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Ob Wohnungsgesellschaft, kommunales Unternehmen oder Genossenschaft: Ihnen gehören die Häuser, die Sie vermieten — und Sie bleiben Jahrzehnte darin.
Solange Ihr Tagesgeschäft nicht Ihrem eigenen Raster folgt, zahlen Sie dafür — in jeder Einheit und jeden Tag: mit Arbeitszeit, die in der zweiten Erfassung derselben Angabe verschwindet; mit Leerstandstagen, die niemand als Kosten bucht; mit Geld, das zwischen zwanzig Dienstleisterformaten liegen bleibt; und mit Zahlen, die im Gremium niemand erklären kann.
Was hilft, ist kein weiteres System, sondern eine Erfassung, die Ihr Raster durchsetzt — bei den eigenen Leuten und bei jedem Betrieb, der für Sie arbeitet. Der Umfang ist Ihre Entscheidung; anfangen dürfen Sie mit einem Vorgang.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Super Service alles genau so umgesetzt wie gewünscht. Nur zu Empfehlen
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Tausende umgesetzte Projekte, vom einzelnen Bogen bis zur vollständigen Anwendung. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Wenn zwölf Kundenbetreuer zwölf Varianten desselben Bogens führen, läuft mit der Erfassung auch jede Auswertung darüber auseinander. Die Folge: Sie sammeln Daten und bekommen keine Aussage.
Zwischen Einzug und Auszug liegen oft zwölf Jahre, mehrere Kollegen und ein Systemwechsel. Die Folge: Was beim Einzug nicht festgehalten wurde, ist beim Auszug nicht mehr durchsetzbar.
Der Instandsetzungsbedarf ist beim Vorabnahmetermin bekannt, der Auftrag entsteht erst nach der Rückgabe. Die Folge: Wochen Leerstand, die in keiner Kostenstelle auftauchen.
Zwanzig Firmen liefern zwanzig Fassungen von Prüfbericht, Schadenbild und Mieterinformation. Die Folge: Sie sind Auftraggeber und arbeiten im Raster der anderen.
Und dann der Preis, der in keiner Bilanz steht. Welche Zusage vor zwölf Jahren gegeben wurde und welcher Betrieb an welchem Haus zuverlässig arbeitet, wissen wenige Köpfe — und bei einem davon läuft alles zusammen. Wer so unentbehrlich ist, kann nicht abschalten und nicht abgeben.
Keins davon entsteht, weil jemand seine Arbeit nicht beherrscht. Jedes entsteht, weil eine Angabe zu spät kommt, beim Falschen landet oder nach Jahren nicht mehr auffindbar ist.
Bei Ihnen laufen zwei Takte über dieselben Häuser: der Mieterlebenszyklus, der von Einzug zu Auszug springt, und der Bestandszyklus, der nie aufhört. Beide gehören demselben Haus — und treffen sich heute erst in der Abrechnung, also dort, wo Korrekturen teuer sind.
Wie groß das wird, entscheidet allein, wie viel Ihres Rasters hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo baut die Teile, die in den meisten Wohnungsunternehmen fehlen: die Erfassung im Tagesgeschäft, von der Vorabnahme bis zur Vorlage fürs Gremium. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuell programmierte Webanwendung in der Cloud: Bestandsmanagement, Technik, Vermietung, Abrechnung, die eigenen Hausmeister und Objektbetreuer draußen und auf Wunsch auch Ihre beauftragten Betriebe arbeiten gleichzeitig darin. Jeder bekommt die Sicht seiner Rolle, der Stand gilt für alle, erreichbar von jedem Gerät — und über jede Wirtschaftseinheit hinweg gleich.
Ihr wohnungswirtschaftliches Hauptsystem für Sollstellung, Abrechnung und Bestandsdaten kann bleiben, wo es ist. Auf Wunsch entwickeln wir auch diesen Teil — bis zur kompletten Unternehmenssoftware, in der auch Sollstellung und Abrechnung laufen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen klar umrissenen Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Einführung, sondern die Frage, welcher Vorgang sich in Ihrem Bestand am häufigsten wiederholt. Genau dort liegt der größte Hebel, denn zehn gesparte Minuten sind bei einer Übergabe nichts und bei hunderten im Jahr eine Stelle. Ein einziger Bogen kann der Anfang sein; zwischen ihm und einer vollständigen Anwendung liegt nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen dort an, wo die Wiederholung am größten ist.
