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Sie sind Verwaltung und Betrieb zugleich: Bei Ihnen wird entschieden und gezeichnet — und am selben Tag draußen im Gemeindegebiet gearbeitet.
Läuft beides nebeneinander statt miteinander, bezahlt Ihr Haus das jeden Tag: mit Stunden, die im zweiten Aufschreiben verschwinden, mit Leistungen ohne Kostenstelle, mit Mitteln, die an anderer Stelle fehlen, mit Terminen, die niemand im Blick behält, mit Frust bei Leuten, die für etwas anderes angetreten sind.
Was fehlt, ist keine weitere Lösung für einen Ausschnitt, sondern eine, die Ihren Weg abbildet — vom ersten Anliegen bis auf die richtige Kostenstelle. Ein einzelner Schritt genügt als Anfang.
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Stadtverwaltungen, Verbandsgemeinden und kommunale Betriebe.
Was die Kolonne abends abgibt, überträgt morgens jemand in eine Tabelle. Die Folge: bezahlte Arbeitszeit ohne neuen Inhalt.
Wer noch zeichnen muss, weiß nur, wer sie zuletzt hatte. Die Folge: Geld fließt erst, wenn alle Unterschriften beisammen sind.
Was Ihr Betrieb für ein Fachamt getan hat, steht am Monatsende auf keiner Verrechnung. Die Folge: ein Haushalt auf Schätzungen.
Dass kontrolliert wurde, weiß der, der gegangen ist; belegen lässt es sich nur mit Datum, Uhrzeit und Befund. Die Folge: Der Nachweis trägt genau dann nicht, wenn es darauf ankommt.
Und dann der Preis, der in keinem Haushaltsplan steht. Wer ein Amt oder den Betriebshof führt, trägt den Überblick im Kopf: welcher Auftrag offen ist, welche Absprache gilt, wann zuletzt kontrolliert wurde. Diese Person kommt schwer in den Urlaub — und wenn sie geht, geht ein Stück Ihres Hauses mit.
Keiner dieser Punkte hat damit zu tun, dass jemand seine Arbeit nicht könnte. Jeder hat damit zu tun, dass eine Angabe an der falschen Stelle steht, zu spät ankommt oder nicht mehr auffindbar ist.
Eine Angabe entsteht dort, wo sie zum ersten Mal bekannt ist — am Telefon, am Schalter oder an der Straße. Von da an ist sie überall dieselbe.
Wie groß das wird, entscheidet allein, wie viel Ihres Ablaufs hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen dem ersten Anliegen und der Kostenstelle festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine Webanwendung in der Cloud: der Ablauf Ihres Hauses in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Fachamt, Kämmerei, Betriebshof, die Kolonnen draußen, Einrichtungen wie Ihre Feuerwehr und auf Wunsch die Stellen, die bei Ihnen einreichen. Jeder arbeitet in seiner Sicht, alle sehen denselben Stand — gebaut auf Ihre Zuständigkeiten und Zeichnungsstufen.
Ihr Fachverfahren bleibt, wie es ist – wir greifen nicht ein; wo es Schnittstellen oder Exporte vorsieht, übernehmen wir die Daten davor oder danach. Wir bauen die Erfassung davor und das Interne drumherum. Ihr Finanzwesen kann bleiben, wo es ist: dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diesen Teil — Modul für Modul bis zur kompletten Software für Ihre Verwaltung. Genügt ein abgegrenzter Bereich, bauen wir einzelne Formulare und Eingabemasken in unserem FormularCenter — mit zentraler Ablage, Rollen und Freigaben.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Welcher Schritt kostet Ihre Leute die meiste Zeit und bringt am wenigsten ein? Dort fängt man an. Ein einzelner Bogen, der rechnet, führt und unterschrieben werden kann, trägt sich schon für sich. Danach kommt die Strecke davor, dann die Auswertung danach.
Ergebnis: Sie fangen an einer Stelle an und verbauen sich den Rest nicht.
