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Ob Ausbau, Dach, Werkstatt oder Montage beim Kunden: Sie schulden ein fertiges Werk — und den Beleg, dass Sie es erbracht haben.
Solange dieser Beleg von Hand entsteht und von Hand weiterwandert, kostet er Sie jede Woche etwas: Arbeitszeit für die zweite Eingabe, Leistung, die nie in eine Position kommt, Abende am Schreibtisch, Rückfragen zwischen Werkstatt und Büro, wartende Auftraggeber.
Sie brauchen kein einundfünfzigstes Programm von der Stange, sondern die eine Strecke, die heute zwischen Ihren Systemen auf Papier liegt. Wie weit sie reicht, entscheiden Sie: ein einzelnes Dokument ist ein vollwertiger Anfang.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Tausende umgesetzte Projekte, das Handwerk darunter die größte Gruppe: 98 von 333 Kunden führen ein Bau- oder Montagegewerk.
Auf dem Block, in die Kalkulation, ins Angebot, in die Rechnung. Die Folge: eine Rechnung, die gekürzt wird.
Regiestunden, Zusatzarbeit, Wartezeit: Im Streit zählt der Beleg. Die Folge: verschenkter Umsatz.
Was fehlt, hört die Halle am Telefon. Die Folge: eine zweite Anfahrt, die keiner bestellt hat.
Fotos im Messenger, die Reklamation Jahre später. Die Folge: Kulanz statt Beweis.
In einer Befragung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks nannten 54 Prozent der Betriebe den Aufwand für Nachweis- und Dokumentationspflichten. Sie lehnen Aufträge ab, weil Leute fehlen — und die Leute, die Sie haben, sitzen abends über Zetteln.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Sie messen auf, kalkulieren, nehmen ab und prüfen abends die Rapporte, weil es sonst niemand kann. Ein Betrieb, dessen Abläufe aufgeschrieben sind, lässt sich übergeben; einer, dessen Abläufe in einem Kopf stehen, nicht.
Keins davon entsteht, weil Ihre Leute ihr Gewerk nicht beherrschen, sondern weil eine Angabe zu spät kommt oder später niemand sie findet.
Die Anfrage wird zum Vorgang, der Ortstermin zum Angebot, der Auftrag zur Kommission, an der alles Weitere hängt: Bestellung, Vorfertigung, Rapport, Abnahme, Rechnung. Nichts davon wird abgetippt — es wird weitergereicht.
Ob daraus ein Dokument wird oder eine ganze Kette, entscheidet Ihr Fall. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Was in achtzehn Gewerken täglich ausgefüllt wird, ein Ausschnitt:
Für Bereitstellungs-, Restpunkte- und Geräteeinsatzliste gibt es keine brauchbare Vorlage. Und beim Rapportzettel, den es tausendfach gibt, gehen fünf Gewerke schon bei der Zahl der Unterschriften auseinander.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — in Handwerksbetrieben aller Gewerke auf alles, was zwischen Aufmaß und Rechnung festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Büro, Meister, Werkstatt, die Kolonnen draußen und auf Wunsch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut auf den Ablauf Ihres Betriebs, nicht auf einen allgemeinen.
Kalkulation, Lohn und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: Das ist das Feld Ihres Handwerkerprogramms. Auf Wunsch entwickeln wir auch Kalkulation und Buchhaltung — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Umstellung, sondern eine Frage: Welches Blatt füllen Ihre Leute am häufigsten aus? Ein Rapportzettel, der rechnet, Ihre Belegschaft kennt und auf dem Gerät unterschrieben wird, ist für sich schon ein Gewinn. Danach kommen Aufmaß, Material, Werkstatt, Abnahme. Zwischen Formular und Anwendung liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Rest nicht.
In den meisten Programmen ist der Beleg die Hauptsache und die Zuordnung Nebensache. Bei Ihnen ist es umgekehrt: Ohne Kommissionsnummer ist ein Rapport ein Zettel. Deshalb hängt alles an einer Kette aus Auftraggeber, Kommission, Baustelle und Bauteil. Stunden, Material, Fotos und Nachträge bekommen ihren Platz daran.
Ergebnis: Jahre später finden Sie alles zu einem Auftrag an einer Stelle.
Hier entsteht Ihr Umsatz — und heute der erste Abschreibfehler. Aufgenommen wird direkt in die Maske: Längen, Flächen, Stückzahlen, Untergrund, Zugang, Abzüge, dazu Skizze und Foto. Aus denselben Mengen wird die Angebotsposition, mit Ihren Einheitspreisen und Textbausteinen. Was ins Handwerkerprogramm gehört, geht dorthin.
