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Ob Objektschutz, Werkschutz, Pforte, Revier oder Veranstaltung — Sie stellen Menschen in fremde Objekte und stehen dafür ein, dass zur vereinbarten Zeit jemand da ist, der weiß, was zu tun ist.
Ist dieses Geschäft nicht auf Ihren eigenen Ablauf zugeschnitten, zahlen Sie an beiden Enden: mit Stunden, die zweimal erfasst werden, mit Leistung, die niemand sieht und deshalb niemand schätzt, mit Nächten am Telefon, wenn ein Posten neu besetzt werden muss, mit Monatsenden voller Abtipparbeit und mit Auftraggebern, die nachhaken.
Sie brauchen kein Programm mit fremder Systematik, sondern eine Lösung, die Ihre abbildet — mit den Regeln jedes einzelnen Objekts und dem Berichtsformat, das Ihr Auftraggeber vorgibt. Wie viel davon hineinkommt, entscheiden Sie: ein Objekt genügt als Anfang.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Objektdienstleister und Betriebe der Sicherheitsbranche. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Wenn nichts vorgefallen ist, bekommt Ihr Auftraggeber nur eine Rechnung zu sehen. Die Folge: Ihre Leistung wird nach Stundensatz verhandelt statt nach dem, was Sie tatsächlich leisten.
Was in der Schicht geschrieben wird, bleibt dort liegen, wo es entstanden ist. Die Folge: Sie erfahren es, wenn Sie hinfahren — und am Monatsende tippt jemand vier Wochen ab.
Einmal über Funk, einmal handschriftlich, einmal am nächsten Tag am Rechner, mit Fotos vom privaten Telefon. Die Folge: bezahlte Zeit für dieselbe Information — und ein Beleg, schwächer als die Arbeit dahinter.
Einmal für den Auftraggeber, einmal für die Lohnabrechnung, aus zwei verschiedenen Quellen. Die Folge: An einem der beiden Enden fehlt am Monatsende Geld.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer welches Objekt darf, was dort gilt und wer einspringen könnte, weiß am Ende eine Person — und deren Telefon geht auch um drei Uhr nachts. Ein Betrieb, der an einem Gedächtnis hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Nichts davon entsteht, weil Ihre Leute ihre Arbeit nicht können, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist. Das lässt sich abstellen.
Nicht Ihr Betrieb richtet sich nach einem Programm, sondern die Lösung nach Ihrem Ablauf. Was in der Schicht entsteht, entsteht dort, wo es passiert — und ist von da an überall dasselbe: im Buch, im Bericht, im Nachweis und in der Abrechnung.
Wie groß das ausfällt, hängt allein daran, wie viel hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo baut die Teile, die in den meisten Betrieben fehlen: die Datenerfassung im Tagesgeschäft, vom Dienstbeginn bis zum Monatsnachweis. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Disposition, Objektleitung, Schichtleitung, die Kräfte im Objekt und auf Wunsch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe.
Nach draußen geht sie als tastaturfreies Formular — und genau darauf kommt es hier an. Erfasst wird nachts, im Gehen, mit Handschuhen, auf dem Gerät, das Ihre Kraft ohnehin dabeihat: große Auswahlflächen statt Tippen, Sprache an den langen Feldern, Foto aus der Schicht heraus. Wer heute zum ersten Mal in diesem Objekt Dienst hat, wird durch die Maske geführt. Kundenverwaltung, Lohn und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile und bauen die Anwendung Schritt für Schritt zur kompletten Unternehmenssoftware aus, bis hin zu Angeboten und Rechnungen. Kleiner geht es auch: einzelne Formulare und Masken, entwickelt in unserem FormularCenter statt als lose Datei.
Am Anfang steht keine Systemumstellung, sondern eine Frage: Welches Objekt kostet Sie heute die meiste Verwaltung? Ein Wachbuch mit Gangnachweis und Vorfallmeldung, das den Monatsnachweis gleich miterzeugt, trägt sich für dieses eine Objekt bereits allein. Danach kommen Dienstanweisung, Pforte, Disposition und Abrechnung dazu. Dazwischen liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Objekt an und rollen aus, was sich bewährt hat.
In den meisten Programmen ist der Auftrag die Hauptsache. Bei Ihnen ist es das Objekt: Es hat eigene Regeln, eigene Ansprechpartner, eigene Posten, eigene Rundwege und ein eigenes Berichtsformat — und es bleibt jahrelang, während Kräfte und Schichten wechseln. Deshalb hängt alles an der Kette Objekt, Posten, Schicht, Eintrag.
Ergebnis: Was ein Objekt ausmacht, steht nicht in Köpfen, sondern im Objekt.
Sie ist das wichtigste Papier dieses Gewerks und meistens ein PDF im Ordner: Objektdaten, Zeiten, Rundwege, Zutrittsregeln, Schlüssel, Verhalten bei Alarm, Eskalationskette, Rufnummern. Bei uns sind das Felder, die man ändert — und jede Änderung erzeugt eine neue Fassung mit Datum. Ihr Auftraggeber liest mit und gibt frei, weil er ohnehin mitzeichnet.
