- Home
- Lösungen
- Formulartechnologien
- Vordrucke
- Branchen
- Formilo
- Info
- Kontakt
Ob Werk, Stiftung, Hilfsorganisation oder gGmbH — bei Ihnen kommt Geld von außen herein, und jemand muss später belegen, dass es dem versprochenen Zweck gedient hat.
Ist dieser Weg nicht so abgebildet, wie Ihr Haus arbeitet, zahlen Sie doppelt: mit Arbeitszeit, die dem Zweck fehlt, mit ungeplanten Wochen am Jahresende, mit Mitteln, die eine Formalie zurückgefordert hat, mit Fristen an einem einzigen Gedächtnis und mit Menschen, die zum Helfen kamen und Belege sortieren.
Was fehlt, ist keine weitere Verwaltungslösung, sondern eine Strecke, die unterwegs schon erzeugt, was am Ende gebraucht wird. Wie viel davon hineinkommt, entscheiden Sie — ein einzelnes Förderprojekt ist ein guter Anfang.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Wohlfahrtsverbände, diakonische Träger und eine Koordinierungsstelle eines Bundesprogramms.
Was im Plan steht, wird beim Abruf neu getippt und im Nachweis ein drittes Mal. Die Folge: Abweichungen, die niemand wollte, und Rückfragen, die Wochen kosten.
Wer eine Quittung mitbringt, kennt die Position nicht, der sie zuzuordnen wäre. Die Folge: Zugeordnet wird Monate später aus dem Gedächtnis — die teuerste Stelle der Kette.
Den einen schreibt die Projektleitung, die anderen die Verwaltung, Wochen auseinander. Die Folge: zwei Darstellungen desselben Jahres, die nicht zusammenpassen — und das fällt auf.
Ein fehlendes Zuordnungsmerkmal, ein vertauschtes Datum, ein Schlüssel ohne Bezifferung. Die Folge: Rückforderung von Geld, das längst in Honoraren und Miete steckt.
Und dann der Preis, den kein Kostenplan ausweist. In den meisten Häusern hält eine Person die Förderlandschaft zusammen: welche Frist läuft, was welcher Bescheid verlangt, welcher Topf offen ist. Am Ende unterschreibt sie, was andere zusammengetragen haben. Urlaub heißt: Es bleibt liegen. Aufhören heißt: Wissen geht mit.
Keins davon entsteht, weil bei Ihnen jemand unsauber arbeitet, sondern weil eine Angabe an einem Ort entsteht und an einem anderen gebraucht wird — und dazwischen nichts liegt.
Eine Angabe wird dort erfasst, wo sie anfällt: im Projekt, im Gruppenraum, im Auto, in der Geschäftsstelle. Von da an ist sie überall dieselbe — in der Belegliste, im Abruf, im Zwischenstand, im Nachweis.
Kein Träger arbeitet wie der andere, und kein Förderprogramm wie das nächste. Genau deshalb ist der Weg zum Nachweis der Knackpunkt. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Antrag und Verwendungsnachweis festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Geschäftsführung, Verwaltung, Projektleitung, Fundraising, Ehrenamtskoordination und die Leute im Projekt. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut auf Ihre Programme und Ihre Gliederung.
Buchhaltung und Spenderverwaltung können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — Modul für Modul bis zur kompletten Software für Ihr Haus, mit Stammdaten, Mitarbeiterverwaltung und Auswertungen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter; das Spendenformular auf Ihrer Website ist so ein Fall.
Am Anfang steht keine Umstellung, sondern eine Frage: Wo verlieren Sie jedes Jahr die meiste Zeit? Damit fängt man an. Eine Erfassungsstrecke, die rechnet, führt und unterschrieben wird, ist ein Nutzen für sich. Danach kommen das Projekt, das Programm, das ganze Haus. Zwischen dem einen Bogen und der ganzen Anwendung liegt nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Weg zum Ganzen nicht.