Ergebnis: Das Maß wird einmal aufgenommen und nie wieder abgeschrieben.
Sieben der achtzehn Gewerke fertigen im eigenen Haus und bauen beim Kunden ein — zwei Orte, die heute per Telefon voneinander erfahren. Aus derselben Stückliste entstehen Bestellung, Werkstattauftrag, Zuschnitt und Bereitstellung — alles an der Kommission der Montage. Was fertig ist, sieht der Monteur.
Ergebnis: Es wird nicht zweimal gefahren, weil ein Teil noch in der Werkstatt liegt.
Der Betriebszustand hängt in vielen Betrieben an einer Magnettafel im Büro — und existiert damit nur dort. Wer, wann, wo, mit welchem Fahrzeug, mit welchem Gerät: Die Planung steht auf demselben Bildschirm wie der Auftrag und geht mit auf das Tablet. Die Kolonne sieht ihren Tag, eine Verschiebung erreicht alle sofort.
Ergebnis: Der Montagmorgen kostet keine zwanzig Telefonate mehr.
Das Dokument, das wir am häufigsten bauen — und keines sah aus wie das andere. Erfasst werden Stunden je Mann und Qualifikationsstufe, Wege-, Rüst- und Wartezeit, Material mit Artikelnummer, Maschinenstunden, Leistungen und Wetter. Namen kommen aus Ihrer eigenen Belegschaft, unterschrieben wird auf dem Gerät.
Ergebnis: Der Nachweis ist fertig, wenn der Monteur das Gerät einsteckt.
Vorzustand, verdeckte Arbeiten, Schäden, Abschluss: Das Foto entsteht im Vorgang und hängt an Bauteil und Datum, nicht in einer Gruppe auf einem privaten Telefon. Aus demselben Vorgang gehen Ihre Anzeigen hinaus — Bedenken gegen einen Untergrund, eine Behinderung, ein Schlechtwettertag — mit Zeitpunkt und Beleg.
Ergebnis: Was Sie gemeldet haben, können Sie später auch belegen.
Die Abnahme findet oft mündlich statt oder gar nicht — und dann beginnt nichts zu laufen außer Ihrer Haftung. Im Protokoll stehen Zustand, Restpunkte mit Frist und Zuständigem, die Einweisung, die übergebenen Unterlagen und beide Unterschriften. Aus den Restpunkten wird eine Liste, die sich selbst meldet.
Ergebnis: Der Beginn der Gewährleistung ist ein Datum, keine Erinnerung.
Stunden, Regieleistungen, Material, Maschinen und Nachträge laufen in die Rechnung, statt vorher aus Zetteln zusammengesucht zu werden. Danach steht da, was vorher niemand genau wusste: was dieser Auftrag getragen hat, welche Auftraggeber sich rechnen und an welcher Leistung Sie regelmäßig Stunden verlieren. Einen Bericht schreiben muss dafür niemand.
Ergebnis: Das nächste Angebot rechnen Sie, statt es zu schätzen.
Die Aufnahme vor Ort ist bereits die Kalkulationsgrundlage.
Der Nachweis ist im Büro, sobald er unterschrieben ist — freitags kommt kein Stapel mehr an.
Regie, Wartezeit und Maschinenstunden stehen dort, wo sie entstanden.
Auslastung und Nachkalkulation entstehen aus der Arbeit.
Fotos und Protokolle sind über die Kommissionsnummer auffindbar.
Sie können annehmen, statt abzulehnen.
Und das fällt weg: Zettel sortieren, Rapporte abtippen, Maßen hinterhertelefonieren, Fotos suchen, Unterschriften nachfordern.
Was in keiner Auswertung auftaucht:
Jedes Jahr aufs Neue, und in keiner Bilanz. Beispielwerte — im Erstgespräch überschreiben wir sie mit Ihren eigenen.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Betrieb gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Der Markt kennt zwei Antworten: das große Programm — in einer Befragung von Bitkom und ZDH nannten 81 Prozent der Handwerksbetriebe die verfügbaren Anwendungen für ihren Betrieb überdimensioniert — und den Formularbaukasten.
Der Baukasten baut ein Blatt: keine Rechenlogik über Positionen, keine bedingte Feldsteuerung, keine Statuskette zwischen Werkstatt und Montage. Ein Baukasten gibt Ihnen fünfundzwanzig Feldtypen. Ihr Ablauf ist kein Feldtyp.