Ergebnis: Die Nummer, die nicht mehr stimmt, fällt vorher auf.
Hier liegt eine Besonderheit Ihrer Branche: Es darf nicht jeder in jedes Objekt. Behördliche Meldung und Einsatzart, Qualifikation, Objekteinweisung und die quittierte Dienstanweisung hängen an der Person — und die Disposition zeigt beim Zuweisen, was gültig ist, was fehlt und was demnächst ausläuft.
Ergebnis: Der fehlende Nachweis fällt in der Planung auf, nicht bei der Kontrolle.
Ein Ausfall ist bei Ihnen kein verschobener Termin, sondern eine unbesetzte Schicht. Die Maske beantwortet in einem Bild, wer verfügbar ist, wer dieses Objekt darf, wer die Ruhezeit einhält und welcher Zuschlag greift — und schickt die Anfrage an die infrage kommenden Kräfte, die mit einem Tippen zusagen.
Ergebnis: Aus einer Stunde Telefonieren werden ein paar Minuten.
Die Schicht startet mit wenigen großen Flächen: Dienstbeginn, Übernahme von Schlüsseln, Funk und Ausweisen, offene Punkte des Vorgängers. Alles ist Auswahl, nichts ist Tippen — weil im Dunkeln, mit Handschuhen und im Stehen erfasst wird. Wer neu ist, sieht die Objektregeln an derselben Stelle. Ohne Netz läuft es weiter und überträgt später.
Ergebnis: Auch die dritte Aushilfe dieser Woche kommt sofort zurecht.
Der Rundgang ist nicht zur Kontrolle Ihrer Leute da, sondern als Nachweis gegenüber Ihrem Auftraggeber. Jeder Kontrollpunkt wird am Punkt selbst erfasst, mit Uhrzeit vom System statt vom Kugelschreiber, auf Wunsch mit Foto und Standort. Was auffällt, wird sofort zur Zeile; was ausgelassen wurde, ist sichtbar.
Ergebnis: Auf die Frage, ob nachts wirklich gegangen wurde, gibt es eine Antwort.
Dienstbeginn, Kontrollgänge, Beobachtungen, Störungen, Übergabe, Dienstende — laufend erfasst, jede Zeile mit Zeit und Namen, Änderungen nachvollziehbar. Die Einsatzleitung sieht den Stand, ohne hinzufahren, und die Schichtübergabe zeigt der ablösenden Kraft genau das, was offen ist. Das Exemplar fürs Objekt druckt die Anwendung weiterhin.
Ergebnis: Sie lesen die Schicht, während sie läuft.
Der Vorfall wird einmal erfasst: Zeit, Ort, Beteiligte, Hergang, ergriffene Maßnahme, Zeugen, Foto. Aus der Dienstanweisung dieses Objekts weiß die Maske, wer in welcher Stufe zu verständigen ist, und hält fest, wer wann erreicht wurde. Daraus fallen der Eintrag im Buch, der Bericht an den Auftraggeber und die Fassung für die Akte zugleich ab.
Ergebnis: Der Beleg entsteht im Ereignis, nicht am nächsten Tag.
Am Empfang meldet sich der Besucher selbst an: Name, Firma, besuchte Person, Fahrzeug — und niemand liest, wer vorher da war. Der Ausweis wird ausgegeben, die Abmeldung schließt den Vorgang, und im Ereignisfall steht die Liste der Anwesenden sofort bereit. Schlüsselausgabe, Ausweismedien und Fundsachen laufen auf denselben Objektdaten.
Ergebnis: Die Pforte führt kein offen liegendes Buch mehr.
Besetzte Stunden je Posten und Schichtart, Zuschlagsstunden, Kontrollgänge, Vorfälle und Besonderheiten hängen längst am Objekt. Der Nachweis für Ihren Auftraggeber entsteht daraus auf Knopfdruck, in seinem Format — und dieselben Zeiten sind zugleich die Grundlage für Rechnung und Lohn.
Ergebnis: Niemand tippt mehr vier Wochen Papier ab, und beide Seiten rechnen mit derselben Stunde.
Gänge, Vorfälle und besetzte Stunden lassen sich zeigen, statt behauptet zu werden.
Die Maske führt durch die Schicht, statt Objektkenntnis vorauszusetzen.
Wer wo im Dienst ist und was offen blieb, steht auf einer Liste.
Wer Kennzahlen je Objekt vorlegen kann, argumentiert nicht über den Preis.
Kunde und Lohnbuchhaltung rechnen mit derselben erfassten Stunde.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Wachbücher abtippen, Berichte am Folgetag nachschreiben, Fotos aus Messenger-Verläufen sammeln, Dienstanweisungen einzeln versenden, Empfangsbescheinigungen suchen, Stunden zweimal erfassen. Das Exemplar im Objekt bleibt — es hat sich vor Ort bewährt, und die Anwendung erzeugt es vollständig.
