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Ob Abholgeschäft, eigene Zustellung oder Direktlieferung ab Werk: Ihr Geld hängt an der Abwicklung, nicht am Sortiment.
Ist diese Abwicklung nicht passend digitalisiert, zahlen Sie jede Woche dafür: mit Arbeitszeit, die in Mehrfacheingaben verschwindet, mit Leistungen, die erbracht und nie berechnet werden, mit Rückfragen, die Ihre Leute aus dem Verkauf holen, mit Druck, der abends nicht aufhört, und mit Kunden, die auf eine Antwort warten.
Was fehlt, ist keine weitere Standardlösung, sondern eine Erfassung, die Ihre Abläufe kennt — Ihre Mengeneinheiten, Ihre Lieferarten, Ihre Belege. Wie weit das reicht, entscheiden Sie; der Anfang darf ein einzelner Beleg sein.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Super Service alles genau so umgesetzt wie gewünscht. Nur zu Empfehlen
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Tausende umgesetzte Projekte, viele davon aus Bau, Handwerk und Handel. Alles aus einer Hand, mit eigenen Softwareentwicklern und festem Ansprechpartner.
Was am Telefon vereinbart wird, entsteht im Büro ein zweites Mal und draußen ein drittes. Die Folge: bezahlte Zeit ohne Ergebnis.
Angaben, die beim Auftrag niemand erhebt, fehlen dann, wenn es teuer wird. Die Folge: ein halber Tag und ein Fahrzeug, die niemand bestellt hat.
Was unterwegs zusätzlich geleistet wird, hält niemand fest. Die Folge: Umsatz, den Sie erarbeitet und verschenkt haben.
Wochen später ist strittig, wer was bekommen hat und in welchem Zustand. Die Folge: eine Gutschrift, die keine sein müsste.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer das Haus zusammenhält, kennt jede Sonderkondition und jeden Kunden — und wird deshalb den ganzen Tag gefragt, auch im Urlaub. Ein Haus, dessen Wissen in einem Gedächtnis liegt, lässt sich nicht übergeben.
Nichts davon passiert, weil an der Theke, im Hof oder am Telefon jemand schlecht arbeitet. Alles davon passiert, weil eine Angabe fehlt, zu spät ankommt, beim Falschen landet oder niemand sie wiederfindet.
Eine Angabe entsteht einmal — dort, wo sie anfällt — und begleitet den Vorgang bis zur Rechnung, ohne dass jemand sie noch einmal schreibt. Wer wissen will, wie weit etwas ist, ruft niemanden an.
Wie groß das ausfällt, entscheidet allein, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Bestellanruf und quittiertem Ablieferbeleg festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Innendienst, Disposition, Hof, Theke, die Fahrer und auf Wunsch Ihre Gewerbekunden. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut wird sie auf Ihre Abläufe, nicht auf einen allgemeinen Handelsprozess.
Warenwirtschaft und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: dort gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich wie den Abholtresen oder den Ablieferbeleg genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Umstellung, sondern eine Frage: Wie viel von Ihrer Abwicklung soll hinein? Ein Abholschein mit Legitimation und Unterschrift auf dem Gerät ist ein sinnvoller Start, die Bestellstrecke mit den Logistikfeldern der nächste Schritt, die durchgehende Belegkette bis zur Gutschrift das Ziel.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Beleg an und halten die Tür zur ganzen Kette offen.
In den meisten Programmen ist die Auftragsposition die Hauptsache. In Ihrem Geschäft ist es das Bauvorhaben: Es läuft über Monate und sammelt Lieferungen, Abholungen, Retouren und Paletten ein. Deshalb hängt alles an der Kette Kunde, Bauvorhaben mit Kommission, Lieferung, Beleg.
Ergebnis: Wer fragt, was auf eine Baustelle gegangen ist, bekommt eine Liste statt einer Suche.