Hier liegt die Achse Ihres Hauses: Sie verwalten nicht nur, Sie führen auch selbst aus. Deshalb hängt alles an einer Kette, die beide Hälften trägt: Fachamt, Objekt — Straße, Grünfläche, Spielplatz, Gebäude, Friedhof —, Auftrag, Leistung. Jede Stunde, jeder Befund und jeder Beleg findet darüber seinen Platz und seine Kostenstelle.
Ergebnis: Vorgang und Auftrag treffen sich an einem Objekt statt in zwei Systemen.
Dasselbe Anliegen erreicht Sie per Online-Eingabe, per E-Mail, über den Briefkasten, am Schalter und am Telefon. Fünf Wege, eine Maske: einreichende Stelle, Anliegen, Eingangstag, Anlagen, Zuständigkeit. Daraus entstehen Aktenzeichen, Sachgebiet und ein Fristlauf, der am Eingangstag beginnt. Wird nachgefordert, hält der Lauf an.
Ergebnis: Niemand muss eine Frist im eigenen Kalender nachhalten.
Ihr Betrieb bekommt Arbeit aus dem Haus, von außen und aus der Pflicht. Das Fachamt meldet seinen Bedarf über ein Formular statt per Zuruf. Eine Meldung aus dem Ort kommt mit Ort, Foto und Beschreibung herein. Die wiederkehrenden Kontrollen erzeugt der Kalender. Alle drei landen in einer Liste, mit Dringlichkeit, Amt und Kostenstelle.
Ergebnis: Der Betriebshof arbeitet aus einer Liste statt aus Zetteln und Anrufen.
Aus offenen Aufträgen wird der Tag: Kolonne, Mitarbeiter, Fahrzeug, Anhänger, Gerät, Material, geplante Stunden, Reihenfolge. Wer welchen Führerschein und welche Einweisung hat, steht dabei. Kurzfristige Störungen schieben sich ein, ohne dass der Rest neu geplant wird. Die Einteilung geht auf das Gerät im Fahrzeug.
Ergebnis: Die Kolonne weiß vor der Abfahrt, was sie mitnehmen muss.
Draußen wird nicht getippt, sondern ausgewählt, angetippt und diktiert. Erfasst werden Ist-Stunden je Mitarbeiter, Fahrzeug- und Gerätestunden, Material und Streugut, Fremdleistungen, Unterbrechungen und der Standort. Fotos vorher und nachher hängen am Auftrag, nicht in einer Galerie. Ohne Netz läuft alles weiter.
Ergebnis: Die Rückmeldung ist fertig, bevor die Kolonne einrückt.
Das ist die Besonderheit Ihres Hauses: Sie kontrollieren nicht, um es zu wissen, sondern um es belegen zu können. Streckenkontrolle, Spielplatz, Baumbestand und Räumeinsatz laufen über eine Strecke mit Datum, Uhrzeit, Person, Abschnitt, Witterung und Befund. Der Mangel bekommt Foto, Frist und Zuständigen und bleibt sichtbar, bis er behoben ist.
Ergebnis: Sie können belegen, was Sie getan haben — und wann.
Am Abend meldet die Kolonne zurück, was fertig ist, was offenblieb und was neu aufgefallen ist. Daraus entsteht ohne zweiten Arbeitsschritt die Verrechnung an das beauftragende Amt: Stunden mal Verrechnungssatz, Fahrzeug, Gerät, Material. Gegenüber Anliegern oder einer Nachbargemeinde entsteht aus denselben Zeilen eine Rechnung.
Ergebnis: Was Ihr Betrieb leistet, steht in Zahlen statt im Gefühl.
Bei eigenen Vorhaben sind Sie nicht Verwaltung, sondern Auftraggeber. Die Begehung hält je Punkt Ort, Beschreibung, Vorschlag, zwei Fotos und die Zuständigkeit fest; die Abnahme sammelt Teilnehmer, Vorbehalte, Restleistungen und Fristen. Jeder offene Punkt behält seinen Status bis zur Erledigung. Kopfdaten entstehen einmal.
