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Ob Förderverein, Mehrspartenverein oder Landesverband — Sie nehmen Mitglieder auf, verwalten fremdes Geld und legen jedes Jahr Rechenschaft ab.
Ist diese Arbeit nicht so abgebildet, wie Ihr Haus arbeitet, zahlen Sie in einer Währung, die in keinem Haushaltsplan steht: mit unvergüteten Abenden, mit Mitteln, die woanders mehr bewirkt hätten, mit Ämtern, für die sich niemand findet, mit Rückfragen an Helfende und mit Anspannung vor jedem Stichtag.
Was fehlt, ist keine weitere Verwaltungslösung, sondern eine, die Ihre Ordnungen so abbildet, wie Ihre Versammlung sie beschlossen hat. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einzelner Bogen ist ein vollwertiger Anfang.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Sportvereine und Landesverbände. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Was jemand auf einem Bogen angibt, entsteht erneut im Verzeichnis und ein drittes Mal dort, wo das Geld eingezogen wird. Die Folge: unbezahlte Stunden für längst Geschriebenes.
Fehlt eine Angabe, beginnt eine Schleife aus Nachfassen und Prüfen. Die Folge: Der größere Teil des Aufwands entsteht nach dem Eingang, nicht davor.
Meldungen verlangen Zahlen aus dem ganzen Jahr, rekonstruiert an einem Abend. Die Folge: Feiertage am Aktenordner, für eine Meldung, an der Förderung und Versicherungsschutz hängen.
Wer wann was beschlossen, geprüft oder zugesagt hat, steht selten irgendwo. Die Folge: Nach jeder Wahl fängt ein Teil der Arbeit von vorn an.
Und dann der Preis, den keine Beitragsordnung ausweist. In den meisten Häusern hält eine einzige Person alles zusammen: den Beitragslauf, den Sonderfall, die Zusage von vorletztem Jahr. Sie kann nicht abgeben und nicht ausfallen, weil dann nichts mehr läuft. Ein Verein, der an einem Menschen hängt, ist verwundbar.
Nichts davon geht auf mangelnde Sorgfalt zurück, sondern darauf, dass eine Angabe nur an einer Stelle steht, zu spät ankommt oder nicht mehr zu finden ist.
Eine Angabe entsteht dort, wo sie zum ersten Mal jemand kennt: beim Mitglied, bei der Übungsleitung, in der Geschäftsstelle. Von da an ist sie überall dieselbe — im Verzeichnis, im Beitragslauf, in der Abrechnung, in der Jahresmeldung.
Kein Verein gleicht dem anderen, und genau deshalb ist der Ablauf der Knackpunkt. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo entwickelt individuelle Anwendungen für alles, was im Vereinsjahr erfasst wird — vom Aufnahmeantrag bis zur Jahresmeldung. Im Mittelpunkt steht dabei eine Webanwendung in der Cloud: Ihr Vereinsjahr in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Geschäftsstelle, Vorstand, Kassenführung, Abteilungs- und Übungsleitungen und auf Wunsch Ihre Mitgliedsvereine. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe, erreichbar von jedem Küchentisch. Gebaut wird sie auf Ihre Ordnungen, nicht auf einen Durchschnitt.
Mitgliederverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — bis zur kompletten Software für Ihren Verein, in der auch Stammdaten, Terminplanung und Auswertungen laufen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter. Wie weit ein einzelner Bogen trägt, zeigt die Seite zur Beitrittserklärung.
Am Anfang steht keine Umstellung, sondern eine Frage: Welcher Vorgang kostet bei Ihnen die meisten Abende? Damit fängt man an. Ein einzelner Bogen, der führt, rechnet und unterschrieben wird, ist ein Nutzen für sich. Danach kommen die Strecke dahinter, die Freigabe, die Auswertung. Zwischen einem Formular und der ganzen Anwendung liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Weg zum Ganzen nicht.
Hier liegt die Achse dieses Zweigs. Der eine Kreislauf läuft anlassbezogen: Aufnahme, Wechsel, Austritt, jederzeit, pro Person. Der andere läuft kalenderfest: Haushalt, Abrechnung, Prüfung, Versammlung, Meldung — einmal im Jahr für alle. Beide hängen am aktuellen Mitgliederstand. Deshalb liegt alles an der Kette Mitglied, Status, Abteilung, Jahr.
Ergebnis: Der Stand stimmt im Januar, weil er das ganze Jahr gestimmt hat.
Der Bogen wird selten am Schreibtisch ausgefüllt, sondern im Stehen, von jemandem, der ihn einmal im Leben sieht. Also wird geführt statt abgefragt: Mitgliedsart, Abteilung und Beitragsvariante als große Auswahlflächen, die Bankverbindung mit Prüfung an der Eingabe, der Block für Sorgeberechtigte nur bei Bedarf, Unterschrift auf dem Gerät.
Ergebnis: Der Antrag ist vollständig, bevor ihn jemand aus der Hand gibt.