Mieter ziehen um, Kollegen wechseln, Systeme werden abgelöst — die Wohnung bleibt vierzig Jahre dieselbe. Deshalb hängt alles an der Kette Bestand, Wirtschaftseinheit, Gebäude, Einheit. Fläche, Zimmer, Etage, Ausstattung, Zählernummern, Schließanlage, Baujahr und letzte Maßnahme werden einmal gepflegt und von jedem Vorgang mitgenommen.
Ergebnis: Die Akte einer Wohnung reicht weiter zurück als Ihr letzter Systemwechsel.
Der Termin in der noch bewohnten Wohnung ist der einzige Moment, in dem Sie die Wiederherrichtung beauftragen können, bevor Leerstand entsteht. Erfasst werden absehbarer Instandsetzungsbedarf je Raum, Schönheitsreparaturen, strittige Punkte und Fotos. Daraus entsteht sofort die Anfrage an den Betrieb, mit Einheit, Bildern und Wunschtermin.
Ergebnis: Der Handwerker ist beauftragt, bevor der Mieter ausgezogen ist.
Die Raumliste entsteht aus der Einheit, nicht aus einem Papierraster: je Raum Wände, Decken, Fenster, Türen, Heizkörper und Bodenbelag mit eigener Auswahl, jede Zeile mit Foto am Befund. Bei der Abnahme steht das Einzugsprotokoll derselben Wohnung daneben — Zeile für Zeile, mit den Bildern von damals.
Ergebnis: Abnutzung oder Beschädigung wird verglichen, nicht erinnert.
Schlüssel- und Zählertabelle wachsen um so viele Zeilen, wie der Termin braucht: Anzahl, Bezeichnung, Nummer, Stand, Foto des Zählers als Beleg. Jeder Schlüssel bleibt danach an der Einheit und an der Schließanlage des Objekts, samt Ausgabe, Rückgabe, Verlust und Nachbestellung — auch für Betriebe, die dauerhaft Zutritt haben.
Ergebnis: Ein Schlüsselverlust ist ein Vorgang mit Historie, keine Suche im Schrank.
Heute kommen Schäden über Telefon, Briefkasten, E-Mail, Portal und den Hausmeister im Hof herein. Stattdessen ein Link oder Aushang je Haus: Einheit vorbefüllt, Ort des Schadens, Beschreibung, Foto, Dringlichkeit, Zutrittszeiten und Erreichbarkeit — ohne Anmeldung und ohne App. Am anderen Ende steht eine Meldungsliste je Objekt.
Ergebnis: Fünf Kanäle werden zu einer Liste mit Zuständigkeit.
Aus der Meldung entsteht der Handwerkerauftrag mit denselben Fotos, dazu Zugang, Ansprechpartner, Kostenrahmen, Kostenstelle und Rahmenvertrag. Die Rückmeldung läuft über einen vorbefüllten Link: erbracht, Aufmaß, Stunden, Material, Bilder. Kleine Betriebe pflegen keine fremden Portale — deshalb verlangt diese Strecke keines.
Ergebnis: Die Rückmeldung kommt, weil sie keine Registrierung kostet.
Nach der Rückgabe läuft die Wiederherrichtung als eigener Vorgang je Einheit: Leistungen, Beauftragung, Termin, Fertigstellung, Abnahme, Freimeldung. Jeder Tag zwischen Rückgabe und Freimeldung wird mitgezählt, ebenso die Kosten je Einheit. Am Jahresende steht da, was eine Wiedervermietung wirklich gekostet hat.
Ergebnis: Leerstandstage sind eine Kennzahl statt einer Vermutung.
