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Ob Umwelt-, Lebensmittel-, Material-, Kalibrier- oder medizinisches Labor: Sie verkaufen keine Messung, sondern ein Ergebnis, dem ein anderer vertrauen muss.
Ist der Weg zu diesem Ergebnis nicht auf Ihr Haus zugeschnitten, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Fachkraftstunden fürs Abschreiben, mit Aufträgen, die an fremden Lücken hängen, mit Arbeit, die zweimal anfällt, mit Abenden vor einer Überprüfung, mit Reibung im Team und mit wartenden Einsendern.
Sie brauchen kein weiteres Fachsystem, sondern eine Erfassung, die genau die Strecken abdeckt, die Ihres offen lässt. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie — ein einzelnes Formular ist ein vollwertiger Anfang.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Tausende umgesetzte Projekte, darunter ein industrielles Prüfzentrum, ein Analytikdienstleister und eine Laborgruppe. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Es kommt unvollständig, mehrdeutig, manchmal unleserlich — und auffallen tut es erst, wenn die Probe schon da ist. Die Folge: Rückfragen, Wartezeit, eine zweite Entnahme.
Was auf dem Schein steht, tippt die Erfassung ab; was am Display steht, schreibt jemand heraus. Die Folge: teure Zeit fürs Abschreiben und je Übertrag eine Fehlerquelle.
Gerätestatus, Kontrolle, Chargenfreigabe, Schulungsstand — vier Angaben aus vier Quellen, bevor ein Ergebnis hinausgeht. Die Folge: Zurufe quer durchs Labor oder eine unbelegbare Freigabe.
Ein Jahr Arbeit liegt an einem Dutzend Orten: im Gerät, im Postfach, in der Personalakte, am Kühlschrank. Die Folge: Wochen, in denen Ihre Besten sortieren statt analysieren.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer ein Labor führt, validiert tagsüber, beantwortet abends die Fragen der Einsender und weiß als Einzige, welche Frist als Nächstes fällig ist. Ein Haus, dessen Gedächtnis in einem Kopf sitzt, ist verwundbar.
Nichts davon entsteht, weil jemand seine Analytik nicht beherrscht. Jedes entsteht, weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder nicht auffindbar ist.
Nicht Ihr Labor passt sich einem Programm an, sondern die Lösung Ihrem Ablauf. Jede Angabe entsteht dort, wo sie zuerst bekannt ist — und bleibt dieselbe.
Ob daraus ein Formular wird oder eine durchgehende Strecke, bestimmen Sie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was in Laboren und Untersuchungsstellen geschrieben wird — vieles davon auf der Vorlage des Hauses gebaut.
Für Anforderungsschein, Kontrollkarte und Probeneingangsprotokoll gibt es keine Vorlage von der Stange: Parameterkatalog, Grenzwerte und Annahmegründe sind überall andere. Einzelne Strecken zeigen die Seiten zum Laborbuch und zum Prüfbericht; wer beprobt, bevor er einsendet, steht bei der Wasserwirtschaft.
Formilo entwickelt individuelle Anwendungen für die Abwicklung von Aufträgen — für Labore vom Anforderungsschein bis zum Prüfbericht. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuell programmierte Webanwendung in der Cloud: Auftragsgeschäft und Qualitätsapparat an einem Ort, an dem alle gleichzeitig arbeiten — Probenannahme, Analytik, Validation, Qualitätsmanagement und auf Wunsch Ihre Einsender selbst. Jeder sieht seinen Ausschnitt, und zwar denselben Stand.
Ihr Laborsystem und Ihre Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch die kaufmännischen Teile — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter. Wie andere Häuser des Gesundheitswesens arbeiten, zeigt die Branchenseite.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Welches Blatt kostet Sie heute die meisten Rückfragen? Ein einzelner Anforderungsschein mit Pflichtfeldern und automatischem Versand ist ein vollwertiger Start. Die Strecke bis zur Annahmeentscheidung ist der nächste Schritt, der Qualitätsapparat das Ziel.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Formular an und halten die Tür zur ganzen Kette offen.
Bei Ihnen laufen zwei Stränge nebeneinander: der Auftrag in Stunden bis Tagen, der Qualitätsapparat in Monaten und Jahren. Sie berühren sich an genau einem Punkt — der Freigabe eines Ergebnisses. Deshalb hängt hier alles an zwei Ketten: Auftrag, Probe, Teilprobe, Parameter auf der einen Seite, Gerät, Methode und Person auf der anderen.
Ergebnis: Wer freigibt, sieht in einem Blick, ob er es darf.
Hier liegt die Besonderheit dieses Geschäfts: Ihr wichtigstes Formular füllt jemand außerhalb des Labors aus — ein Einsender oder die eigene Fachabteilung. Also bekommt er Ihren Parameterkatalog, Pflichtfelder für Material, Entnahmezeitpunkt und Fragestellung sowie Felder für Norm, Grenzwert und Prüftemperatur, die nur bei angehaktem Parameter erscheinen.
