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Ob Notfallrettung, Krankentransport oder Sanitätsdienst — Ihr Betrieb muss täglich belegen, dass Fahrzeuge, Geräte und Besatzungen einsatzbereit sind.
Ist dieser zweite Betrieb nicht auf Ihre Organisation zugeschnitten, zahlen Sie täglich dafür: mit Arbeitszeit für dieselbe Angabe zum zweiten Mal, mit Fachkräften, die Listen abhaken statt zu üben, mit Abenden der Leitung, mit Fristen, die erst nach Ablauf auffallen, und mit Geld, das zu spät kommt.
Sie brauchen kein weiteres System, das die Einsatzdokumentation ersetzen will, sondern eine Erfassung, die zu Ihren Wachen passt. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einzelner Nachweis ist ein Anfang.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
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Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Tausende umgesetzte Projekte im Gesundheitswesen und bei öffentlichen Trägern. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Was einmal getan wurde, wird dreimal festgehalten, weil jede Stelle einen anderen Zweck hat. Die Folge: bezahlte Zeit ohne Ertrag.
Prüftermine, Verfallsdaten und Qualifikationen laufen in Köpfen und Tabellen nebeneinander her. Die Folge: ein Rettungsmittel, das nicht raus darf.
Was in der Halle auf Papier entsteht, liegt in einem Ordner, den bis zur Prüfung niemand öffnet. Die Folge: Sie müssen belegen, was längst getan ist.
Zwischen gefahrener Fahrt und bezahltem Entgelt liegen Belege in fremder Handschrift. Die Folge: Geld, das später kommt — oder gar nicht.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer eine Wache führt, fährt tagsüber mit, schreibt abends den Plan und wird im Urlaub angerufen. Eine Organisation, deren Wissen in einem Kopf liegt, ist nicht abgesichert — sie ist nur noch nicht ausgefallen.
Nichts davon hat mit fachlichem Können zu tun. Alles damit, dass eine Angabe dort entsteht, wo niemand sie weiterverwenden kann.
Nicht Ihre Wache passt sich einem Programm an, sondern die Lösung Ihrem Ablauf. Eine Angabe entsteht dort, wo sie anfällt, und ist von da an überall dieselbe.
Wie groß das ausfällt, entscheidet, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was neben der Einsatzdokumentation entsteht — in der Halle, am Gerät und in der Verwaltung.
Für Fahrzeugcheck, Hygieneplan und Fortbildungskonto gibt es keine Vorlage — jeder hängt an dieser Wache, diesem Fahrzeugtyp, diesem Land. An der Notaufnahme beginnt eine andere Kette.
Formilo baut die Teile, die in den meisten Organisationen fehlen: die Erfassung neben dem Einsatz, vom Dienstantritt bis zur Abrechnung. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuell programmierte Webanwendung in der Cloud: Ihr Wachen- und Nachweisbetrieb an einem Ort, an dem alle gleichzeitig arbeiten — die Besatzung in der Halle, die Wachleitung, das Qualitätsmanagement und die Verwaltung des Trägers. Jeder sieht den Ausschnitt, der ihn betrifft, und alle denselben Stand.
Die Einsatzdokumentation bleibt, wie sie ist – wir greifen nicht ein. Wo sie Exporte oder Schnittstellen vorsieht, übernehmen wir die Daten danach. Dienstplanung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — Modul für Modul bis zur kompletten Software für Ihre Verwaltung, mit Stammdaten, Mitarbeiterverwaltung und Auswertungen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Wie im übrigen Gesundheitswesen genügen für einen abgegrenzten Bereich einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Welcher Nachweis kostet Sie heute am meisten Zeit? Ein Fahrzeugcheck, der die Ausstattungsliste dieses Rettungsmitteltyps kennt und Fehlmengen meldet, ist für sich schon ein Gewinn. Danach Gerätebuch und Hygienenachweis, zuletzt der ganze Wachenbetrieb. Zwischen Formular und Anwendung liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Nachweis an, die Tür zur ganzen Kette bleibt offen.
In diesem Zweig dreht sich fast jedes Angebot um das Protokoll am Patienten. Wir rühren es nicht an: Der Datensatz ist vorgegeben, das Gerät ist im Fahrzeug verbaut, die Anbindung an die Leitstelle gehört dem Träger. Deshalb hängt bei uns nichts am einzelnen Einsatz, sondern an drei Dingen, die bleiben: am Rettungsmittel, am Gerät und an der Person.
Ergebnis: eine vollständige Nachweisstrecke, ohne ein System abzulösen.
Heute sind es fünf Ordner an vier Orten. Bei uns ist es ein Vorgang: anmelden, Besatzung und Qualifikation bestätigen, die Führerscheinkontrolle quittieren, die Übergabe der Vorschicht lesen und gegenzeichnen. Was die Vorschicht nicht abschließen konnte, steht oben und verschwindet nicht mit ihr. Das Wachbuch entsteht dabei nebenbei statt am Schichtende aus der Erinnerung.
Ergebnis: Die Schicht beginnt mit einem Stand statt mit einer Suche.