Ihre Beitragsordnung ist kein Auswahlfeld, sondern ein Beschluss: Alter, Abteilung, Eintrittsmonat, Familienverbund, Aufnahmegebühr, Abteilungszuschlag, anteiliger Jahresbeitrag. Genau so rechnet die Maske — und sie merkt sich, wann ein Ermäßigungsnachweis ausläuft und wann aus dem Jugendbeitrag der Erwachsenenbeitrag wird.
Ergebnis: Der richtige Betrag steht fest, bevor jemand nachrechnet.
Zu jedem Mandat gehören Referenz, Gläubiger-Kennung, Datum und der Nachweis, dass es erteilt wurde. Vor dem Lauf geht die Vorabankündigung mit Betrag, Fälligkeit und Referenz hinaus, danach die Einzugsdatei an Ihre Bank. Kommt etwas zurück, wird daraus ein Vorgang mit Grund, Gebühr und Stufe — nicht eine Notiz auf dem Kontoauszug.
Ergebnis: Ein Rückläufer erzeugt einen Klick, keine zweite Bearbeitung von Hand.
So etwas liefert kein Standardprodukt, weil darauf die Abteilungen genau eines Vereins stehen. Bei einem Bestandskunden sind es zehn, namentlich vorgedruckt, dazu je Abteilung eine Gruppennummer, Zeit pro Einheit, Honorarsatz, sechsundzwanzig Felder für die Einzeltermine eines Quartals, Summen für Zeit und Honorar und die Bankverbindung.
Ergebnis: Abgerechnet wird nach Ihrem Vordruck, nicht nach einer fremden Maske.
Stundensatz, monatliche Pauschale oder Einmalzahlung, Sitzungsgeld, Zeitraum, Tätigkeit, Einsatzort. Dazu die Dienstreise auf demselben Blatt: Zweck, Abfahrt und Ankunft mit Uhrzeit, Kilometer mit Pauschale, Mitnahmezuschlag, Übernachtung, Tagegeld mit Mahlzeitenabzug. Wechselt jemand von der Pauschale auf den Stundensatz, führt derselbe Vorgang die Änderung.
Ergebnis: Ihre beschlossene Ordnung rechnet endlich selbst.
Jede Auszahlung trägt Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger und läuft über dieselbe Kette: sachlich richtig, rechnerisch richtig, Zahlung angewiesen. Jede Stufe wird einzeln erteilt, mit Name, Datum und Zeitstempel, und niemand kann sie überspringen. Wer vertritt, ist mit Zeitraum hinterlegt, und jede Auszahlung hängt an der Haushaltsstelle, aus der sie kommt.
Ergebnis: Die Kassenprüfung liest eine Kette statt eines Stapels.
Manches muss man nachweisen können, ohne es aufheben zu dürfen. Beim erweiterten Führungszeugnis wird deshalb nur festgehalten, wer wann Einsicht genommen hat, dass nichts Einschlägiges vorlag und wann erneut zu prüfen ist. Daneben liegen Selbstverpflichtung, Belehrung und auslaufende Nachweise — alle mit eigener Wiedervorlage.
Ergebnis: Ein Fristenstrang, der einen Vorstandswechsel überlebt.
Ihr Dachverband will den Bestand nach Jahrgang und Geschlecht und zusätzlich nach Abteilung — wer in drei Abteilungen aktiv ist, zählt dreifach. Genau diese drei Angaben erfassen Sie bei jeder Aufnahme ohnehin. Die Auswertung zieht sie zum Stichtag zusammen, zeigt Lücken vorher an und legt die Meldung als Stand zum Jahreswechsel ab.
Ergebnis: Die Meldung wird bestätigt, nicht zwischen den Feiertagen rekonstruiert.
Einladung mit Form und Frist, Tagesordnung, Anwesenheit, Stimmberechtigung aus dem aktuellen Mitgliederstand, Abstimmungs- und Wahlergebnis, Annahme des Gewählten, Beschlusstext. Daraus entsteht die Niederschrift und aus ihr die Vorlage für die Anmeldung der Vorstandsänderung. Was beschlossen wurde, bleibt als Aufgabe mit Termin stehen.
Ergebnis: Zu jedem Beschluss ist festgehalten, wer stimmberechtigt war.
Ein Verband ist nicht nur Nutzer von Formularen, sondern Herausgeber: an Mitgliedsvereine, Übungsleitungen, Lehrgangsteilnehmer, Kampfrichter. Diese Bögen tragen Ihr Erscheinungsbild, erklären sich selbst und laufen in Ihre Buchhaltung zurück statt in ein Postfach. Änderungen pflegen Sie einmal, und alle arbeiten sofort mit dem richtigen Stand.
Ergebnis: Ihre Mitgliedsvereine liefern brauchbar, ohne dass jemand hinterhertelefoniert.
Was einmal erfasst ist, wird danach nur noch verwendet.
Auch für die, die abends und ohne Bürozeit an ihr Amt kommen.
Offene Anträge, auslaufende Nachweise und überfällige Zahlungen stehen auf einer Liste.
Wer wann was freigegeben hat, steht am Vorgang statt auf einem Beleg.
Die Strecke wächst mit, ohne dass jemand nachsteuert.
