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Ob acht Filialen oder vierzig, ob Regie, Pacht oder Franchise — Ihr Betrieb existiert vielfach, und Sie sehen immer nur den, in dem Sie gerade stehen.
Ist der Weg zwischen Zentrale und Fläche nicht passend digitalisiert, zahlen Sie dafür in jeder Filiale gleichzeitig: mit Ertrag, der in Differenzen verschwindet, mit Vorgaben, die nur teilweise ankommen, mit Führungszeit, die im Auto vergeht, mit einem Team, das nicht weiß, woran es gemessen wird, und mit Kunden, die an jedem Standort etwas anderes erleben.
Es braucht kein neues Kassensystem, sondern den Weg, auf dem eine Vorgabe ankommt und ein Nachweis zurückkommt — für jeden Standort gleich. Womit Sie anfangen, entscheiden Sie.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Super Service alles genau so umgesetzt wie gewünscht. Nur zu Empfehlen
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Für eine Filialkette haben wir vier Auditbögen gebaut — 150 Prüfpunkte, gepflegt bis Version 7. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Sie geht als Rundmail an eine Sammeladresse und hängt an einer Person und deren Urlaub. Die Folge: Was Sie entschieden haben, gilt in einem Teil Ihrer Standorte — und Sie erfahren erst beim nächsten Besuch, in welchem.
Aufgebaut, fotografiert, verschickt — ohne Standort, ohne Datum, ohne Archiv. Die Folge: Was ein Lieferant für eine Platzierung bezahlt hat, können Sie ihm nicht belegen.
Ausgefüllt in der Filiale, eingesammelt beim nächsten Besuch, abgeheftet in der Zentrale. Die Folge: Zwischen Feststellung und Auswertbarkeit liegen Wochen — danach liegt sie im Ordner.
Sie werden festgestellt, ausgeglichen, weitergemacht. Die Folge: Erst nach Monaten sieht jemand ein Muster — und findet keine Unterlagen dazu.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Sie wissen, welche Filiale wackelt, wer welche Zusage bekommen hat und warum an einem Standort seit Jahren dasselbe schiefgeht. Wer Ihre Rolle übernehmen soll, findet nichts vor außer Ordnern.
Keins davon entsteht, weil jemand in Ihren Filialen seine Arbeit nicht könnte, sondern weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist.
Der Unterschied liegt nicht in mehr Kontrolle, sondern darin, dass Vorgabe und Rückmeldung derselbe Vorgang sind: Was die Zentrale verschickt, kommt mit Erledigungsstand, Grund und Foto zurück.
Wie viel davon Sie brauchen, entscheidet Ihr Ablauf. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen der Vorgabe der Zentrale und dem Nachweis aus der Filiale festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, gebaut auf Ihre Betriebsordnung: Zentrale, Bezirksleitung und Filialen arbeiten gleichzeitig darin, jede Rolle mit ihrer eigenen Sicht. Erreichbar vom Tablet im Verkaufsraum bis zum Rechner der Zentrale.
Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind; in die Kasse greifen wir nicht ein. Warenwirtschaft und Buchhaltung entwickeln wir auf Wunsch auch selbst — bis zur kompletten Unternehmenssoftware, in der auch Rechnungen und die Kundenverwaltung laufen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Ein einzelner Auditbogen, der rechnet, entsteht auch als Formular in unserem FormularCenter, dessen Daten trotzdem zentral liegen. Ersetzt wird, was heute dazwischen liegt: die Excel-Datei im Anhang, das Foto im Messenger, der Bogen im Kofferraum.
Ihr Kassen- und Warenwirtschaftssystem weiß alles über den Bon und den Bestand. Es weiß nicht, ob die Aktion steht, ob die Kühlung lief und ob der Mangel behoben wurde. Genau diese Strecke bauen wir: Vorgabe raus, Ausführung in der Filiale, Nachweis zurück. Tragend ist dabei nicht der Artikel, sondern der Standort — jede Erfassung hängt an einer Filialnummer.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Bogen an und behalten den Weg zum ganzen Netz offen.