In unseren Projekten sehen wir es immer wieder: In zwei von drei Fällen war die Grundlage nicht unsere Vorlage, sondern das, womit der Betrieb schon arbeitete. Fünf Rapportzettel aus fünf Gewerken haben dasselbe Gerüst und trotzdem nichts gemein — bis hin zur Zahl der Unterschriften: null, eine, zwei.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende der Betrieb dem Programm an. Deshalb bauen wir es für Sie — und mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Genau dazwischen. Kalkulation, Lohn und Buchhaltung bleiben in der Regel dort und werden angebunden; auf Wunsch lösen wir Kalkulation und Buchhaltung auch schrittweise ab.
Für ein einzelnes Blatt oft ja. Sobald gerechnet oder weitergereicht wird, endet ein Editor.
Mit dem Dokument, das am häufigsten ausgefüllt wird — meist der Rapport.
Die Maske folgt dem Ablauf und ist damit selbst die Anleitung: auswählen statt schreiben, eigene Namen in der Liste.
Nein, eine Strecke: Auftraggeber und Leistungsart steuern die Felder. Dritte tragen per Link bei, ohne Anmeldung.
Ja, über dieselbe Kommission — jeder in seiner eigenen Ansicht.
Dann wird offline erfasst und später übertragen, bedienbar mit Handschuhen.
Im Gegenteil, sie sind die beste Grundlage: dieselben Felder, nur ohne Abschreiben.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis; größere Vorhaben kalkulieren wir nach Anforderungsaufnahme.
Der Durchlauf ist überall derselbe. Was gemessen wird, ist es nicht:
Fläche und Untergrund.
Trockenbau, Oberflächengüte.
Prüfen, abdichten, abziehen.
Belegreife vor dem ersten Meter.
Putz, Fassade, Dämmung.
Kunde, Werkstatt und zurück.
Holzbau zwischen Hof und Kran.
Verdeckte Arbeiten, Wettertage.
Bauklempnerei am Dach.
Derselbe Beruf im Süden.
Fertigung, Montage, Prüfungen.
Element für Element.
Antriebe, die zurückkommen.
Maß auf den Millimeter.
Bemusterung und Konfektion.
Vorarbeiten, Geräte, Restpunkte.
Der Bericht rechnet ab.
Geräte und tägliche Messwerte.
Angrenzend: der Rohbau unter Bau, die Anlagen im Gebäude unter Gebäudetechnik.
Im Handwerk wird nicht aus Ordnungsliebe geschrieben. Sie schulden ein Werk, kein Bemühen — und wer später fragt, ob es erbracht wurde, fragt nicht Ihre Leute, sondern Ihre Papiere.
Die Mengen, die den Auftrag bewerten. Es entsteht vor Ort, wird zur Kalkulationsgrundlage und ist später die Grundlage einer prüfbaren Rechnung.
Der Tagesnachweis der Baustelle. Stunden je Qualifikation, Material, Maschinen und Leistungen — gegengezeichnet, sonst nur eine Notiz.
Alles, was neben dem Pauschalvertrag anfällt. Ohne zeitnahe Gegenzeichnung ist eine Regiestunde im Streitfall keine Stunde.
Wer war da, was wurde geschafft, wie war das Wetter, wer hat behindert. Er belegt Bauzeit und Ursachen, wenn ein Termin nicht zu halten war.
Die Brücke zwischen Beschaffung, Vorfertigung und Montage — sie sagt, was bestellt, was fertig ist und was am Montagetag mitfahren muss.
Das schärfste Instrument des ausführenden Betriebs. Wer Bedenken gegen Untergrund oder Vorleistung schriftlich anmeldet, haftet in der Regel nicht für fremde Fehler.
Sie halten fest, warum ein Termin kippt und wer es verursacht hat. Ohne sie bleibt die verlorene Zeit Ihr Problem.
Der Wendepunkt jedes Auftrags. Mit ihm geht die Leistung über, die Gewährleistung beginnt, und die Beweislast wechselt die Seite.
Wer was übernommen hat, welche Unterlagen mitgingen, was erklärt wurde. Bei späterer Fehlbedienung entscheidet dieses Blatt.
Befund, Ursache, Foto, Frist, Zuständiger. Ohne diese Angaben entsteht kein Folgeauftrag, sondern eine Zeile unter Bemerkungen.
Das eine belegt, was zugebaut wurde, das andere zeigt, ob ein Auftrag getragen hat. Beides braucht die Kommissionsnummer.
Den Rapport, das Aufmaßblatt, zwei Protokolle, die Liste an der Wand. Daran zeigen wir, was möglich ist und wo sich der Anfang lohnt. Das Erstgespräch ist kostenlos.
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