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Ob freie Werkstatt, Vertragsbetrieb oder Servicepartner gewerblicher Fuhrparks: Bei Ihnen gibt ein Kunde sein Fahrzeug aus der Hand und erwartet es fertig, pünktlich und zum besprochenen Preis.
Solange die Abwicklung dieses Versprechens nicht zu Ihrem Ablauf passt, zahlen Sie jede Woche dafür: mit Arbeitszeit für die zweite Eingabe, mit Leistung, die nie auf einer Rechnung stand, mit Abenden im Büro, mit Diskussionen am Tresen, mit wartenden Kunden.
Sie brauchen kein weiteres Programm von der Stange, sondern eine Erfassung, die den Weg eines Fahrzeugs durch Ihren Betrieb so abbildet, wie er bei Ihnen läuft. Wo Sie anfangen, bestimmen Sie selbst — ein einziges Dokument genügt als Anfang.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter der Werkstattauftrag eines Kfz-Betriebs auf dessen eigener Vorlage. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Was am Fahrzeug aufgeschrieben wird, gibt später jemand ein zweites Mal ein — meist der Teuerste im Haus. Die Folge: bezahlte Zeit ohne Auftrag.
Zwischen Befund und Rechnung liegt ein Gespräch, in dem der Umfang wächst. Bleibt es dabei, entscheidet die Erinnerung. Die Folge: eine gekürzte Rechnung für getane Arbeit.
Zeiten und Kleinteile werden unter Druck notiert, nicht immer vollständig. Was nicht auf der Karte steht, wird nie zur Position. Die Folge: verschenkter Umsatz.
Bei einer Reklamation steht Ihr Wort gegen die Erinnerung des Kunden. Ohne datierten Nachweis entscheidet nicht, wer recht hat. Die Folge: Kulanz auf eigene Kosten.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer den Betrieb zusammenhält, ist zugleich Annahme, Kalkulation und Reklamationsstelle — und der Einzige, der weiß, was mit welchem Kunden vereinbart wurde. Fällt diese Person aus, steht nicht eine Bühne still, sondern der Hof. Kein Vermögen, eine Fessel.
Keins davon entsteht, weil jemand sein Handwerk nicht beherrscht, sondern weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist.
Eine Angabe entsteht dort, wo sie anfällt — auf dem Hof, an der Bühne, an der Theke — und bleibt von da an dieselbe. Nicht Ihr Betrieb passt sich einem Programm an, sondern umgekehrt.
Setzt Ihr Betrieb auch Unfallschäden instand oder hält er Flotten verfügbar, verschiebt sich der Schwerpunkt — dazu der Karosseriebau, der Nutzfahrzeugservice und die Übersicht für Kfz-Betriebe. Wie groß das ausfällt, entscheidet Ihr Ablauf. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo baut die Teile, die in den meisten Betrieben fehlen: die Datenerfassung im Tagesgeschäft, von der Annahme bis zur Rechnung. Den Kern bildet dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — die Annahme am Tresen, der Meister an der Disposition, die Mechaniker an den Bühnen, die Teiletheke und auf Wunsch Ihre gewerblichen Auftraggeber. Jeder sieht den Ausschnitt, der ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut auf Ihre Reihenfolge und Ihre Bezeichnungen.
Kundenverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: Dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile und bauen die Anwendung Schritt für Schritt zur kompletten Unternehmenssoftware aus, bis hin zu Angeboten und Rechnungen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Wo ein einzelnes Blatt reicht, entsteht ein tastaturfreies Formular in unserem FormularCenter, dessen Daten trotzdem zentral liegen.
Am Anfang steht keine Umstellung, sondern eine Frage: Welchen Beleg füllen Ihre Leute am häufigsten aus? Ein Annahmeprotokoll, das die Fahrzeugtypen und Prüfpunkte genau Ihres Betriebs kennt, ist für sich schon ein Gewinn. Danach kommen Auftragsstrecke, Prüfteil und Fristenstrang. Zwischen einem hochfunktionalen Formular und einer Anwendung liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Der erste Baustein trägt sich selbst.
Ihr Gewerbe hat eine Eigenheit, die kein Bau- und kein Montagebetrieb kennt: Sie nehmen einen Auftrag an, dessen Inhalt Sie erst kennen, wenn das Fahrzeug auf der Bühne steht. Deshalb hat jeder Vorgang zwei Zustimmungen — die Beauftragung bei der Annahme und die Freigabe der Mehrarbeit nach dem Befund. Beide entstehen datiert im selben Vorgang.
Ergebnis: Der Umfang wächst nachvollziehbar, statt strittig zu werden.
Hier entsteht die Nachweisgrundlage des gesamten Auftrags. Aus Terminanfrage und Historie stehen Kennzeichen, Fahrzeug-Ident-Nummer, Kilometerstand und Untersuchungstermin bereit, bevor das Gespräch beginnt. Beim Rundgang werden vorhandene Schäden am Fahrzeugbild markiert und fotografiert, Kraftstoffstand und Reifen vermerkt, der Wageninhalt in Verwahrung aufgenommen — gegengezeichnet auf dem Gerät.