Ergebnis: Aus drei Durchgängen über dieselbe Baustelle wird einer.
Jede Ausgabe beginnt an einem Ansatz: Was nicht eingeplant oder nicht mehr frei ist, gibt es nicht. Am Bedarf hängen Haushaltsstelle, verfügbarer Rest und Sperrvermerke — sichtbar, bevor jemand beauftragt. Daran schließt der Beschaffungsweg an: Leistung, geschätzter Wert, gewählter Weg, Vergleichsangebote und die Begründung, alles am selben Vorgang.
Ergebnis: Die Vergabe ist dokumentiert, bevor beauftragt wird — nicht danach.
Der Entwurf wandert nicht mehr als Papier durch das Haus, sondern als Aufgabe an die nächste Station: Sachgebiet, Amtsleitung, Kämmerei, Verwaltungsspitze. Jede Station zeichnet mit Datum und Namenszeichen, Zustimmung oder Ablehnung samt Grund stehen dabei. Sachliche und rechnerische Richtigkeit bleiben getrennte Freigaben zweier Personen.
Ergebnis: Die Funktionentrennung ist fest im Ablauf abgebildet.
Die Gremienarbeit ist eine eigene Strecke: Vorlagennummer, Beratungsfolge, Mitzeichnung der Ämter, öffentlicher und nichtöffentlicher Teil, Ladung mit Frist, Versand der Unterlagen. In der Sitzung werden Anwesenheit, Befangenheit und Abstimmungsergebnis festgehalten. Was beschlossen wurde, bleibt als Aufgabe mit Termin stehen.
Ergebnis: Die Beschlusskontrolle ist eine Liste und kein Gedächtnis.
Für Ihr Gegenüber gilt eine andere Regel als für Ihre Leute: Wer dort sitzt, kennt Ihre Begriffe nicht und bekommt keine zweite Chance. Also wird geführt statt abgefragt — kurze Abschnitte, verständliche Fragen, Folgefragen nur wenn sie zum Fall gehören. Vor dem Absenden steht eine Prüfansicht, danach geht eine Kopie hinaus.
Ergebnis: Was hereinkommt, ist vollständig — ohne dass jemand nachfassen muss.
Was einmal erfasst ist, wird danach nur noch verwendet — im Nachweis, in der Verrechnung, in der Statistik.
Auch für die, die draußen sind und kein Postfach öffnen.
Wer belegen kann, was eine Leistung kostet, kann sie planen und begründen.
Fortgeschrieben statt im Nachhinein zusammengesetzt.
Die Strecke wächst mit, die Stellenzahl muss es nicht.
Wer neu anfängt, folgt dem Ablauf, statt ihn sich erklären zu lassen.
Und das fällt weg: Zettel abtippen, Listen doppelt führen, Mappen durchs Haus tragen, nach dem Stand telefonieren, Kontrollen nachtragen. Der unterschriebene Ausdruck bleibt — er entsteht nur nicht mehr von Hand.
Die Posten, die in keiner Haushaltsstelle auftauchen:
Pro Haushaltsjahr, ohne dass es je in einer Auswertung erscheint. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir sie mit Ihnen durch.
Für Ihr Finanzwesen und Ihre Fachverfahren gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche über Häuser hinweg ähnlich aussehen. Der Weg dazwischen sieht nirgends gleich aus. Der Markt ist entlang Ihrer Ämter gebaut: eines für das Einwohnerwesen, eines für die Finanzen, eines für die Gremien, eines für den Betriebshof. Jedes einzelne ist gut. Dazwischen liegt Ihr Alltag.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: vier benachbarte Verbandsgemeinden, dasselbe Bundesprogramm — und vier eigene Vordrucke mit vier, fünf, vier und vier Seiten. Grundlage war jedes Mal die Vorlage des Hauses, und hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Das ist keine Geschmacksfrage: Ihre Hauptsatzung und Ihre Dienstanweisung geben die Form vor, und Selbstverwaltung heißt genau dies — die Nachbargemeinde darf es anders regeln. Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrem Haus an, sondern Ihr Haus der Lösung. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren. Einmal investiert statt jedes Jahr wieder eingeplant.
