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Ob ein Transporter oder zweihundert Fahrzeuge, ob Dienstwagen, Pritsche oder Anhänger: Wer Fahrzeuge hält, trägt die Verantwortung dafür — neben dem eigentlichen Geschäft.
Ist dieser Teil Ihres Betriebs nicht passend digitalisiert, zahlen Sie jeden Tag dafür: mit Arbeitszeit, die in Listen versickert, mit Geld, das niemand einem Fahrzeug zuordnet, mit Abenden voller Nacharbeit, mit Streit über Schäden, die keiner belegen kann, und mit der Sorge, im Ernstfall nichts vorlegen zu können.
Sie brauchen keine weitere geschlossene Lösung, sondern eine, die Ihre Fahrzeuge, Fahrer und Termine so führt, wie Ihr Betrieb ohnehin arbeitet. Ein einzelnes Formular ist dabei ein vollwertiger Anfang.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Tausende umgesetzte Projekte — darunter ein Führerscheinkontrollformular und eine monatliche Tankliste. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Zuordnung und Termine stehen in einer Tabelle, einem Kalender, einem Ordner und in einem Kopf. Die Folge: bezahlte Arbeitszeit, aus der nichts entsteht.
Alle anderen fragen nach, und gefragt wird meist zu spät. Die Folge: ein Termin, der reißt, und ein Fahrzeug, das steht.
Was nicht zugeordnet wird, erscheint nur als Summe am Jahresende. Die Folge: Sie zahlen für einen Fuhrpark, dessen Preis Sie nicht kennen.
Was niemand festhält, ist später nicht mehr zu rekonstruieren. Die Folge: Sie zahlen, obwohl Sie im Recht waren.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer den Fuhrpark nebenher führt, hat die Termine im Kopf, die Schlüssel in der Schublade und das Telefon im Urlaub dabei. Eine Verantwortung, die an einer einzigen Person hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand seine Arbeit nicht kann. Jedes entsteht, weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht auffindbar ist.
Nicht Ihr Betrieb richtet sich nach einer fertigen Lösung, sondern die Lösung nach Ihrem Ablauf. Eine Angabe entsteht dort, wo das Fahrzeug steht — und ist von da an überall dieselbe.
Wie groß das ausfällt, entscheidet allein, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Fahrzeugübergabe und Rückgabe festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Fahrzeuge, Fahrer, Termine, Schäden und Kosten in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — das Büro, die Personalabteilung, die Fuhrparkverantwortlichen und die Leute, die fahren. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe.
Kundenverwaltung, Buchhaltung und Ihr Programm für Leasing können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile und bauen die Anwendung Schritt für Schritt zur kompletten Unternehmenssoftware aus, bis hin zu Angeboten und Rechnungen. Geprüft wird weiterhin in Ihrer Werkstatt. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Wie viel von Ihrem Fuhrpark soll hinein? Ein Führerscheinkontrollformular mit Prüfvermerk und zwei Unterschriften trägt sich allein. Die Übergabestrecke ist der nächste Schritt, das Fristenregister das Ziel. Zwischen Formular und Anwendung liegt keine Grenze, nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Blatt an und halten den Weg zur Kette offen.
In den meisten Programmen hängt alles am Fahrzeug. Bei Ihnen hängt die Hälfte am Menschen: Der Führerschein gehört dem Fahrer, die Unterweisung auch; Prüfung und Hauptuntersuchung gehören dem Fahrzeug. Beide treffen sich in einer Zuordnung, die jeden Monat wechseln kann. Deshalb läuft hier alles an der Kette Halter, Fahrzeug, Fahrer, Frist.
Ergebnis: Sie sehen eine Zuordnung so, wie sie besteht.
Wie viele Fahrzeuge welchen Typs Ihr Betrieb hat, steht heute oft in einer Tabelle und im Gedächtnis. Die Akte hält Kennzeichen, Typ, Erstzulassung, Kostenstelle, Kauf oder Leasing, Laufzeit und Vertragskilometer, zugeordneten Fahrer und Zubehör. Angehängt liegen Zulassung, Versicherungsschein und die Fotos der letzten Übergabe.
Ergebnis: Der Bestand ist eine Liste, die stimmt.
Hier entsteht der Referenzzustand, auf den sich später alles beruft. Erfasst werden Kilometerstand, Kraftstoff- oder Ladestand, Vorschäden mit Foto und Markierung an der Stelle, Zubehör von der Warnausrüstung bis zum Ladekabel, Tankkarte und Schlüsselzahl, dazu die Dienstwagenordnung. Beide zeichnen auf dem Gerät gegen.
Ergebnis: Ein Kratzer hat ab sofort ein Datum.
