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Als Großhandelsbetrieb leben Sie von Vorgängen, die andere anstoßen — Ihre Kunden bestellen, Ihre Lieferanten liefern, Ihr Haus wickelt ab.
Ist diese Abwicklung nicht auf Ihren Ablauf zugeschnitten, bezahlen Sie das jeden Tag: mit teurer Zeit für reine Übertragung, mit Vorgängen, die langsamer laufen als der Kunde es erwartet, mit ungeplanten Gutschriften, mit einem Team, das gegen Unterbrechungen anarbeitet, und mit Stammkunden, die still zu dem wechseln, der schneller antwortet.
Was fehlt, ist keine zweite Software, sondern der Weg, auf dem eine Angabe strukturiert bei Ihnen ankommt. Womit Sie anfangen, bestimmen Sie selbst.
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Das Bestellformular, mit dem Betriebe bei ihrem Großhändler bestellen, haben wir dutzendfach gebaut — wir kennen es von der anderen Seite des Tresens. Festpreis, drei Korrekturschleifen.
Jeder Kunde hat seinen Weg, Ihr Innendienst nimmt jeden an. Die Folge: bezahlte Verkäuferzeit für reine Übertragung, samt jedem Hörfehler.
Wer bestellt, wer die Ware übernimmt und wer die Rechnung prüft, sind selten dieselben. Die Folge: Später ist strittig, was auf welche Kommission ging.
Die Prüfung passiert im Stehen, die Beanstandung am Telefon, die Zusage in einer Mail, die niemand wiederfindet. Die Folge: Der Schaden bleibt bei Ihnen.
Ein Kunde meldet einen Rückläufer, jemand notiert ihn, die Ware kommt unangekündigt an die Rampe. Die Folge: Bestand, Ware und Vorgang laufen auseinander.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Sie rufen den Großkunden zurück, Sie geben die Sonderkondition frei, Sie sehen abends die Rückstandsliste durch. Ein Haus, das an Ihrer Anwesenheit hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand seinen Beruf nicht beherrscht, sondern weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder nicht mehr auffindbar ist.
Der Unterschied liegt nicht darin, dass mehr dokumentiert wird, sondern darin, wo die Struktur entsteht: nicht hinterher im Innendienst, sondern dort, wo die Angabe zuerst ausgesprochen wird.
Wie viel davon Sie brauchen, hängt daran, wie viel von Ihrem Ablauf abgebildet wird. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Im Mittelpunkt steht eine individuelle Webanwendung in der Cloud, gebaut auf Ihren Ablauf: Innendienst, Einkauf, Lager, Tresen und Außendienst arbeiten gleichzeitig darin, und auf Wunsch greifen Kunden und Lieferanten über einen Link auf den Ausschnitt zu, der sie betrifft. Der Stand ist für alle derselbe — vom Doppelmonitor im Büro bis zum Tablet am Wareneingangstor.
Nicht jeder Fall braucht diesen Umfang. Tastaturfreie Formulare, interaktive PDFs und App-Formulare ergänzen die Anwendung — und treten an ihre Stelle, wenn ein abgegrenzter Bereich genügt; ein Bestellformular für Ihre Gewerbekunden ist ein Projekt für sich. Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Ersetzt werden die Hilfsmittel, die heute die Lücken dazwischen füllen.
Ihr Warenwirtschaftssystem weiß alles über das, was im Haus passiert. Über das, was vor der Tür passiert, weiß es nur, was jemand abgetippt hat. Genau dort setzen wir an. Zwischen einem hochfunktionalen Bestellformular und einer Anwendung, die von der Anfrage bis zur Gutschrift führt, liegt keine Grenze, sondern nur der Umfang; tragend ist dabei das Kundenkonto.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Beleg an und verbauen sich den Rest nicht.
Der Gewerbekunde füllt selbst aus: Firma und Rechtsform, Handelsregister-Nummer und Registergericht, Steuer- und Umsatzsteuernummer, Liefer- und Rechnungsanschrift getrennt, Ansprechpartner, Bankverbindung. Gewerbeanmeldung oder Registerauszug kommen als Anhang mit, Unterschrift und Stempel auf dem Gerät. Innen liegt der Prüfteil.
Ergebnis: Dass geprüft wurde, ist belegt — nicht erinnert.
Der Innendienst nimmt am Telefon auf, was gesagt wird: Kunde, Kommission, Positionen mit Menge und Mengeneinheit, Wunschtermin, Lieferart. Daraus entstehen Preisanfrage, Angebot und Auftragsbestätigung, ohne dass jemand dieselbe Zeile ein zweites Mal schreibt. Staffelpreis und Rabattgruppe kommen aus dem Konto.
Ergebnis: Der bestätigte Termin ist eine Zusage, keine Erinnerung.
Ihr Kunde bekommt keinen Zugang, sondern ein Formular mit Ihrem Sortiment: Artikelnummern aus Ihrem Katalog, Suchfeld, Mengeneinheiten wie Bund, Rolle, Gebinde oder Palette. Pflicht sind genau die Felder, deren Fehlen später die Tour kostet — Kommission, Lieferart, Anschrift, Zeitfenster, Ansprechpartner mit Handynummer.