Bauteil für Bauteil eine Zustandsnote, Restnutzungsdauer, Kostenschätzung, Foto, Baujahr und letzte Maßnahme — im eigenen Raster, nicht in der Tabelle eines Einzelnen. Ausgabe ist keine Ablage, sondern eine Maßnahmenliste je Wirtschaftseinheit mit Priorität, Jahresscheibe und Budget. Was unterjährig als Schaden auffällt, fließt zurück in diese Liste.
Ergebnis: Der Rückstau steht in der Planung, nicht erst in den Ausgaben.
Die Ankündigung geht drei Monate vorher an jede betroffene Einheit, mit Art, Umfang, Beginn, Dauer und erwarteter Mieterhöhung. Danach beginnt der Teil, den heute niemand steuert: Zustellnachweis, Rückmeldebogen für Härtegründe und Terminwünsche, Duldung, Bauablauf je Wohnung. Eine Übersicht zeigt angekündigt, geantwortet, geduldet, terminiert, ausgeführt.
Ergebnis: Ein Programm über hunderte Haushalte wird steuerbar.
Spielplatz, Bäume, Beleuchtung, Zuwege, Treppenhäuser, Geländer, Räumdienst: Objekt wählen, Prüfpunkte abhaken, bei Befund ein Foto, fertig. Jeder Gang trägt Datum, Uhrzeit und Kürzel. Dasselbe gilt für die Kontrolle der Betriebe, denen Sie Räumung und Grünpflege übertragen haben. Im Schadensfall zählt nicht, ob kontrolliert wurde, sondern ob es festgehalten ist.
Ergebnis: Ein Gang kostet eine Zeile und ein Bild.
Verbrauchswerte, Zählerstände, Dienstleisterrechnungen und Verteilerschlüssel laufen in den Abrechnungslauf, ohne dass jemand sie zusammensucht — und rechtzeitig, denn nach zwölf Monaten lässt sich nichts mehr nachfordern. Daraus entstehen Leerstands- und Vermietungsreporting und die Vorlage für Aufsichtsrat, Gesellschafter oder Vertreterversammlung.
Ergebnis: Die Zahl im Gremium hat eine Herkunft.
Was an einem Termin Minuten spart, spart über hunderte Termine eine Arbeitskraft.
Erst dadurch entsteht eine Auswertung, die niemand vorher bereinigt.
Weil die Beauftragung vor der Rückgabe beginnt statt danach.
Mieter, Handwerksbetrieb und Messdienst füllen Ihren Bogen aus, nicht ihren eigenen.
Weil er an der Einheit hängt und nicht in einem Ordner oder einem Kopf.
Leerstandstage, offene Maßnahmen und Rückstand stellt niemand mehr zusammen.
Und das entfällt: Bögen abtippen, Fotos aus der Galerie zuordnen, Leistungsbeschreibungen neu schreiben, Rücklauf aus Briefkästen einsammeln, Prüfberichte aus zwanzig Formaten übertragen. Der Aushang im Treppenhaus bleibt — für die Ankündigung ist er weiter das beste Mittel.
Posten, die nirgends als Posten erscheinen:
Pro Jahr, ohne dass es irgendwo als Posten steht. Das sind Beispielwerte; im Erstgespräch rechnen wir es mit Ihren durch.
Für Sollstellung, Abrechnung und Bestandsdaten gibt es gute Standardlösungen — dieser Teil sieht in fast jedem Wohnungsunternehmen gleich aus. Die Abwicklung draußen sieht nirgends gleich aus. Welche Raumkategorien, Zustandsstufen, Prüfpunkte und Kostenstellen Sie führen, ist bei Ihnen anders als nebenan.
Wie eigen das wird, sehen wir in unseren Projekten immer wieder, etwa am Nutzungsvertrag einer Wohnungsbaugenossenschaft. Zehn Seiten, zwei Mitglieds-Nummern statt einer Mieternummer, Nutzungsgebühr statt Miete, vierzehn Betriebskostenpositionen einzeln, die Raumaufteilung als Ankreuzraster mit Mengenfeld und eigene Alternativen für jede Vertragskonstellation. So etwas ist gewachsen, nicht gekauft.