Ergebnis: Der Auftrag ist vollständig, bevor die Probe eintrifft.
Wo selbst entnommen wird, entsteht das Protokoll an der Entnahmestelle: Messstelle aus der Objektliste statt getippt, Datum und Uhrzeit automatisch, Vor-Ort-Werte, Spülzeit, Besonderheiten, Plombennummer, Foto und Unterschrift des Probenehmers. Bedienbar mit Handschuhen und offlinefähig, weil am Schacht und im Kühlhaus kein Netz ist.
Ergebnis: Probe und Protokoll reisen unter derselben Kennung.
Der Kernmoment bekommt eine eigene Maske: Eingangszeit, Anzahl und Art der Gebinde, Abgleich der Probe gegen den Auftrag, Eignung nach Menge, Gefäß, Temperatur, Beschriftung und Frist. Dann die Entscheidung — angenommen, unter Vorbehalt oder zurückgewiesen, mit einem Grund aus Ihrem Katalog. Die Rückmeldung an den Einsender entsteht aus demselben Datensatz.
Ergebnis: Aus einem Telefonat wird ein Beleg.
Was elektronisch hereinkommt, wird übernommen statt abgetippt. Angelegt werden Auftragsnummer, Einsender, Objekt oder Messstelle, Parameterprofil, Abrechnungsschiene, Priorität und Termin. Daraus verteilt die Anwendung auf Arbeitsplätze und Geräte, vergibt Kennungen für Teilproben und hält Lagerort und Restmenge je Probe fest.
Ergebnis: Jede Rolle hat ihre Arbeitsliste, sortiert nach Fälligkeit.
Statt abends aus dem Gedächtnis: Chemikalien, Reagenzien, Geräte und Arbeitsanweisungen kommen aus gepflegten Katalogen, Chargennummer und Verfall per Scan, Verdünnungen und Einwaagen rechnet die Maske selbst. Längere Felder nehmen Spracheingabe an. Korrekturen bleiben mit Grund sichtbar, statt durchgestrichen zu werden, und eine zweite Person zeichnet gegen.
Ergebnis: Der Eintrag ist fertig, wenn die Arbeit fertig ist.
Die mitlaufende Kontrolle wird kein zweiter Vorgang, sondern Teil des ersten: Analyt, Gerät, Kontrolllot, Sollwert, Istwert, Abweichung, Bewertung und Prüfer stehen an derselben Serie. Liegt ein Wert außerhalb, sperrt die Anwendung die Serie und verlangt die Ursache, bevor es weitergeht. Der Verlauf je Analyt ist jederzeit abrufbar.
Ergebnis: Freigegeben wird, wenn der Status stimmt — nicht, wenn sich jemand erinnert.
Aus denselben Daten entstehen die interne Fassung und die des Auftraggebers, auf Wunsch zweisprachig und in dessen Layout, zentral gepflegt statt je Kunde nachgezogen. Für den kritischen Wert gibt es eigene Felder: wann angerufen wurde, wer erreicht wurde, wer bestätigt hat. Nachbefundungen tragen ihren Änderungsgrund.
Ergebnis: Die Übermittlung steht im Vorgang statt neben dem Telefon.
„Können Sie aus der Probe von gestern noch …?" wird ein Vorgang statt eines Zurufs: Ursprungsauftrag, Restmaterial mit Lagerort, Stabilitätsfrist je Parameter, neuer Parameter, Anforderer und Zeitpunkt. Die Maske sagt vorher, ob es noch geht. Dieselbe Kette trägt das Archiv: Archivort, Aufbewahrungsdauer je Probenart, Vernichtungsdatum und Entsorgungsweg.
Ergebnis: Die Nachforderung ist ein Auftrag mit Beleg.
Termine warten nicht mehr in einer Tabelle, die eine Person pflegt: Ringversuche, Kalibrierintervalle, Wartungszyklen und Schulungsauffrischungen entstehen dreistufig aus Gerät, Plan und letzter Durchführung. Erinnerungen laufen als Kaskade, jede Nachricht wird protokolliert. Zwei Übersichten steuern den Monat: fällig ohne Termin und überfällig.
Ergebnis: Die Vorbereitung besteht nicht mehr aus Suchen.
Jede Feststellung bekommt denselben Weg: Zeitpunkt mit Uhrzeit, meldende Person mit Funktion, betroffenes Material mit Charge und Verfall, Art der Abweichung aus Ihrem Katalog, Einstufung mit Begründung, Sofortmaßnahme und Ursache. Daran hängen Korrektur- und Vorbeugemaßnahme mit Verantwortlichem und Frist sowie die Wirksamkeitsprüfung.
Ergebnis: Aus einer Feststellung wird eine Maßnahme mit Termin.
Weil das Formular beim Einsender verlangt, was Sie ohne Rückfrage brauchen.
Eine Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch weitergereicht.
Gerät, Kontrolle, Charge und Qualifikation stehen an der Serie.
Nicht am Abend vor dem Termin, zu dem er verlangt wird.