Das Formular, das es in Ihrem Betrieb längst gibt — nur ohne das Nachhalten. Erfasst werden Mitarbeiter, Führerscheinnummer, Klassen, Ablaufdatum, ob das Original vorgelegen hat, ob die Klasse zum zugeordneten Fahrzeug passt, das Datum der Kontrolle und das der nächsten. Zwei Unterschriften, Prüfer und Mitarbeiter.
Ergebnis: Jede Kontrolle setzt die nächste selbst.
Die Unterweisung ist kein einmaliger Termin beim Eintritt, sondern eine, die wiederkehrt — und die im dritten Jahr kaum noch jemand nachhält. Hinterlegt werden Thema, Datum, Unterweisender und die Teilnehmerliste mit Unterschrift; wer gefehlt hat, bleibt offen stehen. Fahrzeugbezogene Punkte hängen am Typ.
Ergebnis: Die Liste ist vollständig, bevor jemand sie verlangt.
Eine tägliche Pflicht ohne eigenes Formular wird selten dokumentiert. Hier ist sie eine Tagesliste auf dem Gerät, das der Fahrer ohnehin dabei hat: Beleuchtung, Reifen, Bremsen, Flüssigkeitsstände, Ladungssicherung — große Flächen, Auswahl statt Tippen, der Kilometerstand als einziges Eingabefeld. Ein Mangel erzeugt sofort einen Eintrag mit Foto.
Ergebnis: Aus einem Kreuz wird ein Termin.
Führerscheinkontrolle, Unterweisung, die wiederkehrende Prüfung durch einen Sachkundigen und die Hauptuntersuchung laufen unabhängig — mal am Fahrer, mal am Fahrzeug, multipliziert mit jedem Kennzeichen. Hier stehen sie in einer Ansicht: fällig im nächsten Monat, überfällig, erledigt mit Nachweis. Erinnerungen laufen als Kaskade.
Ergebnis: Aus vier Kalendern wird eine Liste.
Hier entscheidet sich, ob die Versicherung voll reguliert oder kürzt — und zwar in den ersten zwanzig Minuten. Der Fahrer erfasst Zeit und Ort mit Stempel, den Unfallgegner mit Kennzeichen und Versicherung, Fotos aus vier Richtungen, eine Skizze auf dem Foto, Zeugen und die eigene Schilderung per Spracheingabe. Auch ohne Netz.
Ergebnis: Der Hergang ist festgehalten, bevor Erinnerung zu Behauptung wird.
Gemeint ist das betriebliche Nachhalten, nicht die private Steuererklärung: Fahrten mit Datum, Anlass, Ziel, Anfangs- und Endkilometer, Fahrer und Kostenstelle. Daneben die monatliche Tankliste je Kennzeichen mit Tankstopps, Litern, Kilometerstand und Verbrauch. Rate, Versicherung und Reifen laufen auf dasselbe Fahrzeug.
Ergebnis: Jedes Fahrzeug hat einen Preis, den Sie nennen können.
Wo Fahrzeuge nicht fest zugeordnet sind, entscheidet ein Zettel am Schlüsselbrett oder ein Zuruf über den Flur. Hier bucht der Mitarbeiter selbst: Zeitraum, Zweck, benötigte Klasse, Anhängerbedarf. Die Buchung prüft, ob seine Führerscheinkontrolle gültig ist, und hält bei Ausgabe und Rückgabe Kilometer- und Tankstand fest.
Ergebnis: Wer gefahren ist, steht fest.
Die Rückgabe ist die gespiegelte Übergabe: dieselben Felder, dieselben Fotopositionen, daneben der Zustand von damals. Verglichen werden Kilometerstand und vereinbarte Laufleistung, Zubehör Stück für Stück, Schäden mit Zuordnung zum Zeitraum, dazu der Minderwertvermerk.
Ergebnis: Die Nachforderung trifft auf ein Dokument statt auf ein Gedächtnis.
Wer den Fuhrpark operativ führt, tut das meist ohne ein Blatt, das den Umfang beschreibt. Hier ist die Übertragung ein eigenes Dokument: Name, Funktion, übertragene Aufgaben, Grenzen, Datum, beide Unterschriften. Daneben die Auskunft, die im Ernstfall zählt: je Fahrzeug und Fahrer der Stand aller Nachweise.
Ergebnis: Auf die Frage folgt eine Datei, keine Suche.
Was fällig wird, meldet sich vorher und bleibt sichtbar, bis es erledigt ist.
Jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch verwendet, statt weiterzuwandern.
Weil Kraftstoff, Rate, Reifen und Reparatur am Kennzeichen hängen.
Am Fahrzeug und am Fahrer, mit Datum und Unterschrift statt in einem Ordner.
Fertige Lösungen sind zwangsläufig allgemein; eine, die Ihre Zuständigkeiten kennt, bildet sie ab.
Der Aufwand wächst mit, nicht schneller.