Posten, die in keiner Auswertung auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Sie zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Betrieb gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Bei Ihnen kommt etwas hinzu, das es in kaum einem anderen Gewerk gibt: Ihr Auftraggeber schreibt bei Ihren eigenen Regeln mit.
Die Dienstanweisung eines Objekts wird gemeinsam mit dem Auftraggeber erstellt und von ihm freigegeben. Klinik, Chemiepark, Rechenzentrum, Kommune und Verkehrsbetrieb verlangen darin jeweils andere Abläufe, Meldewege und Berichtsformate. Wer vierzig Objekte betreut, führt damit faktisch vierzig Regelwerke und vierzig Berichtsformen. Ein fertiges Produkt bringt sein eigenes Wachbuch mit seinen eigenen Feldern mit — und passt damit auf keines Ihrer Objekte ganz. Wer neben der Bewachung auch Reinigung und Haustechnik stellt, findet den übrigen Objektteil bei der Gebäudedienstleistung.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Ihr Kunde hat sie mitbestimmt. Sonst passt sich am Ende der Betrieb dem Programm an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Nein. Eine Objektakte, und je Auftraggeber die Ausgabe in genau der Form, die er verlangt.
Kurz. Erfasst wird durch Antippen, und die Maske zeigt die Regeln dieses Objekts an Ort und Stelle.
Ja, dafür ist es gebaut: große Flächen, Auswahl statt Tastatur, Sprache an langen Feldern, lesbar im Dunkeln.
Dann läuft alles offline auf dem Gerät und überträgt später von selbst. Ein festes Terminal braucht niemand.
Die Uhrzeit kommt vom System und nicht vom Stift. Wer wann was eingetragen hat, bleibt nachvollziehbar.
Meldung, Qualifikation, Objekteinweisung und quittierte Dienstanweisung stehen beim Zuweisen in einem Bild.
Ja, der Normalfall: Sie bleibt und wird angebunden, dieselbe erfasste Stunde geht in beide Richtungen. Auf Wunsch lösen wir auch diese Teile schrittweise ab.
Nein. Ein Link genügt, und er sieht ausschließlich sein eigenes Objekt.
Zweck, Sichtbarkeit und Aufbewahrung legen Sie vorher fest, abgestimmt mit Ihrer Mitarbeitervertretung; wir setzen es so um.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Für den ersten, klar abgegrenzten Baustein steht der Preis vorher fest; größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme — als Festangebot oder auf Stundenbasis.
In der Bewachung ist die Dokumentation nicht der Papierkram neben der Leistung, sondern der einzige Ort, an dem die Leistung sichtbar wird. Wenn nichts geschehen ist, bleibt vom Dienst nur das, was aufgeschrieben wurde — und wenn etwas geschehen ist, entscheidet dasselbe Blatt darüber, was nachweisbar getan wurde und wann.
Das Regelwerk dieses einen Objekts: Zeiten, Rundwege, Zutritt, Schlüssel, Verhalten bei Alarm. Der Auftraggeber gibt sie frei, deshalb gleicht keine der anderen.
Jede Kraft bestätigt vor dem ersten Dienst, die Anweisung erhalten zu haben. Fehlt sie, fehlt die Grundlage für alles, was danach im Objekt geschieht.
Das laufende Protokoll der Schicht mit Dienstbeginn, Gängen, Beobachtungen, Störungen und Dienstende. Verlangt wird es meist von Ihren Verträgen.
Was offen ist, was übergeben wurde, was die nächste Schicht wissen muss. Der Punkt, an dem Wissen zwischen zwei Menschen verloren geht oder nicht.
Wer wann welchen Punkt erreicht hat. Ohne Zeitstempel am Punkt bleibt offen, ob ein Rundgang vollständig war.
Zeit, Ort, Beteiligte, Hergang, Maßnahme, Zeugen — und wer in welcher Stufe wann verständigt wurde. Hier zählen Minuten.
Alarmeingang, Verifikation, Anfahrt, Feststellung vor Ort, ergriffene Maßnahme. Das Dokument, das der Auftraggeber nach jeder Anfahrt erwartet.
Wer im Haus ist, seit wann und zu wem. Im Ereignisfall ist das die Anwesenheitsliste — auf Papier zugleich ein Datenschutzproblem.
Art, Nummer, Stückzahl, Empfänger, Rückgabe. Ein verlorener Schlüssel ohne Quittung ist ein Haftungsfall ohne Gegenüber.
Gegenstand, Fundort, Zeit, Finder, Verbleib. Unscheinbar, bis jemand nach einem Wertgegenstand fragt, der abgegeben wurde.
Welcher Posten zu welcher Zeit mit welcher Qualifikation besetzt ist. Daraus entsteht der Preis, und daran wird gemessen.
Besetzte Stunden, Zuschläge, Gänge, Vorfälle, Besonderheiten. Die Abrechnungsgrundlage — und das Einzige, was Ihr Auftraggeber von einer ruhigen Woche sieht.
Bringen Sie mit, was heute im Umlauf ist: eine Dienstanweisung, ein Wachbuch, den letzten Monatsnachweis. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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