Weil der Ablauf im System steht und nicht im Kopf des Vorgängers.
Und das fällt weg: Bögen abtippen, Angaben nachfassen, Listen abgleichen, Summen nachrechnen, Belege zusammensuchen, Termine von Hand erinnern. Der unterschriebene Ausdruck bleibt — er entsteht nur nicht mehr von Hand.
Die Posten, die in keiner Jahresrechnung stehen:
Pro Jahr, ohne dass es je in einer Auswertung erscheint. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch. Sichtbar wird es nur als ein Jahr, in dem alle müder waren.
Für Mitgliederverwaltung und Buchhaltung gibt es gute und preiswerte Standardlösungen — diese Bereiche sehen über Vereine hinweg ähnlich aus. Alles, was Geld aus Ihrem Haus herausbewegt, sieht nirgends gleich aus. Honorare, Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder folgen einer Ordnung, die Ihre Versammlung beschlossen hat.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: Ein Abrechnungsbogen trägt zehn namentlich vorgedruckte Abteilungen — die genau eines Vereins. Ein Honorarvordruck führt fünfzehn Positionszeilen mit den Leistungsbezeichnungen eines Verbandes. Eine Organisation arbeitet mit vier Fassungen desselben Reisekostenbogens — hinter jeder steht ein anderer Ablauf. Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre.
Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrem Haus an, sondern Ihr Haus der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren, keine Laufzeit. Eine einmalige Position im Haushaltsplan statt einer dauerhaften — wie das andere Häuser der öffentlichen Hand lösen, zeigt die Branchenübersicht.
Was sie nicht kennt: Ihre Abrechnungsordnung, Ihre Freigabekette, Ihre Bögen nach außen.
Genau dafür: Ihre Sätze, Ihre Abzüge, Ihre Freigaben.
Vor dem Beschluss: Klar abgegrenzte Bausteine bieten wir unverbindlich zum Festpreis an, größere Vorhaben nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme — Modul für Modul.
Dann wird offline erfasst, über große Auswahlflächen statt über eine Tastatur.
Häufiger Fall: Ihr Erscheinungsbild außen, Rücklauf in Ihre Buchhaltung.
Ja. Ein gedruckter Bogen friert seinen Stand ein; einen gepflegten ändern Sie einmal für alle.
Dann hilft Ihnen eher die Seite für gemeinnützige Organisationen.
Dafür gibt es die Seite für soziale Einrichtungen.
Mitgliedschaft hierher, Einsatz auf die Seite für Feuerwehren.
Ihnen, ohne Lizenzkosten. Laufend müssen Sie nichts einplanen.
Im Verein wird nicht dokumentiert, weil jemand Ordnung liebt, sondern weil jeder Euro fremdes Geld ist und jede Entscheidung später erklärbar sein muss: gegenüber den Mitgliedern, dem Dachverband, dem Finanzamt und dem Fördergeber. Ein Anlass steht jedes Jahr fest im Kalender: Zum Jahreswechsel meldet der Verein seinen Bestand an den Dachverband — daran hängen Förderung und Versicherungsschutz.
Stammdaten, Geburtsdatum, Abteilung, Mitgliedsart, Beitragsvariante und Bankverbindung entstehen auf einem Bogen — alles Weitere lebt davon.
Die Mitgliedschaft beginnt nicht mit der Unterschrift des Antragstellers, sondern mit der Entscheidung des zuständigen Organs. Ohne Datum bleibt offen, wer seit wann stimmberechtigt ist.
Zum Mandat gehören Referenz, Gläubiger-Kennung und der Nachweis der Erteilung. Wer ihn nicht führen kann, muss eine Belastung über ein Jahr später noch erstatten.
Alter, Abteilung, Eintrittsmonat und Familienverbund entscheiden über den Betrag. Weil jedes Haus sie anders beschließt, reichen vorgegebene Felder hier am seltensten.
Adresse, Bankverbindung, aktiv oder passiv, Volljährigkeit, Kündigungstermin. Erreicht die Meldung das Verzeichnis nicht, altert der Bestand still.
Foto, Presse und Weitergabe an den Dachverband gehören einzeln angekreuzt und einzeln widerrufbar, nicht in den Fließtext neben der Satzungsanerkennung.
Abteilung, Gruppe, Zeit je Einheit, Satz, Einzeltermine, Summe. Der Bogen trägt die Abteilungen genau eines Vereins und sieht nirgends gleich aus.
Stundensatz, Pauschale oder Einmalzahlung, Sitzungsgeld, dazu Kilometer, Mitnahmezuschlag, Übernachtung und Tagegeld mit Mahlzeitenabzug.
Gewählte Prüfer, die nicht dem Vorstand angehören, sehen die Belege und berichten der Versammlung. Ihr Bericht trägt die Entlastung.
Mitglieder nach Jahrgang und Geschlecht, zusätzlich nach Abteilung — wer in drei Abteilungen aktiv ist, zählt dreifach. Stichtag ist der Jahreswechsel.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: den Aufnahmebogen, die Abrechnung Ihrer Übungsleitungen, die Ordnung, nach der Sie auszahlen. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt.
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