Jeder Standort bekommt eine Akte: Standortnummer, Region und Bezirk, Betriebsform von Regie über Pacht bis Franchise, Verkaufsfläche, Öffnungszeiten, Filialleitung und Stellvertretung, Schlüsselträger. Dazu das Geräteverzeichnis mit Kühlung, Tiefkühlung, Waage samt Eichdatum, Kassen mit Seriennummer und Alarmanlage.
Ergebnis: Wer nach einem Standort fragt, bekommt eine Akte statt drei Ordner.
Die Zentrale legt an, was ab wann gilt: Aktionsnummer und Laufzeit, Platzierungsvorgabe mit Regalbild, Preisänderung mit Referenzpreis, Sortimentswechsel, Hygiene- oder Sicherheitsvorgabe. Adressiert wird nicht per Mail, sondern an einen Kreis von Standorten — alle, eine Region, ein Format — jeweils mit Frist.
Ergebnis: Jede Filiale sieht ihre Aufgaben, nicht den Posteingang einer Sammeladresse.
Die Filiale meldet zurück, was aus der Vorgabe geworden ist: aufgebaut ja oder nein, bei Nein der Grund aus Ihrem Katalog — Ware nicht geliefert, Fläche belegt, Aufsteller defekt. Das Foto entsteht im Formular, Standortnummer, Aktionsnummer und Datum hängen automatisch daran.
Ergebnis: Die Zweitplatzierung, die ein Lieferant bezahlt hat, ist belegt statt behauptet.
Erfasst wird unter Zeitdruck, im Stehen, während der Fahrer weiterwill: Lieferant, Lieferscheinnummer, Abgleich gegen die Bestellung, Packstücke und Gebinde, Temperatur bei Kühl- und Tiefkühlware, Charge und Haltbarkeitsdatum, Zustand der Verpackung. Fehlt etwas oder ist etwas beschädigt, gibt es Grund, Foto und die Unterschrift des Fahrers auf dem Gerät.
Ergebnis: Die Abweichung ist angezeigt, solange die Anzeige noch etwas wert ist.
Was nicht verkauft wird, verschwindet heute meist ohne Spur. Hier bekommt es eine: Artikel, Menge, Grund aus dem Katalog Ihres Hauses — abgelaufen, beschädigt, Bruch, Eigenverbrauch, Spende —, Wert, Foto, Entsorgungsweg und Unterschrift. Die Summe je Warengruppe und Standort steht ohne Zwischenschritt in der Auswertung.
Ergebnis: Verlust wird zur Zahl, mit der man arbeiten kann.
Der Tag beginnt und endet mit demselben kurzen Bogen: Alarmanlage, Auffälligkeiten der Nacht, Temperaturkontrolle vor der Auslage, Wechselgeldbestand, offene Punkte für die nächste Schicht. In unter einer Minute, tastaturfrei, im Stehen. Die Reihe der Messwerte läuft als Verlauf mit, nicht als Stapel Blätter im Kühlhaus.
Ergebnis: Die Übergabe steht schriftlich, statt zwischen Tür und Angel zu geschehen.
Gezählt wird nach Stückelung, die Summe rechnet das Formular. Soll und Ist stehen nebeneinander, die Differenz ergibt sich. Überschreitet sie die Schwelle Ihres Hauses, klappt die Stellungnahme des Kassierers auf und verlangt zwei Unterschriften. Filiale, Kasse und Schicht sind Pflichtfelder, damit die Vorgänge über alle Standorte zusammenlaufen.
Ergebnis: Ein auffälliges Muster fällt auf, bevor die Revision kommt.