Und das fällt weg: Fahrzeuglisten doppelt pflegen, Termine von Hand übertragen, hinter Protokollen hertelefonieren, Fotos auf Privathandys suchen, Tankbelege sortieren. Der unterschriebene Ausdruck bleibt — die Anwendung erzeugt ihn vollständig.
Die Posten, die in keiner Bilanz stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es mit Ihnen durch.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Betrieb gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Wer bei Ihnen kontrolliert, wer übergibt und wer freigibt, ist anders als im Betrieb nebenan mit derselben Zahl an Fahrzeugen.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: ein einseitiges Führerscheinkontrollformular mit Prüfvermerk und zwei Unterschriften — und daneben eine monatliche Tankliste, eine neunzehnzeilige Tabelle je Kennzeichen. Gleicher Fuhrpark, zwei Dokumente ohne Gemeinsamkeit. Übergabeprotokolle haben wir viele gebaut, keines davon für ein Fahrzeug — hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Ja, der Normalfall. Es führt Verträge und Raten — Ihre Kontroll- und Übergabedokumente kennt es nicht.
Nur wenn es Arbeit abnimmt: große Flächen, Auswahl statt Tastatur, Foto statt Beschreibung.
Ja. Erfasst wird offline, übertragen bei Empfang.
Nein. Gebaut wird nur, was Sie erfassen wollen.
Das legen Sie fest; verbreitet ist ein halbjährlicher Takt. Die Lösung hält ihn nach.
Ja. Das Protokoll stellt die Werkstatt aus, die Frist bleibt bei Ihnen.
Das ist die Auftragsseite; verbinden lässt sich beides.
Erfasst wird nur, was die Kontrolle braucht; der Zugriff bleibt rollenbezogen.
Wir übernehmen sie samt der Spalten und Fristenstände, die sich bewährt haben.
Ihnen: mit der Abnahme Eigentumsübergabe, keine Lizenzgebühren; klar abgegrenzte Bausteine bieten wir vorab zum Festpreis an.
Wer Fahrzeuge für seinen Betrieb hält, dokumentiert nicht aus Ordnungsliebe. Fast jeder Vorgang am Fahrzeug hält einen Zustand fest, der kurz darauf nicht mehr zu sehen ist, oder belegt, dass jemand eine Aufgabe wahrgenommen hat, die ihm zufällt. Der Unterschied zur Werkstatt: Dort entsteht der Nachweis, hier trägt ihn jemand.
Kennzeichen, Typ, Erstzulassung, Kostenstelle, Kauf oder Leasing. Ohne diese Liste weiß niemand sicher, wie groß der Bestand ist.
Kilometerstand, Kraftstoff, Vorschäden mit Foto, Zubehör, zwei Unterschriften. Ohne Referenzzustand ist später jeder Kratzer strittig.
Sie regeln, wer welches Fahrzeug wie nutzen darf, was privat erlaubt ist und wer welche Kosten trägt — je Betrieb anders.
Führerscheindaten, Klassen, Ablauf, Vorlage des Originals, Datum der Kontrolle und der nächsten. Es belegt, dass jemand nachgesehen hat.
Thema, Datum, Unterweisender, Teilnehmerliste mit Unterschrift. Die Unterweisung wird in der Praxis jährlich wiederholt und selten nachgehalten.
Beleuchtung, Reifen, Bremsen, Flüssigkeitsstände, Ladungssicherung, geprüft vor Schichtbeginn. Eine tägliche Aufgabe, die fast nie ein eigenes Blatt hat.
Die wiederkehrende Prüfung durch einen Sachkundigen auf den betriebssicheren Zustand, mit Datum, Prüfer, Ergebnis und Mängeln samt Frist.
Vier Takte laufen nebeneinander, zwei am Fahrzeug und zwei am Fahrer. Erst ein gemeinsames Register zeigt, was als Nächstes fällig wird.
Datum, Anlass, Ziel, Anfangs- und Endkilometer, Fahrer. Gemeint ist die betriebliche Zuordnung von Fahrten, nicht die private Steuererklärung.
Tankstopps, Liter, Kilometerstand und Durchschnittsverbrauch je Kennzeichen — Grundlage jeder Aussage über die Kosten eines Fahrzeugs.
Zeit, Ort, Unfallgegner, Fotos, Skizze, Zeugen. Was in den ersten Minuten nicht festgehalten wird, ist später nicht mehr zu belegen.
Kilometerstand gegen vereinbarte Laufleistung, Zustand, Zubehör. Der Vergleich läuft gegen die Übergabe von damals.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: die Fahrzeugtabelle, ein Übergabeprotokoll, den Zettel für die Führerscheinkontrolle. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt. Angrenzend: Kurierdienst, Schwertransport, Kfz-Werkstatt und die Übersicht Transport und Logistik.
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