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Ob Kita, Schule, Musikschule oder Bildungsträger — neben Ihrer fachlichen Arbeit läuft ein zweiter Betrieb aus Bögen, Verträgen und Nachweisen.
Ist dieser zweite Betrieb nicht auf Ihre Einrichtung zugeschnitten, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Arbeitszeit für die zweite Eingabe derselben Angabe, mit Fachkräften, die Zettel einsammeln, mit Abenden für Dokumentation, mit Geld, das an einem unvollständigen Nachweis hängt, und mit einem Gegenüber, das wartet.
Sie brauchen kein weiteres Programm, das Ihnen seinen Ablauf vorschreibt, sondern eine Erfassung, die Ihren abbildet — innen für Ihr Team, außen für alle, die bei Ihnen etwas ausfüllen. Anfangen dürfen Sie mit einer einzigen Abfrage.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter zwölf Häuser aus der Bildung: Kindertagesbetreuung, Grund- und Förderschule, Musikschule, Hochschule, Bildungswerk. Beratung, Entwicklung und Weiterentwicklung aus einer Hand — mit festem Ansprechpartner.
Was einmal bekannt ist, wird in jedem Vertrag, jedem Folgebogen und jedem Kopfbereich erneut abgefragt. Die Folge: Arbeitszeit für Inhalte, die längst vorliegen.
Ein großer Teil Ihrer wichtigsten Angaben entsteht außerhalb Ihres Hauses, und den Rücklauf hält nur jemand von Hand nach. Die Folge: Nachfassen als Dauerlast.
Stunden, Belegung, Anwesenheit, erbrachte Einheiten: Was unvollständig ist, wird nicht vergütet oder zurückgefordert. Die Folge: ein Risiko, das an der Belegbarkeit hängt, nicht an Ihrer Leistung.
Beobachtung und Beratungsverlauf entstehen zwischen zwei Terminen und werden später notiert. Die Folge: Abende, die niemand beauftragt hat.
Und dann der Preis, der auf keiner Abrechnung steht. In fast jeder Einrichtung hält eine Person alles zusammen: tagsüber in Gruppe, Unterricht oder Kurs, abends am Nachweis — und nur sie weiß, welche Frist wann läuft. Eine Einrichtung, die daran hängt, hat keine Stärke, sondern ein Risiko.
Keins davon entsteht, weil jemand seine Arbeit nicht beherrscht, sondern weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht auffindbar ist.
Eine Angabe entsteht einmal — dort, wo sie zuerst bekannt ist, und oft bei dem, der sie geben muss. Von da an ist sie überall dieselbe: im Vertrag, im Notfallblatt, in der Einwilligung und im Nachweis. Im nächsten Jahr steht sie bereits da.
Wie groß das ausfällt, hängt daran, wie viel von Ihrem Jahr hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was Bildungseinrichtungen bei uns bauen lassen:
Für den größeren Teil gibt es keine Vorlage, die passt: Was darin steht, geben Träger, Amt oder Land vor. Änderbar ist nicht der Inhalt, sondern wie er auszufüllen ist.
Formilo baut, was in Kitas, Schulen und bei Bildungsträgern meist fehlt: die Datenerfassung im Alltag, von der Anmeldung bis zum Nachweis. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Jahr in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Leitung, Gruppen-, Klassen- und Kursverantwortliche, Sekretariat, Trägerverwaltung und auf Wunsch die, die bei Ihnen ausfüllen. Jeder sieht seinen Ausschnitt, und zwar denselben Stand. Gebaut auf Ihren Jahresablauf.
Ihr Verwaltungsprogramm und Ihre Buchhaltung können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile und bauen die Anwendung Schritt für Schritt zur kompletten Software für Ihre Einrichtung aus, mit Stammdaten, Mitarbeiterverwaltung und Terminplanung; amtlich vorgegebene Verfahren bleiben und werden angebunden, wo es eine Schnittstelle gibt. Und wo ein einzelnes Blatt reicht, entsteht ein tastaturfreies Formular in unserem FormularCenter, dessen Daten trotzdem zentral liegen.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Welche Abfrage kostet Ihr Haus im Jahr die meiste Zeit? Damit fängt man an. Ein einzelnes Anmeldeformular, das führt, rechnet und unterschrieben wird, ist für sich ein Gewinn. Die Aufnahmestrecke dahinter ist der nächste Schritt, das ganze Jahr das Ziel. Dazwischen liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Formular an und halten sich den Weg zur ganzen Strecke offen.
