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Ob Feuerlöscher, Brandschutztüren, Klappen, Rauchabzug oder Meldetechnik — Sie halten in fremden Gebäuden Technik einsatzbereit, die ihre Aufgabe genau einmal erfüllen muss.
Ist dieses Geschäft nicht auf Ihren eigenen Ablauf zugeschnitten, zahlt der Betrieb dauerhaft drauf: mit Terminen, die niemand rechtzeitig sieht, mit Arbeit, die zweimal erfasst und einmal berechnet wird, mit Abenden über Protokollen, mit Fachkräften, die nachtragen statt zu prüfen, und mit Auftraggebern, die nachhaken.
Sie brauchen kein Programm mit fremder Systematik, sondern eine Lösung, die Ihre abbildet — mit Ihren Prüfbüchern, Ihren Mängelkürzeln, Ihrem Berichtslayout. Wie viel davon hineinkommt, entscheiden Sie: ein Protokoll genügt als Anfang.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Betriebe aus der ganzen Sicherheitsbranche. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Der nächste Termin steht in einer Tabelle, die eine Person pflegt. Die Folge: ein Turnus, der einmal ausbleibt — und ein Objekt, das beim nächsten Mal jemand anderes betreut.
Zwischen zwei Terminen wird umgebaut, ergänzt und entfernt, ohne dass es jemand meldet. Die Folge: Arbeit, die Sie leisten und nicht berechnen.
Was Ihre Leute feststellen, ist offene Verantwortung und Auftrag zugleich — ins Angebot kommt es erst, wenn es jemand abtippt. Die Folge: Umsatz verschenkt, Gefahr geblieben.
Ins Formular, ins Buch im Objekt, in den Bericht, in die Terminliste. Die Folge: teuer bezahlte Facharbeit für reine Schreibarbeit.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Welches Objekt wann dran ist und was beim letzten Termin offen blieb, weiß am Ende eine Person — und die sitzt abends noch am Schreibtisch. Ein Betrieb, der an einem Gedächtnis hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Nichts davon entsteht, weil Ihre Leute ihr Fach nicht beherrschen, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist. Das lässt sich abstellen.
Nicht Ihr Betrieb richtet sich nach einem Programm, sondern die Lösung nach Ihrem Ablauf. Jede Angabe entsteht dort, wo gearbeitet wird, und ist von da an überall dieselbe. Aus dem Bestand entsteht der Plan, aus dem Plan der Termin, aus dem Termin der Nachweis.
Wie groß das ausfällt, hängt allein daran, wie viel hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo baut die Teile, die in den meisten Betrieben fehlen: die Datenerfassung im Tagesgeschäft, von der Bestandsaufnahme bis zum Eintrag im Prüfbuch. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Innendienst, Disposition, die Techniker im Objekt und auf Wunsch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe, erreichbar von jedem Gerät.
Kundenverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile und bauen die Anwendung Schritt für Schritt zur kompletten Unternehmenssoftware aus, bis hin zu Angeboten und Rechnungen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Systemumstellung, sondern eine Frage: Welches Blatt geht bei Ihnen am häufigsten durch die Hände? Ein Prüfprotokoll, das je Einheit rechnet, den Mangelschlüssel kennt und unterschrieben werden kann, trägt sich allein. Danach kommen Mängelverfolgung, Fälligkeitslauf und Anlagenbestand dazu. Dazwischen liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Blatt an und verbauen sich den Weg zur ganzen Kette nicht.
Andere Programme kennen den Auftrag: Er beginnt, er endet, er wird abgerechnet. Ihr Geschäft hängt an etwas Kleinerem und Dauerhafterem — an der einzelnen Einheit im Haus Ihres Kunden. Jeder Löscher, jede Tür, jede Klappe, jeder Melder hat eine eigene Nummer, einen eigenen Platz, eine eigene Historie und einen eigenen Termin. An dieser Kette aus Objekt, Anlage und Einheit hängt sich jedes Dokument ein.
Ergebnis: Sie führen keinen Auftragsstapel, sondern einen Bestand.
Ein neues Objekt beginnt mit Zählen: wie viele Löschgeräte welchen Typs, wie viele Türen mit Feststellanlage, wie viele Klappen in welcher Ebene, dazu Wandhydranten, Rauchabzug und Meldergruppen. Je Einheit werden Nummer, Standort, Typ, Fabrikat, Seriennummer und letzte Prüfung erfasst; die Liste wächst dabei mit. Aus denselben Zeilen entstehen Angebot, Wartungsvertrag und Rechnung.
Ergebnis: Was Sie betreuen, ist zugleich das, was Sie berechnen.