Ergebnis: Der Zustand bei Annahme ist belegt, bevor jemand die Haube öffnet.
Aus der Aufnahme wird der Auftrag, nicht ein zweites Formular. Auftragspositionen, Höchstbetrag, die Entscheidung über erforderliche Mehrarbeit, die Rückrufnummer und die Frage nach der Herausgabe ersetzter Teile stehen als geführte Punkte da — genau die vier Entscheidungen, die später strittig werden. Ihre Reparaturbedingungen stehen mit darauf, weil sie so am klarsten mit vereinbart sind.
Ergebnis: Die Beauftragung ist belegt, nicht erinnert.
In der Halle führt die Arbeitskarte, in der Logik genau Ihres Betriebs: Arbeitswerte je Position, Beginn und Ende je Mitarbeiter, dazu Material getrennt nach Original-Ersatzteilen, Austauschteilen, Schmierstoffen und Fremdleistungen. Entnommen wird dort, wo entnommen wird, mit großen Schaltflächen statt Tastatur.
Ergebnis: Was an der Bühne passiert, steht im Vorgang statt auf einem Durchschlag.
Fehlerspeicher, Messwerte und Sichtprüfungsbefund gehören zum Fahrzeug, nicht ins Gerät. Was der Mechaniker zusätzlich findet, trägt er als Position ein statt als Randnotiz: Beschreibung, Baugruppe, Foto, Aufwand, Auswirkung auf den Termin. Die Ankreuzliste der festgestellten Mängel bleibt Ihre — Bremsen, Lenkung, Räder, Federung, elektrische Anlage, Karosserie, Motor, Getriebe.
Ergebnis: Aus einem Befund wird ein Angebot statt einer Randbemerkung.
Der teuerste Moment des Tages ist ein Telefonat zwischen Tür und Angel. Stattdessen geht der Zusatzbefund als Link an den Kunden: was gefunden wurde, was es kostet, wie sich der Termin verschiebt. Er gibt frei oder lehnt ab, mit Zeitstempel. Wird trotzdem telefoniert, hält die Maske Datum, Uhrzeit, Gesprächspartner und den neuen Höchstbetrag fest.
Ergebnis: Die Zustimmung existiert als Dokument, nicht als Erinnerung.
Ein Prüfblatt ist kein Bemerkungsfeld. Sollwert, Toleranz und Prüfmittel stehen da, eingetragen wird der Istwert, und die Maske markiert Abweichungen. Welche Zeilen erscheinen, steuern Fahrzeugart und Serviceumfang: Inspektionsumfang nach Intervall, Vorprüfung vor der Untersuchung, Abgaswerte, Bremswerte, Klimaservice mit Füll- und Rückgewinnungsmenge.
Ergebnis: Ändert sich eine Vorgabe, ändern Sie eine Stelle statt zwölf Dateien.
Nach Probefahrt und Endkontrolle hält der Meister fest, was gefunden, aber auf Kundenwunsch nicht repariert wurde — der Mängelvermerk ist reine Absicherung und entsteht in zwei Schritten. Bei der Rückgabe steht neben dem, was gemacht wurde, der Zustand von der Annahme: dieselben Bilder, dieselben Markierungen. Wageninhalt zurück, Altteile geklärt, Unterschrift.
Ergebnis: Der Vergleich existiert, statt behauptet zu werden.
Gewährleistung, Garantie und Kulanz laufen über das Formular des Herstellers, nicht über Ihr Programm — und der Hersteller wird es nicht ändern. Einbaulage je Achse und Seite, Ersatzteiltabelle mit Anerkennungsspalte, Stundenverrechnungssatz, beschriftete Fotoplätze, mehrsprachig umschaltbar: Genau solche Anträge kennen wir aus unseren Projekten. Fahrzeug- und Teiledaten kommen aus dem Vorgang, eingereicht wird auf dem Weg des Herstellers.
Ergebnis: Der Antrag geht vollständig raus, bevor repariert wird.
Wer Fuhrparks bedient, hat nicht einen Auftraggeber, sondern zehn Formate: der eine will den Kostenvoranschlag über sein Portal, der zweite eine Mail an den Disponenten, der dritte hat eine vereinbarte Freigabegrenze, unterhalb derer ohne Rückfrage gearbeitet wird. Hinterlegt wird das je Kunde: Freigabeweg, Grenze, Kostenstelle, Rückmeldeformat, Rhythmus der Sammelrechnung.
Ergebnis: Kein Fahrzeug steht, weil jemand das Format sucht.
Die Rechnung besteht aus dem, was unterwegs ohnehin erfasst wurde: Arbeitswerte je Position, Material nach Gruppen, Fremdleistungen, freigegebene Mehrarbeit und die eigene Zeile für die Steuer auf Altteile. Nichts wird ein zweites Mal getippt. Danach rückt die nächste Fälligkeit nach — Service, Untersuchung, Gewährleistungsende.
Ergebnis: Sie rechnen Ihre Marge, statt sie zu schätzen.
Weil unterwegs erfasst wird und nicht hinterher.
Die Zustimmung liegt datiert vor — das macht aus einer Diskussion eine Auskunft.
Jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch verwendet.
Zustand bei Annahme und Rückgabe stehen nebeneinander.
Kein überflüssiges Feld, keine fehlende Zeile.
Service, Untersuchung und Gewährleistungsende rücken von allein nach.
Auslastung und Standzeit entstehen aus der Arbeit.
Und das fällt weg: Arbeitskarten abtippen, Fotos auf Privathandys suchen, Vordrucke einzeln pflegen, Fristenlisten nachführen, Fahrzeugdaten für den Herstellerantrag erneut eingeben. Der unterschriebene Ausdruck bleibt — am Tresen bewährt.
Die Posten, die in keiner Auswertung stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte — im Erstgespräch mit Ihren Zahlen überschrieben. Sie zeigen sich nur als schlechteres Jahr.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Betrieb gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Dazu kommt Ihre Lage: Ihr Werkstattprogramm setzt voraus, dass alles im eigenen System entsteht. Der Herstellerantrag, das Portal des Flottenkunden und der Annahmebogen tun das nicht.
Wie weit das auseinandergeht, zeigt sich in unseren Projekten: In zwei von drei Fällen war die Grundlage nicht unsere Vorlage, sondern das, womit der Betrieb schon arbeitete. Auch der Werkstattauftrag eines Kfz-Betriebs entstand auf dessen eigener Vorlage neu — zwei Seiten, sechzehn Auftragszeilen, über siebenunddreißig Wiederholzeilen für Material und Zeit. Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren, keine Laufzeit.
Genau dazwischen: Es führt vom Auftrag zur Rechnung, kennt aber Annahme, Mehrarbeitsfreigabe und Herstellerantrag nicht. Wir binden es an; auf Wunsch lösen wir auch Teile davon schrittweise ab.
Der Zusatzbefund geht als Link an den Kunden, bestätigt mit Zeitstempel. Wird telefoniert, stehen Datum, Uhrzeit und Betrag im Vorgang.
Ja, als Vorbereitung samt Einbaulagenraster, Anerkennungsspalte, Fotoplätzen und mehrsprachiger Ausgabe. Eingereicht wird weiter so, wie der Hersteller es vorgibt.
Nein, eine Strecke: Je Kunde hinterlegen Sie Freigabeweg, Grenze und Rückmeldeformat.
Ja. Bedient über große Auswahlflächen statt Tastatur, erfasst auch ohne Empfang.
Genau dafür wird er gebaut: Ihr Layout, Ihre Bedingungen, Ihre Feldreihenfolge.
In der Regel ja. Was sich anbinden lässt, binden wir an.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren und ohne Vertragsbindung.
Für den ersten, klar abgegrenzten Baustein steht der Preis vorher fest, den Zeitplan besprechen wir mit dem Angebot. Alles Weitere beauftragen Sie Modul für Modul.
In einem Kfz-Betrieb entsteht ein Dokument selten aus Ordnungsliebe. Es hält einen Zustand fest, der sich gleich darauf verändert, belegt das Vereinbarte, bevor jemand daran arbeitet, und trägt die Geschichte eines Fahrzeugs über Jahre. Fehlt es, trägt meist der Betrieb die Folgen.
Kennzeichen, Kilometerstand, Fahrzeug-Ident-Nummer und der Rundgang mit vorhandenen Schäden. Es entscheidet später jede Reklamation.
Auftragspositionen, Kostenrahmen und die Frage nach der Mehrarbeit. Ohne ihn ist die Beauftragung schwer nachzuweisen.
Am klarsten gelten sie, wenn sie auf dem unterschriebenen Auftrag stehen. Eine Tafel an der Wand ist im Streitfall die schwächere Grundlage.
Wächst der Umfang gegenüber dem Kostenanschlag deutlich, ist das unverzüglich anzuzeigen — und im Streitfall zu belegen.
Beginn, Ende und Arbeitswert je Position und Mitarbeiter. Was hier fehlt, fehlt später in Rechnung und Nachkalkulation.
Die ausgebauten Teile gehören dem Kunden. Zwei Ankreuzfelder im Auftrag klären vorab, wer sie behält.
Bei Austauschaggregaten kommt ein umsatzsteuerlicher Sonderfall hinzu, den es fast nur hier gibt. Er gehört sichtbar auf die Rechnung.
Wünscht der Kunde eine erkannte Reparatur nicht, hält der Betrieb das schriftlich fest. Das Blatt ist reine Absicherung.
Welcher Umfang zu welchem Intervall gehört, unterscheidet sich je Modell. Ein Sammelformular bildet keines sauber ab.
Der Betrieb prüft vor, bevor der Prüfer kommt: Mängel, Abgaswerte und was vorher noch gemacht wird.
Datum, Kilometerstand und Arbeiten gehören ins System der jeweiligen Marke — je Marke eine eigene Oberfläche.
Der Hersteller gibt Struktur und Pflichtfelder vor, und seine Freigabe muss vor der Reparatur vorliegen — sonst bleibt der Betrieb sitzen.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen täglich im Umlauf ist: Werkstattauftrag, Annahmezettel, Inspektionscheckliste. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt — kostenlos und unverbindlich.
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