Hier liegt die Achse dieses Zweigs. Antrag, Abruf und Nachweis gibt Ihr Zuwendungsgeber vor; das ist Anlage zum Bescheid und nicht verhandelbar. Wir bauen deshalb nicht das Blatt, sondern den Weg dorthin: Erfassung, Zuordnung, Rechnung, Prüfung. Am Ende wird der vorgeschriebene Vordruck gefüllt, druckfertig und unterschriftsreif.
Ergebnis: Ihr Format bleibt, nur die Handarbeit davor verschwindet.
Jedes Programm bekommt einen Datensatz: Richtlinie, Antragsfrist, Förderquote, Eigenanteil, Bewilligungszeitraum, Nebenbestimmungen, Änderungsbescheide. Daraus entstehen die Termine von selbst — Abruftermine, Zwischennachweis, Schlussnachweis, Aufbewahrung. Zwei Listen steuern das Jahr: was fällig ist und was zu lange liegt.
Ergebnis: Keine Frist hängt mehr an einem Kalendereintrag, den jemand gepflegt hat.
Projekttitel, Ziele, Erfolgskriterien mit Soll-Zahlen, Zeitplan je Förderjahr, Kooperationspartner. Daneben der Finanzierungsplan: Einnahmen nach Quellen — Eigenmittel, Landesmittel, Drittmittel, Spenden — und die Ausgabepositionen, beides mit Zeilen- und Spaltensummen. Ändert sich eine Position, ändert sie sich überall.
Ergebnis: Was Sie beantragen, ist später die Soll-Spalte Ihres Nachweises.
Der Abruf rechnet gegen den Bescheid: verausgabter Betrag, absehbare Ausgaben der nächsten Wochen, Deckung aus eigenen Mitteln, weiteren Zuwendungen und sonstigen Einnahmen, bereits überwiesene Mittel, Abrufbetrag. Die Zeile der überwiesenen Mittel ist heute Erinnerungsleistung — hier ist sie ein Bestand.
Ergebnis: Der Abruf stimmt, ohne dass jemand in alten Ordnern nachsieht.
Die Quittung wird dort erfasst, wo sie entsteht: fotografieren, Projekt wählen, Position wählen — aus genau den Positionen dieses Bescheids, nicht aus einem allgemeinen Kontenplan. Belegdatum und Zahlungsdatum sind getrennte Felder, weil die Prüfung sie getrennt liest. Gehört eine Ausgabe nur anteilig dazu, wird der Schlüssel beziffert.
Ergebnis: Die Belegliste ist ein Nebenprodukt, kein Jahresendprojekt.
Projektpersonal und Honorarkräfte schreiben ihre Zeit dort auf, wo sie anfällt: Datum, von, bis, Tätigkeit, Stunden — dazu Kostenstelle und Projekt. Das ist keine Buchhaltungsroutine, sondern die Voraussetzung dafür, dass eine Stunde einem geförderten Projekt zugerechnet werden darf. Die Summen rechnet die Maske, die Gegenzeichnung hängt am selben Vorgang.
Ergebnis: Anteilige Finanzierung wird belegbar statt geschätzt.
Eintritt, Einsatzbereich, Vereinbarung über die Aufwandsentschädigung — pauschal, einmalig oder nach Stundenaufstellung —, dazu die Frage, ob dieselbe Person ihre Pauschale bereits anderswo ausschöpft. Führungszeugnis, Verpflichtung und Belehrungen laufen als Fristenstrang mit Wiedervorlage; festgehalten wird die Einsichtnahme, nicht das Dokument.
Ergebnis: Ein Nachweisstrang, der jeden Personalwechsel übersteht.
Im Antrag steht eine Zusage: wie viele Menschen welcher Zielgruppe erreicht werden sollen. Im Projekt wird genau das erfasst — Datum, Ort, Zielgruppe, Anzahl, Kooperationspartner, dazu Fotos und die Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit. Erfasst wird auf dem Gerät, im Gruppenraum, offline, in wenigen Antippern.