In den meisten Programmen ist der Vorgang die Hauptsache. Bei Ihnen ist es der Jahrgang: Dieselbe Person, dieselbe Gruppe, derselbe Kurs erzeugt jedes Jahr wieder dieselben Dokumente. Deshalb hängt bei uns alles an der Kette Träger, Einrichtung, Gruppe oder Kurs, Person, Jahr. Jedes Formular findet darüber seinen Platz — und im nächsten Jahr auch den Stand des Vorjahres.
Ergebnis: Der Jahreswechsel wird eine Fortschreibung statt eines Neuanfangs.
Anfragen kommen über Telefon, E-Mail, Ihre Website und das Vormerkportal Ihrer Kommune. Vier Wege, eine Maske: Person, Geburtsdatum, Wunschtermin, gewünschter Umfang, Erreichbarkeit, Herkunft. Wer zusagt, wer absagt und wer wartet, steht in einer Liste statt in fünf Postfächern. Aus der Voranmeldung wird die Aufnahme per Übernahme, nicht per Abtippen.
Ergebnis: Die Platzvergabe bleibt nachvollziehbar, auch wenn jemand nachfragt.
Das größte Dokument Ihres Jahres steht am Anfang. Angaben zur Person, beide Sorgeberechtigten getrennt, Anschrift, Erreichbarkeit, Bankverbindung, gewünschter Umfang — einmal erfasst. Daraus entstehen Vertrag, Einzugsermächtigung, Notfallblatt, Abholberechtigung, Einwilligungen und Belehrungsnachweis aus demselben Datensatz, jedes mit Unterschriftenfeld für alle Beteiligten.
Ergebnis: Eine Anschrift wird einmal geschrieben statt achtmal.
Hier liegt die Besonderheit dieser Branche: Ein großer Teil Ihrer wichtigsten Angaben wird nicht bei Ihnen ausgefüllt, sondern zu Hause am Küchentisch — auf einem Handy, ohne Konto, ohne Einweisung, oft nur einmal im Leben. Deshalb wird geführt statt abgefragt. Der Rücklauf steht als Stand auf einem Bildschirm: abgegeben, unvollständig, offen. Erinnerungen gehen von selbst hinaus.
Ergebnis: Die Strichliste am Gruppenbrett entfällt.
Bild- und Tonaufnahmen, Ausflüge, Schwimmen, Selbstgehen, Datenverarbeitung: Jede Einwilligung wird einzeln gegeben, einzeln widerrufen und einzeln protokolliert — mit Datum und der Fassung, die zu diesem Zeitpunkt galt. Dasselbe gilt für Belehrungen und Bescheinigungen, die nach einer Frist zu erneuern sind. Wer fällig ist, steht auf einer Liste statt in einem Kalender.
Ergebnis: Sie sehen auf einen Blick, für wen was gilt und was ausgelaufen ist.
Die Abrechnungsgrundlage dieser Branche entsteht heute als handschriftliche Addition. Bei uns trägt man Zeiten je Wochentag ein — von, bis, Umfang —, und Woche, Monat und Jahr rechnen sich selbst, samt Ermäßigung, Geschwisterregelung und Verpflegung. Ändert sich eine Buchung, rechnet die Maske neu und schreibt den Änderungsbeleg mit. Genau das haben wir gebaut.
Ergebnis: Die Summe wird gerechnet, nicht nachgerechnet.
Die Abwesenheitsmeldung kommt heute morgens am Telefon, und die Unterschrift wird anschließend auf Papier nachgereicht — derselbe Vorgang zweimal, einmal davon nur für ein Schriftstück. Hier kommt die Meldung mit Zeitstempel und Unterschrift auf dem Gerät herein und steht sofort in Anwesenheit und Fehlzeit, getrennt nach entschuldigt und unentschuldigt.
Ergebnis: Ein Vorgang statt zweier, und der Beleg existiert von Anfang an.
