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Ob Sondermaschine, Serie oder Baugruppe — was Ihr Werk verlässt, muss belegbar sein: gefertigt, geprüft, abgenommen, eingewiesen, betreut.
Ist dieser Weg nicht auf Ihren Betrieb zugeschnitten, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Facharbeiterzeit für die zweite Eingabe, mit Leistung, die nie auf eine Rechnung kam, mit Geld, das auf einen Bericht wartet, mit Abenden voller Nacharbeit und mit Kunden, die auf Unterlagen warten.
Sie brauchen kein Programm, das Ihnen seinen Ablauf vorgibt, sondern eine Lösung, die Ihren abbildet: Ihre Prüfmerkmale, Ihre Reihenfolge, Ihre Belege. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einzelnes Protokoll ist ein Anfang.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Aus tausenden Projekten stammen Aufträge vom Verpackungsmaschinenbau bis zum Spindelservice. Konzeption und Entwicklung im eigenen Haus, ein fester Ansprechpartner bis zum Ausbau.
Der Bericht entsteht Tage später, aus dem Gedächtnis. Die Folge: Rechnungen, die warten, und Einzelheiten, die niemand mehr belegen kann.
Wartezeit, verbaute Teile, gefundene Zusatzarbeit hält unterwegs keiner fest. Die Folge: Umsatz, den Sie erarbeitet und verschenkt haben.
Messwerte, Abnahme und Einweisung liegen in fünf Formaten an fünf Orten. Die Folge: Kulanz statt Klarheit, und vor einem Audit Tage für Rekonstruktion.
Stunden aus Konstruktion, Fertigung, Montage und Service kommen nie sauber zurück. Die Folge: Das nächste Angebot ist wieder ein Gefühl.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer hier führt, klärt morgens die Technik, kalkuliert mittags ein Produkt, das es noch nicht gibt, und beantwortet abends den Techniker aus einer fremden Zeitzone. Ein Betrieb, in dem jede Entscheidung über einen Schreibtisch läuft, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand nicht fertigen, prüfen oder montieren kann. Jedes entsteht, weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist.
Nicht Ihr Betrieb richtet sich nach einem Programm, sondern die Lösung nach Ihrem Ablauf. Eine Angabe entsteht dort, wo sie zuerst bekannt ist, und bleibt von da an dieselbe — in der Fertigung, bei der Abnahme, im Servicebericht und in der Nachkalkulation.
Ob daraus ein einzelnes Protokoll wird oder die Strecke von der Anfrage bis zur Nachkalkulation, entscheidet der Umfang und nicht die Kategorie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Angebot und Maschinenakte festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuell programmierte Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Arbeitsvorbereitung, Halle, Qualitätssicherung, Disposition und der Techniker im Ausland. Jeder sieht seinen Ausschnitt, der Stand ist für alle derselbe.
Kundenverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind, ebenso Ihr Auftrags-, Konstruktions- und Prüfdatensystem. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Genügt ein abgegrenzter Bereich, bauen wir einzelne Formulare und Eingabemasken in unserem FormularCenter — mit zentraler Ablage, Rollen und Freigaben.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern eine Auswahl: Welcher Beleg geht bei Ihnen am häufigsten über den Tisch? Ein Prüfprotokoll, das Sollwert, Toleranz und Prüfmittel kennt und selbst urteilt, lohnt sich allein. Danach kommen Prüfstrecke, Außendienstbeleg, Maschinenakte. Zwischen Formular und Anwendung liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Der erste Baustein trägt sich selbst und verbaut den Weg zum Rest nicht.
Andere Betriebe haben eine Baustelle und ein Büro. Sie haben eine Halle, ein Büro und einen Techniker, der in fremder Werkshalle vor einer Maschine steht, die er selbst aufgebaut hat. Beide Welten hängen an derselben Fabriknummer: Was in der Fertigung gemessen, bei der Abnahme unterschrieben und später im Service getauscht wurde, steht an einem Strang.
Ergebnis: Halle und Außendienst arbeiten erstmals an denselben Daten.
Sie kalkulieren ein Produkt, das es noch nicht gibt. Geschätzt wird getrennt nach Konstruktion, Elektroplanung, Fertigung, Montage und Inbetriebnahme — in denselben Töpfen, in denen später die Ist-Stunden ankommen. Vergleichbare Maschinen aus der Historie stehen daneben, mit dem, was sie wirklich gekostet haben.
Ergebnis: Die nächste Schätzung steht auf Zahlen statt auf Erfahrung.
Aus dem Angebot wird der Fertigungsauftrag, aus der Stückliste werden Arbeitsplan und Materialentnahmeschein. Die Laufkarte begleitet das Teil durch die Stationen und trägt, was an jeder bestätigt wurde: Rüsten, Stückzahl, Nacharbeit, Freigabe. Wer eine Station abschließt, macht die nächste sichtbar — in der Anwendung statt an der Pinnwand.