Nicht der Anruf steuert Ihre Woche, sondern der Kalender. Die Fälligkeit entsteht aus dem abgeschlossenen Termin, nicht aus einer Spalte, die jemand nachpflegt. Die Disposition sieht, welche Objekte einer Region im selben Monat dran sind und welche Ersatzteile und Plaketten mitmüssen. Zwei Übersichten steuern den Betrieb: fällig ohne Termin und überfällig ohne Termin.
Ergebnis: Die Tour entsteht aus dem Bestand statt aus dem Gedächtnis.
Im Steigschacht, unter der Decke und in der Tiefgarage gibt es keinen Tisch, kein Netz und oft nur eine freie Hand. Deshalb wird ausgewählt statt getippt: Ergebnis je Prüfpunkt als in Ordnung, Mangel oder entfällt, Mangelkürzel aus Ihrer eigenen Legende, Foto direkt an der Einheit, Spracheingabe an den langen Feldern. Erfasst wird offline, übertragen wird, sobald das Fahrzeug wieder Empfang hat.
Ergebnis: Der Nachweis entsteht am Gerät, nicht abends am Schreibtisch.
An einer aufgeschalteten Meldeanlage ist die Reihenfolge Teil der Leistung: Betreiber informieren und Weiterleitung abschalten, prüfen, Weiterleitung wieder einschalten, Eintrag ins Betriebsbuch. Auf Papier sind das vier Zeilen, die man überspringen kann. Bei Ihnen ist es eine geführte Strecke, die sich nicht abschließen lässt, solange ein Schritt offen ist, samt Uhrzeit und Namen.
Ergebnis: Kein Termin lässt sich schließen, solange die Weiterleitung abgeschaltet ist.
Auf den meisten Protokollen steht der Befund, daneben eine Frist — und dann nichts mehr. Bei uns öffnet jedes nicht in Ordnung einen eigenen Block: Einheit, Kürzel, Foto, Dringlichkeit, Sofortmaßnahme, Verantwortlicher, Frist und Status. Was beim letzten Termin offen blieb, steht beim nächsten automatisch oben auf dem Formular, bis es jemand abgeschlossen hat.
Ergebnis: Aus einer Liste von Feststellungen wird eine Nachverfolgung.
Der wertvollste Eintrag eines Prüftages ist die Einheit, die nicht in Ordnung war. Aus ihr entsteht die Angebotsposition direkt im Vorgang: Leistung, Material, Menge, Aufwand, Termin. Der Innendienst prüft und schickt sie am selben Tag heraus, statt sie aus einem gescannten Bericht abzutippen. Was nicht beauftragt wird, bleibt in der Wiedervorlage stehen, bis Ihr Kunde entschieden hat.
Ergebnis: Aus Dokumentation wird Umsatz statt einer Randnotiz.
Ihre Prüfung hinterlässt zwei Spuren an zwei Orten: die Kennzeichnung an der Einheit und den Eintrag im Buch, das im Objekt bleibt. Beide entstehen aus derselben Erfassung — die Kennzeichnung mit Datum und nächster Fälligkeit, der Bucheintrag mit Prüfer, Umfang und Unterschrift. Das Papierexemplar für das Objekt druckt die Anwendung vollständig aus, in dem Format, das dort erwartet wird.
Ergebnis: Zwei Nachweise, eine Eingabe, keine Abweichung dazwischen.
Ein Stück der Nachweiskette stammt gar nicht von Ihnen: Der Betreiber soll zwischen Ihren Terminen selbst sehen und abzeichnen. Auf Papier sind das Hunderte Häkchen in einem Ordner, den beim Jahrestermin niemand findet. Wir geben seinem Hausmeister ein tastaturfreies Formular über einen Link am Objekt — ohne Installation, ohne Zugang, ohne Lizenz — und seine Einträge landen in derselben Kette wie Ihre.
Ergebnis: Sie sehen vor der Anfahrt, ob im Objekt kontrolliert wurde.
Neben der Technik betreuen Sie Papier, das am Gebäude hängt: Ordnung, Pläne, Laufkarten, Alarmierung. Jede versetzte Wand macht ein Stück davon falsch. In der Anwendung hängen diese Unterlagen am Objekt, mit Fassung, Datum und eigenem Wiedervorlagetermin. Dazu das zweite Standbein: Unterweisung, Helferausbildung und Übung mit Teilnehmerliste und Auffrischungsdatum.
Ergebnis: Auch die Papiere ohne Gerät haben einen Termin.
Jeder Mangel ist eine Position mit Foto und Frist, aus der ein Angebot entsteht.
Der Turnus hängt am Bestand, nicht mehr an einer Tabelle.
Wer die Einträge eines Objekts über Jahre führt, wird wieder angerufen.
An der Einheit, mit Datum, Prüfer und Unterschrift.
