigenständiges, deutlich abgesetztes Dokument, das Art und Umfang des Auftrags benennt. Beides ist je Mandat anders, deshalb trägt keine Universalvorlage.
Der monatliche Rohstoff. Kommt er unsortiert, verschiebt sich nicht eine Buchung, sondern der Monatslauf dieses Mandats.
Angaben, die nur im Moment vollständig sind. Anlass, Teilnehmer und Kilometerstand weiß im Januar jeder, im März niemand mehr.
Eintritt, Austritt, Gehaltsänderung, Krankheitstage, Sachbezug. Fehlt eine Meldung, wird nicht eine Zeile falsch, sondern der Folgemonat korrigiert.
Das zentrale Erhebungsdokument des Kanzleijahres — Bestände, Rückstellungen, private Anteile, Anlagenzu- und -abgänge, bei jedem Mandanten mit anderen Blöcken.
Die Belegstücke hinter den Abschlusszahlen. Sie müssen Jahre später noch erklären, wie eine Position zustande kam.
Wie Belege erfasst, verarbeitet, abgelegt und wiedergefunden werden. Fast jeder Betrieb braucht sie, kaum einer schreibt sie — bis jemand danach fragt.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: den Aufnahmebogen, die Jahresabschluss-Checkliste, die Liste der Unterlagen, die Sie jedes Jahr anfordern. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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