Die Anfrage kommt als Beschreibung, nicht als Artikelnummer: eine Position aus dem Leistungsverzeichnis, das Foto einer handschriftlichen Liste, eine Fläche in Quadratmetern. Der Innendienst übersetzt sie in Ihr Sortiment — und diese Übersetzung bleibt erhalten, samt Mengeneinheit, Objektpreis, Bindefrist und Projektschutz.
Ergebnis: Fragt der Kunde acht Wochen später nach, steht das Angebot mit seiner Vorgeschichte da.
Der Kunde füllt sein Stammblatt selbst aus: Firma, Rechtsform, Registerangaben, Steuernummer, Liefer- und Rechnungsanschrift getrennt, Ansprechpartner je Funktion. Intern hängen daran Konditionsgruppe, Zahlungsziel und Kreditlimit — dazu die Personen, die auf dieses Konto abholen dürfen, mit Kartennummer und Gültigkeit.
Ergebnis: Die Theke sieht auf einen Blick, wer abholen darf und bis zu welchem Betrag.
Der Polier bestellt aus dem Bauwagen, und das Formular fragt ab, was drei Tage später fehlt: Kommission, Abladestelle, Entladetechnik von Kran über Mitnahmestapler bis Silofahrzeug, Kranausladung und Hubhöhe, Zufahrt, Zeitfenster, Ansprechpartner vor Ort mit Handynummer. Die Mengeneinheit wird ausgewählt: Stück, Tonne, Kubikmeter, Sack, Palette, Bund.
Ergebnis: Was der Fahrer braucht, ist erhoben, bevor der Kunde auflegt.
Die Tagesplanung zeigt, welche Lieferung welches Fahrzeug braucht: Kran, Mitnahmestapler, Kipper, Silofahrzeug oder Sattelzug. Die Angaben aus der Bestellung stehen dabei, nicht in einer Mail: Rangierfläche, Hubhöhe, Sperrzeiten, Zufahrtsgenehmigung, Ansprechpartner. Was fehlt, meldet die Liste, bevor beladen wird. Ändert sich der Termin, sieht der Kunde denselben Stand.
Ergebnis: Die zweite Anfahrt entsteht gar nicht erst.
Am Tor wird gegen die Bestellung geprüft, nicht gegen das Gedächtnis: Lieferant, Werk, Artikel, Menge nach Paletten und Gebinden, Lagerplatz, Zustand von Bruch bis Nässe. Charge und Produktionsdatum laufen mit, bei Zement auch das Verpackungsdatum. Wer wann mit welchem Befund geprüft hat, steht mit Foto am Beleg; die Anzeige an den Lieferanten entsteht daraus.
Ergebnis: Die Prüfung ist belegt, nicht erinnert.
Der Hof arbeitet den Kommissionierschein auf dem Gerät ab: Entnahmemenge je Position, Lagerplatz, Packstückzahl, Sicherungsmittel. Eine Fehlmenge wird mit Grund erfasst und ist im Innendienst sichtbar, bevor jemand danach fragt; ein Ersatzartikel braucht eine Freigabe statt eines Zurufs. Die Ladeliste entsteht aus denselben Zeilen, das Verladefoto hängt daran.
Ergebnis: Was auf dem Fahrzeug steht, ist dasselbe wie auf dem Beleg.
Der am schlechtesten dokumentierte Vorgang des Hauses wird der am besten dokumentierte. Der Abholer wird ausgewählt statt genannt, die Kommission ist Pflichtfeld, die Berechtigung zieht sich aus dem Kundenkonto, Limit und offene Posten stehen daneben. Die Unterschrift steht auf dem Gerät, der Beleg geht an den Betrieb — nicht nur an den, der gerade da war.
Ergebnis: Vier Wochen später ist kaum noch etwas strittig.
Auf der Baustelle quittiert nicht ein Kürzel, sondern ein Name in Druckbuchstaben mit Funktion, dazu Foto der Abladestelle, Ort, Datum und Uhrzeit; Vorbehalte für Bruch und Fehlmenge haben ein eigenes Feld. Direkt darunter der Block, der Geld bringt: Kranentladung, Hubhöhe, Umsetzen, Wartezeit in Minuten, zweite Anfahrt.