Die Liste hat hundert und mehr Positionen und wird pro Schicht und pro Rettungsmittel abgehakt: im Stehen, oft nachts, jederzeit unterbrechbar. Deshalb ist sie nach Fächern geführt, mit großen Feldern und Auswahl statt Freitext, dazu Plombennummern, Sauerstoffdruck, Ladezustände und Kilometerstand. Jeder Mangel wird zur Meldung mit Foto, Frist und Zuständigem.
Ergebnis: Der Check landet nicht im Ordner, sondern erzeugt Aufgaben.
Eine Ampulle wandert vom Tresor in den Rucksack, aus dem Rucksack in die Spritze und von dort teils in den Abwurf — jede Bewegung ist nachweispflichtig. Heute läuft das an drei getrennten Stellen. Hier ist es eine Erfassung: Zugang, Abgang und Bestand je Substanz und je Rettungsmittel, Entnahme und Verwurf mit Uhrzeit und Zeichen, abgebildet so, wie Ihr verantwortlicher Arzt es vorgibt.
Ergebnis: Der Bestand wird laufend nachgeführt, nicht erst am Monatsende.
Das Bestandsverzeichnis führt jedes Gerät mit Typ, Seriennummer und Standort; am Gerät hängen Funktionsprüfungen, Wartungen, Kontrolltermine und Störungen. Der schwierigste Teil ist die Einweisung, weil sie Gerät und Person verbindet: Jedes neue Gerät erzeugt so viele Zeilen, wie es Anwender gibt, jede Neueinstellung so viele, wie es Geräte gibt.
Ergebnis: Die Lücke fällt auf, bevor jemand sie sucht.
Nach dem Einsatz steht die Besatzung am Fahrzeug, und der Plan hängt am Wandbrett. Hier wird daraus eine Quittung mit Zeitstempel: welcher der Pläne gilt — Fahrzeug, Gerät, Wäsche oder persönliche Hygiene —, welches Mittel, welche Einwirkzeit, wer es getan hat. Beim infektiösen Transport hängt das Transportprotokoll daran, beim Sterilgut Charge und Verfallsdatum.
Ergebnis: Der Nachweis entsteht am Fahrzeug, nicht vor der Begehung.
Wer welches Rettungsmittel besetzen darf, hängt an Nachweisen, die ablaufen. Deshalb führt die Anwendung je Person ein Konto: geleistete Fortbildungsstunden mit Format und Thema, Rezertifizierung, Einweisung in geänderte Behandlungspfade, Vorsorge, Impfstatus. Der Stand ist schon im Januar sichtbar und nicht erst kurz vor dem Stichtag.
Ergebnis: Die Dienstbesetzung scheitert nicht an einem abgelaufenen Nachweis.
Was nach dem Einsatz ersetzt wird, erfasst die Besatzung dort, wo sie es entnimmt — sonst fehlt es beim nächsten Check. Artikel, Charge und Verfallsdatum stehen als Auswahl bereit statt als leeres Feld, Mindestmengen melden sich selbst, und aus der Unterschreitung entsteht eine Bestellanforderung statt eines Zettels am Regal.
Ergebnis: Es wird nachbestellt, bevor etwas fehlt — und nicht doppelt.
An der Notaufnahme verlässt der Fall Ihre Organisation, und genau dort reißt die Dokumentation ab: Eine Auswertung von rund 1.900 Einsatzprotokollen einer deutschen Stadt fand den Übergabebefund in 2,7 Prozent der Fälle vollständig festgehalten. Das ist kein Urteil über Besatzungen, sondern eines über die Bedingungen. Ein Bogen mit Pflichtfeldern, der sich unvollständig nicht abschließen lässt, dreht das um.
Ergebnis: Was übergeben wurde, ist belegt statt erinnert.
Hier haben Sie einen echten Auftraggeber, und hier passt die klassische Kette. Die Anfrage des Veranstalters erfasst Art, Ort, Dauer, erwartete Besucherzahl und Risikoprofil; daraus entstehen Bemessung, Angebot und das Konzept mit Unfallhilfsstellen. Die Besonderheit: Ihre Helfer werden nicht eingeteilt, sie tragen sich ein — mit Qualifikationsabgleich und Nachrückern.
Ergebnis: Wer zugesagt hat, steht fest, ohne dass jemand telefoniert.
Am Ende hängt Geld an Papier, das von außen kommt. Der Transportschein wird am Fahrzeug fotografiert und sofort dem Vorgang zugeordnet, statt später gesucht zu werden; was noch fehlt, zeigt die Liste vor dem Versand. Beim Sanitätsdienst entsteht die Rechnung aus erfassten Helferstunden und Materialverbrauch statt aus einer Tabelle am Monatsende.
Ergebnis: Der Beleg findet den Vorgang, nicht umgekehrt.
Eine Angabe wird dort erfasst, wo sie anfällt, und danach nur noch verwendet.
Was fällig wird, steht auf einer Liste, die sich selbst füllt.
Lesbar, mit Datum, Zeichen und Zuordnung.
Was während der Arbeit entsteht, wird danach nicht nachgetragen.