Ihre Prüfbereiche, Ihre Einzelkriterien, Ihre Gewichtung: Punkte je Kriterium aus der Auswahl, Bereichssumme und Gesamtsumme rechnen sich, die Ampel von Grün über Gelb nach Rot steht nach Ihren Grenzen. Auditor, Filialleitung und bei Bedarf der Pächter unterschreiben auf dem Gerät. Der Bogen bleibt Ihrer — auch in der siebten Fassung.
Ergebnis: Das Ergebnis steht fest, wenn der Auditor die Filiale verlässt.
Aus jedem Befund wird eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin, aus dem Termin eine Wiedervorlage, die sich meldet. Das Folgeaudit prüft nur noch, was offen war. Über die Standorte hinweg entsteht daraus, was heute niemand hat: welche Filiale sich verbessert, wo derselbe Mangel wiederkommt, welche Bereiche überall schwach sind.
Ergebnis: Der Maßnahmenteil verläuft nicht mehr im Sand.
Mehrere Zählteams arbeiten gleichzeitig, je Zählbereich von Verkaufsfläche über Lager bis Nebenlager, jede Zeile mit Erfasser und Uhrzeit. Bei Abweichung fordert das System die Zweitzählung an, statt sie dem Gedächtnis zu überlassen. Die Zentrale sieht am Stichtag, welcher Standort wie weit ist — nicht am Tag danach.
Ergebnis: Die Differenzliste steht sofort und weiß, wer wo gezählt hat.
Die Filiale meldet mit Gerätebezug aus dem Verzeichnis: Kühltruhe, Tür, Kasse, Klima, Beleuchtung, dazu Fehlerbild, Dringlichkeit und Foto. Die Zentrale beauftragt, der Dienstleister führt aus — und der Leistungsnachweis wird in derselben Akte von der Filiale gegengezeichnet, bevor die Rechnung ins Haus geht.
Ergebnis: Keine Rechnung ohne den Nachweis, dass jemand vor Ort war.
Der Besuch beginnt beim Stand des letzten Audits, nicht bei der Suche nach dem Bogen.
Was gezählt, abgeschrieben und angenommen wird, steht mit Grund und Unterschrift da.
Foto, Standort, Datum und Unterschrift hängen am Vorgang, nicht in einem Messenger.
Nicht nur nach Umsatz, sondern danach, wie sauber der Betrieb läuft.
Bei hoher Fluktuation führt das Formular durch den Ablauf.
Sie bringt ein Punkteraster mit, das nicht Ihres ist — und Sie passen Ihre Betriebsordnung an eine Maske an.
Und das fällt weg: Bögen einsammeln, Fotos zuordnen, Rückmeldungen anmahnen, Excel-Dateien zusammenführen, Temperaturblätter abheften. Der Aushang an der Wand bleibt — die Anwendung erzeugt ihn druckfertig.
Was in keiner Auswertung eine eigene Zeile hat:
Pro Jahr, über alle Standorte, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch. Diese Kosten zeigen sich nur als ein Jahr, das schlechter lief als geplant.
Für Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen: Diese Bereiche sehen in fast jedem Handelsunternehmen gleich aus. Die Betriebsordnung sieht nirgends gleich aus. Was Sie prüfen, wie Sie gewichten und wer am Ende unterschreibt, ist bei Ihnen anders als bei jeder anderen Kette.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten. Eine Filialkette hat bei uns vier Auditbögen bauen lassen: drei Seiten, 150 Prüfpunkte, Punkte je Einzelkriterium, Ampelbewertung, ein eigener Maßnahmenteil und Unterschriften von Filialleitung und Pächter auf jeder Seite — in Version 7. Kein Betrieb entwickelt ein Formular sieben Fassungen lang weiter, wenn ein fertiges Produkt seinen Standard träfe.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre — und Sie passen Ihr Punkteraster nicht an eine Software an, die Software bekommt Ihr Punkteraster. Mit der Abnahme endet jede Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren, keine Laufzeit.