Ergebnis: Die Zusatzleistung steht in der Rechnung statt am Rand des Lieferscheins.
Nicht nur Europalette und Gitterbox: Ihre Steinpaletten, Plattenböcke und Dämmstoffgestelle stehen mit eigenen Zeilen in der Quittung. Angeliefert, mitgenommen, Saldo zugunsten wem, Fahrer und Kennzeichen, zwei Unterschriften auf dem Gerät. Jede Quittung schreibt das Konto des Kunden fort, statt in einem Ordner zu enden.
Ergebnis: Am Monatsende ist das Lademittelkonto eine Zahl und keine Diskussion.
Die Siloanforderung nimmt Typ, Größe, Aufstellort, Standsicherheit und Produkt auf; Gestellung, Abrufe, Standzeit und Rückholung hängen daran und melden sich, wenn die Baustelle längst fertig ist. Beim Schüttgut wird der Wiegeschein mit Nummer, Tara, Brutto, Netto und Kennzeichen der Kommission zugeordnet — auch dann, wenn die Waage nicht Ihnen gehört.
Ergebnis: Standzeiten und Tonnagen werden abgerechnet statt rekonstruiert.
Alles, was von der Baustelle zurückkommt, bekommt eine Nummer. Die Meldung trägt Lieferscheinbezug, Menge, Grund und Foto, der Fahrer quittiert die Rücknahme, der Hof bewertet den Zustand nach Ihrem Raster von originalverpackt über angebrochen und bewittert bis bruchbeschädigt. Dieselbe Strecke trägt Leihgerät und Silo, mit Zählerstand, Zubehör und Fotos.
Ergebnis: Zwischen Rücknahme und Gutschrift liegt ein Vorgang statt vier Zettelwegen.
Ihre zweite Kette endet nicht mit der Rechnung. Leistungserklärung, CE-Unterlagen und Sicherheitsdatenblatt hängen am Artikel und an der Charge, die Sie geliefert haben — nicht am heutigen Produkt. Der Kunde fordert sie über einen Link zur Lieferscheinnummer an, der Innendienst bestätigt mit einem Klick, jede Herausgabe wird protokolliert.
Ergebnis: Die Unterlage zum Produkt von vor drei Jahren ist in einer Minute da.
Weil die Übersetzung der Anfrage in Ihr Sortiment schon der Entwurf ist.
Was am Tresen oder draußen entsteht, wird im Büro nicht wiederholt.
Kranentladung, Wartezeit und Standzeit hängen am Vorgang, sobald sie anfallen.
Weil Menge, Übergabe und Zustand belegt sind, bevor verhandelt wird.
Am Beleg, mit Name, Funktion, Foto und Uhrzeit.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Bestellungen abtippen, Zeitfenster am Vorabend rekonstruieren, Lieferscheinen hinterhertelefonieren, Palettenstände aus Ordnern addieren, Chargen im Stapel suchen. Der unterschriebene Durchschlag bleibt, wo er sich bewährt hat — die Anwendung stellt ihn vollständig zusammen.
Die Posten, die in keiner Bilanz stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielposten — setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen Zahlen ein. Diese Kosten zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Haus gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Wie ein Auftrag durch Ihr Haus läuft und worauf der Nächste wartet, ist bei Ihnen anders als beim Wettbewerber im Nachbarort — und anders als im allgemeinen Großhandel, der an eine Rampe mit Öffnungszeiten liefert.
In unseren Projekten sehen wir es immer wieder: Ein einziger Kunde führt vier verschiedene Materiallisten, je Produktwelt eine — alle vier auf seiner eigenen Vorlage, weil hinter jeder ein anderer Ablauf steht. Und jedes Haus legt seine kostenfreie Entladezeit, seinen Rücknahmeabschlag und sein Zustandsraster selbst fest.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende das Haus der Software an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren, keine Laufzeit. Wie das bei anderen Handelsbetrieben aussieht, zeigen wir am Beispiel.