Die Maske führt durch den Termin, statt Objektkenntnis vorauszusetzen.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Protokolle abtippen, Bestandslisten nachführen, Fälligkeiten übertragen, Mängel in die Angebotsliste tippen, Fotos zuordnen, Bücher im Objekt suchen. Das Papierexemplar für das Objekt bleibt — es hat sich vor Ort bewährt, und die Anwendung erzeugt es vollständig.
Was der heutige Zustand kostet, steht in keiner Auswertung:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Sie zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Betrieb gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Vorgegeben ist bei Ihnen, was geprüft wird — nicht, wie Ihr Protokoll aufgebaut ist und welches Blatt Ihr Auftraggeber sehen will.
Sie arbeiten mit vier fremden Systematiken gleichzeitig: Das Prüfbuchformat gibt der Anlagenhersteller vor, das Berichtslayout samt Objekt- und Positionsnummer der Auftraggeber, den Umfang das Regelwerk — den Mängelschlüssel haben Sie selbst entwickelt. Ein fertiges Produkt verlangt, alle vier gegen seine eigene zu tauschen. Wie weit das auseinandergeht, sehen wir in unseren Projekten immer wieder: Bei Brandschutzdokumenten war die Grundlage jedes Mal die Vorlage des Betriebs, nicht unsere. Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende der Betrieb dem Programm an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Nein, eine Strecke. Anlagenart und Fabrikat steuern Felder und Ausgabeformat.
Ja, samt Legende auf jedem Blatt. Den Schlüssel pflegen Sie selbst, ohne uns.
Dann wird offline erfasst, per Auswahl statt Tastatur, bedienbar auch mit Handschuhen.
Ja. Aus denselben Daten entstehen Ihre interne Fassung und die, die er erwartet.
Die Liste wächst mit. Die neue Klappe steht sofort im Bestand und in der Fälligkeit.
Nein. Ein Link am Objekt genügt: tastaturfrei, ohne Installation, ohne Lizenz.
Nein. Die Errichtung beschreibt die Sicherheitstechnik, den Dienst im Objekt der Sicherheitsdienst.
Wir übernehmen sie samt bewährter Spalten und Historie, damit die Kette nicht abreißt.
Ja, der Normalfall: Es bleibt und wird angebunden, wir bauen die Strecke davor. Auf Wunsch lösen wir auch diese Teile schrittweise ab.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Für den ersten, klar abgegrenzten Baustein steht der Preis vorher fest; alles Weitere beauftragen Sie Modul für Modul.
Hier wird nicht aus Ordnungsliebe geschrieben. Was Sie prüfen, warten und instand setzen, soll für einen Fall bereitstehen, der hoffentlich nie eintritt — und tritt er ein, entscheidet das Blatt von damals. Jedes dieser Dokumente ist zweierlei zugleich: Arbeitsergebnis und Beweismittel.
Die fortgeschriebene Geschichte einer Einrichtung, geführt im Objekt. Jeder Eintrag knüpft an den vorherigen an; eine alte Lücke ist später nicht zu schließen.
Sie halten je Einheit fest, was in Ordnung war, was entfällt und was beanstandet wurde — mit Datum, Prüfer und Gegenzeichnung.
Die Kennzeichnung am Gerät selbst. Sie sagt jedem, der davorsteht, wann zuletzt geprüft wurde und wann es wieder so weit ist.
Nummer, Typ, Fabrikat, Seriennummer und Standort je Einheit. Ohne diese Identität lässt sich kein Befund zuordnen.
Löschgerät, Feststellanlage, Klappe, Rauchabzug und Meldeanlage haben eigene Prüfpunkte. Ein Sammelformular bildet keinen davon ab.
Bei Melde- und Löschanlagen das Journal der Anlage: Instandhaltungen, Auslösungen, Störungen und Abschaltungen in zeitlicher Folge.
Betriebsspannung, Ruhe- und Alarmstrom, Verhalten bei Netzausfall, Überbrückungszeit. Ein Zahlendreher bleibt im Papier unsichtbar und wird später teuer.
Befund je Einheit mit Foto, Sofortmaßnahme, Frist und Zuständigem. Ohne festgehaltene Erledigung steht er beim nächsten Mal wieder da.
Der Rundgang abseits der Technik: verstellte Wege, fehlende Kennzeichnung, zugestellte Türen. Das ändert sich im Betrieb täglich.
Drei Fassungen für drei Lesergruppen — Aushang für jeden im Haus, Anweisung für die Beschäftigten, Anweisung für die mit besonderen Aufgaben.
Die Unterlagen für Menschen unter Druck und für Kräfte, die das Gebäude nicht kennen. Jede versetzte Wand macht einen Teil falsch.
Thema, Datum, Dauer, Referent, Unterschrift. Geprüft wird später nicht das Wissen der Leute, sondern der Nachweis.
Zeigen Sie uns, was heute im Umlauf ist: zwei Protokolle, ein Prüfbuch, die Fälligkeitstabelle. Daran zeigen wir, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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