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Ob Werkstatt, Außendienst oder Handel: Ihr Jahr hat zwei Geschwindigkeiten — Wochen, in denen jede Stunde zählt, und Monate, in denen Sie Ihr Geschäft selbst erzeugen müssen.
Solange dieses Tagesgeschäft nicht zu Ihrem Ablauf passt, zahlen Sie zweimal im Jahr dafür: mit Stunden, die niemand aufgeschrieben hat, mit Leistung ohne Rechnung, mit Überstunden im Sommer und leerer Halle im Januar, mit Abenden im Büro und mit Kunden, die auf Antwort warten.
Sie brauchen kein zweites Warenwirtschaftssystem, sondern eine Erfassung, die mit aufs Feld geht und im November schon weiß, was im Januar fällig ist. Wie weit das geht, entscheiden Sie: ein Serviceschein genügt als Anfang.
Super Service alles genau so umgesetzt wie gewünscht. Nur zu Empfehlen
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Service- und Wartungsnachweise mit Betriebsstunden. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Alles kommt gleichzeitig, nichts ist unwichtig, entschieden wird nach Zuruf an der Tafel. Die Folge: Der Betrieb arbeitet am Anschlag und kann niemandem sagen, wann er kommt.
Was unter Zeitdruck niemand aufschreibt — eine Fahrt, zwei Teile, die letzte halbe Stunde — wird zu keiner Position. Die Folge: verschenkter Umsatz.
Der Stand steht in Ordnern, in Köpfen und auf Plaketten an Maschinen auf fremden Höfen. Die Folge: leere Halle im Winter und Überstunden im Sommer, aus demselben Grund.
Die Historie ist ein Stapel Durchschläge. Die Folge: abgelehnte Garantieanträge und gedrückte Preise beim Verkauf.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer disponiert, an der Theke steht, hinausfährt und abends die Scheine sortiert, ist der Einzige, der weiß, wie es steht. Ein Betrieb, der ohne diese Person nicht läuft, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand sein Handwerk nicht kann. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht auffindbar ist.
Nicht Ihr Betrieb passt sich einer Software an, sondern die Lösung Ihrem Ablauf. Eine Angabe entsteht dort, wo gearbeitet wird, und ist danach überall dieselbe — im Beleg, in der Rechnung, in der Maschinenakte und in der nächsten Fälligkeit.
Wie groß das ausfällt, entscheidet allein, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo baut die Teile, die in den meisten Landtechnikbetrieben fehlen: die Datenerfassung im Tagesgeschäft, vom Serviceschein bis zum Garantieantrag. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — die Annahme, die Teiletheke, die Monteure in der Halle, die Techniker draußen und auf Wunsch Ihre Kunden. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe.
Warenwirtschaft und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: dort gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Systemumstellung, sondern eine Frage: Wie viel von Ihrem Ablauf soll hinein? Der Serviceschein allein ist ein sinnvoller Start, weil an ihm Stunden, Fahrzeit, Material und Unterschrift hängen. Die Maschinenakte ist der nächste Schritt, der Fristenkalender das Ziel. Dazwischen liegt nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Beleg an und halten die Tür zur ganzen Kette offen.
Jede Kundenmaschine bekommt eine Akte: Fabrikat, Typ, Seriennummer, Baujahr, Anbaugeräte, Betriebsstunden, ausgeführte Arbeiten, verbrauchte Betriebsmittel, Ausführender. Jeder Einsatz schreibt sie fort, ohne dass jemand etwas überträgt. Das ist keine Verwaltung: Der Nachweis stützt den Garantieanspruch und später den Verkaufspreis.
Ergebnis: Die Historie steht an einer Stelle, nicht in einem Stapel Kopien.
In der Spitze laufen alle Anfragen gleichzeitig ein. Die Annahme nimmt auf, was die Dringlichkeit bestimmt: Kunde, Maschine, Fehlerbild in Fahrersprache, Fehlercode vom Terminal, Standort als Schlag statt Anschrift, steht die Erntekette oder nur ein Gerät. Daraus entsteht eine Reihenfolge, die auch der Kollege am Telefon kennt.
Ergebnis: Statt Zuruf an der Tafel gibt es eine Liste, die jeder sieht.
In der Saison wird mehr geladen als gebraucht, weil eine zweite Fahrt nicht geht. Genau deshalb stimmt der Bestand ab dem ersten Ernteeinsatz nicht mehr. Der Schein bucht verbautes Material direkt aus und gibt Nichtverbautes beim Abschluss wieder frei — zwei Häkchen im Servicewagen statt ein Zettel an der Theke.
Ergebnis: Der Bestand stimmt dann, wenn er stimmen muss.