Dort, wo Papier, Tabellen und Zuruf die Lücken dazwischen füllen — bei Fachbehörden ist es dieselbe Frage.
Ja: Auswahl statt Tastatur, große Flächen, mit Handschuhen und ohne Netz.
Wir bauen nur die Auswertungen, die Sie brauchen — eine fertige Suite bringt alle mit.
Ja, als zwei Freigaben zweier Personen mit Zeitstempel.
Wir richten Angebot und Unterlagen nach Ihrem Beschaffungsweg aus. Klar abgegrenzte Leistungen bieten wir zum Festpreis an, größere Vorhaben nach Anforderungsaufnahme als Festangebot, Modul für Modul.
Nichts. Die Lösung gehört Ihnen, ohne Lizenz- oder Nutzergebühren.
Nein. Ein gedrucktes Formular friert den Stand ein; ein zentral gepflegtes ändern Sie einmal — für alle.
Was nach außen geht, bauen wir auf Wunsch barrierefrei nach BITV 2.0 und WCAG — ohne Maus und mit Vorlesehilfe bedienbar.
Ja, Zuständigkeit, Haushalt und Sicht lassen sich trennen.
In Ihrem Haus wird in zwei Sprachen gearbeitet: Im Rathaus heißt das Ergebnis eines Tages Vorgang, im Betriebshof heißt es Auftrag. Festgehalten wird in beiden Hälften aus demselben Grund — weil sich später jemand darauf berufen muss: die Aufsicht, die Rechnungsprüfung, ein Gericht oder der Mensch, den die Sache betrifft.
Eine Auftraggeber-Beziehung innerhalb eines Hauses. Ohne sie lässt sich am Jahresende keine Leistung einem Amt zuordnen.
Ein Schlagloch, wilder Müll, eine defekte Laterne. Entscheidend sind Ort, Bild, Eingang und Status — denn ab der Meldung wissen Sie von der Gefahr.
Wer mit welchem Fahrzeug, Gerät und Material unterwegs war, ist die Grundlage jeder Nachkalkulation und Bedarfsplanung.
Ist-Stunden je Person und Auftrag, Gerätestunden, Materialverbrauch. Was hier nicht steht, taucht in keiner Verrechnung und in keiner Statistik auf.
Datum, Uhrzeit, kontrollierende Person, Abschnitt, Befund — und der Weg des Mangels von der Feststellung bis zur Behebung. Lückenlos oder gar nicht.
Sichtkontrolle, betriebliche Kontrolle und die große Jahresprüfung folgen verschiedenen Rhythmen. Dokumentiert wird je Gerät, nicht je Platz.
Baumnummer, Befund, Maßnahme, Frist. Der Wert der Historie liegt darin, dass sich ein Zustand über Jahre nachvollziehen lässt.
Uhrzeit, Wetterlage, Streugut, Fahrzeug, Fahrer, geräumte Strecke. Diese Angaben lassen sich später nicht erzeugen, aber jederzeit verlangen.
Stunden mal Verrechnungssatz, Material, Gerät, Fremdleistung — auf die Kostenstelle des beauftragenden Amtes statt in eine Sammelposition.
Am Bedarf hängen Haushaltsstelle und freier Rest, an der Beauftragung der gewählte Weg, die Vergleichsangebote und die Begründung dafür.
Sachliche und rechnerische Richtigkeit werden von zwei Stellen erteilt. Erst danach darf angeordnet und gezahlt werden.
Vorlage, Beratungsfolge, Sitzung, Anwesenheit, Befangenheit, Abstimmung, Beschlusskontrolle. Überprüfbar bleiben muss beides: Ergebnis und Weg.
Bringen Sie mit, was im Umlauf ist: den Zettel der Kolonne, den Beleg mit den vier Unterschriften, die Tabelle mit den Kontrollterminen. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt — so wie für andere Häuser der öffentlichen Hand.
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