Verbrauch, Auslastung und offene Punkte entstehen aus der Arbeit selbst.
Was einmal gebaut ist, trägt auch das nächste Fahrzeug.
Und das fällt weg: Listen abtippen, Handschrift entziffern, Verfallsdaten durchsehen, Einweisungslücken suchen, Fortbildungsstunden addieren. Der unterschriebene Ausdruck darf bleiben — er entsteht nur vollständig.
Sechs Stellen, an denen ein Jahr Geld verliert:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte — im Erstgespräch setzen wir Ihre eigenen Zahlen ein. Sichtbar werden sie als ein Haushalt, der nicht aufgeht.
Für Dienstplanung, Abrechnung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche überall gleich aussehen. Der Wachenbetrieb sieht nirgends gleich aus. Welche Nachweise Sie führen und mit welchen Feldern, hängt an Ihrem Träger, Ihren Rettungsmitteltypen und daran, wo Sie fahren.
Der Rettungsdienst ist Sache der Länder: Sechzehn Länder legen eigenständig fest, was dokumentiert, wie oft fortgebildet und wie die Qualität nachgewiesen wird. Selbst der Musterhygieneplan, an dem sich die Wachen orientieren, ordnet an, ihn auf die einzelne Einrichtung anzupassen.
Wie weit gleichnamige Dokumente auseinandergehen, sehen wir in unseren Projekten immer wieder: In zwei von drei Projekten war die Grundlage nicht unsere Vorlage, sondern das, womit die Organisation schon arbeitete. Es muss nicht die objektiv beste Fassung sein — aber es ist Ihre. Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrer Organisation an, sondern umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Nein. Sie bleibt, wo sie ist — wir bauen nur, was daneben liegt.
Ja: große Felder, Auswahl statt Tastatur, Erfassung offline.
Sie wird auf Ihre Vorgaben gebaut — deshalb gibt es sie nicht von der Stange.
Nein, Erfassung und Nachweis. Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Wir bilden den Weg ab, den Ihr verantwortlicher Arzt vorgibt, mit Änderungshistorie.
Ja, im Sanitätsdienst ist das der Normalfall: über einen Link, ohne Konto.
Zwei Ketten, zwei Seiten — die Gefahrenabwehr behandeln wir gesondert.
Oft ja — für die Nachweise, die deren Standardmasken nicht abbilden.
Das legen wir im Projekt gemeinsam fest, auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Angebot und Unterlagen richten wir nach Ihrem Beschaffungsweg aus: klar abgegrenzte Leistungen zum Festpreis, größere Vorhaben nach Anforderungsaufnahme als Festangebot, Modul für Modul.
Im Rettungsdienst wird nicht aus Ordnungsliebe geschrieben. Jeder Nachweis beantwortet später eine Frage, die im Moment der Arbeit niemand stellt: Durfte dieses Fahrzeug ausrücken, durfte diese Person dieses Gerät bedienen, stimmt der Bestand. Angreifbar ist nie die Dokumentation, nur der Weg dorthin.
Anwesende Besatzungen, besetzte Rettungsmittel, Ereignisse und Ausfälle einer Schicht. Was fehlt, ist danach nur Erinnerung.
Zu Dienstbeginn, für jedes Rettungsmittel, nach dem Verzeichnis dieses Fahrzeugtyps: Vollständigkeit und Funktion.
Je Gerät Funktionsprüfungen, Einweisungen, Wartungen und Störungen. Es muss im Betrieb greifbar sein, nicht im Archiv.
Jedes aktive Gerät mit Bezeichnung, Seriennummer, Anschaffungsjahr, Hersteller und Standort — die Grundlage jeder Prüfung.
Er verbindet Gerät und Person und wächst mit jedem Gerät und jeder Einstellung. Auf Papier bekommt er am schnellsten Lücken.
Wiederkehrende Prüfung mit Protokoll und Kennzeichnung am Gerät. Der nächste Termin folgt aus dem letzten.
Zugang, Abgang und Bestand werden nach jeder Änderung festgehalten und am Monatsende geprüft und gezeichnet.
Aufgezogen und nicht ganz gegeben — die Restmenge braucht einen Beleg, sonst klafft eine Lücke zwischen Protokoll und Bestand.
Getrennt für Fahrzeug, Geräte, Wäsche und Personal. Er hält fest, womit, wie lange und von wem — nach jedem Einsatz.
Jährlich und schriftlich festgehalten, dazu der Umgang mit biologischen Stoffen und die Meldung von Stichverletzungen.
Ein Jahreskonto je Person mit Stunden, Formaten und Stichtag. Wie viele Stunden es sind, legt jedes Land selbst fest.
Der Zustand des Patienten bei der Übergabe an die Klinik. Er entsteht dort, wo am wenigsten Zeit ist — und wird am häufigsten vermisst.
Bemessung, Konzept, Helferabfrage, Material, Helferstunden — die einzige vollständige Auftragskette.
Bringen Sie mit, womit Sie arbeiten: Ihre Fahrzeugcheckliste, eine Seite aus dem Wachbuch, die Tabelle mit den Einweisungen. Daran zeigen wir kostenlos, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt.
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