Durchlaufzeiten und Zurückweisungsgründe entstehen aus der Arbeit.
Der zwanzigste Einsender macht nicht mehr Arbeit als der dritte.
Und das fällt weg: Anforderungen abtippen, fremde Handschrift entziffern, Messwerte vom Display abschreiben, Kontrollkarten von Hand führen, Zertifikate aus dem Postfach suchen, Fristenlisten nachpflegen, Auskunft über den Bearbeitungsstand geben. Die Probenkennzeichnung am Gefäß bleibt — die Anwendung stellt nur zusammen, was daraufgehört.
Die Posten, die in keiner Auswertung auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — im Erstgespräch tragen wir Ihre eigenen Zahlen ein.
Für Einsenderverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil sie in fast jedem Haus gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Welche Parameter Sie anbieten, welchen Grund Sie für eine Zurückweisung gelten lassen und worauf der Nächste wartet, ist bei Ihnen anders als nebenan.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: Ein industrielles Prüfzentrum hat seinen Anforderungsschein achtmal bei uns überarbeiten lassen — 322 erfasste Felder, gegliedert nach Prüfkategorien, mit eigenen Angaben zu Norm, Grenzwert und Prüftemperatur je Prüfart. Grundlage war in Laboren nie unsere Vorlage, sondern die des Hauses: Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf. Was dagegen im eigenen Werk gemessen wird, um weiterproduzieren zu können, gehört zur Fertigung.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrem Haus an, sondern Ihr Haus der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Ja. Es bleibt der Systemführer, wir bauen davor und daneben.
Nein. Wir bauen Erfassung und Nachweis. Die fachliche Freigabe bleibt vollständig bei Ihnen.
Ja, über einen Link ohne Konto und ohne Einweisung.
Ja. Es ist Ihr Katalog; Felder erscheinen nur zum Angehakten.
Ja, beide Fassungen entstehen aus denselben Daten.
Ein gedrucktes Formular friert den Stand ein. Ein zentral gepflegtes ändern Sie einmal.
Ja. Die Gegenseite steht bei Arztpraxis und Klinik.
Das legen wir im Projekt gemeinsam fest, auch auf Ihrem eigenen Server. Verschwiegenheit ist Standard.
Ihnen. Vor der Beauftragung wissen Sie, woran Sie sind: Festpreis für klar abgegrenzte Teile, sonst Festangebot oder Stundenbasis.
Im Labor ist das Geschriebene nicht die Begleitung der Arbeit, sondern ihr Produkt. Ein Messwert, dessen Herkunft sich nicht zeigen lässt, ist für den Auftraggeber und für jede überprüfende Stelle kein Ergebnis, sondern eine Behauptung. Deshalb laufen zwei Dokumentenstränge nebeneinander.
Sie bestimmen, was untersucht wird und woraufhin. Fehlt eine Angabe, fehlt sie im weiteren Verlauf — bis zur Rechnung.
Ort, Zeitpunkt, Verfahren, Vor-Ort-Werte, Kennzeichnung. Sie machen aus einem Gefäßinhalt eine Probe mit nachvollziehbarer Herkunft.
Sie halten fest, was zwischen Entnahme und Annahme geschah: Übergabezeiten, Temperatur, Unversehrtheit von Plombe und Gebinde.
Der Moment, in dem Sie Verantwortung übernehmen. Festgehalten werden Identität, Vollständigkeit, Eignung und die Annahmeentscheidung mit Grund.
Das fortlaufende Gedächtnis der Arbeit. Was hier steht, muss Jahre später jemand lesen können, der nicht dabei war. Unleserlich heißt hier wertlos.
Der unbearbeitete Wert samt Gerät, Einwaage, Verdünnung und Rechenweg. Ohne ihn lässt sich ein Endergebnis später weder prüfen noch verteidigen.
Sie zeigt den Verlauf eines Analyten über die Zeit und entscheidet, ob eine Serie gilt. Ein Ausreißer betrifft nie eine Probe allein, sondern die ganze Serie.
Der Beleg, dass Ihre Werte auch außerhalb Ihres Hauses stimmen. Er wird je Parameter und Zeitraum geführt, hat ein Ablaufdatum und muss am Stichtag vorliegen.
Sie verbinden ein Gerät mit einer bekannten Größe und halten fest, was an ihm geschah — von der Pipette bis zur Analysenstraße.
Das Dokument, das Ihr Haus verlässt und für das Sie einstehen. Es ist die Ware und nicht die Verpackung — entsprechend hängt alles daran.
Feststellung, Ursache, Sofortmaßnahme, Korrektur, Wirksamkeitsprüfung. Erst die letzte macht aus einem Vorfall eine Verbesserung.
Wer welche Methode ausführen darf, seit wann und auf welcher Grundlage. Die Frage kommt spät — und sie kommt dann rückwirkend.
Legen Sie uns drei Blätter vor: Ihren Anforderungsschein, Ihr Protokoll vom Probeneingang und die Liste mit den Fristen. Daran zeigen wir, wo der Anfang sich am schnellsten lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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