Ergebnis: Der Stand eines Auftrags ist eine Ansicht, keine Nachfrage.
Erfasst wird dort, wo gearbeitet wird: Gutmenge, Ausschuss, Nacharbeit, Rüstzeit und Ist-Zeit je Arbeitsgang. Bedient wird das mit Handschuhen — große Flächen, Auswahl statt Freitext. Was auffällt, wandert als Meldung mit Foto weiter, nicht als Satz unter Bemerkungen. Das Schichtbuch entsteht nebenbei.
Ergebnis: Disposition und Kalkulation sehen die Ist-Zeit am selben Tag.
Ein Prüfblatt ist kein Notizfeld. Merkmal, Sollwert, Toleranz und Prüfmittel stehen bereits da; eingetragen wird der Istwert, und die Maske urteilt mit — in Millimetern wie in Mikrometern. Die Werkerselbstprüfung läuft in derselben Strecke wie die Endprüfung. Liegt ein Wert daneben, entsteht eine Abweichung mit Foto und Frist.
Ergebnis: Der Messwert entsteht einmal — am Messplatz, nicht abends im Büro.
Wo Ihr Kunde Rückverfolgbarkeit verlangt, reicht kein Ordner. Werkstoff, Charge, Lieferant und Zeugnis hängen am Bauteil — geprüft beim Wareneingang, nicht gesucht bei der Reklamation. Vor einem Serienstart entsteht der Erstmusterprüfbericht aus denselben Merkmalen wie die laufende Prüfung.
Ergebnis: Welches Material in welcher Maschine steckt, ist eine Abfrage.
Bevor die Maschine zerlegt wird, steht die Prüfung gegen das Zugesagte: Funktion, Vollständigkeit, Probelauf, Leistungsdaten. Ihr Kunde reist an und unterschreibt auf dem Gerät. Entscheidend ist, was danach geschieht: Jeder Vorbehalt bleibt als offene Position mit Frist bestehen — und taucht bei der Abnahme vor Ort als derselbe Punkt wieder auf.
Ergebnis: Offene Mängel reisen von der Werksabnahme bis zur Endabnahme mit.
Packliste, Transportsicherung und Verladefotos entstehen aus dem Vorgang, nicht aus einer zweiten Liste. Beim Aufbau erfasst der Monteur Fortschritt, Stunden je Mann, Fahrt- und Reisezeit, Material vor Ort — und die Behinderungen, die er nicht zu verantworten hat: Fundament nicht fertig, Medien nicht gelegt, Kran nicht da.
Ergebnis: Wartezeit auf fremdem Gelände ist festgehalten, bevor gestritten wird.
Beim Hochfahren werden Einstellwerte, Probelauf, Sicherheitsfunktionen und Leistungsnachweis mitgeschrieben — auf Wunsch zweisprachig, weil der Bediener lesen soll, was er unterschreibt. Daran hängt die Einweisung: wer geschult wurde, welche Funktionen erklärt und welche Unterlagen übergeben wurden, mit Unterschrift.
Ergebnis: Was Sie erklärt und übergeben haben, ist Jahre später nachvollziehbar.
Der Techniker bekommt den Auftrag mit allem, was das Büro weiß: Maschine, Standort, Historie, letzter Befund, offene Punkte. Vor Ort kommen Betriebsstunden, Fehlerbild, Maßnahme, Ersatzteile und Zeiten dazu — offline, wenn kein Netz da ist. Unterschrieben wird beim Kunden, übertragen bei der nächsten Verbindung.
Ergebnis: Die Rechnung wartet nicht auf die Erinnerung des Technikers.
Große Auftraggeber schreiben ihr eigenes Abnahme- oder Wartungsprotokoll vor. Heute füllt Ihr Techniker beides aus: das fremde Formular und den eigenen Bericht, dieselbe Stunde zweimal. Erfasst wird künftig einmal; daraus entstehen Ihre Fassung und das Layout, das der Auftraggeber verlangt.
Ergebnis: Fremde Vordrucke kosten keine zweite Erfassung mehr.
Eine Maschine steht zwei Jahrzehnte beim Kunden. Was in dieser Zeit an ihr geschah — Abnahme, Einweisung, Umbau, Wartung, Reparatur, getauschte Teile — hängt an ihrer Fabriknummer und ist in einem Zug lesbar. Fällige Prüfungen und Wartungen leiten sich aus dem zuletzt erledigten Termin ab, nicht aus einem gepflegten Feld.
Ergebnis: Wer nach zwölf Jahren anruft, wird nicht zur Suchaufgabe.
Nicht am Freitagabend, aus der Erinnerung von Dienstag.
Was einmal bestätigt ist, wird weiterverwendet statt ein zweites Mal getippt.
Ihre Prüfmerkmale passen in keinen Baukasten — hier stehen sie drin.
Am Vorgang, mit Datum, Prüfer und Unterschrift.