In der Regel nicht: Es bleibt und wird angebunden, auf Wunsch lösen wir es auch schrittweise ab. Es kennt Artikel und Preis — aber weder die Abladestelle noch den Abholer.
Ja, denn ausfüllen kann es auch, wer den Anruf entgegennimmt.
Ja — für eine Hand und Handschuhe, mit Auswahl statt Tastatur und ohne dauerhaften Empfang.
Sofort nach der Unterschrift: als PDF an den Kunden, als Datensatz an Ihre Auftragsnummer.
Ja. Belege und Auswahllisten unterscheiden sich je Standort, ohne dass zwei Systeme entstehen.
Ja, gerade die. Steinpalette, Plattenbock und Dämmstoffgestell bekommen eigene Zeilen und Salden.
Ja. Wir arbeiten für Rohbaubetriebe und kennen die Belege von beiden Seiten.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren und ohne Vertragsbindung.
Für den ersten, klar abgegrenzten Baustein steht der Preis vorher fest, den Zeitplan besprechen wir mit dem Angebot. Alles Weitere beauftragen Sie Modul für Modul.
Im Baustoffhandel entstehen Belege nicht aus Ordnungsliebe. Sie halten fest, was an einem Ort passiert, der sich täglich verändert, sie beweisen gegenüber Dritten, dass geliefert wurde, und sie tragen die Eigenschaften eines Produkts weiter, das eingebaut wird und dort bleibt. Die kaufmännische Seite ist nach Wochen erledigt — die Nachweisseite wird Jahre später noch gebraucht.
Für ein Bauvorhaben gelten eigene Preise und Fristen. Wer das Objekt beim Hersteller angemeldet hat, entscheidet über die Kalkulation.
Der Abruf entsteht selten im Büro. Er braucht Kommission, Mengeneinheit, Lieferart und Termin — sonst fehlt später die halbe Lieferung.
Zufahrt, Untergrund, Rangierfläche, Kranausladung, Hubhöhe und Zeitfenster entscheiden darüber, ob eine Lieferung ankommt.
Was aus Halle, Regal, Freilager und Schüttgutbox entnommen wird, samt Fehlmenge, Packstücken und Sicherungsmitteln.
Am Tresen holt selten der Kunde ab, sondern sein Monteur. Berechtigung, Kommission und Unterschrift gehören auf denselben Beleg.
Menge, Empfänger mit Funktion, Uhrzeit, Zustand. Gleichzeitig Abrechnungsgrundlage und einziger Beweis der Übergabe.
Kranentladung, Umsetzen, Wartezeit und zweite Anfahrt entstehen erst vor Ort — und nur dort lassen sie sich sauber festhalten.
Angeliefert, mitgenommen, Saldo. Ohne fortlaufendes Konto verschwindet der Bestand in kleinen Beträgen über das Jahr.
Bei Schüttgut zählt die Waage, bei Bindemitteln das Silo. Tara, Netto, Standzeit und Rückholung gehören an das Bauvorhaben.
Zustand, Menge, Lagerplatz, Charge, Produktionsdatum. Bei Zement zählt das Verpackungsdatum, weil die Lagerdauer begrenzt ist.
Ob Ware originalverpackt, angebrochen, bewittert oder bruchbeschädigt zurückkommt, ist ein Urteil — und es entscheidet über die Gutschrift.
Beide gehören zur gelieferten Charge, nicht zum aktuellen Produkt. Gefragt werden sie oft, wenn das Material längst verbaut ist.
Nehmen Sie mit, was Sie heute benutzen: den Lieferscheinblock, den Abholschein aus dem Durchschreibesatz, die Palettenquittung. Daran zeigen wir konkret, was möglich ist und womit der Anfang sich am schnellsten lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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