Ergebnis: Das zugesagte Soll und das erreichte Ist stehen nebeneinander, das ganze Jahr über.
Der zahlenmäßige Nachweis ist im Kern eine Rechnung: Soll aus dem Finanzierungsplan, Ist aus der Belegliste, Abweichung in Euro und Prozent je Position, dazu Gesamtsummen, Kassenbestand und der voraussichtliche Rückzahlbetrag. Das macht heute jemand von Hand, und niemand macht es fehlerfrei. Wer eine Position ändert, rechnet alles noch einmal.
Ergebnis: Die Zahlen sind durchgerechnet, bevor sie jemand prüft.
Der inhaltliche Teil soll auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises eingehen — geschrieben wird er aber von jemand anderem, in einem anderen Dokument, zu einer anderen Zeit. Hier ruft er die Struktur des Antrags wieder auf: Ausgangslage, Maßnahmen, Zielerreichung, Abweichungen von Kosten- und Zeitplanung.
Ergebnis: Bericht und Zahlen erzählen dasselbe Jahr.
Kette zwei, und die einzige, bei der Ihr Gegenüber ein Mensch ohne Aktenzeichen ist: kurze Strecke, klare Fragen, Betrag und Turnus als große Flächen, Lastschriftmandat, Zweckbindung, getrennte Einwilligungen, Bestätigung per E-Mail. Eine zweckgebundene Spende landet gleich dort, wo sie später als Deckungsmittel gebraucht wird.
Ergebnis: Was hereinkommt, ist sofort dort verbucht, wo es hinausgehen soll.
Jeder Beleg bringt seine Zuordnung mit.
Ziele, Zahlen und Partner des letzten Projekts stehen als Grundlage bereit.
Zuordnungen und Summen sind an der Quelle geprüft.
Die Strecke wächst mit, die Stellenzahl nicht.
Sie sehen, was abgerufen, verausgabt und noch offen ist.
Statt ein Jahr zu rekonstruieren, das sie selbst erlebt haben.
Und das fällt weg: Belege sortieren, Positionen aus dem Gedächtnis zuordnen, Abweichungen von Hand rechnen, Zahlen zwischen Tabellen abgleichen, dem Projekt hinterhertelefonieren. Der unterschriebene Vordruck bleibt — er wird nur nicht mehr getippt.
Die Posten, die in keinem Kostenplan stehen:
Pro Förderjahr, ohne dass es in einer Auswertung auftaucht. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch. Sichtbar wird es erst mit der ersten Rückforderung.
Für Buchhaltung und Spenderverwaltung gibt es gute Standardlösungen — sie sehen über Träger hinweg ähnlich aus. Der Weg von der Quittung zum anerkannten Nachweis sieht nirgends gleich aus. Jeder Zuwendungsgeber schreibt seine eigene Gliederung vor, und wer drei Programme führt, führt drei davon gleichzeitig.
Das ist keine Geschmacksfrage, sondern Rechtsfolge: Die Gliederung steht im bewilligten Finanzierungsplan, das Formular ist Anlage zum Bescheid. In unseren Projekten sehen wir es immer wieder: Grundlage ist die Vorlage des Hauses, nie ein Muster von uns. Allein eine einzige Förderfamilie umfasst siebzehn durchnummerierte Vordrucke, vom Antrag bis zur Erklärung über die Rückzahlung — und hinter jedem steht ein eigener Arbeitsschritt.
Wir bauen beide Seiten des Tisches: die Strecke des Trägers, der beantragt und nachweist — und die des Hauses, das Mittel weiterleitet. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren, keine Laufzeit. Eine einmalige Anschaffung lässt sich planen; eine dauerhafte Gebühr selten. Wie andere Häuser der öffentlichen Hand damit umgehen, zeigt die Branchenübersicht.
Alles davor: erfassen, zuordnen, rechnen, prüfen — und den Vordruck am Ende füllen.
Das bleibt so — die Fassung kommt druckfertig statt zweimal getippt.