Umfang erhöhen, Buchungszeit ändern, Ersatzbetreuung, Umzug, neue Nummer, geänderte Zuständigkeit: Für jede dieser Änderungen gibt es heute einen eigenen Vordruck, der sämtliche Stammdaten wiederholt. Bei uns kommt er vorausgefüllt heraus; geändert wird nur, was sich wirklich geändert hat. Mehrere Unterschriften und die Weiterleitung an Träger oder Amt sind Teil derselben Strecke, nicht ein zweiter Vorgang.
Ergebnis: Bestätigen statt neu schreiben.
Beobachtet wird im Gruppenraum, im Klassenzimmer, im Beratungsgespräch — geschrieben wird später, wenn es überhaupt noch geht. Deshalb ist diese Maske tastaturfrei: auswählen, antippen, diktieren, im Stehen, in Sekunden, mit Foto und Zuordnung. Abgebildet wird der Bogen, den Ihr Land, Ihr Träger oder Ihr Konzept vorgibt, nicht der eines Herstellers.
Ergebnis: Was beobachtet wurde, steht am selben Tag im Bogen.
Manche Ihrer Dokumente füllt niemand allein aus. Aus unseren Projekten: ein Standortbogen in vier Teilen — einer für die lernende Person, einer für die Lehrperson, einer gemeinsam, einer für die Erziehungsberechtigten; ein Bildungsbericht, den zwei Seiten im Wechsel führen und den vier Unterschriften abschließen. Bei uns bekommt jede Rolle ihren Abschnitt und ihren Zeitpunkt.
Ergebnis: Vier Beteiligte, ein Dokument, kein Blatt, das wartet.
Ein Unfall, ein besonderes Vorkommnis, eine Meldung an Träger, Amt oder Unfallkasse: genau der Fall, in dem Vollständigkeit, Zeitpunkt und Empfänger zählen — und der heute über ein Textdokument auf dem Netzlaufwerk läuft. Hier führt die Maske durch die Angaben, hält den Zeitstempel fest, protokolliert jede Weiterleitung und legt die Endfassung abgeschlossen ab.
Ergebnis: Der Ablauf ist festgehalten, nicht erinnert.
Betreuungsstunden, Belegung, Anwesenheit, erbrachte Einheiten, Zeitraum: Was Ihr Kostenträger sehen will, entsteht bei uns übers Jahr verteilt und wird zum Stichtag nur noch zusammengestellt — in der Form, die Sie uns vorgeben. Dieselben Daten tragen auch die Auswertung Ihrer Befragungen, die sonst am Jahresende von Hand ausgezählt und erst fertig wird, wenn das Jahr vorbei ist.
Ergebnis: Der Nachweis entsteht mit der Arbeit, nicht danach.
Die Abfrage geht vorausgefüllt hinaus und wird bestätigt.
Jede Angabe wird einmal aufgenommen, danach nur verwendet.
Die Erinnerung geht hinaus, ohne dass jemand Liste führt.
Sie entsteht dort, wo beobachtet wird, nicht abends.
Mit Datum, Unterschrift und gültiger Fassung.
Die Strecke wächst mit, die Leitungsstunden nicht.
Und das fällt weg: Anmeldungen abtippen, Zettel einsammeln, Stammdaten übertragen, Wochenstunden addieren, an Rückläufe erinnern, Fragebögen auszählen. Die unterschriebene Fassung für Ihre Akte bleibt — auf Knopfdruck.
Die Posten, die in keiner Auswertung erscheinen:
Pro Jahr, ohne dass es irgendwo als Position auftaucht. Beispielwerte — setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, im Erstgespräch rechnen wir es durch. Bemerkbar macht sich das nur als ein Jahr, das anstrengender war als nötig.
Für Ihre Buchhaltung und Ihre Kontaktverwaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche über Einrichtungen hinweg fast gleich aussehen. Die Abwicklung Ihres Jahres sieht nirgends gleich aus. Der Markt ist entlang der Kommunikation gebaut: Nachricht, Termin, Foto, Anwesenheit. Ihre Verträge, Beurteilungsraster und Nachweisformate sind dort nicht vorgesehen.