Und wer sein Format nicht vorgibt, bekommt das seiner Dienstleister: Drei Mieterinformationen für einen großen Wohnungsbestand — Stromabschaltung, Sanierung, Nachkontrolle — haben wir für den ausführenden Elektrobetrieb gebaut, nicht für den Eigentümer; auf dem Blatt standen beide Logos. Mit der Abnahme geht alles in Ihr Eigentum über, ohne laufende Gebühren.
Davor und draußen. In der Regel bleibt es und wir liefern per Export oder Schnittstelle zu; auf Wunsch lösen wir auch diese Teile schrittweise ab.
Tut es, weil die Strecke an der Einheit hängt und nicht am einzelnen Dokument.
Deshalb ohne Konto: ein vorbefüllter Link je Auftrag, Rückmeldung mit Fotos und Aufmaß.
Genau deshalb wird gebaut statt gekauft. Ihre Wörter bleiben Ihre.
Ja, mit deren Checkliste. Sie sind der Bestandshalter — Sie können Ihr Raster durchsetzen.
Ja, samt Zustellnachweis, Härteeinwand, Duldung und Statusübersicht je Haushalt.
Ja, offline und per Auswahl statt Tastatur.
Das legen wir gemeinsam fest, je nach Lösung auch im eigenen Haus. Verschwiegenheit ist bei uns Standard.
Deshalb machen wir es fertig: ein klar abgegrenzter erster Baustein, kein Einführungsprojekt.
Es geht in Ihr Eigentum über, gebührenfrei. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis; größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme — als Festangebot oder auf Stundenbasis.
In einem eigenen Bestand wird nicht dokumentiert, um jemandem etwas nachzuweisen, sondern um über Jahrzehnte entscheiden zu können. Der Nachweis geht nach innen — und wird dort trotzdem geprüft: von Aufsichtsrat, Gesellschaftern, Vertreterversammlung oder Prüfungsverband.
Bauteil für Bauteil Zustandsnote, Restnutzungsdauer, geschätzter Bedarf und Foto — die Grundlage jeder Budgetplanung und jeder Diskussion darüber.
Je Wirtschaftseinheit Priorität, Kostenschätzung und Jahresscheibe. Was hier fehlt, wird nicht geplant, sondern irgendwann bezahlt.
Der Termin in der noch bewohnten Wohnung. Er entscheidet, ob die Wiederherrichtung vor oder nach dem Leerstand beginnt.
Zustand je Raum, Schlüssel mit Nummer, Zählerstände, Mängel mit Frist, zwei Unterschriften — der Bezugspunkt für alles Weitere.
Derselbe Bogen, Jahre später, gegen den Einzugszustand gehalten. Die Zeit, in der sich Ansprüche noch durchsetzen lassen, ist danach kurz.
Zählernummer, Stand, Datum, Foto. Bei fernablesbarer Technik kommt die monatliche Verbrauchsinformation an die Nutzer hinzu.
Objekt, Einheit, Ort, Beschreibung, Bild, Dringlichkeit, Zutrittszeiten — der mengenmäßig größte Eingang des Bestands.
Leistung, Zugang, Kostenrahmen, Kostenstelle — danach Aufmaß, Stunden und Bilder. Ob Instandhaltung oder Modernisierung, entscheidet sich hier.
Drei Monate vorher, in Textform, mit Art, Umfang, Beginn, Dauer und erwarteter Mieterhöhung. Darauf folgt ein Rücklauf mit eigener Frist.
Wann wer in welche Wohnung kommt und was vorbereitet sein muss. Ein eigener Vorgang, den kaum ein System als solchen kennt.
Spielplatz, Bäume, Beleuchtung, Zuwege, Räumdienst. Über hunderte Objekte lässt sich das nicht erinnern, nur belegen.
Leerstandstage, Fluktuation, Mietausfall, Rückstände, Stand der Wiedervermietung. Der Bericht, der im Gremium auf dem Tisch liegt.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen hundertfach im Jahr läuft: das Übergabeprotokoll, den Begehungsbogen, eine Modernisierungsankündigung. Daran zeigen wir, wo der Hebel am größten ist — kostenlos und unverbindlich. Für fremdes Eigentum gilt anderes.
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