Ergebnis: Die Bestellung kommt als Vorgang an, nicht als Anhang.
Aus offenen Positionen entsteht die Lieferantenbestellung, aus der Bestätigung des Lieferanten der belastbare Termin. Die Rückstandsliste pflegt sich selbst: Was nicht bestätigt ist, was sich verschoben hat und was einem Kundenauftrag fehlt, rückt nach oben, statt auf Nachfrage gesucht zu werden.
Ergebnis: Sie erfahren von der Verschiebung vor Ihrem Kunden, nicht durch ihn.
Beim Streckenauftrag liefert Ihr Lieferant direkt an Ihren Kunden, und Sie müssen eine Ablieferung beweisen, bei der Sie nicht dabei waren. Der Vorgang trägt beides: die neutrale Versandanweisung an den Hersteller und den Empfangslink für den Kunden, der beim Eintreffen auf dem Gerät quittiert.
Ergebnis: Der Nachweis für die Strecke liegt in Ihrem Haus, nicht im fremden.
Erfasst wird im Stehen, mit Handschuhen, oft einhändig: Lieferant, Lieferscheinnummer, Materialnummer, Charge, Verfallsdatum, Mengen nach Paletten und Gebinden, Zustand, Kennzeichnung für Kühlware und Gefahrgut. Prüfumfang und Ergebnis stehen mit Datum und Uhrzeit im Beleg; eine Abweichung erzeugt im selben Vorgang die Reklamation an den Lieferanten.
Ergebnis: Der Mangel ist angezeigt, solange die Anzeige etwas wert ist.
Der Lagerist arbeitet den Kommissionierschein Position für Position ab: Entnahmemenge, Lagerplatz, Chargenentnahme, Abweichungsgrund bei Fehlmenge, Packstückzahl. Die Lademittelquittung führt den Saldo — Europaletten, Gitterboxen, zwei frei benennbare Zeilen, Kennzeichen, zwei Unterschriften, keine nachträgliche Streichung.
Ergebnis: Das Palettenkonto stimmt, ohne dass jemand es rekonstruiert.
Am Tresen steht meistens nicht der Besteller, sondern derjenige, den er geschickt hat. Der Abholbeleg hält fest, wer da war: Name, Kundenkarten- oder Ausweisnummer, Firma, Kommission, Berechtigung und Limit, übernommene Positionen, Unterschrift auf dem Gerät. Der Beleg geht sofort an den Besteller.
Ergebnis: Wer was auf welche Kommission geholt hat, ist keine Erinnerungsfrage.
Der Kunde meldet mit Bezug auf Lieferschein und Position: Grund aus Ihrem Katalog, Menge, Zustand, Foto, Abholung oder Rücksendung. Derselbe Vorgang läuft im Lager weiter als Eingangsprotokoll — Zustand, Charge, weiteres Vorgehen von der Wiedereinlagerung bis zum Sperrbestand, Freigabe der Qualitätssicherung, dann die Gutschrift.
Ergebnis: Kein Rückläufer liegt mehr wochenlang unverbucht an der Rampe.
Nach vier bis acht Terminen schreibt niemand abends noch gern einen Bericht. Deshalb ist er in unter zwei Minuten fertig: Kunde und Ansprechpartner stehen schon da, Themen kommen aus pflegbaren Bausteinen, Zusagen und nächster Schritt werden gesprochen statt getippt, Musterwunsch und Wettbewerbsbeobachtung sind Auswahlfelder.
Ergebnis: Was besprochen wurde, steht im Haus — nicht in einem Gedächtnis.
Jahres- und Konditionsvereinbarungen mit Zielprämie und Aktionskondition liegen am Kunden, die Rückvergütung rechnet sich aus den Umsätzen statt aus einer Tabelle. Den Lieferantenfragebogen füllt der Lieferant selbst aus; Lieferanten- und Konformitätserklärungen hängen am Artikel und melden sich vor Ablauf. Zur Inventur zählen mehrere Teams gleichzeitig.
Ergebnis: Das Papier, nach dem jemand fragt, ist in einer Minute da.
Weil eine Bestellung als Vorgang ankommt, statt erst einer zu werden. Dieselbe Besetzung wickelt mehr ab.
Fehlmengen fallen dort auf, wo sie noch nichts kosten — am Tor und im Regalgang.
Quittung, Foto und Zeitstempel hängen am Vorgang, nicht im Ordner eines Kollegen.
Termintreue, Mengentreue und Beanstandungen stehen als Historie da — im Jahresgespräch zählt das.
Wer wissen will, wo ein Auftrag steht, sieht nach.
Sie bringt mit, was Sie nie brauchen, und lässt weg, woran Ihr Geschäft hängt.