In der Regel nicht: Beide bleiben. Wo sie Schnittstellen oder Exporte vorsehen, übernehmen wir die Daten davor oder danach. Auf Wunsch lösen wir die Warenwirtschaft auch schrittweise ab.
Ja. Ihre Bereiche, Ihre Gewichtung, Ihre Grenzen — so, wie der Bogen heute aussieht.
Sie brauchen keine. Ein Gerät je Filiale genügt, die Zuordnung läuft über den Standort.
Ja, per Auswahl und Foto statt Tastatur, einhändig und auch ohne Empfang.
Die Betriebsform steht am Standort und steuert, wer unterschreibt und wer was sieht.
Ja. Erfasst wird vor Ort, übertragen wird, sobald wieder Verbindung besteht.
Sie ändern sie zentral einmal — ab dem nächsten Besuch arbeiten alle mit der neuen Fassung.
Wir bauen die Strecke so, dass Nachweisfotos die Fläche zeigen.
Ihnen. Mit der Abnahme, ohne Lizenz- oder Nutzergebühren, egal wie viele Filialen Sie haben.
Das hängt vom Umfang ab. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis; größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme — als Festangebot oder auf Stundenbasis.
In einer Kette entsteht ein Beleg nicht aus Ordnungsliebe. Er ist das einzige Mittel, mit dem die Zentrale erfährt, was an einem Ort geschehen ist, an dem sie nicht war.
Sie halten die Bareinnahmen eines Tages fest und machen die Kasse jederzeit nachzählbar. Ohne sie ist nicht belegbar, was in der Schublade lag.
Ab der Schwelle Ihres Hauses gehören Grund, Stellungnahme und zwei Unterschriften dazu. Erst die Sammlung zeigt, ob ein Einzelfall einer ist.
Menge, Temperatur, Charge und Zustand am Hinterausgang — und der Vorbehalt, wenn etwas nicht stimmt.
Sie holen den Schaden dorthin zurück, wo er entstand. Ohne Beleg bleibt die Fehlmenge eine Behauptung der Filiale.
Grund, Menge und Wert jeder Abschrift — der Unterschied zwischen erklärbarer und unerklärlicher Inventurdifferenz.
Zählbereich, Artikel, Menge, Erfasser und Zweitzählung. Erst die Begründung der Differenz macht daraus eine Bewertung.
Der tägliche Nachweis der Frischebereiche — selten verlangt, und dann sofort und vollständig.
Wer mit einem gesenkten Preis wirbt, muss wissen, was der Artikel in den dreißig Tagen davor gekostet hat. Dafür braucht die Fläche eine Preishistorie.
Der Beleg, dass eine vereinbarte Platzierung wirklich stand — gegenüber der Zentrale und gegenüber dem Lieferanten, der sie bezahlt hat.
Punkte je Bereich, Gesamtbewertung, Maßnahme, Termin, Unterschrift. Ohne Wiedervorlage bleibt der Bogen eine Momentaufnahme.
Verkaufsraum und Lager werden regelmäßig geprüft — schriftlich beauftragt und schriftlich festgehalten.
Jede Filiale ist eine eigene Betriebsstätte, und jedes Kassensystem wird dort einzeln gemeldet. Vierzig Standorte sind vierzig Meldungen, die aktuell bleiben müssen.
Ein Produktrückruf ist in einer Kette ein Vollzugsvorgang über alle Standorte — Ware raus, Bestand erfasst, Aushang angebracht, Vollzug gemeldet.
Bei hoher Personalbewegung ein Dauervorgang — mit Erst- und Folgenachweis je Person und Standort.
Bringen Sie mit, was heute im Umlauf ist: Ihren Auditbogen, die Zählliste der letzten Inventur, das Blatt für die Warenannahme. Daran zeigen wir, wo ein Anfang sich rechnet. Verkaufen Sie überwiegend an Gewerbekunden auf Rechnung, passt der Großhandel; den Überblick gibt die Seite für Handelsbetriebe.
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