Getrennt nach Konstruktion, Fertigung, Montage und Service.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Messwerte abtippen, Berichten hinterhertelefonieren, Fotos zusammensuchen, Mängellisten zwischen zwei Abnahmen pflegen, Prüffristen nachhalten. Das Schichtbuch bleibt — als Übergabe zwischen zwei Mannschaften ist es bewährt.
Sechs Posten, die in keiner Auswertung auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte — im Erstgespräch setzen wir Ihre eigenen Zahlen ein.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Betrieb gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Dazu kommt hier eine geteilte Anbieterwelt: Die einen können den Außendienst und kennen die Halle nicht, die anderen umgekehrt. Ihr Beleg liegt dazwischen.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: Für einen Spindelservice haben wir ein elfseitiges Aufnahmeprotokoll aus fünf eigenständigen Teilblättern gebaut, das die Spindel vom Wareneingang bis zur Kommissionierung begleitet — mit Rundlauf- und Axialspielwerten in Mikrometern. Ein Baukasten kann eine Checkliste. Das kann er nicht.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür — oft die Ihrer Auftraggeber. Sonst passt sich am Ende nicht das Programm dem Betrieb an, sondern der Betrieb dem Programm. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Genau dazwischen: Wir bauen die Belege, für die keines eine Maske hat.
Ja. Erfasst wird offline; ein Verbindungsabbruch kostet keine Eingabe.
Beide Fassungen entstehen aus denselben Daten, umschaltbar.
Dann erfassen Ihre Leute einmal, und wir geben es auch in seinem Layout aus.
Deshalb keine feste Variante, sondern eine Strecke: Bauteil und Prüfart steuern die Merkmale.
Deshalb Auswahl statt Freitext und Spracheingabe an langen Feldern.
Wir ersetzen den Beleg, nicht die Leistungskontrolle. Was erfasst wird, legen Sie mit Ihrem Betriebsrat fest.
Im Gegenteil: dieselben Felder, dieselbe Reihenfolge, nur ohne Abschreiben.
Sie gehört Ihnen, ohne laufende Gebühren. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis; größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme.
Im Maschinenbau entsteht ein Dokument nicht, damit eine Leistung als erbracht gilt, sondern damit sich über die Lebensdauer einer Maschine zeigen lässt, in welchem Zustand sie das Werk verließ und was seither an ihr geschah. Ein Anlass steht im Kalender: Ab dem 20. Januar 2027 müssen neu in Verkehr gebrachte Maschinen nach dem neuen europäischen Regelwerk dokumentiert sein — maßgeblich ist die Auslieferung, nicht der Projektstart.
Sie halten fest, was der Kunde verlangt und was Ihr Haus zusagt. Der Unterschied entscheidet später, was Nachtrag ist und was Gewährleistung.
Aus der Konstruktion wird Fertigung. Beide ändern sich bei Losgröße eins noch während der Umsetzung — das hält kein starrer Vordruck aus.
Der Beleg, der das Teil begleitet, und die Ist-Zeit, die zurückkommt. Ohne sie plant die Arbeitsvorbereitung im Blindflug.
Geprüft wird, wo gefertigt wird, nicht erst am Ende. Der Werker bestätigt sein eigenes Ergebnis — die günstigste Prüfung, die es gibt.
Vier Angaben tragen es: Sollwert, Istwert, Toleranz, Urteil. Ohne sie ist eine Messung eine Erinnerung, mit ihnen ein Nachweis.
Er entscheidet vor dem Serienstart, ob geliefert werden darf. Fehlt er, steht die Freigabe beim Kunden still.
Sie belegen, aus welchem Werkstoff und welcher Charge ein Bauteil stammt. Bei einem Schaden ist das die erste Frage.
Zweimal dieselbe Maschine, zweimal ein Protokoll. Die Abnahme regelt Gefahrübergang, Gewährleistung und Zahlung.
Sie lebt zwischen zwei Abnahmeterminen. Was dort ohne Frist und Verantwortlichen steht, ist eine Notiz, keine Position.
Es entsteht einmal je Maschine und hält die Einstellwerte des ersten Tages fest — Jahre später die Grundlage jeder Fehlersuche.
Wer eingewiesen wurde, worüber und mit welchen Unterlagen. Bei einem Bedienfehler kann dieses Blatt entscheiden, wer dafür einsteht.
Befund, Maßnahme, Ersatzteile, Arbeits-, Fahrt- und Wartezeit. Was hier fehlt, fehlt auch auf der Rechnung.
Am Gegenstand geführt und über Jahrzehnte fortgeschrieben — jeder Eintrag knüpft an den vorherigen an.
Bringen Sie mit, was im Umlauf ist: ein Prüfprotokoll, einen Servicebericht, das Abnahmeprotokoll Ihres größten Kunden. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich lohnt. Nebenan liegen Anlagenbau, Stahlbau, Werkzeugbau und die Branche Industrie.
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