Und das fällt weg: Bestellungen abtippen, Positionen zurückrufen, Durchschläge sortieren, Palettensalden rekonstruieren, Zähllisten übertragen. Der unterschriebene Ausdruck bleibt — er hat sich als warenbegleitender Beleg bewährt.
Was in keiner Auswertung eine eigene Zeile hat:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch. Diese Kosten zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief als geplant.
Für Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen: Diese Bereiche sehen in fast jedem Handelshaus gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Welche Angabe bei Ihnen Pflicht ist und welcher Rückgabegrund eine Gutschrift auslöst, ist anders als beim Wettbewerber mit demselben Sortiment.
Wie weit das auseinandergeht, zeigt unser Bestand. Der Rückgabeschein, den ein Kunde ausfüllt, führt sieben Artikelzeilen, vier Ankreuzgründe und die Lieferanten seines Hauses zum Anhaken. Das Eingangsprotokoll desselben Vorgangs beim Händler führt neunzehn Zeilen, sechs Gründe und fünf Folgeentscheidungen. In den siebzehn Formularordnern rund um Bestellung, Lieferung und Rücknahme entstanden 104 von 158 Positionen auf einer Vorlage des Kunden.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre — sonst passt sich am Ende nicht die Software Ihrem Haus an, sondern Ihr Haus der Software. Mit der Abnahme endet jede Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren, keine Laufzeit.
Nein. Sie bleibt und bekommt saubere Daten aus den Strecken, die sie nicht abbildet.
Nein. Wer anruft, ruft weiter an; der Innendienst erfasst in derselben Maske.
Nein. Ihr Kunde bekommt ein Formular, kein Konto — ein Link genügt.
Ja. Der Katalog ist Ihrer, und Sie pflegen ihn selbst.
Ja, per Auswahl und Scan statt Tastatur, mit Handschuhen und ohne Empfang.
Als eigene Strecke: Der Empfänger bestätigt, die Bestätigung hängt am Auftrag.
Sie ändern eine zentrale Auswahlliste einmal — alle arbeiten sofort damit.
Geheimhaltung ist Standard, die Vereinbarung steht vor dem Angebot.
Ihnen. Mit der Abnahme, ohne Lizenzkosten und ohne Vertragsbindung.
Beides steht vorher fest: Festpreis und Termin, drei Korrekturschleifen inbegriffen.
Im Großhandel entsteht ein Beleg nicht aus Ordnungsliebe. In jedem Vorgang wechseln Ware, Geld und Verantwortung zwischen zwei Unternehmen; der Beleg hält fest, wann das geschah.
Rechtsform, Register, Steuer- und Umsatzsteuernummer, Anschriften, Bank. Ohne sie gibt es kein Kundenkonto.
Sie halten fest, was der Kunde wirklich wollte — Artikel, Menge, Mengeneinheit, Kommission, Termin, Lieferart. Jede Unklarheit wird zur Gutschrift.
Der Punkt, an dem aus einer Absicht eine Zusage wird: bestätigte Positionen, bestätigter Termin, Preisstand. Daran wird Ihr Haus gemessen.
Beim Direktversand des Herstellers gehört Ihnen der Vorgang, nicht die Ware. Erst der quittierte Empfang wird Ihr Nachweis.
Datum und Uhrzeit der Ablieferung, Lieferant, Prüfumfang, Ergebnis, Charge — die erste Zeile jeder Rückverfolgung.
Wer gewerblich Ware annimmt, hat nur ein kurzes Fenster, um einen Mangel anzuzeigen. Verstreicht es, gilt die Lieferung als in Ordnung.
Er führt durch die Entnahme und hält Fehlmengen mit Grund fest. Was hier offenbleibt, fällt erst beim Kunden auf und kostet dort mehr.
Der Selbstabholer ist selten der Besteller. Wer geholt hat und für welche Kommission, entscheidet sich am Tresen.
Sie belegen die Übergabe mit Name, Ort, Zeit und Unterschrift. Ohne Quittung ist eine Lieferung nicht geschehen.
Für Lieferungen ins EU-Ausland ist kein Vordruck vorgeschrieben, die nötigen Angaben aber schon — fehlt eine, trägt der Beleg nicht.
Das Konto für Europaletten und Gitterboxen, mit Saldo und zwei Unterschriften. Ein ungeführtes Konto ist stiller Substanzverlust.
Grund und Zustand aus Sicht des Kunden, Bewertung aus Sicht des Lagers. Beides trägt die Gutschrift.
Der eine sagt etwas über den Ursprung Ihrer Handelsware aus, der andere über Ihren Vorlieferanten.
Sie halten Bestand, Differenz und Nachzählung fest. Erst die Begründung der Differenz macht daraus eine Bewertung.
Bringen Sie mit, was heute im Umlauf ist: einen Lieferschein, den Abholblock vom Tresen, das Neukundenformular als PDF. Daran zeigen wir, wo ein Anfang sich am schnellsten rechnet. Liefern Sie überwiegend auf Baustellen, passt der Baustoffhandel; den Überblick gibt die Seite für Handelsbetriebe.
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