Ein Beleg, der alles trägt: Kunde, Standort, Maschine mit Typ, Seriennummer, Baujahr und Betriebsstunden, Monteur, Beschreibung der Arbeiten, Reparaturzeit, An- und Rückfahrt mit Kilometern und Fahrzeit, geliefertes Material und Barauslagen, Fotos, zwei Unterschriften. Erfasst wird per Auswahl, ohne Netz.
Ergebnis: Auf dem Schein steht, was der Einsatz gekostet hat — vollständig.
Der Stundenstand ist die Zähleinheit Ihres Gewerks. An ihm hängen Inspektionsintervall, Garantieanspruch, Restwert und die Frage, ob eine Maschine die nächste Saison durchhält. Er wird bei jedem Kontakt aufgenommen, mit Foto der Anzeige belegt und schreibt den Verlauf fort — auch bei Maschinen ohne Telemetrie.
Ergebnis: Die nächste Inspektion ergibt sich aus dem Stand, nicht aus einer Schätzung.
Ein einziges Pflichtfeld mit Begründung entscheidet über den Folgetag. Steht dort „nein", entsteht daraus automatisch ein offener Vorgang mit dem, was noch fehlt: das bestellte Teil, der zweite Mann, das Wetterfenster. Er liegt in derselben Liste wie die neuen Anfragen und verschwindet nicht im Servicewagen.
Ergebnis: Keine angefangene Reparatur wartet darauf, dass sich jemand erinnert.
Die wiederkehrende Kontrolle der Pflanzenschutzgeräte ist der einzige Auftragsanlass, bei dem der Termin von außen gesetzt wird — und viele Landtechnikbetriebe sind selbst anerkannte Kontrollwerkstatt. Das Register führt deshalb Halbjahre statt Tagesdaten: Gerät, Kunde, letzte Kontrolle, fälliges Halbjahr, Plakettennummer, Prüfprotokoll.
Ergebnis: Sie wissen im November, wer im ersten Halbjahr dran ist.
Aus jeder erfassten Arbeit entsteht die nächste Fälligkeit: Inspektion nach Betriebsstunden, wiederkehrende Prüfungen, Austauschfrist der Hydraulikschläuche, Garantieende, Gerätekontrolle. Im Herbst wird daraus eine Liste nach Region und Maschinenfamilie, aus der die Winteraktion gezielt herausgeht statt an alle.
Ergebnis: Das Januar-Auftragsbuch steht im November.
Aus dem Wintercheck fällt keine mündliche Auskunft, sondern eine Liste mit drei Zuständen: in Ordnung, Verschleiß beobachten, akut — je Position mit Foto, Begründung und Preis. Der Kunde hakt ab und unterschreibt. Was er nicht beauftragt, geht nicht verloren, sondern auf Wiedervorlage zum nächsten Termin.
Ergebnis: Aus der Inspektion wird ein Angebot, aus dem Rest ein Folgeauftrag.
Annahme, Einlagerung über Winter, Leihgerät und Rückgabe sind derselbe Vorgang in vier Rollen: Zustand je Baugruppe, Betriebsstunden, Zubehör und Vollständigkeit, Kraftstoffstand, Bereifung, Fotos, zwei Unterschriften. Bei der Auslagerung im Frühjahr steht das Protokoll von der Einlagerung daneben.
Ergebnis: Bei einem Schaden wird zuerst nachgesehen statt diskutiert.
Die Hereinnahme läuft über einen Prüfkatalog statt über ein Bauchgefühl: Baujahr, Betriebsstunden, Verschleiß je Baugruppe, Vorschäden, offene Mängel, Fotos, daraus Restwert und Inzahlungnahmepreis. Bei der Neumaschine hängen Übergabeprotokoll, quittierte Einweisung und Garantieregistrierung am selben Vorgang.
Ergebnis: Der Einkaufspreis ist eine Rechnung, keine Meinung.
Garantie und Kulanz laufen in der Struktur des Herstellers, für jede Marke anders: Seriennummer, Betriebsstunden, Reklamationsdatum, Fehlerbeschreibung, Teilepositionen, Arbeitswerte, Fotos des Schadteils, Rücksendung zur Analyse. Die Daten stehen schon im Vorgang, die Fotos sind schon am Schein; eingereicht wird weiter im Portal.
Ergebnis: Anträge scheitern seltener an einem Bild, das niemand gemacht hat.
Weil jede Anfrage aufgenommen ist und jeder sieht, was als Nächstes dran ist.
Jede Stunde wird einmal erfasst und dann verwendet.
Nicht der Woche, in der die Scheine endlich ankommen.
Wer wissen will, wann der Techniker kommt, sieht es.
Fällige Inspektionen und Kontrollen stehen als Liste da, bevor die Halle leer wird.