Ja. Jedes Programm hat seine Positionsliste, der Beleg wählt die richtige.
Deshalb wird ausgewählt statt geschrieben: fotografieren, antippen.
Das entscheidet Ihr Geber. Angebot und Leistungsbeschreibung kommen früh genug zum Klären.
Die Vorgaben legt Ihr Haus fest; auf Wunsch läuft die Anwendung auf Ihren eigenen Servern.
Dafür gibt es den Auszug in maschinell lesbarer Form.
Dann passt die Seite für Vereine und Verbände.
Dafür gibt es die Seite für soziale Einrichtungen; viele Träger sind beides.
Die Geberseite bauen wir ebenso — wie Verwaltungen arbeiten, zeigt die Seite für Kommunen.
Es gehört Ihnen, ohne Lizenzkosten. Klar abgegrenzte Leistungen bieten wir zum Festpreis an, größere Vorhaben nach Anforderungsaufnahme als Festangebot, Modul für Modul.
Hier wird nicht dokumentiert, um an Geld zu kommen, sondern um Geld behalten zu dürfen, das längst ausgegeben ist. Alles hängt deshalb an einer Frage: Lässt sich für jeden Euro zeigen, dass er dem bewilligten Zweck gedient hat? Die Fristen dafür stehen nicht im Kalender, sondern im Bescheid — sie laufen ab dem Tag, an dem der Zweck erfüllt ist.
Ziele, Maßnahmen, Zeitplan, geplante Einnahmen und Ausgaben. Diese Gliederung bindet bis zum Schluss — sie ist später die Soll-Seite des Nachweises.
Anteil-, Fehlbedarfs-, Festbetrags- oder Vollfinanzierung bestimmen, wie gerechnet und abgerufen wird — und wie hoch der selbst aufzubringende und zu begründende Anteil ist.
Er nennt Betrag, Zeitraum und Nachweisfrist. Was dort steht, gilt — auch wenn das Projekt anders verläuft.
Geld wird nicht überwiesen, sondern angefordert, und zwar für einen kurzen Zeitraum im Voraus. Abgerufen werden darf nur, was auch zeitnah ausgegeben wird.
Zwei verschiedene Angaben, zwei verschiedene Spalten. Wer sie verwechselt, hat eine fehlerhafte Belegliste — und genau daraus entstehen Kürzungen.
Jeder Beleg braucht einen eindeutigen Bezug zum Projekt. Gehört eine Ausgabe nur teilweise dazu, muss der Anteil beziffert sein.
Personalkosten sind nur anteilig zurechenbar. Ohne Zeitaufschreibung mit Kostenstelle fehlt die Grundlage für die Zurechnung.
Bei mehrjährigen Vorhaben ist nach jedem Haushaltsjahr ein Zwischenstand fällig, inhaltlich und zahlenmäßig.
Der inhaltliche Teil des Nachweises: Ausgangslage, Maßnahmen, Zielerreichung — und ausdrücklich auch das, was nicht funktioniert hat.
Einnahmen und Ausgaben nach der Gliederung des Finanzierungsplans, mit Soll, Ist und Abweichung in Euro und in Prozent je Position.
Die Bewilligungsstelle darf Belege nachfordern, vor Ort prüfen und Daten einsehen. Nicht anerkannte Ausgaben werden zurückgefordert.
Eine zweckgebundene Spende ist zugleich Deckungsmittel im Projekt. Wer sie nicht führt, hat bei Anteilfinanzierung einen Fehler im Nachweis.
Zeigen Sie uns einen laufenden Bescheid, den Vordruck Ihres Gebers und die Tabelle, mit der Sie heute die Belege führen. Daran sehen wir, wo der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um unsere Website optimal für Sie zu gestalten, ihre Nutzung zu analysieren und Ihnen relevante Inhalte anzuzeigen. Mit „Alle akzeptieren“ stimmen Sie dem zu. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufbar. Details in unserer Datenschutzerklärung.