In unseren Projekten sehen wir es immer wieder: In zwölf Häusern der Bildung war bei allen dreizehn neu gestalteten Dokumenten die Vorlage des Hauses die Grundlage, eine Schule brauchte ihr Zeugnis in sieben Fassungen. Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Bei Ihnen ist das keine Geschmacksfrage: Was gilt, geben Ihr Land, Ihr Träger und Ihr Kostenträger vor — zwei Kreise weiter gilt es anders. Ein bundesweit einheitliches Produkt bildet das nicht gleichzeitig richtig ab. Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrer Einrichtung an, sondern Ihre Einrichtung der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht ohne Lizenzgebühren.
Ja, das ist der Normalfall. Ihre eigenen Bögen kennt es nicht.
Dann bauen wir genau ihn nach: Ihre Felder, Ihre Reihenfolge, Ihre Formulierungen. Geändert wird nicht der Inhalt, sondern wie er auszufüllen ist.
Nein. Ein Link genügt, auf dem Handy, ohne Konto und ohne Vorkenntnisse.
Vertraulichkeit ist Standard, jede Einwilligung wird einzeln protokolliert.
Ja. Für eine Senatsverwaltung haben wir Formulare nach diesen Prüfkriterien gebaut.
Dann wird ausgewählt, angetippt und diktiert — offline, wenn kein Netz da ist.
Es gehört Ihnen, ohne Lizenzkosten. Laufend planen Sie nichts ein.
Wir richten Angebot und Unterlagen nach Ihrem Beschaffungsweg aus. Klar abgegrenzte Leistungen bieten wir zum Festpreis an, größere Vorhaben nach Anforderungsaufnahme als Festangebot, Modul für Modul.
Alle drei teilen den Jahreszyklus, aber nicht ihre Dokumente und nicht die Stelle, der sie Rechenschaft schulden:
Der Betreuungsvertrag und alles, was sich im Jahr daran ändert.
Alles neben dem amtlichen Kern — Jahresabfrage, Einwilligungen, Förderbögen.
Die Maßnahme, ihr Nachweis und das Geld daran.
Eingliederungs- und Jugendhilfe stehen unter soziale Einrichtungen, alle übrigen unter Branchenlösungen.
Hier wird nicht dokumentiert, weil jemand Ordnung liebt, sondern weil Angaben über Menschen erhoben werden, die der Einrichtung anvertraut sind — und bei Menschen, die nicht zur Einrichtung gehören. Deshalb sind Unterschrift, Einwilligung und Frist hier keine Formalien, sondern die Substanz.
Der Einstieg in jedes Betreuungs-, Schul- oder Kursverhältnis. Hier entstehen die Angaben, aus denen der Rest des Jahres besteht.
Erreichbarkeit, Zuständigkeit, Notfallkontakt, Allergien und Medikamente. Selten gebraucht — dann aber sofort und richtig.
Wer eine Person abholen darf, wer nicht und ab wann. Ein Blatt, auf das es nur an wenigen Tagen ankommt, an diesen aber vollständig.
Bild- und Tonaufnahmen, Ausflüge, Datenverarbeitung. Jede wird einzeln gegeben und einzeln widerrufen; entscheidend ist die Fassung, die damals galt.
Infektionsschutz, Umgang mit Lebensmitteln, Aufsichts- und Schweigepflicht. Durchführung festhalten, Bescheinigung aufbewahren, Frist beachten.
Wer fehlt, seit wann und aus welchem Grund. Gebraucht wird beides — die schnelle Meldung am Morgen und der unterschriebene Beleg dazu.
Umfang je Wochentag, Summe je Woche und Monat, Ermäßigungen, Verpflegung. Diese Summe ist Abrechnungsgrundlage.
Der fachliche Kern. Festgehalten wird ein Stand, der später erklären muss, warum gefördert wurde.
Entwicklungs-, Eltern- und Standortgespräche werden gemeinsam festgehalten und unterschrieben — Grundlage des nächsten Schritts.
Eine Einschätzung auf mehrstufiger Skala, oft über Dutzende Aussagen — für jede Person neu ausgefüllt.
Anwesenheit, erbrachte Einheiten, Zeitraum. Der Kostenträger vergütet nicht die Leistung, sondern ihren Nachweis.
Der seltenste und wichtigste Fall. Hier zählen Zeitpunkt, Vollständigkeit und Empfänger.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: den Bogen, den Sie zum Jahresbeginn hinausgeben, das Änderungsformular mit vier Unterschriften, die Liste mit dem Rücklauf. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt.
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