Und das fällt weg: Scheine abtippen, Fotos aus privaten Telefonen suchen, Checklisten einzeln pflegen, Plakettenhalbjahre abschreiben, Serienbriefe an alle schicken. Der unterschriebene Durchschlag bleibt — die Anwendung erzeugt ihn vollständig.
Die Posten, die in keiner Auswertung stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte — im Erstgespräch mit Ihren Zahlen überschrieben. Sie zeigen sich als schlechteres Jahr.
Für Warenwirtschaft und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Betrieb gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Dazu Ihre Lage: Die Händlersysteme können Teile, Lager und Faktura sehr gut — nur kommen sie nicht mit aufs Feld. Ein Fristenregister über fremde Maschinen führen sie ohnehin nicht.
Beim Prüfen und Warten ist die Individualität sogar die Regel: Jede Maschinenfamilie braucht ihre eigene Checkliste, und die liegt heute in einem Textprogramm. Wir haben dieselbe Bauform — Prüfpunktliste, Befund mit Foto, Weiterbetriebsentscheid, zwei Unterschriften, Betriebsstunden im Kopf des Belegs — für andere Gewerke vielfach gebaut. Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Ja, das ist hier der Regelfall. Erfasst wird offline, die Übertragung läuft nach.
Ja. Im Regelfall bleibt es für Teile, Lager und Faktura und wird angebunden; ergänzt wird, was draußen und im Fristenregister entsteht.
Nein, eine Strecke. Maschinenart und Ausstattung steuern, welche Prüfpunkte erscheinen.
Ja, und zwar als Halbjahr statt als Tagesdatum — daraus entsteht die Liste für das Wintergeschäft.
Über den Techniker: ein Feld beim Einsatz, ein Foto der Anzeige als Beleg.
Auf Wunsch über einen Zugang ohne Anmeldung — das erspart die Statusanrufe.
Ja, als Betriebsteil: viele kleine Aufträge im Frühjahr brauchen einen kurzen Schein.
Nein. Unterschrift auf dem Gerät, PDF sofort an den Kunden, Ausdruck auf Wunsch.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren und ohne Vertragsbindung.
Das hängt vom Umfang ab. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis; größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme.
In der Landtechnik wird nicht aus Ordnungsliebe dokumentiert. Die Maschine gehört einem anderen Betrieb, arbeitet wenige Wochen im Jahr unter Terminzwang und soll danach noch zehn Jahre laufen. Was Sie festhalten, entscheidet über Garantieansprüche, über den Wiederverkaufswert und darüber, ob ein Kunde im Winter wiederkommt. Ihre Kunden finden sich auf der Seite Landwirtschaft; wie dieselbe Kette an der Baustellenmaschine aussieht, zeigt die Baumaschinentechnik, alle Zweige die Branchenseite Kfz.
Kunde, Standort, Maschine, Betriebsstunden, Arbeiten, Zeiten, Material und Unterschrift — Stundennachweis, Materialbeleg und Rechnungsgrundlage in einem.
Kilometer und Fahrzeit je Richtung sind im mobilen Service ein Erlösposten — und der am häufigsten nicht berechnete.
Die Zähleinheit der Landtechnik. An ihr hängen Inspektionsintervall, Garantieanspruch, Restwert und die Planung der nächsten Saison.
Datum, Betriebsstunden, ausgeführte Arbeiten, Betriebsmittel, Ausführender. Lückenlos geführt, stützt sie die Ansprüche gegenüber dem Hersteller.
Alle drei Jahre, gerechnet in Halbjahren. Geprüft werden Pumpe, Rührwerk, Behälter, Armaturen, Filter, Düsen, Gestänge und Gebläse.
Die Plakette nennt Kalenderjahr und Halbjahr und wird mit dessen Ablauf ungültig — ein Tagesdatum bildet das falsch ab.
Hydraulikschlauchleitungen mit Herstellungsdatum und begrenzter Verwendungsdauer, Frontlader und Seilwinde mit eigenem Takt.
Bremsen, Beleuchtung, Zugeinrichtung und Lasten entscheiden, ob ein Gespann öffentlich fahren darf — nach jedem Umbau erneut.
Je Maschinenfamilie eigene Prüfpunkte mit Verschleißmaßen — die Grundlage des Befundberichts und damit des Wintergeschäfts.
Zustand, Betriebsstunden, Zubehör und Stellplatz — im Frühjahr das Vergleichsdokument bei der Auslagerung.
Auslieferungsinspektion, Übergabeprotokoll und quittierte Einweisung des Bedieners. Nicht quittiert gilt sie später als nicht geschehen.
Prüfkatalog je Baugruppe, Verschleißzustand, Vorschäden, Fotos. Ohne ihn ist der Einkaufspreis eine Meinung.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: einen Serviceschein, eine Wintercheck-Liste, die Tabelle mit den Maschinen Ihrer Kunden. Daran zeigen wir, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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